01
Quy tắc chung cho hàng hóa và dịch vụ
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2026, đặt ba quy tắc nền. Với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, đã thu tiền hay chưa đều như nhau. Với dịch vụ, thời điểm là lúc hoàn thành việc cung cấp, cũng không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa, kể cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Ngoại lệ đầu tiên là thu tiền trước. Nếu bạn nhận tiền trước hoặc trong lúc đang cung cấp dịch vụ thì hóa đơn lập tại thời điểm thu tiền. Tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự không thuộc quy tắc này: khoản đặt cọc chưa phải lập hóa đơn. Ngoại lệ thứ hai là giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao, mỗi lần bàn giao lập một hóa đơn cho khối lượng, giá trị của lần đó.
Ranh giới giữa tiền đặt cọc và tiền tạm ứng quyết định bạn có phải lập hóa đơn không. Hợp đồng ghi 30% là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng thì không lập. Hợp đồng ghi 30% là tiền tạm ứng thanh toán thì đó là tiền thu trước trong khi cung cấp dịch vụ, và bạn lập hóa đơn vào ngày nhận.
02
Xây dựng, lắp đặt và bất động sản
Hoạt động xây dựng, lắp đặt lập hóa đơn vào thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành, thu tiền hay chưa đều không ảnh hưởng. Khi nghiệm thu một khối lượng, hóa đơn lập cho khối lượng đó.
Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng chia hai trường hợp. Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng mà thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng thì lập hóa đơn vào ngày thu tiền, hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng thì quay về quy tắc của hàng hóa.
03
Dịch vụ có đối soát số liệu
Có những dịch vụ phát sinh liên tục, số lượng lớn và cần thời gian đối soát giữa hai bên, nên thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước nếu bán theo kỳ quy ước do hai bên thỏa thuận. Nhóm này gồm dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện (trừ trường hợp riêng cho phát điện), nước, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính và chuyển phát, viễn thông, logistic, hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin bán theo kỳ, ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn các-bon, xổ số điện toán, thu phí đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, sở giao dịch hàng hóa, thông tin tín dụng, vận tải hành khách bằng taxi hoặc xe hợp đồng cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức, và các trường hợp khác Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn.
Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dữ liệu phải đối soát kết nối giữa các nhà cung cấp có hạn dài hơn: hoàn thành đối soát theo hợp đồng kinh tế giữa hai bên nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
04
Xuất khẩu và một số trường hợp riêng
Xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng được thông quan. Bán xăng dầu lẻ tại cửa hàng lập hóa đơn khi kết thúc từng lần bán. Taxi dùng phần mềm tính tiền lập hóa đơn khi kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Cho vay của tổ chức tín dụng lập theo kỳ hạn thu lãi ghi trong thỏa thuận, trừ khi đến kỳ không thu được thì lập khi thu được lãi. Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý lập sau khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 10 tháng sau.
Người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động mà phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động thì lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Các lĩnh vực đặc thù khác (điện từ thị trường điện, dầu thô và khí, y tế, casino, thu phí không dừng) có thời điểm riêng trong cùng Điều 9.
05
Ngày lập, ngày ký số và ngày kê khai
Ngày lập hóa đơn hiển thị theo thứ tự ngày, tháng, năm của năm dương lịch, và hóa đơn còn ghi riêng thời điểm ký số. Hai ngày có thể lệch nhau. Khi ngày ký số khác ngày lập, bạn ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã (hóa đơn có mã) hoặc chuyển dữ liệu (hóa đơn không mã) chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập, trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp.
Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn, với điều kiện hóa đơn đúng và đủ hình thức, nội dung. Với bên mua, mốc khai là lúc nhận hóa đơn hợp lệ, không phải ngày lập. Ghi nhận doanh thu trên sổ có nguyên tắc riêng, ở bài thời điểm ghi nhận doanh thu.
06
Bốn ví dụ có ngày tháng
Công ty bán hàng giao cho khách ngày 28/10/2026 và thu tiền ngày 12/11/2026. Hóa đơn lập ngày 28/10/2026, thuế GTGT khai vào kỳ tháng 10, dù tiền về sau đó.
Công ty tư vấn ký hợp đồng ngày 01/10/2026, khách chuyển khoản 100.000.000 đồng ngày 05/10/2026 ghi là tiền thanh toán trước, và dịch vụ hoàn thành ngày 30/11/2026. Bạn lập hóa đơn cho 100.000.000 đồng vào ngày 05/10/2026, phần giá trị còn lại lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền, tùy cái nào đến trước theo quy tắc ở trên. Nếu khoản 100.000.000 đồng là tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng thì chưa lập hóa đơn lúc nhận.
Công ty xây dựng nghiệm thu hạng mục móng ngày 25/10/2026 với giá trị 2 tỷ đồng, chủ đầu tư chưa thanh toán. Hóa đơn lập ngày 25/10/2026.
Công ty cung cấp phần mềm thu phí theo tháng và đối soát với khách vào đầu tháng sau. Kỳ tháng 11/2026 đối soát xong ngày 04/12/2026, hóa đơn lập chậm nhất ngày 07/12/2026.
Lập sai thời điểm có thể bị xử phạt; mức phạt cụ thể ở bài mức phạt vi phạm về hóa đơn. Khung chung của quy định mới ở bài hóa đơn điện tử 2026.
