Bảng kê số dư tiền mặt theo ngày: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/cash-count/daily

Bảng đứng sau các chứng từ thu, chi tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, nộp tiền vào ngân hàng) và đứng trước việc kiểm kê quỹ: số cuối ngày trên bảng là số bạn đem so với tiền đếm trong két. Đây không phải sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ S07-DN do thủ quỹ giữ, ghi từng phiếu thu, phiếu chi; màn đó là sổ quỹ của thủ quỹ. Bảng kê này gộp theo ngày để nhìn nhanh, nên không thay sổ quỹ.

Theo bài sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ và sổ tiền gửi, tồn quỹ cuối ngày phải bằng số tiền mặt đếm được trong két. Khi không khớp, việc đầu tiên là kiểm kê quỹ như bài kiểm kê quỹ tiền mặt hướng dẫn. Thông tư 99 chỉ nêu các mốc kiểm kê (cuối tháng, quý, năm, đột xuất, bàn giao quỹ) và để doanh nghiệp ghi tần suất đối chiếu hằng ngày hay không vào quy chế quản lý quỹ.

ketoanx.com/cash-count/daily

1. 1

   Số dư đầu kỳ của tài khoản 111 đã nhập, xem số dư đầu kỳ.

2. 2

   Phiếu thu, phiếu chi của các ngày cần xem đã ghi sổ. Chứng từ lưu nháp, chứng từ chi đang chờ duyệt lệnh chi chưa ghi sổ không có trong bảng.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Báo cáo. Người bị giới hạn theo chi nhánh không mở được màn này.

ketoanx.com/cash-count/daily

Thanh lọc gồm Từ ngày (mặc định mùng 1 của tháng chứa Đến ngày), Đến ngày (mặc định hôm nay), Tài khoản (mặc định Cả nhóm 111, còn lại là các tài khoản con có số dư hoặc phát sinh), ô đánh dấu Hiện cả ngày không phát sinh và nút Xem. Dưới tiêu đề có dòng mô tả ghi lại khoảng ngày.

ketoanx.com/cash-count/daily

Dòng Số dư đầu kỳ ở trên cùng ghi số tồn trước Từ ngày, đặt trong cột Số dư cuối ngày. Dòng Cộng phát sinh ở cuối cộng thu, chi cả khoảng và cho số dư cuối cùng. Ngày không phát sinh chỉ hiện khi bạn đánh dấu Hiện cả ngày không phát sinh, chữ mờ. Bảng tính theo đồng; quỹ có ngoại tệ thì cột là giá trị quy đổi ghi sổ chứ không phải số nguyên tệ.

ketoanx.com/cash-count/daily

Khi bảng có ngày số dư âm

Dưới bảng hiện dòng đỏ "Có ngày số dư âm: kiểm tra chứng từ chi ghi trước chứng từ thu, hoặc ngày hạch toán nhập sai." Quỹ tiền mặt không thể âm trên thực tế. Hai nguyên nhân thường gặp: phiếu chi mang ngày sớm hơn phiếu thu cấp tiền cho nó, hoặc ngày hạch toán gõ nhầm tháng. Mở chứng từ ở ngày đó, sửa ngày, rồi xem lại. Ở cài đặt cảnh báo, mục Chi quá tồn quỹ hoặc tiền gửi mặc định chỉ hỏi xác nhận; đặt mức Cảnh báo và không cho cất thì phiếu chi làm quỹ âm sẽ bị chặn ngay khi lập.

Khi quỹ có tài khoản con

Chọn một tài khoản ở ô Tài khoản để xem riêng. Xem cả nhóm 111 thì khoản chuyển giữa hai tài khoản con (ví dụ tiền Việt Nam sang ngoại tệ) hiện ở cả cột thu và cột chi, số dư không đổi, như chú thích dưới bảng. Thông tư 99 gộp 1111, 1112, 1113 về 111, nên công ty theo chế độ này thường chỉ thấy một mục.

Khi quỹ có ngoại tệ

Bảng không tách nguyên tệ. Số nguyên tệ và tỷ giá bình quân của quỹ xem ở tỷ giá xuất quỹ và ngoại tệ.

Khi cần xem cả năm

Khoảng ngày có thể dài tới năm nhưng bảng chỉ dựng tối đa 370 ngày. Chọn khoảng ngắn hơn, mỗi lần một quý hoặc một tháng, để chắc chắn đến được ngày cuối.

Khi soát các khoản chi tiền mặt lớn

Cột Chi ra gộp cả ngày nên không cho biết từng khoản. Muốn tìm khoản chi tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên của hàng hóa, dịch vụ mua vào, mở danh sách chứng từ của ngày đó. Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. Cài đặt cảnh báo cũng có mục Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng để nhắc lúc lập chứng từ.

ketoanx.com/cash-count/daily

Để kiểm lại: số cuối cùng phải bằng số dư tài khoản 111 trên cân đối phát sinh tại cùng ngày, và bằng tồn quỹ trên sổ quỹ của thủ quỹ.

ketoanx.com/cash-count/daily

Trang báo "Bạn không có quyền": tài khoản chưa được xem phân hệ Quỹ, ngân hàng hoặc Báo cáo. Nhờ quản trị viên cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

Bảng trống dù có phiếu: khoảng ngày không có phát sinh và bạn chưa đánh dấu Hiện cả ngày không phát sinh, hoặc các phiếu còn ở trạng thái nháp.

Số dư đầu kỳ bằng 0 dù quỹ có tiền: số dư đầu kỳ của 111 chưa nhập.