Tình hình thực hiện đơn hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/orders

Báo cáo nằm giữa việc lập đơn đặt hàng hoặc lập đơn mua hàng và các chứng từ lập từ chúng. Phần tồn kho của hàng đang chờ giao xem ở tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao.

1. 1

   Có đơn đặt hàng hoặc đơn mua hàng đã cất. Báo giá không có trong báo cáo này; báo giá xem ở tình hình báo giá.

2. 2

   Đơn nên ghi Ngày giao hàng (đơn bán) hoặc Ngày nhận hàng (đơn mua). Đơn không có ngày này sẽ không bao giờ bị tính trễ hạn.

3. 3

   Chứng từ bán hoặc chứng từ mua lập từ đơn bằng nút Lập chứng từ bán hoặc Lập chứng từ mua ngay trong đơn, để dòng chứng từ gắn với dòng đơn. Chứng từ lập tay không qua đơn sẽ không làm số Đã giao tăng. Xem chứng từ bán hàng và chứng từ mua hàng.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Báo cáo.

ketoanx.com/reports/orders

Trên đầu trang chỉ có nút In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ. Màn này không có nút xuất Excel.

Hai tab chọn loại đơn: Đơn đặt hàng (đơn bán cho khách) và Đơn mua hàng (đơn đặt nhà cung cấp). Bên dưới là Từ ngày, Đến ngày (lọc theo ngày của đơn, không phải ngày giao), ô chọn Tình trạng với năm lựa chọn Tất cả, Chưa thực hiện xong, Trễ hạn, Hoàn thành, Đã hủy, và nút Xem báo cáo.

Dòng cuối bảng ghi "Tổng cộng N đơn" và, nếu có, "trong đó M đơn trễ hạn", cùng tổng giá trị đặt và giá trị còn lại.

Quy tắc trễ hạn: dòng hàng còn số lượng chưa thực hiện và hôm nay đã sau ngày giao dự kiến. Hôm nay là ngày bạn mở trang chứ không phải Đến ngày.

Khi xem đơn mua hàng nhà cung cấp giao chậm

Bấm tab Đơn mua hàng. Cột đổi tên thành Đã nhận, dòng đầu đơn ghi nhà cung cấp, và Ngày giao dự kiến là ngày nhà cung cấp hẹn giao. Lọc Trễ hạn để thấy đơn cần gọi giục. Hàng nhận về thì lập chứng từ mua bằng nút Lập chứng từ mua trong đơn.

Khi khách chỉ nhận hàng từng đợt

Giao nhiều lần thì mỗi lần là một chứng từ bán, nên đơn ở tình trạng Đang thực hiện cho đến lần giao cuối. Về luật, từ 01/7/2026 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, và giao từng lần thì mỗi lần lập một hóa đơn cho phần giao của lần đó. Vì vậy đừng lập một hóa đơn cho cả đơn khi mới giao một phần. Xem thời điểm lập hóa đơn.

Khi khách ứng trước tiền nhưng chưa nhận hàng

Đơn vẫn Chưa thực hiện vì tình trạng chỉ theo số lượng đã giao, không theo tiền. Tiền khách ứng ghi bên Có tài khoản 131, doanh thu chỉ ghi khi giao hàng, như bài hạch toán bán hàng nêu. Với bán hàng hóa thông thường, thu tiền trước chưa làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn (dịch vụ thì khác: thu tiền trước phải lập hóa đơn lúc thu); thời điểm ghi nhận doanh thu của sổ, thuế GTGT và thuế TNDN khác nhau, xem bài thời điểm ghi nhận doanh thu.

Khi đơn đã hủy hoặc không còn giao nữa

Chọn Đã hủy ở Tình trạng để xem lại. Đơn đã hủy có Còn lại bằng 0 và không bao giờ trễ hạn. Đơn đã có chứng từ không sửa được, muốn đổi phải xóa chứng từ trước.

Chứng từ chỉ cất, chưa bấm Cất và ghi sổ, không làm số Đã giao trên báo cáo tăng, nên đơn chỉ hiện đã giao hết khi chứng từ đã ghi sổ. Riêng màn đơn hàng vẫn đếm cả chứng từ nháp vào số đã lên chứng từ, để điền sẵn phần còn lại và chặn lập vượt đơn; vì vậy số trên đơn có thể lớn hơn số trên báo cáo khi còn chứng từ nháp. Soát thêm ở đối chiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn.

Giá trị là tiền hàng sau chiết khấu, chưa thuế. Đơn không ghi ngày giao dự kiến thì không có cảnh báo trễ.

Đã giao hàng nhưng Đã giao vẫn 0: chứng từ bán lập tay không qua đơn. Xóa chứng từ và lập lại bằng nút Lập chứng từ bán trong đơn, hoặc chấp nhận đơn nằm ở tình trạng chờ.

Đơn không bao giờ hiện nhãn trễ: đơn chưa ghi ngày giao. Mở đơn, nhập Ngày giao hàng.

Đã giao lớn hơn số đặt: đơn bị giao vượt. Phần mềm không để Còn lại âm, nhưng bạn nên soát lại chứng từ.