Hoàn thuế GTGT: trường hợp được hoàn, điều kiện, hồ sơ và thời hạn giải quyết

Muốn nhận tiền, bạn phải thuộc một trong các trường hợp ở các mục dưới đây, và con số thuế chưa khấu trừ hết phải đạt ngưỡng 300 triệu đồng. Ngưỡng này áp cho xuất khẩu, dự án đầu tư và thuế suất 5%; riêng trường hợp giải thể, phá sản không đặt ngưỡng.

Công ty vừa xuất khẩu vừa bán trong nước phải hạch toán riêng thuế đầu vào dùng cho hàng xuất khẩu. Không tách riêng được thì chia theo tỷ lệ doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu chịu thuế của kỳ hoàn thuế. Kỳ hoàn thuế bắt đầu từ kỳ đầu tiên có thuế đầu vào chưa khấu trừ hết liên tục mà chưa được hoàn, kéo đến kỳ bạn đề nghị hoàn.

Phần đầu vào của hàng xuất khẩu được bù trừ với thuế phải nộp của hàng bán trong nước. Còn lại từ 300 triệu đồng trở lên thì mới được hoàn, và số hoàn không vượt 10% doanh thu xuất khẩu của kỳ hoàn thuế. Phần đã xác định cho hàng xuất khẩu nhưng chưa được hoàn vì chạm trần 10% được khấu trừ sang kỳ tính thuế tiếp theo để xét hoàn kỳ sau.

Ví dụ dưới đây là cách đọc theo câu chữ của điều luật, không phải con số cơ quan thuế sẽ chốt. Trong quý, công ty có doanh thu xuất khẩu 8 tỷ đồng và doanh thu bán trong nước 2 tỷ đồng, thuế đầu ra trong nước 200 triệu đồng. Thuế đầu vào hạch toán riêng được cho hàng xuất khẩu là 900 triệu đồng, cho hàng trong nước là 150 triệu đồng. Thuế phải nộp của hàng trong nước là 200 trừ 150, bằng 50 triệu đồng. Phần đầu vào xuất khẩu sau bù trừ còn 900 trừ 50, bằng 850 triệu đồng, vượt ngưỡng 300 triệu. Trần hoàn là 10% của 8 tỷ, tức 800 triệu đồng, nên số được hoàn tối đa 800 triệu đồng; 50 triệu đồng còn lại khấu trừ sang kỳ sau. Số cuối cùng do cơ quan thuế xác định khi giải quyết hồ sơ.

Hồ sơ chứng từ xuất khẩu (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hải quan...) có ở bài thuế suất GTGT 0%, còn cách ghi sổ hàng xuất khẩu ở bài hạch toán hàng xuất khẩu.

Có những dự án không được hoàn mà chỉ chuyển số thuế chưa khấu trừ sang kỳ sau: dự án chưa góp đủ vốn điều lệ như đã đăng ký tại thời điểm nộp hồ sơ, dự án thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà chưa đủ điều kiện hoặc không duy trì được điều kiện (trừ các dự án trong giai đoạn đầu tư theo quy định riêng), và dự án khai thác tài nguyên, khoáng sản cùng dự án sản xuất sản phẩm là tài nguyên, khoáng sản đã chế biến.

Cơ sở chỉ sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế suất 5% được hoàn khi thuế đầu vào chưa khấu trừ hết đạt 300 triệu đồng sau 12 tháng liên tục hoặc 04 quý liên tục. Công ty chịu nhiều thuế suất thì hoàn theo tỷ lệ phân bổ Chính phủ quy định.

Doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản được hoàn nếu có thuế nộp thừa hoặc đầu vào chưa khấu trừ hết; đoạn này không đòi ngưỡng 300 triệu đồng.

Ngoài ra còn các trường hợp ít gặp với doanh nghiệp thông thường: người nước ngoài mang theo hàng mua tại Việt Nam khi xuất cảnh, chương trình, dự án ODA không hoàn lại hoặc viện trợ nhân đạo, đối tượng hưởng ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, và hoàn theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc điều ước quốc tế.

