Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán: sửa sai bằng phần mềm đúng quy định

Cuối kỳ kế toán, công ty khóa sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Sổ ghi bằng phương tiện điện tử cũng phải khóa như vậy, rồi in ra giấy, mỗi kỳ kế toán năm đóng thành một quyển riêng và chuyển vào lưu trữ. Luật cho phép không in nếu lưu sổ trên phương tiện điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.

Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Sổ kế toán và báo cáo tài chính năm giữ ít nhất 10 năm. Việc in và lưu sổ điện tử được bàn kỹ hơn ở bài [ghi sổ trên máy vi tính](/kien-thuc/ghi-so-tren-may-vi-tinh-phan-mem).

Sổ ghi bằng phần mềm chỉ sửa bằng cách thứ ba. Thông tư 99 đòi phần mềm mỗi lần sửa phải giữ lại nội dung cũ đã ghi sổ, xếp theo thời gian, và phải cảnh báo hoặc chặn được người cố tình đổi số liệu đã ghi.

Với sổ giấy, ghi cải chính nghĩa là gạch số 5.400.000 ở hai bên, ghi 4.500.000 lên trên, kế toán trưởng ký. Ghi số âm là ghi lại 5.400.000 bằng mực đỏ (hoặc trong ngoặc) ở cả bên Nợ 6428 và bên Có 111 để xóa số sai, rồi ghi 4.500.000 đúng, kế toán trưởng ký.

Với sổ điện tử, bạn lập chứng từ điều chỉnh ghi Nợ 111, Có 6428 là 900.000 đồng. Sau chứng từ này tài khoản 6428 còn 5.400.000 - 900.000 = 4.500.000 đồng, và quỹ tiền mặt tăng lại 900.000 đồng, khớp hóa đơn. Số sai 5.400.000 vẫn nằm trên sổ, cùng với chứng từ điều chỉnh, nên người kiểm tra thấy cả lỗi lẫn cách sửa.

ketoanx.com/settings/lock

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo, khung Sửa chứng từ đã ghi sổ. Giữ công tắc Chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh ở trạng thái bật. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên đổi được công tắc này. Công tắc bật sẵn cho công ty chưa từng chọn; tắt đi thì người dùng được sửa trực tiếp chứng từ đã ghi sổ (vẫn có lưu vết). Khi bật thì chứng từ do người dùng lập không đổi được tài khoản, số tiền, đối tượng, ngày hạch toán, không bỏ ghi sổ và không xóa được; vẫn sửa được diễn giải và thông tin in.

2. 2

   Để sửa ví dụ 900.000 đồng, vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác và lập một chứng từ nghiệp vụ khác bằng thao tác nhanh Lập chứng từ nghiệp vụ khác. Điền Ngày hạch toán là ngày phát hiện lỗi, trên một dòng điền Diễn giải dòng điều chỉnh giảm chi phí tiếp khách ghi thừa, TK Nợ 111, TK Có 6428, Số tiền (VND) 900.000.

3. 3

   Bấm Cất và ghi sổ. Nếu bấm Cất, chưa ghi sổ thì chứng từ chưa vào sổ và chưa làm đổi số trên sổ cái.

4. 4

   Để khóa sổ tháng 3, vào Hệ thống→, Khóa sổ kế toán. Ở bước 1 chọn Khóa đến hết ngày 31/03/2026 và bấm Xem chứng từ chưa ghi sổ; chọn các dòng cần xử lý rồi bấm Ghi sổ … chứng từ đã chọn, hoặc Dời ngày … chứng từ sang ngày mới (ô Dời sang ngày hạch toán), hoặc Xóa … chứng từ. Dời ngày và xóa chỉ áp dụng cho phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ và chứng từ nghiệp vụ khác.

5. 5

   Ở bước 2 bấm Khóa sổ. Còn chứng từ chưa ghi sổ thì phải đánh dấu ô Tôi hiểu … chứng từ chưa ghi sổ sẽ không được tính vào sổ sách… mới bấm được.

6. 6

   Cần bổ sung sau khi khóa thì mở khung Bỏ khóa sổ hoặc lùi ngày khóa: ô Ngày khóa mới (để trống là bỏ khóa hẳn, phải trước ngày khóa hiện tại), ô Lý do bỏ khóa (bắt buộc) tối thiểu 5 ký tự, rồi bấm Lùi ngày khóa hoặc Bỏ khóa sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ ở bước 3 ghi Nợ 111 / Có 6428 là 900.000 đồng và cập nhật ngay các sổ, bảng cân đối số phát sinh. Khóa sổ ghi ngày khóa vào công ty và một dòng vào lịch sử khóa sổ cùng nhật ký thao tác. Sau khi khóa, thêm, sửa, xóa, ghi sổ hay bỏ ghi chứng từ có ngày hạch toán đến ngày khóa đều bị chặn với thông báo "Sổ đã khóa đến ngày … ; không thể ghi chứng từ vào kỳ này" hoặc "Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ". Bỏ khóa mà lùi qua năm đã có báo cáo tài chính năm lưu thì phần mềm hỏi lại, và nhắc sửa sai sót đó bằng chứng từ điều chỉnh ở năm hiện tại.

Kiểm lại và giới hạn

Mở chứng từ vừa sửa, khối Dòng hạch toán trước khi sửa, xóa liệt kê các phiên bản cũ. Vào Hệ thống→, Nhật ký thao tác để xem ai thêm, sửa, xóa, ghi sổ hay khóa sổ, lúc nào, kèm giá trị trước và sau; nhật ký không sửa được và chỉ chủ sở hữu xóa được theo khoảng ngày (việc xóa cũng được ghi lại). Chặn sửa chỉ áp dụng cho chứng từ người dùng lập; chứng từ hệ thống tự sinh (kết chuyển, khấu hao, phân bổ) vẫn xóa được để chạy lại. Công tắc bật sẵn cho công ty chưa từng chọn; nếu công ty đã tắt và muốn đúng khoản 4 Điều 27 thì bật lại. Ngày khóa chặn theo ngày hạch toán của chứng từ. Toàn bộ sổ nằm ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng khóa sổ kế toán.