Tài khoản ngân hàng trên KetoanX: khai báo, đối chiếu sổ phụ

ketoanx.com/bank

Nó đứng sau việc lập các chứng từ thu, chi ở thu, chi, chứng từ khác và trước khi khóa sổ cuối kỳ. Số dư thực tế của ngân hàng tại một ngày xem ở bảng kê số dư ngân hàng. Dòng nào lặp lại hằng tháng thì để quy tắc sổ phụ tự lập. Chi qua ngân hàng có thể phải qua duyệt lệnh chi trước khi ghi sổ.

Một điểm về luật cần nhớ ngay: từ 01/7/2025, khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế đầu vào, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26). Giấy báo Nợ và sao kê ngân hàng chính là chứng từ đó. Chi tiết ở bài thanh toán không dùng tiền mặt.

ketoanx.com/bank

1. 1

   Hệ thống tài khoản có tài khoản 112 chi tiết cho từng ngân hàng, ví dụ 1121 cho Vietcombank. Cách mở thêm tài khoản ở bài hệ thống tài khoản. Phần mềm chỉ nhận tài khoản chi tiết, không nhận tài khoản tổng hợp.

2. 2

   Quyền phân hệ Quỹ, ngân hàng: lập mới cần quyền thêm, sửa và ngừng dùng cần quyền sửa, xóa dòng sổ phụ và bỏ ghép cần quyền xóa. Chỉ có quyền xem thì bạn thấy danh sách nhưng không có nút nào để bấm.

3. 3

   Với tài khoản ngoại tệ, bảng tỷ giá và loại tiền đã có (ngoại tệ).

4. 4

   Có tệp sổ phụ .xlsx tải từ ngân hàng, nếu bạn định đối chiếu. Tệp phải có hàng tiêu đề.

5. 5

   Số dư đầu kỳ của tiền gửi đã nhập, và nên gắn đúng tài khoản ngân hàng (số dư đầu kỳ).

ketoanx.com/bank

Dưới đó là bốn khối. Khối Tài khoản ngân hàng liệt kê từng tài khoản với số dư sổ sách, tình trạng Đang dùng hoặc Ngừng dùng, nút Đối chiếu và nút Ngừng dùng hoặc Dùng lại. Khối Thêm tài khoản ngân hàng gập lại khi đã có tài khoản. Khối Sửa tài khoản ngân hàng mở từng tài khoản ra sửa. Khối Chuyển tiền nội bộ lập chứng từ chuyển tiền và liệt kê 20 chứng từ gần nhất. Đường cũ /bank/tax-payment vẫn mở được nhưng tự chuyển sang màn nộp thuế.

ketoanx.com/bank

Biểu mẫu Chuyển tiền nội bộ có các ô sau.

Khi hai tài khoản ngân hàng cùng theo dõi trên một tài khoản kế toán, hiện thêm ô TK trung gian. Khi một đầu là ngoại tệ, hiện thêm Tỷ giá thực tế, và khi bán ngoại tệ lấy đồng thì có Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ bán ra. Hai ô tỷ giá nhận cách gõ 25.600 hay 25600; tỷ giá ngoài khoảng hợp lý của loại tiền (ví dụ 25,6 cho USD) bị chặn kèm câu báo.

Ở màn đối chiếu có ô Đối chiếu đến ngày và Số dư cuối trên sổ phụ ngân hàng. Ô sau không bắt buộc nhưng không nhập thì không tính được chênh lệch.

ketoanx.com/bank

Khi rút tiền gửi về quỹ hoặc nộp tiền mặt vào ngân hàng

Trong khối Chuyển tiền nội bộ, chọn Chuyển từ và Chuyển đến tương ứng, nhập Số tiền, bấm Cất và ghi sổ. Ví dụ rút 50.000.000 đồng từ Vietcombank về quỹ ngày 12/11/2026, phí 22.000 đồng, thuế 2.200 đồng: bấm Tính thuế 10% của phí để điền thuế. Bạn đối chiếu số phí và thuế với hóa đơn phí của ngân hàng và sửa nếu khác.

Về pháp luật: tiền rút về quỹ rồi trả nhà cung cấp bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng một lần thì khoản mua đó mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và có thể bị loại khỏi chi phí được trừ thuế TNDN (xem thanh toán không dùng tiền mặt). Màn chuyển tiền nội bộ không cảnh báo điều này vì nó không biết tiền rút ra dùng vào việc gì. Chi cho nhà cung cấp từ 5 triệu đồng, hãy lập ủy nhiệm chi hoặc báo nợ thay vì rút tiền mặt.

Khi hai tài khoản ngân hàng dùng chung một tài khoản kế toán

Trong danh sách hiện nhãn Dùng chung. Nếu chuyển tiền giữa hai tài khoản như vậy, ô TK trung gian bắt buộc nhập (mặc định 113 nếu hệ thống có). Phần mềm lập hai chứng từ, tiền đi và tiền đến, để sổ tiền gửi của từng tài khoản ngân hàng đúng. Cách gọn hơn là mở tài khoản kế toán chi tiết riêng cho mỗi tài khoản ngân hàng, rồi sửa ở khối Sửa tài khoản ngân hàng.