07
Làm trên KetoanX
Ngày lập hóa đơn trong KetoanX là ô Ngày hóa đơn do bạn tự đặt, ở Bán hàng, Hóa đơn (nút Lập hóa đơn) hoặc ngay trên chứng từ bán hàng. Phần mềm không biết hợp đồng của bạn là hàng, dịch vụ thu trước hay xây dựng, nên ngày đúng theo các quy tắc ở trên là việc bạn quyết; phần mềm chỉ giữ thứ tự số và ngày cho khỏi lộn.
Các bước
Hàng giao ngày 28/10/2026, tiền về 12/11/2026: vào Bán hàng, Chứng từ bán hàng, lập chứng từ rồi tích Lập kèm hóa đơn. Ô Ký hiệu HĐ chọn ký hiệu đang dùng, ô Ngày hóa đơn chọn 28/10/2026, ngày giao hàng. Để trống thì phần mềm lấy Ngày hạch toán của chứng từ, nên kiểm lại nếu hai ngày này khác nhau. Bấm Cất và ghi sổ thì hóa đơn số kế tiếp được phát hành cùng lúc; nếu không phát hành được (ký hiệu ngừng dùng, ngày lùi) thì chứng từ cũng chưa được cất.
Chứng từ đã cất mà chưa có hóa đơn: mở lại chứng từ, ô Ký hiệu HĐ cạnh nút Lập hóa đơn (mở Thông tin thêm trên hóa đơn để chọn Ngày hóa đơn, Người mua hàng, Email nhận hóa đơn).
Tiền tư vấn 100.000.000 đồng nhận ngày 05/10/2026 là tiền thanh toán trước, dịch vụ chưa xong: vào Bán hàng, Hóa đơn, Lập hóa đơn, tab Hóa đơn độc lập. Ngày hóa đơn chọn 05/10/2026, Hình thức thanh toán chọn Chuyển khoản. Dòng hàng ghi tên dịch vụ, Số lượng 1, Đơn giá 100.000.000, Thuế suất % theo dịch vụ (mặc định 10). Ô Đơn giá là giá chưa thuế, thuế cộng thêm bên dưới; nếu 100.000.000 là số đã gồm thuế thì bạn tự quy ra giá chưa thuế trước khi nhập. Khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng thì không lập gì ở bước này.
Hạng mục móng nghiệm thu ngày 25/10/2026, giá trị 2 tỷ đồng, chủ đầu tư chưa trả: cũng tab Hóa đơn độc lập, Ngày hóa đơn 25/10/2026, Hình thức thanh toán chọn Công nợ, một dòng Số lượng 1, Đơn giá 2.000.000.000.
Dịch vụ đối soát xong ngày 04/12/2026: Ngày hóa đơn là một ngày không muộn hơn 07/12/2026; phần mềm không nhắc hạn này.
Bấm Lập hóa đơn. Nhập thiếu tên người mua, phần mềm báo
Chọn khách hàng hoặc nhập tên người mua.
Phần mềm tự ghi gì
Hóa đơn lập từ chứng từ bán ghi bút toán của chứng từ bán (Nợ 131 hoặc 111, 112, Có 511 và Có 33311), còn hóa đơn độc lập không sinh bút toán, nên doanh thu 2 tỷ của hạng mục móng vẫn phải có chứng từ bán riêng. Báo lỗi hay gặp là Ngày hóa đơn … nhỏ hơn ngày của hóa đơn số liền trước … Hóa đơn số lớn hơn không được có ngày nhỏ hơn. Nó xảy ra thật với bộ ví dụ này: đã lập hóa đơn ngày 28/10 rồi mới lập hóa đơn ngày 25/10 cùng ký hiệu thì bị chặn. Lập theo thứ tự ngày, hoặc dùng ký hiệu khác cho mảng xây dựng. Lỗi thứ hai là Ký hiệu … mang năm 26, hóa đơn lập năm … khi ngày hóa đơn khác năm với hai số trong ký hiệu.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Bán hàng, Hóa đơn, cột ngày của từng hóa đơn phải khớp ngày bạn đã chọn ở trên. KetoanX chưa ký số, chưa lấy mã, chưa gửi cơ quan thuế, nên ngày ký số hoặc ngày cơ quan thuế cấp mã làm ở phần mềm nhà cung cấp hóa đơn. Phần mềm cũng không so ngày hóa đơn với ngày giao hàng, ngày nghiệm thu hay ngày thu tiền; chọn đúng loại hóa đơn trước, theo bài các loại hóa đơn điện tử, và nội dung phải ghi nằm ở bài nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Các chức năng bán hàng còn lại nằm ở phần bán hàng của KetoanX.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.
Bài liên quan
Hóa đơn
Hóa đơn điện tử 2026: Nghị định 254, TT 91
Từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng ký ngày 30/6/2026.
Mua hàng và bán hàng
Thời điểm ghi nhận doanh thu: kế toán, GTGT, TNDN
Ba bộ quy tắc, ba mốc.
Hóa đơn
Mức phạt vi phạm hóa đơn từ 16/01/2026, từng lỗi
Từ 16/01/2026, không lập hóa đơn khi bán hàng bị phạt từ cảnh cáo đến 80 triệu đồng, lập hóa đơn không đúng thời điểm từ cảnh cáo đến 70 triệu đồng, tùy số hóa đơn vi phạm; dùng hóa đơn không hợp pháp bị phạt 20 đến 50 triệu đồng.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.