Ghi nhận doanh số theo hợp đồng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/contracts/revenue

Doanh thu kế toán thì khác. Nó chỉ được ghi khi lập chứng từ bán hàng, theo thời điểm chuyển giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, xem bài thời điểm ghi nhận doanh thu. Vì vậy một khoản doanh số đã chấp nhận ở đây chưa chắc đã là doanh thu trên sổ, và ngược lại. Màn hình nằm sau bước tạo hợp đồng; số liệu của nó là đầu vào để bạn đối chiếu với báo cáo theo hợp đồng và tính thưởng cho nhân viên.

1. 1

   Có ít nhất một hợp đồng bán đã lập. Chưa có thì khung gửi đề nghị không hiện. Cách lập ở bài hợp đồng; nhớ chọn Loại là Hợp đồng bán và nhập Giá trị hợp đồng (gồm thuế), vì phần mềm dùng số này để chặn doanh số vượt hợp đồng.

2. 2

   Nếu muốn gắn doanh số cho một người, nhân viên đó có trong hồ sơ nhân viên. Ô này không bắt buộc.

3. 3

   Quyền ở phân hệ Bán hàng. Xem màn hình cần quyền Xem. Gửi đề nghị cần quyền Thêm. Chấp nhận hoặc hủy cần quyền Ghi sổ. Thiếu quyền, phần mềm báo dạng "Bạn không có quyền ghi sổ ở phân hệ Bán hàng. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền."

4. 4

   Nếu doanh số dùng để thưởng, quy chế thưởng phải ghi điều kiện và mức hưởng, xem bài quy chế lương thưởng.

ketoanx.com/contracts/revenue

Khung Đề nghị ghi doanh số là biểu mẫu gửi đề nghị. Khung chỉ hiện khi bạn có quyền Thêm ở phân hệ Bán hàng và công ty đã có hợp đồng bán.

Khung Tổng hợp theo hợp đồng liệt kê các hợp đồng đã có đề nghị, với các cột Hợp đồng, Khách hàng, Giá trị hợp đồng, Đã chấp nhận, Đang đề nghị và Còn lại. Chưa có gì thì hiện Chưa có doanh số ghi nhận. Cột Còn lại bằng giá trị hợp đồng trừ phần đã chấp nhận (không trừ phần đang đề nghị). Hợp đồng nhập giá trị 0 thì cột này để trống, nghĩa là không giới hạn.

Khung Các đề nghị có bộ lọc Tình trạng với các lựa chọn Tất cả, Đề nghị ghi doanh số, Đã chấp nhận và Đã hủy, rồi bấm Lọc. Bảng xếp ngày mới nhất lên đầu, với các cột Ngày, Hợp đồng, Nhân viên, Doanh số, Ghi chú, Người đề nghị, Tình trạng. Không có dòng nào thì hiện Không có đề nghị. Chữ Đề nghị ghi doanh số trong cột tình trạng nghĩa là đề nghị đang chờ duyệt.

ketoanx.com/contracts/revenue

Khi chấp nhận xong, một đề nghị không sửa được số tiền. Muốn đổi, hủy rồi gửi đề nghị mới.

Khi doanh số vượt giá trị hợp đồng

Tiếp ví dụ trên, nhân viên gửi thêm đề nghị 200.000.000 đồng. Phần mềm vẫn nhận đề nghị, vì kiểm tra chỉ diễn ra lúc chấp nhận. Khi người duyệt bấm Chấp nhận, phần mềm báo dạng "Doanh số chấp nhận (320.000.000) vượt giá trị hợp đồng (300.000.000)". Hủy đề nghị đó và gửi lại đúng số, hoặc sửa giá trị hợp đồng nếu hợp đồng có phụ lục tăng giá trị.

Khi hủy một đề nghị chưa duyệt

Dòng đang ở Đề nghị ghi doanh số có nút Hủy. Bấm sẽ hỏi "Hủy đề nghị này?". Chọn đồng ý thì dòng chuyển sang Đã hủy. Lưu ý: lúc này phần mềm không hỏi lý do, nên nếu cần lưu lý do, ghi vào Ghi chú của đề nghị ngay từ đầu.

Khi hủy doanh số đã chấp nhận

Dòng Đã chấp nhận không có nút Hủy, mà có biểu mẫu nhỏ với ô Lý do hủy và nút Hủy doanh số. Phải nhập lý do, nếu để trống phần mềm báo Nhập lý do hủy doanh số đã chấp nhận. Sau khi hủy, lý do hiện dưới cột Ghi chú thành "Lý do hủy: ...". Đề nghị đã hủy không khôi phục được, phải gửi đề nghị mới.

Khi hợp đồng ký sau ngày doanh số

Nhập Ngày ghi nhận trước ngày ký hợp đồng bị chặn, với câu dạng "Ngày ghi doanh số (01/10/2026) trước ngày ký hợp đồng HD-2026-014 (05/10/2026)". Kiểm tra ô Ngày ký trên hợp đồng, rồi chọn ngày từ ngày ký trở đi.

Khi người đề nghị và người duyệt là một

Phần mềm không cấm một người vừa gửi đề nghị vừa bấm Chấp nhận nếu người đó có cả quyền Thêm và Ghi sổ. Muốn có kiểm soát chéo, chỉ cấp quyền Ghi sổ ở phân hệ Bán hàng cho người duyệt, xem bài cấp quyền cho thành viên nếu bài này đã có.

Doanh thu kế toán vẫn ghi từ chứng từ bán hàng: với ví dụ trên, khi giao hàng đợt đầu và lập hóa đơn, sổ ghi Nợ 131 / Có 511 và Có 33311 theo thuế suất của hàng. Để thấy doanh số đối chiếu với doanh thu, so bảng tổng hợp này với thực hiện hợp đồng theo dòng hàng và doanh thu hợp đồng theo đơn vị. Hợp đồng xây dựng ghi doanh thu theo tiến độ có bài riêng: doanh thu hợp đồng xây dựng.

Doanh số phải lớn hơn 0: ô Doanh số trống hoặc bằng 0. Nhập số dương.

Ngày không hợp lệ: ngày nhập không tồn tại, ví dụ 31/11. Chọn lại bằng lịch.

Chỉ ghi doanh số cho hợp đồng bán của công ty: hợp đồng đã bị xóa hoặc là hợp đồng mua. Tải lại trang rồi chọn lại.

Nhân viên không thuộc công ty: nhân viên đã bị xóa khỏi hồ sơ trong lúc bạn đang nhập. Chọn Không chọn hoặc chọn người khác.

Đề nghị đã được chấp nhận hoặc Đề nghị đã hủy: hai người cùng thao tác trên một dòng, người sau bấm muộn. Tải lại trang để thấy tình trạng mới.

Nhập lý do hủy doanh số đã chấp nhận: xem trường hợp hủy doanh số đã chấp nhận ở trên.