Ngoại tệ và đánh giá lại cuối kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/fx

Khi bạn ghi nhận hàng ngày (thu, chi, mua, bán bằng ngoại tệ), tiền đồng quy đổi theo tỷ giá ngày giao dịch và nguyên tệ được giữ cạnh đó. Đến cuối kỳ, số dư nguyên tệ còn lại phải quy đổi lại theo tỷ giá cuối kỳ; phần lệch so với giá trị đã ghi là chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện. Màn này tính và ghi phần lệch đó. Nó đứng sau các chứng từ ngoại tệ (phiếu thu, phiếu chi, bán hàng, mua hàng) và sau bảng tỷ giá; trước các báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Chênh lệch khi chi tiền ngoại tệ (tỷ giá xuất quỹ) xử lý ở màn riêng, xem tỷ giá xuất quỹ; dư nợ vay ngoại tệ theo khế ước đánh giá lại ở đánh giá lại vay ngoại tệ.

Nguyên tắc dùng tỷ giá ở từng bước có ở bài tỷ giá trong kế toán theo Thông tư 99. Tóm tắt phần cần cho màn này: cuối kỳ bạn đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (tiền mặt, tiền gửi, phải thu, phải trả, vay, ký quỹ) theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng bạn thường giao dịch. Tiền trả trước cho người bán, tiền người mua trả trước và doanh thu nhận trước không phải khoản mục tiền tệ nên không đánh giá lại.

ketoanx.com/fx

1. 1

   Chứng từ ngoại tệ của tháng đã ghi sổ, mỗi chứng từ có loại tiền và số nguyên tệ. Chứng từ nháp chưa ghi sổ không có trong bảng.

2. 2

   Tỷ giá cuối kỳ đã lưu ở bảng tỷ giá. Màn lấy đúng ngày cuối tháng, hoặc ngày gần nhất trước đó trong 10 ngày. Không có thì bạn nhập tay ngay trên màn.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có 515 và 635. Công ty theo Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 cần thêm tài khoản 413 (hoặc 4131 theo Thông tư 200). Thiếu thì màn báo lỗi và không ghi. Xem hệ thống tài khoản.

4. 4

   Khoản vay theo khế ước ngoại tệ không đánh giá lại ở đây. Chạy riêng ở đánh giá lại vay ngoại tệ.

5. 5

   Quyền: vào màn cần xem phân hệ Quỹ, ngân hàng. Xem trước cần quyền xem phân hệ Thuế, cuối kỳ. Ghi sổ đánh giá lại cần quyền thêm ở phân hệ Thuế, cuối kỳ. Đổi Cách đánh giá lại cần là chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

6. 6

   Sổ chưa khóa tới ngày cuối tháng cần ghi. Khóa rồi thì xem khóa sổ kế toán.

ketoanx.com/fx

Thanh chọn có ô Cuối tháng của ngày và nút Xem số dư. Bạn chọn một ngày bất kỳ, trang tự lấy ngày cuối của tháng đó. Mặc định là cuối tháng hiện tại.

Khung thứ nhất là Số dư ngoại tệ đến ngày cuối tháng. Nếu chưa có gì, trang hiện Chưa có số dư ngoại tệ. Khung thứ hai tên Đánh giá lại cuối tháng kèm tháng và năm, chỉ hiện khi có số dư ngoại tệ.

ketoanx.com/fx

Hai điều cần nhớ khi nhập. Một, tỷ giá gõ theo thói quen Việt Nam: 25600, 25.600 hay 25.600,5 đều được đọc đúng. Tỷ giá ngoài khoảng hợp lý (USD dưới 6.575 hoặc trên 105.200 đồng, ví dụ gõ 25,6) bị chặn kèm gợi ý số đúng, không ra chênh lệch khổng lồ. Hai, Xem trước và Ghi sổ đánh giá lại dùng cách đang chọn ở ô Cách đánh giá lại trên màn. Đổi ô mà chưa bấm Xem trước, màn nhắc bảng đang tính theo cách trước đó; bấm Xem trước để thấy bút toán theo cách mới. Lưu cách làm chỉ để lưu cách đó làm mặc định cho lần sau.

