01
Hình thức kế toán trên máy vi tính ghi sổ thế nào
Kế toán nhập chứng từ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã kiểm tra) vào phần mềm và chỉ rõ tài khoản Nợ, tài khoản Có. Từ bút toán đó, phần mềm tự đổ số vào sổ tổng hợp và vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan, nên bạn nhập đúng một lần.
Phần mềm dựng theo logic của một trong bốn hình thức ghi sổ kia, hoặc pha trộn chúng. Màn hình không cần cho thấy từng bước ghi như trên sổ tay, miễn là in ra được đủ bộ sổ và báo cáo tài chính. Sổ in ra mang tên các sổ của hình thức mà phần mềm theo, nhưng bố cục có thể khác mẫu viết tay. Cuối tháng, hoặc lúc cần, kế toán làm thao tác khóa sổ rồi lập báo cáo; phần khớp giữa số tổng hợp và số chi tiết do máy tự làm từ dữ liệu đã nhập.
Máy tự khớp nghĩa là sổ cái không lệch sổ chi tiết khi cùng một bút toán sinh ra cả hai. Nó không bảo đảm bút toán đúng: nhập sai tài khoản thì cả hai sổ cùng sai. Vì vậy bạn vẫn cần các phép rà ở bài [kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ](/kien-thuc/kiem-tra-doi-chieu-so-lieu-truoc-khoa-so).
02
Sáu yêu cầu tối thiểu với phần mềm kế toán
Phần mềm doanh nghiệp chọn dùng phải thỏa tối thiểu sáu điều sau.
Làm đúng luật kế toán, thuế và luật liên quan; cách xử lý trong phần mềm không đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán hay số liệu trên sổ và báo cáo.
Các số liệu có liên hệ với nhau phải khớp và không bị tính trùng; mỗi lần sửa phải còn dấu vết nội dung đã ghi sổ, xếp theo thời gian.
Dữ liệu được bảo vệ theo luật về an toàn thông tin, và hệ thống cảnh báo hoặc chặn được người cố tình làm đổi số liệu đã ghi sổ.
Xuất đủ và kịp dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền hoặc bên dùng dữ liệu yêu cầu.
Nối được, hoặc sẵn sàng nối, với phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số và các phần mềm khác liên quan đến công việc kế toán.
Nâng cấp, sửa đổi, bổ sung được khi pháp luật kế toán, thuế và pháp luật liên quan thay đổi.
Mỗi yêu cầu kiểm được bằng một thao tác. Sửa thử một chứng từ đã ghi sổ rồi tìm xem còn thấy số cũ không (yêu cầu 2). Xem phần mềm có nhật ký thao tác và phân quyền không (yêu cầu 3). Xuất thử sổ cái và báo cáo ra tệp (yêu cầu 4). Hỏi nhà cung cấp lịch cập nhật khi có thông tư mới (yêu cầu 6). Phần mềm doanh nghiệp tự phát triển cũng phải qua các yêu cầu này, vì quy định gắn với phần mềm mà doanh nghiệp chọn dùng, không gắn với người viết ra nó.
Người điều hành doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và những ai liên quan chịu trách nhiệm về độ chính xác, trung thực của số liệu máy đưa ra. Phần mềm tính sai thì doanh nghiệp vẫn là bên phải giải trình.
03
In, ký, đóng quyển hay lưu điện tử
Sổ ghi bằng phương tiện điện tử vẫn phải có tên đơn vị, tên sổ, ngày lập, ngày khóa, chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, và số trang. Riêng việc đóng dấu giáp lai thì sổ điện tử được miễn.
Sau khi khóa sổ, mặc định bạn in sổ ra giấy, mỗi kỳ kế toán năm đóng thành một quyển riêng rồi chuyển vào lưu trữ. Nếu không in, bạn lưu sổ trên phương tiện điện tử, với điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ. Thời hạn ấy là: đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, và giữ sổ kế toán cùng báo cáo tài chính năm ít nhất 10 năm.
Cách khóa sổ và sửa sổ trước khi in nằm ở bài [mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ](/kien-thuc/mo-so-ghi-so-khoa-so-sua-so).
04
Làm trên KetoanX
KetoanX ghi sổ theo hình thức trên máy vi tính. Bộ sổ cả năm in một lần ở Báo cáo, In sổ sách cả năm, còn bản sao dữ liệu để lưu trữ điện tử ở Hệ thống, Sao lưu, phục hồi dữ liệu.
