Thành viên, phân quyền: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/members

Mọi dữ liệu trong KetoanX thuộc về một công ty, và mỗi người chỉ thấy những công ty họ được mời vào. Trong từng công ty, màn này làm các việc sau:

1. 1

   Mời người mới (đã hoặc chưa có tài khoản) và hủy lời mời chưa dùng.

2. 2

   Cấp vai trò: chủ sở hữu, quản trị viên, kế toán, chỉ xem, hoặc một vai trò tự định nghĩa.

3. 3

   Với kế toán và chỉ xem: tick quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ, In, Xuất Excel theo từng phân hệ, cộng chín quyền chi tiết.

4. 4

   Ẩn giá vốn và lãi gộp khỏi từng người.

5. 5

   Giới hạn một người chỉ thấy và lập chứng từ của một số chi nhánh.

6. 6

   Ngừng kích hoạt tạm thời, kích hoạt lại, gỡ hẳn, chuyển quyền chủ sở hữu.

7. 7

   Xuất danh sách người dùng và vai trò ra Excel, nhập lại hoặc nhập sang công ty khác.

8. 8

   Đặt độ mạnh mật khẩu tối thiểu của công ty.

Màn đứng sau tạo công ty và chọn chế độ kế toán và trước mọi việc nhập liệu có nhiều người. Quyền cấp ở đây thực thi ở mọi màn: người không có quyền Thêm không thấy nút lập chứng từ, người không có quyền Xem phân hệ không mở được trang của phân hệ đó. Thông tư 99 yêu cầu phần mềm có bảo mật, an toàn và chặn được việc can thiệp làm đổi số liệu đã ghi sổ; người quản lý và kế toán trưởng chịu trách nhiệm về số liệu lấy từ phần mềm (bài Thông tư 99 có gì mới). Phân quyền đúng là phần việc của người chịu trách nhiệm ấy.

Nên chuẩn bị:

1. 1

   Email công việc của từng người. Lời mời gắn với email, nên nhập đúng như họ sẽ đăng ký.

2. 2

   Danh sách chi nhánh ở chi nhánh, nếu muốn giới hạn người theo chi nhánh.

3. 3

   Vai trò dùng chung ở vai trò tự định nghĩa, nếu văn phòng có nhiều người làm cùng một kiểu việc.

4. 4

   Bảng phân công: ai lập, ai duyệt, ai ghi sổ, ai khóa sổ. Cách chia việc giữa các vị trí kế toán nằm ở bài công việc của kế toán tổng hợp.

ketoanx.com/settings/members

Các khung từ trên xuống:

1. 1

   Thêm thành viên: biểu mẫu mời.

2. 2

   Lời mời đang chờ: những email đã được mời nhưng chưa vào, kèm nhãn Chờ đăng ký và nút Hủy lời mời. Khung chỉ hiện khi có lời mời.

3. 3

   Thành viên: mỗi người một thẻ gồm tên, vai trò, email, ngày vào, lần hoạt động gần nhất, tóm tắt quyền. Người chưa đăng nhập lần nào ghi chưa đăng nhập. Thẻ có nút Sửa quyền khi bạn được phép sửa.

4. 4

   Ngừng kích hoạt: những người bị ngừng tạm, kèm lý do, nút Kích hoạt lại. Khung chỉ hiện khi có người.

5. 5

   Xuất, nhập người dùng và vai trò: xuất Excel, nhập từ tệp.

6. 6

   Độ mạnh mật khẩu tối thiểu: chính sách mật khẩu.

Cuối trang là phần chú thích ngắn về các vai trò, chi nhánh và giá vốn. Chủ sở hữu, bản thân bạn và quản trị viên (khi bạn không phải chủ sở hữu) không có nút Sửa quyền.

ketoanx.com/settings/members

Với vai trò chỉ xem, mọi cột ghi (Thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ) và quyền khóa sổ bị khóa. Vai trò chỉ xem không bao giờ có thao tác ghi, dù bảng quyền ghi gì.