Cách chọn tỷ giá theo chế độ: công ty Thông tư 99 và Thông tư 133 dùng một tỷ giá chuyển khoản trung bình cho cả hai phía, nên màn tự điền trung bình cộng của giá mua chuyển khoản và giá bán, hai ô giống nhau. Công ty Thông tư 200 dùng tỷ giá mua cho tài sản, tỷ giá bán cho nợ phải trả, nên hai ô khác nhau.

Bảng số dư và bảng xem trước có các cột sau.

ketoanx.com/fx

Khi công ty theo Thông tư 133

Chọn hoặc giữ cách Theo đối tượng, qua tài khoản 413 rồi kết chuyển số thuần sang 515 hoặc 635 (TT200, TT133). Với cùng số liệu, chứng từ ghi: Nợ 112, Có 413 là 6.000.000; Nợ 413, Có 331 (nhà cung cấp A) là 1.000.000; rồi kết chuyển số thuần Nợ 413, Có 515 là 5.000.000. Tài khoản 413 về 0. Dòng cuối bảng xem trước ghi "Số thuần kết chuyển sang 515" khi lãi, "635" khi lỗ. Thông tư 133 dùng chung nguyên tắc tỷ giá trung bình như Thông tư 99, chỉ khác đường đi của bút toán; so sánh chi tiết ở bài tỷ giá trong kế toán.

Khi công ty theo Thông tư 200 (sổ đến hết năm 2025)

Cách mặc định cũng là qua 4131. Hai ô tỷ giá khác nhau: tài sản theo giá mua, nợ phải trả theo giá bán. Với ví dụ trên, 112 đánh giá lại theo 25.570 thành 511.400.000 (lãi 5.400.000), nhà cung cấp A theo 25.630 thành 128.150.000 (lỗ 1.150.000). Từ năm tài chính 2026 công ty chuyển sang Thông tư 99 thì xem chuyển chế độ kế toán.

Khi tỷ giá cuối kỳ chưa có

Phía dưới bảng xuất hiện dòng đỏ "Chưa có tỷ giá cuối kỳ của USD. Nhập tỷ giá rồi bấm Xem trước." Nhập hai ô tỷ giá của loại tiền đó rồi bấm Xem trước. Tỷ giá nhập ở đây chỉ dùng cho lần đánh giá này, không tự lưu vào bảng tỷ giá. Nếu bấm Ghi sổ đánh giá lại khi còn thiếu, màn báo Nhập tỷ giá cuối kỳ của kèm mã loại tiền, ví dụ USD.

Khi dòng bị "Không đánh giá lại"

Màn tự loại bốn nhóm, mỗi nhóm có ghi chú ở cột Ghi chú: trả trước cho người bán (tài khoản 331 dư Nợ), người mua trả tiền trước (131 dư Có), doanh thu nhận trước (3387) và tài khoản vay của khế ước ngoại tệ. Ba nhóm đầu đúng quy định: các khoản đó sẽ được thanh toán bằng hàng hóa, dịch vụ chứ không bằng tiền. Quy định cho phép đánh giá lại nếu có bằng chứng chắc chắn bạn phải nhận hoặc trả lại tiền; màn không có ô nào làm việc này, nên nếu gặp tình huống đó, lập chứng từ nghiệp vụ khác ghi theo tay.

Khi muốn làm lại

Mỗi loại tiền chỉ có một chứng từ đánh giá lại cho một ngày cuối tháng. Bấm ghi lần hai, màn báo Đã đánh giá lại USD cho ngày 2026-10-31 và yêu cầu xóa chứng từ để làm lại. Mở danh sách chứng từ, xóa chứng từ Đánh giá lại ngoại tệ của tháng đó, rồi chạy lại. Nếu sau khi đánh giá lại mà bạn nhập thêm chứng từ ngoại tệ trong tháng, phải xóa và chạy lại như vậy.

