Các loại hóa đơn điện tử: GTGT, bán hàng, có mã, không mã, máy tính tiền, cấp theo từng lần

Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp, với đúng những hoạt động trên. Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan bán vào nội địa hoặc bán với nhau cũng dùng hóa đơn bán hàng, ghi rõ dòng Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Doanh nghiệp chế xuất có thêm hoạt động ngoài chế xuất thì chọn theo phương pháp tính thuế của mình: trực tiếp thì hóa đơn bán hàng, khấu trừ thì hóa đơn GTGT.

Còn các loại đặc thù. Hóa đơn thương mại điện tử dành cho người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại đến cơ quan thuế; không đáp ứng thì lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia dùng cho hai trường hợp đúng tên. Tem, vé, thẻ và một số chứng từ như phiếu thu cước vận chuyển hàng không cũng là hóa đơn. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý không phải hóa đơn, nhưng được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Quy tắc mặc định của Nghị định 254 là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh dùng hóa đơn có mã khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Hai nhóm được dùng hóa đơn không có mã. Nhóm thứ nhất là doanh nghiệp kinh doanh điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn các-bon, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại và vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy. Nhóm thứ hai, đọc theo câu chữ của điều luật, là tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, có phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ, truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế. Cả hai nhóm đều trừ trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, và trừ khi chính doanh nghiệp đăng ký dùng hóa đơn có mã.

Hóa đơn không có mã không qua bước cấp mã. Người bán ký số và gửi người mua, đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. Với hầu hết giao dịch, bạn gửi hóa đơn đầy đủ nội dung cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Một số lĩnh vực (bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, tài sản mã hóa, sàn các-bon, bán điện nước có mã khách hàng, nhà cung cấp nước ngoài trên nền tảng số) gửi theo bảng tổng hợp tháng hoặc quý, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai GTGT. Về kênh, tổ chức kinh tế dùng hóa đơn không có mã có thể gửi trực tiếp (chỉ cho doanh nghiệp bình quân từ 1.000.000 hóa đơn mỗi tháng trở lên có hệ thống đáp ứng, hoặc mô hình công ty mẹ, con có hệ thống tập trung) hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; doanh nghiệp không thuộc hai trường hợp gửi trực tiếp thì ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ để họ chuyển dữ liệu.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Chi tiết về loại này, nhất là điểm khác so với hóa đơn thường, ở bài hóa đơn máy tính tiền.

Hóa đơn GTGT cấp từng lần dành cho tổ chức kinh tế khai theo phương pháp khấu trừ thuộc cùng các tình huống đó (ngừng hoạt động chưa chấm dứt mã số thuế, tạm ngừng, bị cưỡng chế, đang phá sản, đang giải trình), và cho cơ quan nhà nước bán đấu giá tài sản khi giá trúng đấu giá đã gồm thuế GTGT và công bố trong hồ sơ.

Thủ tục theo Thông tư 91/2026/TT-BTC Điều 15: bạn gửi đơn đề nghị theo mẫu 06/ĐN-PSDT và vào hệ thống của cơ quan thuế để lập hóa đơn. Bạn nộp đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp (thuế GTGT, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các khoản khác nếu có), riêng hóa đơn bán tài sản công của cơ quan bị ngừng hóa đơn thì không phải khai và nộp thuế phát sinh. Sau khi nộp đủ, chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế cấp mã. Bạn tự chịu trách nhiệm về thông tin trên hóa đơn và khai thuế theo quy định. Chọn được loại hóa đơn rồi thì câu hỏi tiếp theo là lập vào ngày nào, trả lời ở bài thời điểm lập hóa đơn.

Ký hiệu hóa đơn có sáu ký tự. Ký tự đầu là C (có mã) hoặc K (không mã). Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số cuối của năm lập. Ký tự thứ tư cho biết kiểu hóa đơn đăng ký: T (doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế), D (tài sản công, dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù), L (cơ quan thuế cấp từng lần), M (từ máy tính tiền), N (phiếu xuất kho nội bộ), B (hàng gửi bán đại lý), G và H (tem, vé, thẻ là hóa đơn GTGT hoặc bán hàng), X (thương mại điện tử), F (GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế). Hai ký tự cuối do người bán đặt. Ví dụ 1C26LBB là hóa đơn GTGT có mã lập năm 2026 do cơ quan thuế cấp từng lần, còn 1K26TYY là hóa đơn GTGT không mã lập năm 2026 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế. Cách đọc đầy đủ, kèm số hóa đơn, ở bài nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

ketoanx.com/invoices/series

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tìm khung Thêm ký hiệu. Khung chỉ hiện khi bạn có quyền tạo ở nhóm bán hàng.

2. 2

   Ô Mẫu số (loại hóa đơn) là danh sách chín mục, mỗi mục ghi số liền tên: 1 · Hóa đơn giá trị gia tăng, 2 · Hóa đơn bán hàng, 3 · Hóa đơn bán tài sản công và tiếp đến 9 · Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Công ty khấu trừ chọn 1 · Hóa đơn giá trị gia tăng như ví dụ ở trên; công ty tính thuế trực tiếp thì ô mặc định là mẫu số 2, và chọn mẫu số 1 sẽ hiện cảnh báo không hợp với phương pháp trực tiếp.

