Lập phiếu chi: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/vouchers/new?type=PC

Phiếu chi hợp với những khoản tiền mặt ra khỏi quỹ không gắn hóa đơn mua nào để đối trừ: tạm ứng cho nhân viên, chi phí vặt, trả lương bằng tiền mặt, hoàn tiền cho người khác. Trả nợ nhà cung cấp theo từng hóa đơn thì dùng trả tiền nhà cung cấp để đối trừ được. Chi bằng chuyển khoản thì lập báo nợ ngân hàng, không lập phiếu chi.

Phiếu chi đứng sau giấy đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán đã được duyệt, và trước sổ quỹ, kiểm kê quỹ. Với tạm ứng, bước sau nó là quyết toán tạm ứng.

1. 1

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Thiếu quyền, mục Lập phiếu chi không hiện trong Tạo mới. Nút Cất và ghi sổ cần quyền ghi sổ.

2. 2

   Người nhận tiền có trong danh mục (khách hàng, nhà cung cấp). Với tạm ứng, người nhận phải là đối tượng loại nhân viên, nếu không họ không hiện ở màn quyết toán tạm ứng.

3. 3

   Chứng từ gốc đã được duyệt theo quy chế công ty: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn. Thông tư 99 không đặt điều kiện cứng cho tạm ứng, giao cho quy chế của công ty, xem giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng.

4. 4

   Tài khoản tiền mặt đặt ở tài khoản ngầm định.

5. 5

   Quỹ có đủ tiền đến ngày hạch toán, nếu không máy hỏi lại (xem phần lỗi).

6. 6

   Kỳ chưa khóa sổ.

ketoanx.com/dashboard

Trang có tiêu đề Lập chứng từ. Góc trên bên phải có Thu, chi hàng loạt và Chứng từ định kỳ. Dưới biểu mẫu là hai nhóm nút lưu: Cất và ghi sổ, Cất, chưa ghi sổ và Cất và in. Nút nào là nút chính thì tùy cài đặt tài khoản ngầm định của công ty cho loại phiếu chi.

Khi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Quy định: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ, theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Về thuế TNDN, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 15/12/2025, đòi chứng từ này cho khoản chi từ 5 triệu mỗi lần. Mốc tính theo từng người bán, cộng dồn các lần mua trong cùng một ngày. Chi tiết ở bài thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Phần mềm làm khác chỗ này. Biểu mẫu phiếu chi không hỏi, không cảnh báo, không chặn khi bạn chi tiền mặt từ 5 triệu; cảnh báo cùng loại chỉ chạy ở chứng từ mua hàng chọn trả tiền mặt ngay, và mức của nó chỉnh ở mục Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng trong cài đặt cảnh báo. Phiếu chi lập tay chỉ lộ ra về sau, ở hai nơi. Một là Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, mục Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương). Hai là tờ khai 01/GTGT, khung Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng: không được khấu trừ thuế đầu vào, nơi bạn bỏ tick ở cột Bỏ khấu trừ khi thực tế đã chuyển khoản. Cả hai là soát sau khi đã ghi sổ, không ngăn bạn lập sai.

Ví dụ cộng dồn: ngày 14/10/2026 kế toán lập hai phiếu chi tiền mặt cho Công ty Thành Phát, một phiếu vật tư văn phòng 3.100.000 đồng, một phiếu 2.400.000 đồng chiều cùng ngày. Từng phiếu dưới 5 triệu, tổng 5.500.000 đồng đạt mốc; máy chỉ nhắc ở phần soát, lúc cất không báo gì. Cách làm đúng: chuyển khoản và lập báo nợ ngân hàng, ví dụ trả 5.500.000 đồng bằng báo nợ Nợ 331 hoặc Nợ chi phí và Có 112. Khi đã chi tiền mặt từ 5 triệu rồi thì kê khai điều chỉnh để không khấu trừ phần thuế ấy và loại khoản chi khỏi chi phí được trừ khi quyết toán; hướng dẫn nằm ở bài kiến thức nói trên.

Riêng tạm ứng có hai tầng. Theo mã nguồn, phép soát chỉ xét phiếu chi ghi Nợ vào chi phí, thuế đầu vào, hàng tồn kho hoặc tài sản, đối ứng Có 111 hay 141. Phiếu giao tạm ứng (Nợ 141, Có 111) là chuyển tiền nội bộ nên không bị đếm; khoản anh An dùng tiền ấy trả cho người bán mới bị đếm khi quyết toán. Nếu hóa đơn từ 5 triệu mà anh trả bằng tiền mặt thì thuế đầu vào của hóa đơn đó rơi vào diện không được khấu trừ. Với khoản lớn, an toàn nhất là công ty chuyển khoản thẳng cho nhà cung cấp, không qua tay nhân viên.

Có một khoảng trống nữa: phiếu chi lập tay ghi thẳng Nợ 331 để trả nợ nhà cung cấp (không đối trừ vào hóa đơn) không nằm trong phép soát này. Trả nợ bằng tiền mặt chỉ bị soát khi đi qua trả tiền nhà cung cấp. Vì vậy đừng coi việc Kiểm tra sổ sách im lặng là bằng chứng phiếu chi hợp lệ; tự soát mọi phiếu trả nợ từ 5 triệu.

