Chuyển chế độ kế toán: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/regime

Các hướng chuyển phần mềm hỗ trợ là Thông tư 200 sang Thông tư 99, Thông tư 133 sang Thông tư 99, Thông tư 200 sang Thông tư 133, Thông tư 133 sang Thông tư 200 và Thông tư 133 sang chế độ hợp tác xã Thông tư 71. Công ty đã ở Thông tư 99 thì màn báo không còn chế độ nào để chuyển sang.

Quy định cần nắm trước khi bấm:

1. 1

   Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026 và thay Thông tư 200/2014. Doanh nghiệp đang theo Thông tư 200 bắt buộc đổi. Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang theo Thông tư 133 không bắt buộc, nhưng được chọn Thông tư 99; đã chọn thì phải làm nhất quán tối thiểu trong một kỳ kế toán năm, và số liệu so sánh trình bày lại như khi thay đổi chính sách kế toán, có giải trình trong thuyết minh.

2. 2

   Điều 29 Thông tư 99 hướng dẫn chuyển số dư: 441 và 466 sang 4118, cổ tức, lợi nhuận phải trả ở 338 sang 332, phần nâng cấp ở 2413 sang 2414, vốn góp hợp tác kinh doanh ở 138 sang 2281. Tổng Nợ, tổng Có sau chuyển phải bằng trước chuyển.

3. 3

   Chế độ kế toán áp dụng trọn một năm tài chính, nên ngày bắt đầu áp dụng là ngày đầu năm tài chính.

Chi tiết ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, bài chế độ kế toán doanh nghiệp 2026 và bài Thông tư 99 có gì mới.

Làm theo thứ tự sau, vì sau khi chuyển không lập lại được báo cáo năm trước theo mẫu cũ:

1. 1

   Lập và lưu báo cáo tài chính năm trước theo chế độ cũ (nút lưu báo cáo ở các báo cáo tài chính). Xem bộ hồ sơ báo cáo tài chính.

2. 2

   In hoặc lưu bộ sổ năm trước ở in sổ sách cả năm. Phần mềm đổi mã trên cả sổ năm cũ, nên sau chuyển sổ năm cũ hiện mã mới. Báo cáo đã lưu giữ nguyên mã và số liệu lúc lập.

3. 3

   Khóa sổ đến hết năm trước ở khóa sổ kế toán.

4. 4

   Sao lưu dữ liệu ở sao lưu, phục hồi dữ liệu. Nếu muốn tập dượt, sao chép công ty với lựa chọn Toàn bộ dữ liệu ở sao chép, xóa công ty rồi chuyển thử trên bản sao.

5. 5

   Nhập hết số dư và dữ liệu của năm trước, vì sau chuyển mọi bảng cùng đổi mã.

6. 6

   Bạn là chủ sở hữu công ty. Quản trị viên chỉ xem được ở chế độ chỉ đọc.

ketoanx.com/settings/regime

Từ trên xuống:

1. 1

   Dòng chọn chế độ đích sau chữ "Chuyển sang:", mỗi lựa chọn là một ô tròn có tên chế độ. Cạnh đó là lựa chọn cho tài khoản chi tiết mà chế độ mới không quy định: giữ làm tài khoản chi tiết hoặc gộp vào tài khoản cha.

2. 2

   Bốn ô thống kê: Tài khoản hiện có, Dòng dữ liệu sẽ đổi mã, Tài khoản sau khi chuyển và Tổng Nợ, tổng Có (hiện "Không đổi", hoặc "LỆCH" màu đỏ).

3. 3

   Khung Cần xử lý trước khi chuyển nếu có lỗi hoặc cảnh báo.

4. 4

   Khung Bảng ghép tài khoản, nơi duyệt và sửa.

5. 5

   Hai khung Số dòng sẽ đổi theo từng bảng và Bảng cân đối số liệu theo mã mới.

6. 6

   Khung Áp dụng kèm câu "chuyển sang" và tên chế độ, chỉ chủ sở hữu thấy.

