Nội dung theo Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC (từ năm tài chính 2026), Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hàng nhập khẩu, chiều ngược lại, ở bài hạch toán hàng nhập khẩu; tỷ giá chung ở bài tỷ giá trong kế toán.
01
Doanh thu hàng xuất khẩu ghi theo tỷ giá nào
Doanh thu và thu nhập khác bằng ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh doanh thu, tức tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng bạn thường giao dịch (hoặc tỷ giá xấp xỉ lệch không quá 1%). Công nợ phải thu của khách nước ngoài ghi cùng tỷ giá và theo dõi thêm số nguyên tệ.
Nếu khách trả trước, phần doanh thu ứng với số tiền đã nhận lấy tỷ giá ngày nhận trước, không lấy ngày giao hàng; phần còn lại mới theo tỷ giá ngày ghi nhận doanh thu. Ví dụ khách trả trước 10.000 USD khi tỷ giá 25.300 và 20.000 USD còn lại sau khi hàng thông quan với tỷ giá 25.400 thì doanh thu là 10.000 × 25.300 + 20.000 × 25.400 = 253.000.000 + 508.000.000 = 761.000.000 đồng.
02
Hóa đơn xuất khẩu
Cơ sở có hàng hóa xuất khẩu, kể cả gia công xuất khẩu, dùng hóa đơn thương mại điện tử, hoặc hóa đơn GTGT điện tử, hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Loại thương mại điện tử chỉ dành cho người xuất khẩu có thể gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sang cơ quan thuế; chưa gửi được thì chọn một trong hai loại còn lại.
Ngày lập do người bán tự chọn, nhưng chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng được thông quan. Thông quan ngày thứ Năm 12/11/2026 thì hạn lập hóa đơn là thứ Sáu 13/11/2026. Quy tắc cho hàng bán trong nước ở bài thời điểm lập hóa đơn. Thời điểm xác định thuế GTGT của hàng xuất khẩu cũng theo mốc này.
Hóa đơn bán hàng phát sinh bằng ngoại tệ được ghi đơn giá, thành tiền và tổng thanh toán theo ngoại tệ, ghi tên đơn vị tiền tệ, và thể hiện thêm tỷ giá với đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Vì vậy số tiền trên hóa đơn bằng USD, còn sổ kế toán ghi đồng Việt Nam theo tỷ giá nêu ở trên.
Khi chuyển hàng ra cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu, bạn dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc chính hóa đơn thương mại điện tử làm chứng từ lưu thông hàng.
03
Thuế suất 0% và hồ sơ cần giữ
Thuế suất 0% áp cho hàng bán sang nước ngoài và dùng ở ngoài Việt Nam, và cho hàng bán vào khu phi thuế quan để phục vụ trực tiếp sản xuất xuất khẩu của doanh nghiệp trong khu. Muốn áp 0%, hàng hóa xuất khẩu phải có đủ ba thứ:
Hợp đồng bán hoặc gia công hàng hóa xuất khẩu; với ủy thác xuất khẩu là hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Tờ khai hải quan theo quy định.
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng xuất khẩu đòi thêm hóa đơn bán hàng, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có). Tờ khai hải quan phải là tờ khai đã hoàn thành thủ tục. Chứng từ thanh toán là giấy báo Có của ngân hàng bên xuất khẩu về số tiền nhận từ tài khoản bên nhập khẩu. Trả chậm thì thỏa thuận trả chậm phải có trong hợp đồng hoặc phụ lục, và đến hạn bạn vẫn cần chứng từ thanh toán.
Văn bản còn quy định các cách thanh toán đặc thù: cấn trừ vào nợ vay nước ngoài, dùng tiền hàng góp vốn cho bên nhập khẩu, bên nước ngoài ủy quyền bên thứ ba trả, hoặc bên thứ ba trong nước bù trừ công nợ. Mỗi cách có thêm hồ sơ riêng (hợp đồng vay, hợp đồng góp vốn, văn bản ủy quyền, đối chiếu công nợ) và việc đó phải ghi trong hợp đồng xuất khẩu; hãy đọc kỹ Điều 27 Nghị định 181/2025/NĐ-CP trước khi chọn cách này.