Khi làm kế toán dịch vụ cho nhiều công ty

Quyền đặt riêng từng công ty: một nhân viên phụ trách 4 công ty chỉ thấy đúng 4 tên công ty trong danh sách ở thanh trên cùng. Với mỗi công ty bạn mời nhân viên phụ trách với vai trò kế toán, và mời chủ doanh nghiệp với vai trò chỉ xem để họ tự mở bảng cân đối, kết quả kinh doanh, công nợ mà không phải gọi hỏi bạn. Nhiều nhân viên cùng làm một kiểu việc thì tạo một vai trò tự định nghĩa (chẳng hạn Nhân viên nhập chứng từ) rồi gán, sửa một lần là mọi người đổi theo. Khi hết hợp đồng, chuyển quyền chủ sở hữu cho khách: bạn tự thành quản trị viên và khách gỡ bạn khi xong. Chi tiết ở bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty.

Khi giới hạn người dùng theo chi nhánh

Tick một hay vài chi nhánh ở Chi nhánh được thấy, được lập chứng từ. Người đó chỉ thấy và chỉ lập, sửa, xóa được chứng từ thu, chi của các chi nhánh ấy. Khi lập phiếu thu, phiếu chi, ô chi nhánh bắt buộc chọn; để trống sẽ gặp Chọn chi nhánh của chứng từ (bạn chỉ được lập chứng từ cho chi nhánh được giao).

Một hạn chế quan trọng: người bị giới hạn chi nhánh chỉ làm việc được ở phân hệ Quỹ, ngân hàng, vì đó là phân hệ duy nhất đã tách số liệu theo chi nhánh ở mọi lối. Quyền ở các phân hệ khác của họ tạm không có hiệu lực: thanh bên của họ chỉ còn Tổng quan, Thu, chi, chứng từ khác và Bảo mật tài khoản; mở trang khác thì bị đưa về Tổng quan, còn thao tác ngoài phạm vi báo câu Tài khoản của bạn bị giới hạn theo chi nhánh nên chỉ làm việc được với chứng từ thu, chi của chi nhánh được giao. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên nếu cần thêm quyền. Vì vậy mô hình này hợp với thủ quỹ hoặc kế toán tiền của từng chi nhánh. Nó chưa hợp với kế toán bán hàng, mua hàng của chi nhánh, vì chứng từ bán, mua hiện không có ô chọn chi nhánh. Chi nhánh trong kế toán là đơn vị phụ thuộc của một pháp nhân, xem bài chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc.

Khi nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ tạm

Hai cách khác nhau. Gỡ khỏi công ty xóa thẻ thành viên; chứng từ người ấy đã lập vẫn giữ nguyên và có hiệu lực ngay ở lần tải trang kế tiếp. Ngừng kích hoạt (hỏi lý do, không bắt buộc) cũng cắt quyền vào công ty nhưng chụp lại vai trò, bộ quyền, vai trò tự định nghĩa, chi nhánh, quyền giá vốn để Kích hoạt lại khôi phục y nguyên. Nghỉ thai sản, nghỉ dài ngày thì ngừng kích hoạt; nghỉ hẳn thì gỡ. Cả hai không xóa tài khoản của người ấy và không đăng xuất các phiên của họ, nên nếu họ biết mật khẩu dùng chung (email công ty, máy chủ thư) thì đổi luôn các mật khẩu ấy.

Khi cần đổi chủ sở hữu hoặc cấp quyền quản trị

Chỉ chủ sở hữu thấy nút Chuyển quyền chủ sở hữu. Sau khi chuyển, người chuyển thành quản trị viên và người nhận thành chủ sở hữu. Không gỡ, không ngừng kích hoạt, không đổi quyền được chủ sở hữu. Cấp quyền quản trị viên là cấp mọi quyền trong công ty, kể cả phân quyền, khóa sổ và cài đặt, nên chỉ nên cấp cho một người cùng chủ sở hữu.

