Số dư đầu kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/opening

Đây là bước thứ hai của công ty mới, sau khi tạo công ty và chọn chế độ kế toán và khai hệ thống tài khoản. Sau nó là đối chiếu số dư đầu kỳ để so sổ chi tiết với số dư tổng hợp, rồi mới nhập chứng từ phát sinh.

1. 1

   Bảng cân đối kế toán (hoặc bảng cân đối số phát sinh) ngày cuối kỳ trước, đã khớp sổ cũ. Sổ năm mới phải nối tiếp số liệu sổ năm liền trước, nên số dư đầu kỳ chính là số dư cuối kỳ trước, từng tài khoản một.

2. 2

   Danh sách chi tiết đi kèm: công nợ từng khách và nhà cung cấp, tồn kho từng mặt hàng, thẻ tài sản cố định, khoản công cụ dụng cụ đang phân bổ, khế ước vay, biên bản kiểm kê quỹ và sao kê ngân hàng ngày cuối kỳ. Tổng của mỗi danh sách phải bằng số dư tài khoản tương ứng.

3. 3

   Hệ thống tài khoản đã đúng chế độ. Công ty chuyển sang Thông tư 99 phải đổi mã trước khi nhập (xem phần các trường hợp bên dưới).

4. 4

   Danh mục có sẵn các thứ cần chọn: khách hàng, nhà cung cấp cho 131, 331 và các khoản phải thu, phải trả; tài khoản ngân hàng, đối chiếu cho 112; hợp đồng nếu theo dõi theo hợp đồng.

5. 5

   Quyền: vào màn cần quyền xem phân hệ Hệ thống kèm quyền riêng Xem số dư. Thiếu quyền Xem số dư thì bị đưa về Tổng quan. Thêm, sửa, xóa dòng cần quyền thêm, sửa, xóa ở phân hệ Hệ thống.

6. 6

   Sổ chưa khóa. Khi công ty đã đặt một ngày khóa sổ bất kỳ, mọi thay đổi số dư đầu kỳ bị chặn, vì số dư đầu kỳ nằm dưới mọi kỳ. Nhập và kiểm xong số dư rồi mới khóa sổ tháng đầu tiên.

ketoanx.com/opening

Dưới đó là ba ô số liệu: Tổng dư Nợ, Tổng dư Có và Chênh lệch Nợ trừ Có. Ô chênh lệch hiện nhãn Đã cân khi bằng 0 và nhãn đỏ Chưa cân khi lệch; dưới bảng còn một dòng báo Nợ lệch Có bao nhiêu đồng.

Tiếp theo là khung Thêm số dư đầu kỳ (nếu bạn có quyền thêm), dòng bộ lọc, bảng các dòng đã nhập và khung Số liệu đầu kỳ nhập ở màn hình khác. Bộ lọc có ô Tài khoản bắt đầu bằng, ô chọn Đối tượng, ô chọn Xem theo (nhóm theo tài khoản, theo đối tượng hoặc không nhóm), ô đánh dấu Chỉ số dư ngoại tệ và nút Lọc. Bấm Bỏ lọc để về bảng đầy đủ.

ketoanx.com/opening

Nếu chọn tài khoản theo dõi đối tượng mà chưa chọn đối tượng, phía dưới hiện cảnh báo và ô đánh dấu Không gắn đối tượng cho dòng này để cho phép lưu dù chưa tách được. Khi tài khoản là 131 hoặc 331 và đã chọn đối tượng, có dòng gợi ý chuyển sang Công nợ đầu kỳ theo hóa đơn để theo dõi hạn thanh toán và tuổi nợ.

ketoanx.com/opening

Khi có số dư ngoại tệ

Tiền gửi 10.000 USD, tỷ giá ghi sổ 25.400. Gõ 112 ở Tài khoản chi tiết, chọn tài khoản ngân hàng USD (loại tiền tự chuyển sang USD) rồi nhập Nguyên tệ 10.000 và Tỷ giá 25.400. Ô Quy đổi VND hiện 254.000.000. Dòng lưu cả số VND lẫn nguyên tệ và tỷ giá. Khoản vay bằng ngoại tệ khai ở Khế ước vay đầu kỳ thì dòng 341 ở màn này nhập bằng VND, xem bài hướng dẫn riêng.

