Hóa đơn điện tử 2026 theo Nghị định 254 và Thông tư 91: những gì đổi với kế toán

Kể từ ngày đó hết hiệu lực Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nghị định 254 cũng hướng dẫn cả chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử trong cùng một văn bản, nên nếu công ty bạn cấp chứng từ khấu trừ thì đó cũng là nơi tra.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh được sửa đổi, và có thêm quy định về việc bên nhận ủy thác xuất khẩu, các bên hợp tác kinh doanh lập hóa đơn cho nhau.

Còn mấy điểm khác gặp hằng ngày. Hóa đơn từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số, và khoản chi mua hàng bằng hóa đơn ấy được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 01/7/2026 và phải tiêu hủy phần chưa dùng. Biên lai giấy còn tồn được dùng đến hết 31/12/2026, từ 01/01/2027 phải tiêu hủy phần chưa dùng. Hình thức hủy hóa đơn đã bỏ từ 01/6/2025 khi Nghị định 70/2025 có hiệu lực, và với mẫu 04/SS-HĐĐT mới, cột (8) chỉ còn Thông báo (bạn tự phát hiện sai) và Giải trình (cơ quan thuế gửi thông báo cho bạn).

Khi lập hóa đơn hằng ngày, bài cách lập hóa đơn điện tử đúng xử lý nhiều thuế suất, nhiều dòng và bảng kê kèm theo. Các tình huống đặc thù có bài riêng: hóa đơn cho khách lẻ và người mua không lấy hóa đơn, hóa đơn máy tính tiền, và các trường hợp không phải lập hóa đơn.

Khi hóa đơn có vấn đề, bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026 là bài gốc, cùng với mẫu biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn, bài về hóa đơn sai của thời kỳ trước khi quy định mới có hiệu lực và bài đổi tên, địa chỉ công ty.

Bên mua kiểm hóa đơn đầu vào bằng bài tra cứu hóa đơn đầu vào, còn rủi ro khi người bán không đáng tin nằm ở bài hóa đơn bất hợp pháp. Các bài còn lại: lưu trữ, chuyển đổi và mất hóa đơn, và cuối cùng là mức phạt vi phạm về hóa đơn.

ketoanx.com/invoices

Các màn theo thứ tự làm việc

1. 1

   Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn: khai danh mục ký hiệu công ty dùng, ghi đúng theo thông báo chấp nhận đăng ký của cơ quan thuế. Số hóa đơn tăng liên tục theo từng ký hiệu. Phần mềm kiểm hai chữ số năm trong ký hiệu (ví dụ C26TAA) phải trùng năm lập hóa đơn, và chữ thứ tư chỉ loại hóa đơn theo Thông tư 91, có thêm chữ F cho hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế.

2. 2

   Bán hàng→, Hóa đơn, nút Lập hóa đơn: có hai tab, Hóa đơn độc lập (nhập tay, nhiều dòng, mỗi dòng một thuế suất) và Gộp nhiều chứng từ bán (gộp các chứng từ bán chưa lập hóa đơn của một khách). Hóa đơn nội bộ chưa ký số. Cách điền từng ô có ở bài cách lập hóa đơn điện tử.

3. 3

   Trên cùng trang Hóa đơn bán hàng có các nút cho tình huống riêng: Máy tính tiền (ký hiệu có chữ M ở vị trí thứ tư, ví dụ C26MAA), Xăng dầu và Hóa đơn giấy. Màn hóa đơn giấy giữ các mẫu cũ của Thông tư 39/2014/TT-BTC (thông báo phát hành TB01/AC, báo cáo tình hình sử dụng BC26/AC...), chỉ để lưu, đối chiếu hồ sơ các kỳ còn dùng hóa đơn giấy; phần mềm chưa có Mẫu 02/HUY-HĐBLG của Thông tư 91/2026/TT-BTC để báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy từ 01/7/2026.

4. 4

   Hóa đơn sai thì dùng nút Thông báo sai sót để lập mẫu 04/SS-HĐĐT. Phần mềm chỉ cho chọn hình thức xử lý hợp với ngày thông báo: từ 01/7/2026 là Thông báo sai sót và Giải trình; trước đó còn Điều chỉnh và Thay thế, và trước 01/6/2025 mới có Hủy. Chọn sai thì phần mềm báo lại các hình thức được dùng.

5. 5

   Bán hàng→, Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT) để soạn tờ khai trình ký nội bộ, và Tờ khai dữ liệu hóa đơn bán ra (03/DL-HĐĐT) để in danh sách hóa đơn bán ra trong kỳ theo thuế suất. Bản chính thức vẫn nộp trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

6. 6

   Phía mua: Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào. Chọn một hay nhiều tệp XML ở ô Tệp XML hóa đơn điện tử (chọn được nhiều tệp) rồi bấm Nhập hóa đơn (bản PDF chỉ để xem, không nhập được). Bảng liệt kê ngày lập, ký hiệu, số, người bán, mã số thuế, tiền hàng, thuế GTGT, cột Kiểm tra và Trạng thái (chưa hạch toán, đã hạch toán, bỏ qua). Đánh dấu các hóa đơn rồi bấm Lập chứng từ cho hóa đơn đã chọn để tạo chứng từ mua mà không gõ lại. Ngày hạch toán gợi ý mặc định là ngày lập hóa đơn, đổi sang ngày ký số bằng nút Hạch toán theo ngày ký.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách hóa đơn bán ra xuất được ra Excel bằng Xuất Excel hoặc tải XML bằng Tải XML hóa đơn ngay trên trang Hóa đơn bán hàng; Bảng tổng hợp cho số theo kỳ. Bên mua, cột Kiểm tra và nút Kiểm tra dữ liệu thuế ngay trên trang hóa đơn đầu vào soát dữ liệu trước khi kê khai. Giới hạn cần biết: KetoanX chưa ký số, chưa lấy mã cơ quan thuế, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, nên mọi bước đó bạn làm ở nhà cung cấp hóa đơn điện tử và cổng thuế. Các chức năng bán hàng khác ở phần bán hàng của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.