Các bước
Vào Hệ thống, Thông tin thuế, người ký và điền
Giám đốc (người đại diện theo pháp luật), Kế toán trưởng. Tên này hiện trên trang bìa và khối chữ ký của bộ sổ.Vào Báo cáo, In sổ sách cả năm. Ở khung
Hình thức kế toán của công tychọn Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái hoặc Chứng từ ghi sổ, bấm Lưu hình thức (cần quyền chỉnh sửa hệ thống). Hình thức Nhật ký - Chứng từ chưa có. Bộ sổ chọn sẵn đúng các sổ của hình thức này.Ở khung chọn năm, ô Năm tài chính bắt đầu năm điền 2026. Ở mục Tập sổ đánh dấu các sổ cần in; ví dụ giữ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết công nợ, bảng cân đối số phát sinh. Tập
Sổ chi tiết các tài khoản chi tiết (cấp 2 trở xuống) có phát sinhkhông chọn sẵn vì dài.Bấm Dựng bộ sổ để in. Trang hiện số sổ và số dòng hạch toán, kèm trang bìa, mục lục, mỗi sổ một trang mới và khối chữ ký.
Bấm In bộ sổ (lưu PDF) để in hoặc lưu PDF bằng trình duyệt, hoặc Tải Excel cả năm.
Để lưu trữ điện tử, vào Hệ thống, Sao lưu, phục hồi dữ liệu và bấm
Tải bản sao lưu kèm tệp (.zip). Bản này gồm số liệu và tệp đính kèm, phục hồi được thành một công ty mới. Tải tệp Excel để đọc chỉ để đọc, đối chiếu.
Phần mềm tự ghi gì
Các màn trên chỉ đọc, không tạo bút toán. Mọi sổ lấy từ chứng từ đã ghi sổ nên bạn không nhập sổ bằng tay. Trang bìa tự điền tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, năm tài chính, hình thức kế toán, ngày mở sổ và ngày khóa sổ.
Kiểm lại và giới hạn
Trang bìa có dòng "Sổ này có ........ trang, đánh số từ trang 01 đến trang ........" để bạn điền tay sau khi in. Trang in gộp dựng tối đa 15.000 dòng hạch toán của năm; năm nhiều hơn thì tải Excel hoặc in từng sổ theo quý ở trang của sổ đó. Sổ nhật ký chung hiển thị 1.000 dòng hạch toán mỗi trang màn hình. KetoanX không ký số lên sổ: các khối chữ ký để ký tay sau khi in. Máy chủ vẫn sao lưu tự động hằng ngày, và trang sao lưu để bạn tự giữ thêm một bản. Xem tổng quan trong [phần mềm kế toán theo Thông tư 99](/phan-mem-ke-toan-thong-tu-99) và [phần mềm kế toán online và offline](/phan-mem-ke-toan-online-va-offline).
Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng in sổ sách cả năm.
05
Câu hỏi thường gặp
Ba câu hỏi này hay đến khi công ty bắt đầu ghi sổ bằng phần mềm.
Đổi phần mềm giữa năm có được không?
Luật chỉ cho một hệ thống sổ trong một kỳ kế toán năm, nên cách an toàn là đổi vào đầu năm tài chính, khi mở bộ sổ mới. Số dư cuối năm cũ chuyển sang phần mềm mới theo từng tài khoản và đối tượng, như bài [chuyển số sang năm mới](/kien-thuc/chuyen-so-sang-nam-moi) hướng dẫn.
Công ty theo Thông tư 133 ghi sổ trên máy có khác không?
Việc in, đóng quyển và lưu trữ sổ điện tử do Luật Kế toán quy định chung, nên giống nhau giữa các chế độ. Sáu yêu cầu với phần mềm ở trên lấy từ Thông tư 99; công ty theo Thông tư 133 đối chiếu thêm hướng dẫn riêng của thông tư ấy. Số hiệu mẫu sổ in cũng khác.
Sổ này đứng ở đâu trong chuỗi bài về sổ?
Nó nối tiếp bài [mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ](/kien-thuc/mo-so-ghi-so-khoa-so-sua-so), và bài sau là [sổ sách kế toán trên Excel](/kien-thuc/so-sach-ke-toan-tren-excel), cho công ty chưa dùng phần mềm. Tổng quan các hình thức ghi sổ nằm ở bài [các hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99).
Bài liên quan
Sổ sách kế toán
Sổ kế toán theo Thông tư 99: loại sổ, hình thức
Mỗi năm doanh nghiệp chỉ dùng một hệ thống sổ, và hệ thống đó theo một trong năm hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ hoặc kế toán trên máy vi tính.
Sổ sách kế toán
Bảng cân đối số phát sinh: cách lập và tự kiểm tra
Lập bảng sau khi đã ghi xong sổ chi tiết và sổ tổng hợp, lấy số từ sổ cái: số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ và Có, số dư cuối kỳ của từng tài khoản.
Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết các tài khoản: mở cho tài khoản nào
Tài khoản nào đã có mẫu sổ riêng (quỹ, tiền gửi, công nợ, kho, tài sản cố định, vay, bán hàng, chi phí, vốn) thì dùng mẫu đó.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.