Khi công ty chuyển từ Thông tư 200 hoặc 133 sang Thông tư 99

Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính từ 01/01/2026. Phần lớn số dư giữ nguyên mã, một số phải chuyển: 441 và 466 sang 4118, phần cổ tức phải trả ở 338 sang 332, phần chi phí nâng cấp ở 2413 sang 2414, vốn đem góp hợp tác kinh doanh ở 138 sang 2281. Tài khoản cấp 2 như 1121, 1561 không còn trong danh mục chuẩn, số dư gộp lên tài khoản cha. Công ty đang có dữ liệu thì dùng màn chuyển chế độ kế toán, vừa có bảng ghép gợi ý, vừa đổi mã cả số dư lẫn sổ chi tiết. Công ty mới thì nhập thẳng theo mã Thông tư 99. Lập và lưu báo cáo tài chính năm cũ theo chế độ cũ trước khi đổi. Quy định đầy đủ ở bài cách chuyển số dư sang Thông tư 99.

Khi nhập số dư công nợ gộp theo đối tượng

131 hay 331 gắn đối tượng nhưng không có hóa đơn từng khoản: lưu được, nhưng sổ công nợ không biết hạn và tuổi nợ. Có thể tách dòng gộp thành các hóa đơn sau ở màn công nợ theo hóa đơn, tổng không đổi. Đừng nhập cùng một khoản vừa gộp vừa theo hóa đơn, vì công nợ sẽ bị tính hai lần.

Khi cần sửa hoặc xóa một dòng

Ở dòng cần sửa bấm Sửa, khung đổi thành sửa số dư tài khoản đó; sửa xong bấm Lưu thay đổi, hoặc Hủy sửa. Bấm Xóa ở dòng và xác nhận để bỏ. Dòng có nhãn Theo hóa đơn không sửa, xóa ở đây được; bấm Xem hóa đơn để vào màn công nợ theo hóa đơn.

Khi muốn nhập cả bảng một lần

Dùng Nhập từ Excel, chọn loại Số dư đầu kỳ. Phù hợp khi công ty có hàng trăm dòng, nhất là công nợ và tồn kho. Xem bài nhập từ Excel.

ketoanx.com/opening

Khi các màn chi tiết (tồn kho, tài sản, khế ước vay, doanh thu nhận trước, dở dang) lưu dữ liệu, chúng không đổi số dư ở đây. Hai bên phải được bạn tự cho khớp; màn Đối chiếu số dư đầu kỳ so từng cặp.

Kiểm lại ở ba chỗ. Một là ba ô tổng đầu trang, phải cân. Hai là Báo cáo→, Cân đối phát sinh với kỳ đầu tiên: cột số dư đầu kỳ bằng số bạn đã nhập. Ba là Báo cáo→, Bảng cân đối kế toán tại ngày bắt đầu: tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.

Một điều phần mềm làm lỏng hơn quy định: nó vẫn cho lưu dòng số dư khi tổng chưa cân và chỉ cảnh báo. Quy định về sổ kế toán yêu cầu số liệu sổ năm sau nối tiếp sổ năm trước, nên đừng bắt đầu nhập chứng từ khi ô Chưa cân còn đỏ.

ketoanx.com/opening

Số hiệu tài khoản không hợp lệ: ô Tài khoản chi tiết chỉ nhận 3 đến 8 chữ số.

Câu bắt đầu Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: tài khoản chưa có. Thêm ở màn hệ thống tài khoản rồi nhập lại.

Câu có đoạn tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: bạn chọn tài khoản cấp trên đã có tài khoản con. Chọn tài khoản con.

Câu nói tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng: chọn đối tượng, hoặc đánh dấu ô Không gắn đối tượng cho dòng này nếu thật sự chưa tách được.

Nhập tỷ giá lớn hơn 0 và Số nguyên tệ tối đa 2 số lẻ: sai ô ở dòng ngoại tệ.

Chỉ gắn tài khoản ngân hàng cho số dư tiền gửi (tài khoản 112): bạn chọn tài khoản ngân hàng cho tài khoản không phải 112.

Câu có đoạn bỏ khóa sổ trước khi thay đổi số dư đầu kỳ: công ty đã khóa sổ. Mở khóa ở màn khóa sổ kế toán, sửa, rồi khóa lại.

Câu Dòng này là công nợ đầu kỳ theo hóa đơn: dòng thuộc một hóa đơn, sửa hoặc xóa ở màn công nợ theo hóa đơn.