04
Bút toán và ví dụ
Công ty B xuất khẩu lô hàng giá vốn 520.000.000 đồng, hợp đồng 30.000 USD. Ngày thông quan 12/11/2026, tỷ giá giao dịch thực tế 25.400. Doanh thu là 30.000 × 25.400 = 762.000.000 đồng, thuế GTGT 0%.
- Ghi doanh thu: Nợ 131 (khách nước ngoài, 30.000 USD) 762.000.000 / Có 511 762.000.000. Không có dòng thuế GTGT đầu ra.
- Giá vốn: Nợ 632 / Có 156 520.000.000.
- Khách trả tiền ngày 10/12/2026, 30.000 USD về tài khoản ngoại tệ khi tỷ giá 25.450, tức 763.500.000 đồng: Nợ 112 763.500.000 / Có 131 762.000.000 / Có 515 1.500.000.
Cuối kỳ, nếu khoản phải thu bằng USD chưa thu thì đánh giá lại ở ngày cuối kỳ theo tỷ giá bình quân giữa mua và bán chuyển khoản; lãi ghi 515, lỗ ghi 635 (xem bài tỷ giá trong kế toán).
05
Thuế xuất khẩu, giá vốn và ủy thác
Thuế xuất khẩu thu hộ Nhà nước nên không tính vào doanh thu của bạn. Mặt hàng chịu thuế xuất khẩu mà tách được ngay thì: Nợ 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán) / Có 511 (không gồm thuế) / Có 3333 (chi tiết thuế xuất khẩu). Giả sử lô trên chịu thuế xuất khẩu 2% trên trị giá tính thuế 762.000.000 đồng, tức 15.240.000 đồng: Nợ 131 762.000.000 / Có 511 746.760.000 / Có 3333 15.240.000. Chưa tách ngay được thì ghi doanh thu gồm cả thuế rồi định kỳ Nợ 511 / Có 3333. Nộp thuế: Nợ 3333 / Có 111, 112. Thuế xuất khẩu sau đó được hoàn hoặc giảm thì ghi vào thu nhập khác (TK 711).
Hàng gửi kho ngoại quan để chờ xuất khẩu ghi Nợ 157 / Có 154, 155, 156. Khi hàng xuất khẩu, kết chuyển giá vốn Nợ 632 / Có 157 và ghi doanh thu như trên.
Xuất khẩu ủy thác: bên giao ủy thác ghi doanh thu và thuế xuất khẩu như xuất khẩu thông thường, còn bên nhận ủy thác chỉ theo dõi hàng nhận xuất khẩu trên hệ thống quản trị, không ghi vào doanh thu của mình.
06
Hoàn thuế đầu vào của hàng xuất khẩu
Cơ sở có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu mà trong tháng hoặc quý có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế theo tháng, quý, trừ hàng nhập khẩu rồi xuất khẩu sang nước khác. Cơ sở vừa xuất khẩu vừa bán nội địa phải hạch toán riêng đầu vào của hoạt động xuất khẩu; không tách được thì đầu vào của hàng xuất khẩu tính theo tỷ lệ doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu chịu thuế của kỳ hoàn thuế. Thủ tục và hồ sơ hoàn nằm ở bài hoàn thuế GTGT; thuế suất 0% có bài riêng là thuế suất GTGT 0%.
07
Những chỗ hay sai
Lập hóa đơn khi nhận tiền thay vì theo thời điểm thông quan, hoặc để quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Ghi doanh thu theo tỷ giá ngày thu tiền. Doanh thu theo ngày phát sinh, chênh lệch đến lúc thu tiền ghi 515 hoặc 635.
Thiếu một trong ba thứ cho thuế suất 0%, nhất là chứng từ thanh toán: tiền hàng do người thứ ba trả thay mà hợp đồng xuất khẩu không ghi việc đó.
Ghi thuế GTGT đầu ra cho hàng xuất khẩu chịu 0%, hoặc đưa thuế xuất khẩu vào doanh thu thay vì tách riêng ở TK 3333.