Khi bán hoặc mua ngoại tệ

Chọn tài khoản USD ở Chuyển từ và tài khoản đồng ở Chuyển đến là bán ngoại tệ. Ví dụ bán 1.000 USD, Tỷ giá thực tế 25.600, Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ bán ra 25.400 (tỷ giá bình quân của số USD đang giữ). Quy đổi: 25.600.000 đồng. Chênh lệch 200.000 đồng ghi vào lãi tỷ giá 515; nếu thực tế thấp hơn ghi sổ thì ghi lỗ vào 635. Để trống tỷ giá ghi sổ thì phần mềm coi bằng tỷ giá thực tế, tức không có chênh lệch. Cần có tài khoản 515 và 635 trong hệ thống. Quy tắc dùng tỷ giá nào khi ghi nhận và khi xuất quỹ ở bài tỷ giá trong kế toán. Hai tài khoản khác loại ngoại tệ thì phải lập hai lần: bán ra đồng rồi mua loại kia.

Khi dòng sổ phụ lặp lại hằng tháng

Phí duy trì tài khoản, lãi tiền gửi: ở dòng sổ phụ bấm Tạo quy tắc từ dòng này, kiểm Cụm từ khóa, nhập TK đối ứng, tích Tự lập chứng từ khi nhập sổ phụ nếu muốn lập thẳng khi nhập tệp, bấm Tạo quy tắc. Lần sau nút Lập theo quy tắc cho mọi dòng lập hàng loạt. Sửa và xóa quy tắc ở quy tắc sổ phụ. Lãi tiền gửi không kỳ hạn ghi Nợ 112, Có 515; phí ghi vào chi phí theo bản chất, xem đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

Khi còn chênh lệch chưa rõ nguyên nhân

Cuối tháng chưa tìm ra, bạn ghi sổ theo số của ngân hàng và treo phần lệch ở 138 (sổ lớn hơn ngân hàng) hoặc 338 (sổ nhỏ hơn). Thông tư 133 dùng 1381 và 3381. Phần mềm không tự treo: bạn chọn tài khoản đó ở ô TK đối ứng rồi Lập tay. Sang tháng sau tra tiếp và điều chỉnh.

Khi ghép nhầm hoặc nhập sổ phụ nhầm

Bấm Bỏ ghép ở bảng Đã ghép để gỡ cặp. Dòng sổ phụ chưa ghép xóa được bằng biểu tượng thùng rác, phần mềm hỏi lại trước khi xóa. Dòng đã ghép phải bỏ ghép trước. Chứng từ lập từ sổ phụ vẫn sửa, xóa được ở thu, chi, chứng từ khác.

Khi tài khoản không còn dùng

Bấm Ngừng dùng ở dòng tài khoản. Tài khoản ngừng dùng không còn chọn được trên chứng từ mới nhưng số liệu cũ giữ nguyên; Dùng lại mở lại.

ketoanx.com/bank

Với ví dụ đối chiếu:

1. 1

   Khách chuyển 5.000.000 đồng: báo có, Nợ 1121 / Có 131 (đối tượng là khách tìm được).

2. 2

   Phí 700.000 đồng: báo nợ, Nợ 6427 / Có 1121.

Phí có hóa đơn GTGT thì phần mềm chỉ ghi một tài khoản đối ứng cho mỗi dòng sổ phụ, nên thuế GTGT của phí bạn lập thêm chứng từ riêng. Chứng từ lập từ sổ phụ tự gắn với dòng sổ phụ đó. Người không có quyền ghi sổ ở Quỹ, ngân hàng chỉ cất được chứng từ chưa ghi sổ, và báo nợ còn qua cửa duyệt lệnh chi nếu công ty bật.

Chuyển tiền nội bộ 50.000.000 đồng, phí 22.000 đồng, thuế 2.200 đồng rút từ Vietcombank về quỹ: Nợ 111 / Có 1121 50.000.000; Nợ 6427 / Có 1121 22.000; Nợ 1331 / Có 1121 2.200. Chứng từ có loại CTNB. Bán 1.000 USD ở ví dụ trên: Nợ tài khoản đồng / Có tài khoản USD 25.400.000; Nợ tài khoản đồng / Có 515 200.000.

Để kiểm lại: bảng đối chiếu ở cuối trang, bảng kê số dư ngân hàng, sổ chi tiết của 112 và sổ chi tiết chuyển tiền nội bộ.

ketoanx.com/bank

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: tài khoản kế toán bạn gõ chưa có trong hệ thống. Mở nó ở hệ thống tài khoản. Nếu báo Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp, hãy mở tài khoản chi tiết như 1121 rồi chọn nó.

Nơi chuyển và nơi nhận phải khác nhau: Chuyển từ và Chuyển đến trùng nhau. Chọn lại.

Hai tài khoản đang dùng chung TK kế toán: hai tài khoản ngân hàng cùng theo dõi trên một tài khoản kế toán mà bạn chưa nhập TK trung gian. Nhập tài khoản như 113, hoặc tách tài khoản kế toán.

Sổ đã khóa đến ngày: Ngày chuyển (hoặc ngày dòng sổ phụ) nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa, hoặc xem khóa sổ kế toán.

Dòng sổ phụ là tiền vào nhưng chứng từ là tiền ra: ghép nhầm chiều. Chọn chứng từ cùng chiều tiền.

Không có cặp nào cùng số tiền trong vòng 3 ngày: không có gì để tự ghép; ghép tay hoặc lập chứng từ cho dòng còn thiếu.

Không thấy hàng tiêu đề: cần cột Ngày và cột Số tiền (hoặc Ghi nợ, Ghi có): tệp sổ phụ không có hàng tiêu đề trong 20 hàng đầu. Thêm hàng tiêu đề rồi nhập lại. Cũng có Chỉ nhận tệp .xlsx và Tệp lớn hơn 5 MB.