Khi muốn một người có quyền khóa sổ hoặc xem nhật ký

Mặc định kế toán không có hai quyền này. Tick Khóa sổ, bỏ khóa sổ hoặc Xem nhật ký thao tác (trang Nhật ký và lịch sử trên từng chứng từ) cho kế toán trưởng. Người khóa sổ nên là người chịu trách nhiệm kỳ đó, xem bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ. Một người vừa lập vừa soát vừa khóa là rủi ro kiểm soát; hãy để người khác xem lại ít nhất bảng lương và bút toán lớn.

Khi nhập hàng loạt người dùng từ tệp

Bấm Xuất người dùng và vai trò ra Excel để tải tệp hai trang tính: Người dùng (email, vai trò, quyền từng phân hệ, trạng thái) và Vai trò tự định nghĩa. Sửa trên Excel rồi nhập lại, hoặc nhập vào công ty khác để dùng chung bộ người dùng. Ở khung nhập chọn Tệp nhập (.xlsx, .csv), chọn Đã có thì là Bỏ qua hoặc Cập nhật quyền theo tệp, rồi bấm Nhập từ tệp. Tệp tối đa 5 MB. Người chưa có tài khoản được lưu thành lời mời nhưng không gửi thư. Chủ sở hữu không nhập được từ tệp. Người đang ngừng kích hoạt phải kích hoạt lại ở danh sách trước.

Khi đặt độ mạnh mật khẩu cho cả công ty

Ở khung Độ mạnh mật khẩu tối thiểu đặt Số ký tự tối thiểu từ 8 đến 64, và tick Có cả chữ và số, Có chữ hoa và chữ thường, Có ký tự đặc biệt. Rồi bấm Lưu độ mạnh mật khẩu. Công ty chỉ đặt chặt hơn mặc định của hệ thống (8 ký tự, có chữ và số), không đặt lỏng hơn. Chính sách áp khi thành viên đổi mật khẩu, đặt lại mật khẩu và khi người được mời đăng ký; mật khẩu đang dùng không bị buộc đổi. Người thuộc nhiều công ty theo chính sách chặt nhất. Công ty không ép được xác thực hai lớp: từng người tự bật ở bảo mật tài khoản, và chủ sở hữu nên yêu cầu bằng quy chế nội bộ, nhất là với người có quyền chi tiền.

Quyền có hiệu lực ở mọi màn: người chỉ có quyền Xem mở được danh sách nhưng không thấy nút lập; trang của phân hệ không có quyền Xem đưa người dùng về Tổng quan kèm câu Bạn không có quyền xem trang vừa mở. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền nếu cần. Để kiểm lại, đăng nhập thử bằng một tài khoản cùng vai trò, hoặc xem thẻ thành viên: dòng tóm tắt liệt kê quyền từng phân hệ, giá vốn và chi nhánh.

Người này đã là thành viên hoặc Email này đã được mời rồi: người đó đã ở trong danh sách. Tìm thẻ của họ để sửa quyền, hoặc Hủy lời mời rồi mời lại.

Chỉ chủ sở hữu được thêm quản trị viên và Chỉ chủ sở hữu được cấp hoặc thu quyền quản trị: bạn là quản trị viên, nhờ chủ sở hữu.

Không tự đổi quyền của chính mình, Không thể tự gỡ chính mình, Không đổi quyền của chủ sở hữu: các thao tác này bị chặn để công ty không mất người quản trị. Nhờ một chủ sở hữu hoặc quản trị viên khác làm.

Không thể gỡ chủ sở hữu. Hãy chuyển quyền chủ sở hữu trước.: chuyển quyền chủ sở hữu rồi mới gỡ.

Có chi nhánh không thuộc công ty này: chi nhánh đã bị xóa trong lúc bạn mở biểu mẫu. Tải lại trang.

Không tìm thấy vai trò: vai trò tự định nghĩa đã bị xóa. Chọn vai trò khác.

Tệp lớn hơn 5 MB hoặc Chưa chọn tệp: ở khung nhập, giảm cỡ tệp hoặc chọn tệp.

Bạn không có quyền vào phân hệ này: người dùng chưa được xem phân hệ Hệ thống. Cấp quyền Xem phân hệ Hệ thống nếu họ cần mở màn cài đặt.