08
Làm trên KetoanX
Lô xuất khẩu lập ở Bán hàng, Chứng từ bán hàng, nút Bán xuất khẩu; bán qua bên nhận ủy thác thì bấm Ủy thác xuất khẩu. Chứng từ ghi công nợ bên mua nước ngoài bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ, không có thuế GTGT đầu ra, tự ghi giá vốn khi hàng có xuất kho và ghi thuế xuất khẩu nếu dòng hàng có.
Các bước
Vào Bán hàng, Chứng từ bán hàng rồi bấm Bán xuất khẩu. Trang mở với dòng chữ nhắc: thuế suất GTGT 0% (hoặc không chịu thuế), kèm số tờ khai hải quan.
Ô Ngày chứng từ nhập ngày hàng thông quan, 12/11/2026, vì bài ghi doanh thu theo ngày này. Ô Ngày hạch toán để phần mềm điền như mặc định trừ khi bạn ghi sổ lệch ngày; Số chứng từ để Tự động.
Ô Khách hàng chọn bên mua nước ngoài (chưa có thì chọn dòng thêm mới ở cuối danh sách rồi khai mã, tên, mã số thuế, địa chỉ). Ô Loại tiền chọn USD; ô Tỷ giá ghi sổ (VND/USD) hiện ra, nhập 25.400. Chứng từ ngoại tệ luôn là công nợ, ô thanh toán bị khóa ở Chưa thanh toán (công nợ) và hiện thêm ô Hạn nợ cho ngày khách phải trả. Hợp đồng xuất khẩu đã khai ở Hợp đồng thì chọn ở ô Hợp đồng để gắn vào.
Hàng nhập kho có sẵn thì chọn ô Kho để phần mềm xuất kho và tính giá vốn. Khách đã ứng trước bằng USD thì ô Đối trừ khoản ứng trước hiện ra và mặc định bật: phần đã ứng ghi theo tỷ giá ngày ứng, phần còn lại theo tỷ giá ngày chứng từ.
Hàng xuất khẩu tính thuế xuất khẩu thì mới cần tới nhóm ô hải quan: Tỷ giá tính thuế hải quan (bỏ trống thì lấy tỷ giá ghi sổ), Số tờ khai hải quan, Ngày tờ khai, Điều kiện giao hàng (ví dụ FOB, CIF), Cảng xuất và Nước nhập khẩu. Các ô này không bắt buộc về mặt phần mềm, nhưng số tờ khai nên nhập vì chính nó là một trong ba thứ để áp thuế suất 0%.
Bảng dòng hàng: ở cột Mặt hàng chọn hàng, phần mềm tự đặt Thuế suất GTGT là 0 cho chứng từ xuất khẩu. Số lượng 1.000, Đơn giá 30 (USD), nên thành tiền 30.000 USD. Muốn tính thuế xuất khẩu 2% thì nhập 2 ở cột Thuế XK % của dòng đó. Dòng cuối bảng hiện Quy đổi VND theo tỷ giá 762.000.000 và, nếu có thuế xuất khẩu, dòng Thuế xuất khẩu 15.240.000.
Ô Diễn giải ghi tên lô hàng. Bấm Cất và ghi sổ để ghi sổ ngay, hay Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp rồi duyệt sau.
Khi khách trả tiền, vào Bán hàng, Thu tiền khách hàng, chọn khách, nhập Ngày thu 10/12/2026, Hình thức chuyển khoản, chọn Tài khoản ngân hàng loại USD, nhập tỷ giá ngày thu 25.450 và số USD ở cột Số thu lần này, rồi bấm Cất và ghi sổ phiếu thu.