7. 7

   Khung Căn cứ của bảng ghép gợi ý và, sau lần chuyển đầu tiên, khung Các lần đã chuyển.

ketoanx.com/settings/regime

Mỗi dòng của bảng ghép có cột Tài khoản cũ, Tên, Dòng dữ liệu (số dòng đang dùng tài khoản đó), Tài khoản mới, Cách ghép và Ghi chú. Nhãn Cách ghép gồm: giữ nguyên, giữ làm chi tiết, đổi số hiệu, gộp, chưa có đích. Dòng đánh dấu cần xem lại là gợi ý chưa có căn cứ chắc chắn.

ketoanx.com/settings/regime

Khi bảng ghép gợi ý chưa có tài khoản nhận cho số dư

Với 611, 631, 161, 417 và 461 (bị bỏ ở Thông tư 99), các nguồn tra cứu không nêu tài khoản nhận, nên dòng để trống hoặc đánh dấu cần xem lại. Thông thường 611 và 631 đã kết chuyển hết cuối năm nên số dư bằng 0. Nếu còn số dư, xác định bản chất khoản mục (tài sản, nợ hay vốn), chọn tài khoản cùng bản chất, rồi ghi lý do vào quy chế hạch toán nội bộ và giữ chứng từ giải thích. Chọn sai bản chất làm sai bảng cân đối đầu kỳ.

Khi cần điền thêm các dòng Điều 29 mà gợi ý chưa có

Bảng gợi ý của phần mềm có sẵn 441 và 466 sang 4118, 3524 sang 3525, và tài khoản chi tiết cũ như 1121, 5111 đi theo tài khoản cha (mặc định giữ làm tài khoản chi tiết, hoặc gộp, xem mục bên dưới). Các số dư sau đây do Điều 29 và bài kiến thức nêu nhưng chưa có dòng gợi ý riêng, bạn tự điền ở cột Tài khoản mới nếu công ty có số dư: cổ tức, lợi nhuận phải trả ở 338 sang 332; phần chi phí nâng cấp, cải tạo ở 2413 sang 2414; vốn góp hợp tác kinh doanh ở 138 sang 2281. Màn ghép theo từng tài khoản và không tách một tài khoản ra hai nơi, nên nếu 3388 trộn cổ tức với khoản phải trả khác, hãy để nguyên rồi tách phần cổ tức bằng bút toán điều chỉnh sau khi chuyển, có chứng từ giải thích.

Khi chuyển từ Thông tư 133 sang Thông tư 99

Nhiều số hiệu trùng nhưng đổi nghĩa, nên bảng ghép gợi ý ghép tay: bảo hiểm thất nghiệp 3385 sang 3386, nhận ký quỹ 3386 sang 344, ký quỹ phía tài sản 1386 sang 244, 2111, 2112, 2113 sang 211, 212, 213, và 2281 sang 222. Chi phí bán hàng 6421 và quản lý 6422 của Thông tư 133 được gợi ý sang 6418 và 6428 kèm lời nhắc tách về các tài khoản con 6411 đến 6418 và 6421 đến 6428 của Thông tư 99, vì 641 và 642 ở Thông tư 99 là tài khoản tổng hợp. Chi phí cuối năm đã kết chuyển nên số dư thường bằng 0, nhưng mẫu định khoản đã cài phải đổi đúng.

Khi tài khoản chi tiết cũ không có trong chế độ mới (1111, 5111...)

Chọn trước ở dòng chọn: giữ làm tài khoản chi tiết để 1121 vẫn là con của 112, hoặc gộp vào tài khoản cha để số dư dồn về 112. Chọn giữ thì cần quy chế hạch toán nội bộ vì tài khoản đó ngoài danh mục chuẩn; xem mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3. Lựa chọn này chỉ có khi chưa lưu nháp; sau khi có nháp thì sửa trực tiếp từng dòng.

Khi muốn làm lại bảng ghép

Bấm Bỏ nháp, về gợi ý ban đầu. Bản nháp là bảng ghép bạn đã lưu, hiện nhãn "Đang dùng bản nháp đã lưu".

