Cài đặt cảnh báo: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/warnings

Ba mức cảnh báo có nghĩa như sau. Không cảnh báo là phần mềm bỏ qua tình huống và cất bình thường. Cảnh báo là hiện một hộp hỏi kèm câu kết "Vẫn cất?"; bạn xác nhận thì chứng từ vẫn được cất. Cảnh báo và không cho cất là từ chối cất, câu báo lỗi kết thúc bằng "Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo." và bạn phải sửa chứng từ mới cất được.

Mức đã chọn áp dụng cho mọi đường lập chứng từ trong phần mềm: form, lưới nhập hàng loạt, nhập từ Excel (kể cả khi bạn chọn bỏ qua cảnh báo, mức chặn vẫn chặn) và lập từ hóa đơn đầu vào. Chứng từ đã có không bị ảnh hưởng khi bạn đổi mức. Lưu ý một ngoại lệ ở phần các trường hợp khác: chứng từ gửi bằng khóa API không chạy các cảnh báo này.

Nên bàn với kế toán trưởng trước khi nâng mức lên "không cho cất": mức chặn làm kế toán bị dừng giữa chừng khi gặp tình huống mà công ty có lý do chấp nhận. Mức mặc định đã được chọn cho phần lớn công ty, và bảng dưới ghi mặc định của từng dòng.

ketoanx.com/settings/warnings

Khung Cảnh báo khi in chứng từ lần hai có năm ô tích:

Phiếu nhập kho chưa có cảnh báo này. Hộp hỏi liệt kê tối đa năm số chứng từ kèm số lần đã in và lần in gần nhất, rồi hỏi "In thêm một lần nữa?". Số lần in tính từ nhật ký thao tác. Nút Lưu của khung này độc lập với nút Lưu mức cảnh báo của bảng trên.

Khung Sửa chứng từ đã ghi sổ có một công tắc:

Công tắc này lưu ngay khi bạn bật hoặc tắt, không có nút lưu.

Khi mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng

Từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ; mốc tính theo từng hóa đơn và cộng dồn khi mua nhiều lần của cùng một người bán trong ngày. Trả tiền mặt vẫn làm được, nhưng công ty mất khấu trừ thuế đầu vào, mất quyền tính phần thuế đó vào chi phí, và khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Chi tiết và các cách thanh toán hợp lệ ở bài thanh toán không dùng tiền mặt. Mức Cảnh báo là đủ nếu công ty hay gặp trường hợp đặc thù (bù trừ, ủy quyền, người lao động thanh toán thay); các trường hợp ấy phần mềm không tự nhận ra, và mức chặn cũng sẽ chặn chúng. Mốc 5.000.000 đồng cố định trong phần mềm, bạn chỉ đổi được mức cảnh báo. Dòng này chỉ canh chứng từ mua; khoản chi tiền mặt bằng phiếu chi, tạm ứng, trả nợ nhà cung cấp được rà ở trang Kiểm tra sổ sách.

Khi xuất kho làm tồn kho âm

Tồn âm thường do phiếu nhập ghi muộn, sai ngày, sai mã hoặc sai đơn vị tính; bài tồn kho âm trên sổ liệt kê nguyên nhân và cách tìm phiếu gây âm. Mức mặc định là chặn để lỗi bị chặn từ gốc. Nếu công ty bán hàng trước khi hóa đơn mua về (hàng về trước, hóa đơn về sau, xem hàng về trước hóa đơn về sau), nâng xuống Cảnh báo hoặc Không cảnh báo rồi bổ sung phiếu nhập sau. Sau khi sửa ngày phiếu nhập, nhớ tính lại giá xuất kho ở tính giá xuất kho.

Khi sổ điện tử cần sửa một chứng từ đã ghi sổ

Sổ điện tử chỉ sửa bằng một cách: lập chứng từ điều chỉnh để ghi bù phần chênh lệch, không xóa làm mất dấu vết số đã ghi (khoản 4 Điều 27 Luật Kế toán, theo bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ). Thông tư 99 còn đòi phần mềm giữ lại nội dung cũ đã ghi sổ và cảnh báo hoặc chặn được người cố tình đổi số liệu (xem kế toán trên máy vi tính). Vì vậy công tắc Chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh bật sẵn cho công ty mới và công ty chưa từng chọn; công ty đã tự tắt thì giữ nguyên lựa chọn đó. Khi tắt, người dùng được sửa trực tiếp chứng từ đã ghi sổ (mọi lần sửa hoặc xóa vẫn lưu lại toàn bộ dòng hạch toán cũ, xem ở trang chứng từ và ở Nhật ký thao tác), đó là cách sửa của sổ giấy chứ không phải của sổ điện tử theo luật. Muốn đúng luật hãy để công tắc bật. Khi bật, mở chứng từ đã ghi sổ rồi sửa số tiền sẽ gặp câu báo bắt đầu bằng "Công ty đã bật" kèm tên công tắc, giải thích chứng từ này đã ghi sổ nên không sửa được tài khoản, số tiền, đối tượng, ngày hạch toán hay bỏ ghi sổ, và nhắc lập chứng từ điều chỉnh. Cách lập chứng từ điều chỉnh có ví dụ trong bài kiến thức nêu trên.

Khi chứng từ gửi qua khóa API

Chứng từ do khóa API tạo chỉ qua các kiểm tra của chính API: tài khoản, đối tượng, ngày, khóa sổ. Các cảnh báo trong bảng trên (chi quá quỹ, tiền mặt từ 5 triệu, vượt dự toán) không chạy. Nếu phần mềm bán hàng gửi phiếu chi tiền mặt, bạn tự rà ở Kiểm tra sổ sách cuối kỳ.

Khi không muốn bị hỏi mỗi lần in lại

Bỏ tích loại chứng từ tương ứng ở khung in lần hai, rồi bấm Lưu. Nếu bỏ tích hết và lưu, phần mềm báo "Đã tắt cảnh báo in lần hai". Người không có quyền in lần hai (quyền con của quyền In, người quản trị bỏ riêng được) bị từ chối thẳng, không được hỏi.

Mức cảnh báo không hợp lệ và Dữ liệu không hợp lệ hiện khi trang gửi giá trị lạ; tải lại trang rồi chọn lại.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được đổi tùy chọn này hiện ở công tắc sửa chứng từ đã ghi sổ khi vai trò không đủ. Nếu bạn là quản trị viên mà thiếu quyền sửa ở Hệ thống, công tắc trả câu thiếu quyền khác; nhờ chủ sở hữu.

Nếu sau khi đổi mức mà vẫn bị hỏi hoặc bị chặn theo cách cũ, tải lại trang chứng từ để lấy cài đặt mới.

Câu có "Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo." nghĩa là mức đang là chặn; sửa chứng từ theo nội dung câu hoặc nhờ quản trị viên hạ xuống Cảnh báo.