Báo cáo bán hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/sales

Báo cáo đứng sau việc lập và ghi sổ chứng từ bán. Muốn xem từng dòng hàng của một chứng từ thì sang sổ chi tiết bán hàng theo chứng từ. Muốn so kỳ này với kỳ trước thì dùng so sánh bán hàng giữa các kỳ. Mẫu sổ chi tiết bán hàng của Thông tư 99 giải thích ở bài cách lập sổ chi tiết bán hàng S35-DN.

1. 1

   Chứng từ bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán đã ghi sổ. Chứng từ mới chỉ cất (chưa ghi sổ) không có trong báo cáo. Xem cách lập chứng từ bán hàng.

2. 2

   Hàng hóa đã có giá xuất kho, vì giá vốn lấy từ sổ kho của chính chứng từ bán. Xem tính giá xuất kho.

3. 3

   Muốn xem theo nhân viên thì chứng từ bán phải chọn ô Nhân viên bán hàng. Chứng từ không chọn sẽ rơi vào dòng (chưa gắn nhân viên).

4. 4

   Quyền xem phân hệ Báo cáo. Muốn bấm Xuất Excel cần thêm quyền xuất Excel. Cột giá vốn, lãi gộp chỉ hiện cho người được tích Được xem giá vốn và lãi gộp, xem thành viên, phân quyền.

ketoanx.com/reports/sales

Hàng nút trên đầu trang: Xuất Excel và In báo cáo, kèm Tùy chọn in (cỡ chữ, khổ giấy, hướng giấy, cột hiện khi in) và Ghi nhớ (lưu báo cáo cùng bộ lọc đang xem, mở lại ở trang Tất cả báo cáo).

Dưới đó là ba nút chọn cách nhóm: Theo mặt hàng, Theo khách hàng, Theo nhân viên. Rồi hai ô Từ ngày, Đến ngày và nút Xem báo cáo. Đổi tab thì ngày giữ nguyên. Nút Xuất Excel mang theo tab và khoảng ngày đang chọn.

ketoanx.com/reports/sales

Dòng Tổng cộng ở cuối cộng mọi dòng. Bảng chỉ hiện đối tượng có phát sinh trong kỳ. Cả kỳ không có gì thì trang ghi Không có doanh thu trong khoảng ngày này kèm nút Xem chứng từ bán hàng.

Khi muốn biết khách nào mang lại nhiều doanh thu nhất

Bấm Theo khách hàng. Bảng đã xếp khách có doanh thu thuần lớn nhất lên đầu. Khách nào cũng có thể vừa mua vừa trả lại hàng, nên đọc Doanh thu thuần chứ đừng đọc Doanh thu. Với khách đang nợ nhiều, xem tiếp công nợ tổng hợp.

Khi tính thưởng doanh số cho nhân viên

Bấm Theo nhân viên. Cột Doanh thu thuần là doanh số sau khi trừ hàng trả lại. Chỉ chứng từ có chọn Nhân viên bán hàng được tính; phần còn lại dồn vào (chưa gắn nhân viên), nên nếu dòng này lớn thì số thưởng đang bị thiếu. Chế độ thưởng theo hợp đồng xem ghi nhận doanh số theo hợp đồng.

Khi số trên báo cáo khác tờ khai thuế GTGT

Báo cáo cộng theo Ngày hạch toán của chứng từ, còn thuế GTGT đầu ra khai theo thời điểm lập hóa đơn. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không đợi thu tiền; dịch vụ lập khi hoàn thành, riêng tiền thu trước thì lập khi thu. Hàng giao ngày 28/10/2026 nhưng bạn ghi sổ ngày 02/11/2026 thì hóa đơn thuộc tháng 10, còn báo cáo này tính vào tháng 11. Cách tính từng trường hợp có ở bài thời điểm lập hóa đơn. Muốn soát lệch thì xem đối chiếu thuế GTGT sổ sách với tờ khai.

Khi công ty bán hộ hoặc bán dịch vụ

Chứng từ bán hộ (đại lý bán đúng giá, ủy thác xuất khẩu) bị loại khỏi báo cáo vì hàng và doanh thu không thuộc công ty; phần hoa hồng nằm ở chứng từ bán dịch vụ riêng, xem hoa hồng đại lý. Dịch vụ vẫn có doanh thu nhưng cột Giá vốn bằng 0, nên lãi gộp của dịch vụ bằng doanh thu thuần.

Khi không thấy cột giá vốn

Tài khoản của bạn chưa được tích Được xem giá vốn và lãi gộp. Cuối bảng có câu nhắc. Tệp Excel và bản in cũng không có ba cột này. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.

Có ba giới hạn cần biết. Thứ nhất, bút toán nhập tay vào tài khoản 511 hoặc 521 trên chứng từ nghiệp vụ khác không có dòng hàng nên không vào báo cáo; tổng doanh thu ở đây có thể nhỏ hơn phát sinh Có 511 trên sổ cái. Thứ hai, hàng trả lại tính vào kỳ trả, không trừ ngược về kỳ bán; xem bài hàng bán bị trả lại. Thứ ba, chiết khấu ở đây là phần bớt ghi trên chứng từ; chiết khấu thương mại biết sau khi bán xử lý theo bài chiết khấu thương mại.

Để kiểm lại, so tổng Doanh thu và Trả lại, giảm giá với sổ cái 511 và 521 ở cân đối phát sinh.

Lãi gộp cao bất thường ở một mặt hàng: thường do chứng từ bán tích Không kiêm phiếu xuất kho. Giá vốn khi đó nằm ở phiếu xuất riêng, báo cáo này chỉ đọc sổ kho của chính chứng từ bán nên thấy giá vốn bằng 0. Kiểm tra bằng đối chiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn.

Tổng doanh thu nhỏ hơn sổ cái 511: có bút toán nhập tay vào 511, hoặc có chứng từ bán hộ. Xem phần số liệu lấy từ đâu.

Dòng (chưa gắn nhân viên) chiếm phần lớn khi xem theo nhân viên: chứng từ bán chưa chọn nhân viên. Mở chứng từ, chọn Nhân viên bán hàng rồi ghi sổ lại.