In sổ sách cả năm: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/bk-print

Màn nằm ở cuối năm: sau khi ghi sổ đủ, kết chuyển, đối chiếu và khóa sổ, rồi mới in. Từng sổ lẻ vẫn xem được trong tháng ở các báo cáo riêng như sổ nhật ký chung hay Nhật ký - Sổ Cái.

1. 1

   Chứng từ cả năm đã ghi sổ và đã đối chiếu, xem kiểm tra sổ sách và cân đối phát sinh. Sổ in ra chỉ phản ánh những gì đã ghi sổ.

2. 2

   Nên khóa sổ trước khi in, xem khóa sổ kế toán. Trang bìa và chân sổ in ngày khóa sổ; chưa khóa thì chỗ đó để dấu chấm.

3. 3

   Tên kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật, người ghi sổ, thủ quỹ khai ở thông tin thuế, người ký.

4. 4

   Hình thức kế toán của công ty. Chọn ngay trên màn này (cần quyền chỉnh sửa hệ thống).

5. 5

   Quyền xem phân hệ báo cáo để dựng bộ sổ; quyền xuất báo cáo để tải Excel.

ketoanx.com/reports/bk-print

Vào menu Báo cáo→, In sổ sách cả năm. Đầu trang có nút Tất cả báo cáo và Tải Excel cả năm. Bên dưới là hai khung:

1. 1

   Hình thức kế toán, trong đó ô Hình thức kế toán của công ty và nút Lưu hình thức.

2. 2

   Chọn năm và tập sổ, trong đó ô Năm tài chính bắt đầu năm, nhóm tích chọn Tập sổ và nút Dựng bộ sổ để in.

Sau khi dựng, phía dưới hiện nút In bộ sổ (lưu PDF) kèm số sổ và số dòng hạch toán, rồi bộ sổ: trang bìa, mục lục, từng sổ.

ketoanx.com/reports/bk-print

Các tập sổ có thể chọn, và hình thức nào dùng:

ketoanx.com/reports/bk-print

Khi công ty theo Nhật ký - Sổ Cái hoặc Chứng từ ghi sổ

Đổi Hình thức kế toán của công ty sang hình thức tương ứng và bấm Lưu hình thức. Nhật ký - Sổ Cái in sổ S01 khổ A3. Chứng từ ghi sổ in sổ đăng ký S02b và sổ cái S02c1 của từng tài khoản; công ty cần gom chứng từ gốc trước, xem chứng từ ghi sổ. Luật chỉ cho một hệ thống sổ trong một kỳ kế toán năm, nên chỉ đổi hình thức vào đầu năm tài chính, không đổi giữa năm. Hình thức Nhật ký - Chứng từ chưa có.

Khi năm có quá nhiều dòng hạch toán

Trang in gộp dựng tối đa 15.000 dòng hạch toán. Quá thì trang báo năm tài chính này có hơn 15.000 dòng hạch toán, không dựng để tránh sổ thiếu dòng làm số dư sai, và khuyên tải Excel hoặc in từng sổ theo quý ở trang của sổ đó. Tệp Excel dựng tối đa 60.000 dòng; vượt thì báo lỗi và cũng khuyên xuất từng sổ theo quý.

Khi năm tài chính không trùng năm dương lịch

Ví dụ năm tài chính bắt đầu 01/4. Nhập Năm tài chính bắt đầu năm 2026 thì bộ sổ là 01/04/2026 đến 31/03/2027. Đọc dòng chú thích dưới ô để chắc kỳ đúng.

Khi in lại bộ sổ năm trước sau khi đã đổi chế độ kế toán

Số hiệu mẫu và dòng căn cứ in theo chế độ kế toán hiện tại của công ty, không theo chế độ của năm được in. Công ty chuyển sang Thông tư 99 từ năm tài chính 2026 rồi in bộ sổ năm 2025 sẽ thấy dòng căn cứ ghi mẫu hướng dẫn theo Thông tư 99, trong khi sổ năm 2025 lập theo Thông tư 200. Số hiệu mẫu -DN giống nhau nên nội dung không sai, nhưng dòng căn cứ không đúng; sửa tay hoặc in bằng bản lưu cũ. Xem chuyển chế độ kế toán.

Khi chỉ cần một vài sổ

Bỏ tích các tập không cần rồi bấm Dựng bộ sổ để in. Không thể bỏ tích hết: nếu không chọn tập nào, trang quay về bộ sổ chọn sẵn của hình thức.

Để kiểm lại, bảng cân đối số phát sinh trong bộ sổ phải khớp cân đối phát sinh, và số cuối năm của sổ cái phải khớp bảng cân đối kế toán. Cách đối chiếu trước khi khóa sổ ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.

ketoanx.com/reports/bk-print?go=1&year=2020&sets=s03a&sets=s03b

"Năm này chưa có số liệu ở các tập sổ đã chọn.": năm nhập sai, hoặc chứng từ chưa ghi sổ, hoặc tập sổ chọn không có phát sinh. Kiểm tra năm và chứng từ.

Hình thức kế toán không hợp lệ: giá trị gửi lên không thuộc ba hình thức. Tải lại trang rồi chọn trong danh sách.

Ô Hình thức kế toán của công ty bị khóa và không có nút Lưu hình thức: tài khoản không có quyền chỉnh sửa hệ thống. Nhờ quản trị viên đặt hình thức.

Nút Lưu hình thức mờ: bạn chưa chọn hình thức khác với hình thức đang lưu.

Tải Excel báo năm tài chính có hơn 60.000 dòng hạch toán, tệp chỉ dựng tới 60.000 dòng: xuất từng sổ theo quý ở trang của sổ đó.