Khi chi trả lương bằng tiền mặt

Lương hằng tháng được tính ở bảng lương; phiếu chi lập tay chỉ dùng khi bạn trả lương ngoài màn đó, ví dụ trả bù cho một người. Trả bằng tiền mặt thì ghi Nợ 334, Có 111, đối tượng là người lao động. Hai điểm cần nhớ. Một, tiền lương, tiền công từ 5 triệu mỗi lần cũng cần chứng từ không dùng tiền mặt thì mới được trừ khi tính thuế TNDN, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của cơ quan thuế. Hai, phép soát của phần mềm chỉ thấy chứng từ Nợ 334 đối ứng Có 111 với số tổng, chưa tách từng người; tổng bảng lương lớn thì bạn tự soát xem người nào nhận từ 5 triệu. Lương nên trả đúng hạn: từ 10/9/2026 Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt trả chậm, trả thiếu, xem trả lương đúng hạn, mức phạt.

Khi nộp thuế

Mở nộp thuế, màn Nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Màn này lấy số còn phải nộp của từng loại thuế từ số dư các tài khoản 333 trên sổ cái, rồi ở khung Lập chứng từ nộp thuế cho bạn chọn lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi và in giấy nộp tiền bản nội bộ. Theo bài kiến thức, chứng từ nộp ngân sách được lập qua cổng thuế, hệ thống T-VAN hoặc kênh của ngân hàng, rồi ngân hàng trích tiền từ tài khoản của công ty; vì vậy hầu như mọi lần nộp nên chọn ủy nhiệm chi, tiền đi từ tài khoản ngân hàng. Chỉ chọn phiếu chi khi bạn thật sự mang tiền mặt đến nộp tại nơi nhận.

Ví dụ nộp thuế GTGT 9.450.000 đồng bằng tài khoản ngân hàng: chứng từ ghi Nợ 33311, Có 112 của tài khoản đã chọn, 9.450.000 đồng. Mã chương, tiểu mục và mã định danh khoản phải nộp ghi theo bài nộp tiền thuế điện tử; mã chương của doanh nghiệp có đổi từ 2026. Lưu ý: chứng từ chi nộp thuế bạn lập tay ở màn Thu, chi không hiện trong danh sách các lần nộp thuế lập từ màn nộp thuế, nên nên lập từ màn nộp thuế để số còn phải nộp tự giảm đúng chỗ.

Khi công ty bật duyệt lệnh chi

Công ty tick ô Phiếu chi, báo nợ do kế toán lập phải được duyệt mới ghi sổ ở duyệt lệnh chi thì phiếu chi do người không phải chủ sở hữu hay quản trị viên lập chỉ được cất, không ghi sổ, dù bạn bấm Cất và ghi sổ. Máy trả câu Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ nhưng biểu mẫu không hiện nó, bạn chỉ thấy mình về danh sách; nhìn huy hiệu Chưa ghi sổ ở cột Trạng thái. Chọn phiếu ấy rồi bấm Ghi sổ ở danh sách cũng không được: máy báo bỏ qua lệnh chi đang chờ duyệt. Phiếu nằm ở khung Lệnh chi chờ duyệt của màn duyệt đến khi người có thẩm quyền bấm Duyệt, hoặc Từ chối kèm lý do.

Hệ quả thực tế: phiếu chờ duyệt chưa giảm số dư quỹ trên sổ, nên thủ quỹ chưa nên xuất tiền khi chưa thấy huy hiệu Đã ghi sổ. Phần mềm chưa cảnh báo thủ quỹ điều này.

Khi phiếu chi lập kèm chứng từ mua hàng

Chứng từ mua hàng chọn trả tiền mặt ngay sẽ tự sinh một phiếu chi đi kèm. Phiếu ấy không xóa riêng được: máy báo Phiếu này lập kèm chứng từ mua bán. Hãy đổi hình thức thanh toán của chứng từ mua về công nợ hoặc xóa chứng từ mua, xem chứng từ mua hàng.

Phiếu chi có dòng Nợ 1331 vẫn lên tờ khai 01/GTGT mục mua vào, dưới tên Chứng từ ghi thẳng thuế đầu vào, nên lập tay phiếu chi có thuế thì thuế đó được kê khai khi kỳ ấy lập tờ khai. Để kiểm lại, mở sổ chi tiết của tài khoản 111 và 141, hoặc sổ quỹ của thủ quỹ. Bút toán giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

In phiếu theo mẫu 02-TT với năm ô ký xếp theo thứ tự giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu, người nhận tiền. Cách ghi từng ô và số tiền bằng chữ ở bài mẫu phiếu thu, phiếu chi.

trong khi số dư đến ngày hạch toán chỉ còn: hộp xác nhận hiện khi phiếu làm quỹ âm, câu kết thúc bằng Vẫn cất?. Số âm thường do nhập sai ngày hoặc thiếu phiếu thu trước đó; kiểm tra rồi mới đồng ý. Bấm hủy thì biểu mẫu báo Chưa cất: kèm lý do. Ở mức Cảnh báo và không cho cất, câu có thêm Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo. và phiếu không lưu được.

Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ: công ty bật duyệt lệnh chi, xem phần trên.

đã ngừng theo dõi, không lập chứng từ mới được: câu kèm tên đối tượng. Bật lại theo dõi ở danh mục hoặc chọn đối tượng khác.

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: tài khoản đã có tài khoản con, chọn tài khoản con (ví dụ 6427 thay cho 642 ở công ty theo Thông tư 99).

Sổ đã khóa đến ngày: chọn ngày hạch toán sau ngày khóa hoặc nhờ người có quyền mở khóa ở khóa sổ kế toán.

Phiếu này lập kèm chứng từ mua bán: xem phần trên.