Kiểm tra sổ sách: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/checks?from=2026-01-01&to=2026-09-30

Vị trí trong quy trình: sau khi nhập chứng từ cả tháng, sau khi trích khấu hao và phân bổ, và trước kết chuyển cuối kỳ và khóa sổ kế toán. Danh sách đối chiếu cần làm trước khi khóa sổ và thứ tự làm có ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán trước khi khóa sổ. Trang không thay được kiểm kê quỹ và đối chiếu sao kê ngân hàng, vì hai việc đó cần số bên ngoài.

1. 1

   Chứng từ của kỳ đã nhập, càng đủ càng tốt. Phép kiểm chỉ đọc số đã có.

2. 2

   Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước đã khai nếu muốn kiểm khấu hao, phân bổ. Chưa khai thì phép kiểm báo "Chưa khai báo tài sản cố định." hoặc "Chưa khai báo công cụ dụng cụ hay chi phí trả trước."

3. 3

   Số dư đầu kỳ đã nhập, xem số dư đầu kỳ. Phép kiểm số dư đầu kỳ và bảng cân đối đều dựa vào nó.

4. 4

   Quyền xem phân hệ báo cáo.

ketoanx.com/reports/checks

Thanh chọn có Từ ngày, Đến ngày và nút Xem báo cáo. Mặc định là từ 01/01 của năm nay đến hôm nay. Dòng mô tả dưới tiêu đề cho biết số phép kiểm và khoảng ngày đang dùng. Dưới thanh chọn là ba nhãn đếm: số phép đạt, cần xem, có vấn đề; không có sai lệch thì hiện "Không phép kiểm nào phát hiện sai lệch."

ketoanx.com/reports/checks?from=2026-01-01&to=2026-09-30

Ba phép theo tháng (khấu hao, phân bổ, kết chuyển) chỉ xét các tháng đã kết thúc trong kỳ và không vượt quá hôm nay. Tài khoản loại 5 đến 8 chỉ hết số dư sau khi đã kết chuyển mọi tháng của kỳ.

ketoanx.com/reports/checks?from=2026-01-01&to=2026-09-30

Khi phép kiểm báo chi tiền mặt từ 5 triệu đồng

Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng đã gồm thuế phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ, và khoản chi mới được tính vào chi phí thuế TNDN. Ngưỡng xét theo giá trị hóa đơn, nên phép kiểm cộng cả các lần mua tiền mặt cùng nhà cung cấp trong một ngày, và cộng các chứng từ trả tiền mặt cho cùng một hóa đơn dù tách nhiều chứng từ, nhiều ngày. Ví dụ: ngày 12/10/2026 mua ba lần của cùng cửa hàng 2.200.000, 1.900.000 và 1.100.000 đồng, tổng 5.200.000 đồng, cả ba chứng từ đều bị liệt kê kèm ghi chú cộng trong ngày. Một hóa đơn 6.000.000 đồng trả tiền mặt bằng hai chứng từ 3.000.000 đồng thì hai chứng từ cũng bị liệt kê, ghi chú cùng hóa đơn tách thành hai chứng từ. Phiếu chi tiền mặt lập tay ghi Nợ 331, Có 111 (không qua màn trả tiền nhà cung cấp) mà phần chưa đối trừ chứng từ mua đạt ngưỡng, riêng hoặc cộng trong ngày cùng nhà cung cấp, được liệt kê ở phép chi tiền mặt ngoài chứng từ mua, vì không biết trả cho hóa đơn nào. Số bên phải mỗi dòng là thuế GTGT đầu vào có nguy cơ không được khấu trừ. Phép kiểm chỉ nhắc, không tự điều chỉnh tờ khai: bạn khai điều chỉnh giảm đầu vào ở kỳ phát sinh và loại khoản chi khi quyết toán TNDN. Chi tiết ở bài thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Chi lương tiền mặt: phép kiểm chỉ liệt kê chứng từ chi lương tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên, ở dạng số tổng. Phần mềm chưa tách từng người, nên bạn tự soát từng người trong chứng từ có vượt 5 triệu đồng không.

Khi phép kiểm báo hóa đơn lập sau ngày giao hàng

Hóa đơn hàng hóa lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, dịch vụ lập khi hoàn thành hoặc khi thu tiền trước, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026 (bài thời điểm lập hóa đơn). Phép kiểm lấy ngày chứng từ bán làm ngày giao. Nếu ngày chứng từ đã ghi sai (ví dụ ghi ngày lập hóa đơn thay vì ngày giao thực tế), sửa ngày chứng từ thay vì hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh và thay thế không bị xét.

Khi bảng cân đối không cân

Phép Bảng cân đối kế toán: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn nêu số lệch, kèm liên kết "Mở bảng cân đối kế toán" và từng tài khoản chưa vào chỉ tiêu nào. Hai nguyên nhân thường gặp là số dư đầu kỳ không cân (xem phép Số dư đầu kỳ: tổng Nợ bằng tổng Có) và kết chuyển lãi lỗ chạy lệch. Cách đọc bảng ở bài bảng cân đối kế toán.

Khi công nợ theo đối tượng lệch sổ cái

Phép tổng công nợ theo đối tượng so với sổ cái tài khoản 131 (hoặc 331) cho hai số rồi hai liên kết: xem công nợ theo đối tượng và sổ chi tiết. Phần chênh thường là một bút toán nhập tay Nợ 131 không chọn khách hàng, hoặc số dư đầu kỳ chưa gắn khách. Mở sổ chi tiết, lọc dòng không có đối tượng. Xem công nợ tổng hợp và sổ chi tiết.

Khi sổ đã khóa mà phép kiểm vẫn báo lệch

Sổ điện tử không sửa bằng cách xóa hay ghi số âm. Theo Luật Kế toán, bạn lập chứng từ điều chỉnh để ghi bù phần chênh (Điều 27 khoản 4). Chứng từ có ngày hạch toán trong kỳ đã khóa bị chặn, nên ghi điều chỉnh vào kỳ chưa khóa hoặc bỏ khóa ở trang khóa sổ. Xem mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa sổ.

Phần mềm không có phép riêng cho lương và cho sao kê ngân hàng. Bạn so tay tổng bảng lương với phát sinh 334, và đối chiếu sổ 112 với sao kê trong trang ngân hàng. Kiểm kê quỹ và kiểm kê kho cũng làm ở màn riêng.

ketoanx.com/reports/checks

Phép khấu hao, phân bổ, kết chuyển luôn Đạt dù tháng chưa làm: tháng đó chưa kết thúc hoặc ngày cuối kỳ bạn chọn còn trước nó. Chỉ tháng đã trọn vẹn mới được xét.

Phép Bảng kê thuế GTGT so với số phát sinh tài khoản 133 và 3331 báo lệch vì chứng từ hạch toán thẳng vào 133 hoặc 3331 mà không có dòng hàng: chúng nằm sổ cái nhưng không có trên bảng kê. Dòng liệt kê chứng từ đó; chuyển chúng thành chứng từ mua, bán có dòng hàng nếu cần lên tờ khai.

Câu "Tài khoản tiền dư Có": tiền không thể âm. Tìm phiếu thu còn thiếu hoặc phiếu chi ghi trùng. Thấu chi ngân hàng ghi Có 3411, không ghi âm 112.

"Không tìm thấy tài khoản chưa ánh xạ; kiểm tra số dư đầu kỳ và các tài khoản lưỡng tính.": bảng cân đối lệch mà không chỉ ra được tài khoản. Soát số dư đầu kỳ và các tài khoản có thể dư cả hai phía.