Khi số nguyên tệ đã hết nhưng giá trị sổ còn lệch

Dòng đó mang ghi chú "Hết số dư nguyên tệ, còn lệch quy đổi: đưa về 0". Phần lệch là chênh lệch tỷ giá chưa ghi nhận, được chuyển vào 515 hoặc 635 để số dư về 0.

Khi công ty là hợp tác xã

Phần mềm ghi thẳng vào thu nhập khác 558 hoặc chi phí khác 658 thay cho 515, 635, vì chế độ hợp tác xã không có tài khoản 413. Chữ trên màn vẫn nhắc 515 và 635.

ketoanx.com/fx

Cách ghi theo chế độ, với ví dụ ở trên:

Chứng từ cũng lưu tỷ giá đã dùng. Khi sau đó bạn thu nợ hoặc trả nợ khoản đã đánh giá lại, tỷ giá ghi sổ của khoản đó là tỷ giá cuối kỳ này chứ không phải tỷ giá của chứng từ gốc, đúng nguyên tắc nợ đã đánh giá lại thì thanh toán theo tỷ giá đã đánh giá lại.

Để kiểm lại: tài khoản 515 và 635 ở Báo cáo→, Sổ chi tiết; số dư tài khoản 413 sau khi chạy theo Thông tư 133 phải bằng 0; báo cáo kết quả kinh doanh trình bày số thuần giữa tổng lãi và tổng lỗ đánh giá lại.

1. 1

   Một tỷ giá cho cả loại tiền. Thông tư 99 cho riêng tiền gửi không kỳ hạn ngoại tệ lấy tỷ giá của ngân hàng nơi mở tài khoản. Công ty có tài khoản USD ở hai ngân hàng với tỷ giá khác nhau vẫn dùng một số cho cả hai.

2. 2

   Phải thu ngoại tệ đã lập dự phòng nợ khó đòi, toàn bộ hay một phần, theo quy định không đánh giá lại. Màn không biết dự phòng nên vẫn đánh giá. Soát danh sách trước khi ghi.

3. 3

   Màn luôn đánh giá tại ngày cuối tháng và không chặn tháng chưa kết thúc. Chạy giữa tháng sẽ lập chứng từ mang ngày cuối tháng ở tương lai. Hãy chạy khi tháng đã hết.

4. 4

   Không kiểm tỷ giá nhập tay có hợp lý không. Tỷ giá lệch quá xa bảng ngân hàng là lỗi nhập, đã nói ở trên.

5. 5

   Về thuế: bài chi phí không được trừ xếp lỗ do đánh giá lại tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển và nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ vào nhóm không được trừ khi tính thuế TNDN (lỗ đánh giá lại nợ phải trả không nằm trong nhóm này). KetoanX không có bước riêng loại phần lỗ đó trên tờ quyết toán, bạn tự cộng vào chỉ tiêu B4. Thu nhập từ chênh lệch tỷ giá cũng có chỗ riêng trong bài thu nhập tính thuế TNDN.

ketoanx.com/fx

chưa có tài khoản 413: công ty chọn cách qua 413 nhưng chart không có 413. Thêm tài khoản 413, hoặc đổi sang cách ghi thẳng nếu công ty theo Thông tư 99.

Số dư đã khớp tỷ giá, không có chênh lệch: không phải lỗi, chỉ báo rằng số đã đánh giá lại bằng số trên sổ nên không có gì để ghi. Thường gặp khi bạn vừa chạy xong hoặc tỷ giá không đổi.

Đã đánh giá lại: xem mục làm lại ở trên.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày cuối tháng nằm trong kỳ đã khóa. Mở khóa sổ hoặc chuyển sang tháng sau.

Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền: tài khoản của bạn thiếu quyền xem hoặc thêm ở phân hệ Thuế, cuối kỳ. Người chỉ có quyền thủ quỹ vào được màn nhưng không bấm Xem trước được.

Màn báo tỷ giá nằm ngoài khoảng hợp lý: số gõ lệch bậc nghìn (ví dụ 25,6 thay vì 25.600). Gõ lại theo gợi ý trong câu báo.