Khi doanh nghiệp nhỏ và vừa đang dùng Thông tư 133 chưa muốn đổi

Không bắt buộc. Cứ giữ Thông tư 133. Đã chuyển sang Thông tư 99 thì không chuyển ngược lại, vì hướng Thông tư 99 sang chế độ khác phần mềm không hỗ trợ.

Khi đổi giữa Thông tư 200 và Thông tư 133

Hướng Thông tư 200 sang 133 gộp nhiều tài khoản chi tiết (211x vào 2111, 641x vào 6421, 642x vào 6422). Công ty có đầu tư vào công ty con (221) cần cân nhắc có được áp dụng Thông tư 133 không, vì chế độ này không có tài khoản đó.

Chuyển chế độ không sinh chứng từ hay bút toán mới. Trong một giao dịch, phần mềm:

1. 1

   Đổi mã tài khoản ở mọi bảng có cột mã tài khoản và chứng từ định kỳ theo bảng ghép (các cặp đổi chéo như 3385 sang 3386 và 3386 sang 344 đổi cùng lúc, không dồn chuỗi). Tài khoản gộp thì cộng dồn số liệu.

2. 2

   Thay hệ thống tài khoản bằng hệ thống chế độ đích; tài khoản bạn giữ thêm được tạo với tên, loại, tính chất của tài khoản cũ; tài khoản không còn bị xóa khỏi danh mục.

3. 3

   Đổi chế độ của công ty, nên mẫu báo cáo tài chính và tài khoản ngầm định của các nghiệp vụ tự động chạy theo chế độ mới.

4. 4

   Ghi lần chuyển vào lịch sử và một dòng nhật ký thao tác.

Nếu có bước lỗi, toàn bộ bị hủy và dữ liệu giữ nguyên. Báo cáo đã lưu và tờ khai thuế đã lập giữ nguyên mã và số liệu cũ. Sổ đang khóa vẫn được đổi mã (số tiền, ngày, nội dung không đổi); đây là chỗ phần mềm khác thông lệ sửa sổ điện tử bằng chứng từ điều chỉnh: nó đổi trực tiếp mã trên chứng từ đã ghi. Vì vậy hãy lưu sổ và báo cáo năm trước trước khi chuyển. Xem thêm mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ.

Kiểm lại: bảng cân đối số liệu theo mã mới trên chính màn này trước khi áp dụng, và nhật ký thao tác sau khi áp dụng.

Câu báo "Tài khoản đang có số liệu hoặc đang được danh mục dùng mà chưa có tài khoản đích": một tài khoản có số liệu mà cột Tài khoản mới đang trống. Điền tài khoản đích.

Câu báo "Tài khoản … xuất hiện hai lần trong bảng ghép" hoặc "Tài khoản đích … không hợp lệ" (chỉ gồm 3 đến 10 chữ số): sửa ô.

Cảnh báo "Gộp … vào … : các tài khoản khác loại hoặc khác tính chất số dư" hoặc "ghép vào … thuộc loại khác": bạn đang ghép khác bản chất. Kiểm lại trước khi tích đã đọc.

Cảnh báo "Tài khoản đích … là tài khoản tổng hợp … nhưng nhận số liệu": ghép vào tài khoản chi tiết thay vì tài khoản cha.

Câu báo "Nhập ngày bắt đầu áp dụng chế độ mới": chưa chọn ngày. Câu báo ngày "không phải ngày đầu năm tài chính của công ty": chọn đúng ngày 01 của tháng bắt đầu năm tài chính.

Câu báo "Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026": chọn ngày áp dụng từ 01/01/2026.

Cảnh báo "Chưa lưu báo cáo tài chính năm kết thúc ngày …" hoặc "Sổ chưa khóa đến hết ngày …": lưu báo cáo và khóa sổ năm trước, hoặc chấp nhận rủi ro không lập lại được báo cáo năm đó theo mẫu cũ.

Câu báo "Gõ đúng TT99 để xác nhận chuyển chế độ kế toán": gõ sai chuỗi xác nhận.

Câu báo "Không chuyển được chế độ kế toán do lỗi hệ thống. Dữ liệu giữ nguyên": thử lại, không được thì báo quản trị.