Từ ngày 01/01/2026 không còn điều kiện người bán đã kê khai, nộp thuế cho hóa đơn xuất cho bạn. Luật số 149/2025/QH15 đã bãi bỏ điểm này của Luật Thuế GTGT, và Nghị định 359/2025/NĐ-CP bỏ khoản 3 Điều 37 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, là khoản hướng dẫn cho điều kiện ấy. Hồ sơ hoàn thuế đã được cơ quan thuế tiếp nhận trước 01/01/2026 mà chưa có quyết định hoàn cũng không phải đáp ứng điều kiện này.

Hồ sơ dự án đầu tư gồm tờ khai 02/GTGT có chỉ tiêu đề nghị hoàn, phụ lục 01-8/GTGT, bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc quyết định thành lập dự án (tùy trường hợp), chứng từ góp vốn điều lệ, và với dự án có công trình xây dựng thì thêm giấy tờ về đất và giấy phép xây dựng. Dự án ngành nghề có điều kiện cần giấy phép hoặc giấy chứng nhận tương ứng; dự án giao cho ban quản lý, chi nhánh hay tổ chức mới thì thêm quyết định thành lập, quy chế và quyết định giao quản lý. Các giấy tờ riêng này chỉ nộp ở lần đề nghị đầu tiên hoặc khi có thay đổi.

Trường hợp giải thể, phá sản: nếu thuộc diện cơ quan thuế kiểm tra tại trụ sở theo quy định, bạn không phải gửi văn bản đề nghị hoàn riêng mà ghi đề nghị hoàn trong biên bản kiểm tra; nếu không thuộc diện đó, bạn điền chỉ tiêu đề nghị hoàn trên 01/GTGT và nộp kèm 01-8/GTGT.

Diện kiểm tra trước gồm hồ sơ hoàn thuế lần đầu theo từng dự án hoặc từng trường hợp hoàn, hồ sơ nộp trong 02 năm kể từ khi bị xử lý về hành vi trốn thuế, hồ sơ có rủi ro cao trong quản lý thuế, và hồ sơ của doanh nghiệp giải thể, phá sản. Mọi hồ sơ còn lại là hoàn trước. Luật Quản lý thuế mới còn giao cơ quan thuế triển khai hoàn thuế tự động theo từng giai đoạn.

Bạn đổi ý thì được hủy hồ sơ bằng văn bản đề nghị mẫu 01/ĐNHUY, miễn là cơ quan thuế chưa ra quyết định hoàn (hồ sơ hoàn trước) hoặc chưa công bố quyết định kiểm tra (hồ sơ kiểm tra trước). Sau khi cơ quan thuế thông báo tiếp nhận văn bản hủy, bạn khai bổ sung để điều chỉnh số đề nghị hoàn và chuyển phần đó sang khấu trừ ở kỳ tiếp theo nếu đủ điều kiện.

ketoanx.com/bank/tax-refund

Các bước

1. 1

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế. Ở khung Lập tờ khai mới, ô Loại tờ khai chọn Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT), ô Kỳ kê khai theo chọn Quý, rồi chọn Quý 3 và ô Năm 2026. Bấm Lập tờ khai. Phần mềm lấy số từ chứng từ đã ghi sổ trong quý và mở tờ khai với trạng thái Đang lập; kỳ đã có tờ khai thì báo Kỳ … đã có tờ khai kèm đường dẫn mở tờ cũ.

2. 2

   Với ví dụ xuất khẩu trong bài, thuế đầu ra 200 triệu đồng và thuế đầu vào 1.050 triệu đồng (900 triệu cho hàng xuất khẩu cộng 150 triệu cho hàng trong nước), nên dòng [41] Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này tự ra 850.000.000. Dòng này không nhập tay được.

3. 3

   Dòng [42] Thuế GTGT đề nghị hoàn là ô nhập (nhãn ô Chỉ tiêu 42). Bạn nhập số theo đúng trần của bài: 800.000.000, tức 10% doanh thu xuất khẩu 8 tỷ đồng, không nhập 850.000.000. Số phải là số nguyên đồng, không âm và không lớn hơn [41], nếu không phần mềm báo Chỉ tiêu [42] (đề nghị hoàn) không được lớn hơn [41]. Bấm Lưu số liệu đã sửa; dòng [43] Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau tự thành 50.000.000, khớp với phần bài nói khấu trừ sang kỳ sau.

