Sao lưu, phục hồi dữ liệu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/backup

Máy chủ KetoanX vẫn tự sao lưu mỗi ngày (bài phần mềm kế toán online có an toàn không nói rõ giữ bao nhiêu bản). Bản của bạn là bản thứ hai nằm trong tay bạn, dùng được khi muốn đổi nơi lưu, khi nhà cung cấp phần mềm ngừng dịch vụ, hoặc khi cần đưa một bản cho kiểm toán.

Màn này đứng cuối quy trình của một kỳ: sau khi khóa sổ kế toán kỳ đã chốt, bạn tải một bản cất đi. Nếu chỉ muốn chuyển một phần dữ liệu sang công ty khác thì dùng chuyển dữ liệu chọn lọc. Muốn nhân bản công ty để thử nghiệm thì xem sao chép, xóa công ty.

Hãy ghi xong chứng từ và khóa sổ kỳ cần giữ trước khi tải, để bản sao lưu đúng với số liệu đã chốt. Tệp sao lưu không chứa danh sách thành viên, lời mời vào công ty, khóa API và mật khẩu máy chủ thư. Vì thế sau khi phục hồi, bạn mời lại nhân viên ở thành viên, phân quyền và tạo lại khóa ở khóa API.

ketoanx.com/settings/backup

Phần thân chia hai khung. Khung bên trái tên là Xuất toàn bộ dữ liệu của kèm tên công ty đang mở, cho biết công ty có bao nhiêu tệp đính kèm và dung lượng tổng, rồi các nút tải. Khung bên phải là Phục hồi từ tệp sao lưu.

ketoanx.com/settings/backup

Nếu công ty có nhiều tệp đính kèm đến mức bản kèm tệp vượt 12 MB (trần tải lên khi phục hồi), trang tự chia thành nhiều phần và hiện các nút Phần 1, Phần 2... Phần 1 có toàn bộ số liệu, các phần sau chỉ có tệp đính kèm. Tải đủ các phần trong cùng một lần và không thêm sửa tệp giữa chừng.

Tệp .json.gz tải từ phiên bản trước vẫn phục hồi được, nhưng không có tệp đính kèm.

Khi tệp kèm tệp đính kèm quá lớn và bị chia nhiều phần

Phục hồi bằng phần 1 trước, trong ô Tệp sao lưu. Sau khi xong, dưới khung hiện Tải lên phần tiếp theo, cho biết công ty vừa dựng còn chờ bao nhiêu tệp ở phần nào. Chọn từng phần đã tải cùng lượt vào ô Tệp phần sau rồi bấm Tải lên phần này, lặp lại cho đến khi báo bản sao lưu đã đủ tệp. Phần 2 trở đi bị từ chối nếu thuộc một bản sao lưu khác bản đã phục hồi.

Khi chỉ cần một bản gọn để chuyển hoặc đối chiếu

Dùng Tải bản không kèm tệp (.zip). Khi phục hồi, các dòng tệp đính kèm bị bỏ và trang ghi một dòng cam về số dòng đã bỏ.

Khi muốn giữ bản sao lưu làm tài liệu lưu trữ

Luật Kế toán cho phép lưu sổ và chứng từ trên phương tiện điện tử nếu bảo đảm an toàn, bảo mật và tra cứu được suốt thời hạn lưu trữ. Chứng từ làm căn cứ ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm lưu tối thiểu 10 năm, và phải vào lưu trữ trong 12 tháng sau khi hết kỳ kế toán năm; xem lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán và kế toán trên máy vi tính. Tệp .zip của KetoanX chỉ đọc lại được bằng chính KetoanX, nên nếu chọn lưu điện tử hãy giữ thêm tệp Excel để mở bằng chương trình bảng tính bình thường, và kiểm lại định kỳ rằng cả hai còn mở được. Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, công ty vẫn phải in tài liệu ra giấy theo quy định; phần mềm không in hộ bản sao lưu.

Khi muốn dùng công ty phục hồi để làm việc tiếp

Công ty phục hồi đầy đủ số liệu, nên có thể làm việc trên đó. Nhưng đây là một công ty khác với mã khác, nên số liệu nhập thêm ở công ty cũ sau thời điểm tải không có ở đây. Chỉ dùng cách này khi công ty gốc đã hỏng hoặc bị xóa.

Không đọc được tệp zip (tệp hỏng hoặc không phải tệp sao lưu) và Tệp zip không phải bản sao lưu của KetoanX nghĩa là tệp không do trang này tạo ra, hoặc đã bị tải dở. Tải lại bản sao lưu từ công ty gốc.

Tệp không phải bản sao lưu của KetoanX hiện với tệp .json.gz sai định dạng. Chỉ nhận tệp xuất từ chính màn này.

Tệp rỗng hiện khi tệp dài 0 byte. Tải lại.

Tệp quá 12 MB bị chặn ngay trên trình duyệt với câu "Tệp lớn hơn 12 MB. Bản kèm tệp lớn hãy tải theo từng phần ở cột bên trái". Dùng bản nhiều phần hoặc bản không kèm tệp.

Máy chủ đang phục hồi một tệp khác. Thử lại sau ít phút hiện vì cả máy chủ chỉ phục hồi một tệp mỗi lần. Đợi vài phút.

Không gửi được tệp lên máy chủ. Kiểm tra kết nối rồi thử lại là mất mạng giữa chừng. Mọi lần phục hồi lỗi đều kết thúc bằng "Chưa có gì được ghi", nên thử lại không tạo công ty trùng.