Phần mềm tự ghi gì
Với ví dụ của bài (30.000 USD, tỷ giá 25.400, giá vốn 520.000.000 đồng) phần mềm ghi: Nợ 131 762.000.000 / Có 511 762.000.000; giá vốn Nợ 632 / Có 156 theo giá xuất kho của kho, tức 520.000.000 đồng nếu kho tính ra đúng số đó. Không có Có 33311. Lô chịu thuế xuất khẩu 2% thì ghi thêm Nợ 511 / Có 3333 15.240.000, không đổi số phải thu 762.000.000. Ròng ra doanh thu 746.760.000 như bài, chỉ khác là bài gộp hai dòng thành một. Bên nhận ủy thác nộp hộ thì ghi tiếp Nợ 3333 / Có 3388. Nộp thuế xuất khẩu lập ở phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, Nợ 3333.
Khách trả 30.000 USD ngày 10/12/2026 với tỷ giá 25.450 là 763.500.000 đồng: Nợ 112 763.500.000 / Có 131 762.000.000 / Có 515 1.500.000, lỗ thì vào 635.
Báo lỗi hay gặp: Hàng xuất khẩu "…" áp thuế suất GTGT 0% (hoặc không chịu thuế), không dùng thuế suất …% khi bạn sửa thuế suất dòng thành 5% hay 10%; Nhập tỷ giá USD khi để trống tỷ giá; Thuế xuất khẩu chỉ dùng cho chứng từ bán hàng xuất khẩu khi nhập thuế xuất khẩu ở chứng từ thường.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Bán hàng, Chứng từ bán hàng để thấy chứng từ, Thu tiền khách hàng để xem còn nợ bao nhiêu USD, Báo cáo, Sổ chi tiết bán hàng theo chứng từ để đối chiếu doanh thu từng lô. Hướng dẫn đầy đủ từng ô ở hướng dẫn chứng từ bán hàng, hướng dẫn thu tiền khách hàng và hướng dẫn ngoại tệ.
Phần mềm chưa kiểm ba điều kiện của thuế suất 0%: nó không bắt có hợp đồng, giấy báo Có hay tờ khai, và không gom bộ hồ sơ xuất khẩu; bạn lưu các chứng từ ấy riêng. Nó cũng chưa tự nhắc hạn lập hóa đơn là ngày làm việc kế tiếp sau thông quan, chưa tách riêng đầu vào của hàng xuất khẩu để tính hoàn thuế, và không phát hành hóa đơn: ký số, lấy mã và gửi cơ quan thuế làm trên phần mềm hóa đơn đã đăng ký.
09
Câu hỏi hay gặp
Ba chỗ hay hỏi: khách trả chậm, bán vào khu phi thuế quan và tiền thuế trên hóa đơn ngoại tệ.
Khách nước ngoài trả chậm thì có mất thuế suất 0% không?
Không, nếu thỏa thuận trả chậm đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục và đến hạn bạn có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chưa có chứng từ thì chưa đủ điều kiện, nên theo dõi hạn thu tiền.
Bán cho công ty trong khu phi thuế quan có được 0% không?
Có, khi hàng dùng trong khu để phục vụ trực tiếp sản xuất xuất khẩu. Hai nhóm bị loại: xăng dầu mua trong nước bán cho cơ sở ở khu phi thuế quan, và xe ô tô bán cho tổ chức, cá nhân trong khu.
Hóa đơn xuất khẩu ghi bằng USD thì tiền thuế trên hóa đơn ghi sao?
Hàng xuất khẩu chịu thuế suất 0% nên không có tiền thuế GTGT trên hóa đơn. Thành tiền và tổng thanh toán ghi bằng USD kèm tỷ giá với đồng Việt Nam.
Bài liên quan
Giá thành, xây dựng, xuất nhập khẩu
Kế toán giá thành sản phẩm: đối tượng, kỳ tính
Giá thành sản phẩm là phần chi phí sản xuất thuộc về số sản phẩm đã làm xong trong kỳ.
Thuế GTGT
Thuế suất GTGT 0%: đối tượng, điều kiện, hồ sơ
Thuế suất 0% áp cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (tiêu dùng ngoài Việt Nam hoặc trong khu phi thuế quan để sản xuất xuất khẩu), vận tải quốc tế và vài trường hợp luật liệt kê.
Thuế GTGT
Hoàn thuế GTGT: trường hợp, hồ sơ, thời hạn
Thuế GTGT đầu vào dư không tự thành tiền.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.