4. 4

   Đối chiếu xong thì bấm Chốt tờ khai (có hộp xác nhận, chốt rồi không sửa số được nữa) và dùng Tải XML để nạp sang kênh khai thuế điện tử. Dự án đầu tư có tờ riêng: ở ô Loại tờ khai chọn Tờ khai thuế GTGT dự án đầu tư (02/GTGT), nơi chỉ tiêu [30] là số đề nghị hoàn và phần mềm cũng không cho [30] lớn hơn [29].

5. 5

   Khi tiền hoàn về, vào Quỹ, ngân hàng→, Thu hoàn thuế. Ô Ngày nhận tiền là ngày tiền vào tài khoản, ô Loại thuế mặc định Thuế giá trị gia tăng. Ô Tài khoản ghi Có có sẵn tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (133 hoặc 1331 tùy hệ thống tài khoản của công ty), giữ nguyên với hoàn thuế đầu vào. Doanh nghiệp giải thể có thuế nộp thừa thì chọn tài khoản nhóm 333 tương ứng; khung Thuế đã nộp thừa đến ngày … phía trên liệt kê các tài khoản 333 đang dư Nợ, đổi ngày rồi bấm Xem để cập nhật.

6. 6

   Ô Số tiền được hoàn nhập 800.000.000. Ô Nhận vào liệt kê Tiền mặt (TK …) và từng tài khoản ngân hàng VND đang dùng theo dạng tên ngân hàng · số tài khoản (TK …); hoàn thuế thường về tài khoản ngân hàng. Ô Diễn giải để trống thì phần mềm tự điền Nhận tiền hoàn thuế giá trị gia tăng. Bấm Cất chứng từ hoàn thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Với tài khoản ngân hàng, phần mềm lập một báo có ghi Nợ tài khoản ngân hàng (112…), Có 133 số 800.000.000; nhận bằng tiền mặt thì là phiếu thu Nợ 111, Có 133, người nộp ghi Kho bạc Nhà nước. Đó đúng là bút toán bài nêu ở mục ghi sổ, ở cả Thông tư 99 lẫn Thông tư 133. Hoàn số thuế nộp thừa thì bên Có là tài khoản 333 bạn chọn. Thành công thì dòng báo dạng Đã lập …: nhận hoàn thuế 800.000.000 đồng vào tài khoản ….

Các câu báo lỗi hay gặp: Hoàn thuế ghi Có tài khoản 133 (thuế GTGT được khấu trừ) hoặc tài khoản nhóm 333 khi chọn tài khoản khác; Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này khi ngày nhận tiền nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chưa có tiền mặt hay tài khoản ngân hàng VND thì khung nhập hiện Chưa có nơi nhận tiền với nút Khai báo tài khoản ngân hàng; tài khoản chỉ có quyền xem thì chỉ thấy Bạn chỉ có quyền xem.

Kiểm lại và giới hạn

Chứng từ vừa lập nằm ở bảng Chứng từ hoàn thuế gần đây cùng cột Số chứng từ, Ngày, Loại thuế, Diễn giải, Số tiền, bấm số để mở chứng từ hoặc In chứng từ. Số dư 133 sau khi ghi giảm 800.000.000 xem ở sổ cái tài khoản 133 trong phần báo cáo.

Phần mềm không lập phụ lục 01-8/GTGT, không lập hồ sơ hoàn thuế và không tính trần 10% hay ngưỡng 300 triệu đồng thay bạn: [42] là số bạn tự nhập, chỉ bị chặn khi lớn hơn [41]. Chứng từ hoàn thuế cũng không gắn với tờ khai hay quyết định hoàn, nên phần mềm không đối chiếu số tiền về với [42] hay với quyết định của cơ quan thuế; bạn tự so. Hồ sơ hoàn thuế bạn lập và nộp qua kênh giao dịch thuế điện tử. Các chức năng thuế khác ở phần thuế của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng thu hoàn thuế.