3. 3

   Ô Ký hiệu nhập C26TAA. Ô tự viết hoa và bỏ khoảng trắng, chỉ nhận chữ không dấu và số, tối đa 8 ký tự; không hợp lệ thì nút Thêm bị khóa. Ký hiệu không đúng cấu trúc sáu ký tự (C hoặc K, hai số của năm, một chữ loại hóa đơn, hai chữ tự đặt) vẫn lưu được nhưng có dòng cảnh báo kèm câu Ký hiệu này vẫn lưu được nếu bạn chắc chắn đã ghi đúng. Dòng cảnh báo cũng hiện khi hai số năm khác năm hiện tại, khi chữ thứ tư không thuộc T, D, L, M, N, B, G, H, X, F, và khi mẫu số lệch chữ loại (mẫu số 6 phải đi với N hoặc B, mẫu số 7 với X).

4. 4

   Ô Tên gợi nhớ (không bắt buộc) nhập Hóa đơn GTGT có mã năm 2026 để sau này nhìn bảng biết ngay ký hiệu nào là loại nào.

5. 5

   Bấm Thêm. Thành công thì hiện Đã thêm ký hiệu C26TAA; ký hiệu đầu tiên của công ty tự thành mặc định. Thêm tiếp các loại khác theo cách đã đăng ký, chẳng hạn mẫu số 1 với C26MAA cho hóa đơn từ máy tính tiền (chữ M ở vị trí thứ tư) hoặc mẫu số 6 với C26NAA cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

6. 6

   Ở bảng Ký hiệu đã khai, mỗi dòng có các nút Sửa tên, Đặt mặc định, Ngừng dùng (rồi Dùng lại) và Xóa. Bảng báo thêm Số hóa đơn đã lập và Số lớn nhất của từng ký hiệu. Xóa chỉ hiện khi ký hiệu chưa có hóa đơn nào, nên ký hiệu đã dùng thì chọn Ngừng dùng.

7. 7

   Ở bảng Loại hóa đơn theo ngành, mỗi ký hiệu có ô chọn Hóa đơn thông thường hoặc một ngành: Vận tải đường bộ, Bán ô tô, xe máy, Vận tải hàng không, Khách sạn, lưu trú, Bất động sản, xây dựng theo tiến độ, Bán lẻ xăng dầu, Tem, vé, thẻ, Điện, nước, viễn thông, dịch vụ theo kỳ. Chọn ngành thì khi lập hóa đơn bằng ký hiệu đó, phần mềm đòi các ô riêng của ngành (vận tải ghi Biển kiểm soát phương tiện và Hành trình (điểm đi - điểm đến); bán lẻ xăng dầu ghi Mã địa điểm kinh doanh (cửa hàng) và Địa chỉ cửa hàng).

8. 8

   Khung Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có ô Mã số thuế tổ chức cung cấp (10 hoặc 13 số) và nút Lưu. Số này ghi vào thẻ MSTTCGP khi tải tệp XML hóa đơn đầu ra; để trống thì thẻ để trống.

Phần mềm tự ghi gì

Trang này không sinh bút toán. Phần mềm chỉ lưu danh mục và đếm số hóa đơn theo từng ký hiệu; khi lập hóa đơn, ký hiệu chọn từ danh mục này và số hóa đơn tăng liên tục theo từng ký hiệu. Ký hiệu nào đã có hóa đơn từ trước nhưng chưa khai thì hiện ở khung Ký hiệu đã có hóa đơn nhưng chưa khai trong danh mục, kèm nút Thêm … (mẫu số …) để đưa vào danh mục. Trùng ký hiệu thì báo Ký hiệu … đã có trong danh mục.

Hai màn liên quan cũng đọc ký hiệu này. Bán hàng→, Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền dùng ký hiệu có chữ M ở vị trí thứ tư, người mua chỉ ghi khi khách yêu cầu. Bán hàng→, Hóa đơn bán lẻ xăng dầu, bảng tổng hợp lập bảng theo bố cục mẫu 01/TH-HĐĐT từ các ký hiệu gắn loại Bán lẻ xăng dầu; chưa gắn thì màn báo Chưa có ký hiệu nào gắn loại Bán lẻ xăng dầu.

Kiểm lại và giới hạn

Đọc lại bảng Ký hiệu đã khai: cột Mẫu số và Ký hiệu phải khớp từng chữ với thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, còn trạng thái Đang dùng và nhãn Mặc định cho biết ký hiệu nào sẽ hiện sẵn khi lập hóa đơn.

KetoanX chưa kết nối nhà cung cấp hóa đơn điện tử: hóa đơn lập trong phần mềm là bản ghi nội bộ, chưa có chữ ký số và chưa gửi cơ quan thuế. Trang cũng không có ô chọn hóa đơn có mã hay không mã; hai loại này phân biệt bằng chữ C hoặc K ở đầu ký hiệu bạn nhập. Hóa đơn cấp từng lần của cơ quan thuế bạn lập trên hệ thống của cơ quan thuế, không lập ở đây. Bảng xăng dầu lập ra để đối chiếu, việc chuyển dữ liệu đi qua nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Nhóm bán hàng còn lại ở phần bán hàng của KetoanX.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hóa đơn.