Ngân sách: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/budget

Ngân sách đứng cuối quy trình lập kế hoạch và ngay sau việc ghi sổ. Trước nó là bộ phận, khoản mục ở danh mục và hệ thống tài khoản. Sau nó, nếu cần dự toán doanh thu, là màn dự toán thu. Ngân sách là công cụ quản trị nội bộ, pháp luật kế toán và thuế không bắt buộc, và việc vượt dự toán không làm một khoản chi mất tính hợp lệ. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nằm ở bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

1. 1

   Hệ thống tài khoản có các tài khoản cần lập dự toán, xem hệ thống tài khoản. Tài khoản không có trong hệ thống bị từ chối.

2. 2

   Bộ phận và khoản mục chi phí đã tạo ở danh mục, nếu muốn dự toán theo bộ phận hoặc khoản mục. Số thực tế theo bộ phận chỉ có khi dòng chứng từ được gắn bộ phận lúc lập, xem thêm phân bổ chi phí bán hàng, quản lý.

3. 3

   Quyền ở phân hệ Tài sản, chi phí: Xem để xem, Thêm để lập, Sửa để ghi đè dòng đã có, Xóa để xóa dòng. Nhập từ Excel cần cả Thêm lẫn Sửa.

4. 4

   Chứng từ trong kỳ đã được ghi sổ. Chứng từ lưu nháp chưa vào số thực tế.

ketoanx.com/budget

Thanh lọc có ô Năm, ô chọn Lũy kế đến tháng và nút Xem. Hai nút Lũy kế và Từng tháng đổi cách trình bày bảng chính. Lũy kế cho mỗi dòng một hàng với đủ các cột đến tháng đã chọn. Từng tháng cho mỗi dòng hai hàng, Dự toán và Thực tế, qua T1 đến T12 và cột Cả năm.

Người có quyền Thêm thấy thêm khối Lập dự toán, ô Nhập từ Excel, nút Tải tệp mẫu và mục Sao chép dự toán từ năm khác.

ketoanx.com/budget

Nút Chép tháng 1 cho các tháng sau chép số tháng 1 sang 11 tháng còn lại. Dưới form có dòng Tổng 12 tháng cho bạn kiểm số. Bấm Lưu dự toán để lưu.

Nhập từ Excel: bấm Tải tệp mẫu, điền cột A là tài khoản, B là mã bộ phận, C là mã khoản mục chi phí, D đến O là tháng 1 đến 12, dòng đầu là tiêu đề. Chọn tệp ở ô Tệp dự toán năm kèm năm đang xem, định dạng .xlsx, không quá 2 MB, tối đa 2.000 dòng, rồi bấm Nhập từ Excel.

Sao chép: mục Sao chép dự toán từ năm khác có Từ năm, Sang năm, Điều chỉnh tăng, giảm (%) và nút Sao chép.

Khi dự toán thay đổi theo mùa

Nhập tay từng ô tháng thay vì Chia đều. Ví dụ tháng 1 và tháng 2 lớn vì có Tết. Lưu lại một dòng đã có là ghi đè cả 12 tháng của dòng đó, và cần quyền Sửa.

Khi lập ngân sách năm sau từ năm trước

Dùng Sao chép dự toán từ năm khác: chọn Từ năm 2026, Sang năm 2027, Điều chỉnh tăng, giảm (%) ví dụ 5, bấm Sao chép và xác nhận. Phần mềm chỉ sao chép khi năm đích chưa có dòng theo tháng nào. Năm đích đã có thì xóa các dòng đó trước.

Khi nhập số lượng lớn

Dùng tệp Excel mẫu. Mỗi dòng ghi đè dự toán đúng tổ hợp tài khoản, bộ phận, khoản mục của nó. Chỉ cần một dòng sai thì không dòng nào được nhập, và câu báo nêu tối đa 10 dòng lỗi đầu tiên.

Khi chỉ muốn theo dõi một bộ phận hoặc một khoản mục

Lập dòng có chọn Bộ phận hoặc Khoản mục chi phí. Hai bảng Chi theo bộ phận so với dự toán và Chi theo khoản mục chi phí so với dự toán ở cuối trang cộng các dòng chi có gắn chiều đó. Nên lập theo một cách thống nhất. Nếu có cả dòng 642 chung lẫn dòng 642 theo bộ phận thì số của bộ phận được tính hai lần ở hai dòng khác nhau, vì dòng chung lấy thực tế của mọi bộ phận.

Khi lập phiếu chi làm vượt dự toán

Khi bạn lập mới và ghi sổ ngay một phiếu chi hoặc báo nợ làm một dòng dự toán vượt lũy kế, phần mềm hỏi lại câu Chi vượt dự toán, kèm số dự toán lũy kế, số đã chi, số sau khoản này, rồi Vẫn cất? Mức xử lý chọn ở cài đặt cảnh báo, mục Chi vượt dự toán ngân sách: không cảnh báo, cảnh báo, hoặc cảnh báo và không cho cất. Mặc định là cảnh báo. Cách lập phiếu chi xem ở lập phiếu chi. Cảnh báo này chỉ chạy với phiếu chi và báo nợ, không chạy với chứng từ mua hàng hay bút toán khác.

Khi dự toán doanh thu

Tài khoản đầu 5 hoặc 7 được coi là thu: thực tế bằng phát sinh Có trừ phát sinh Nợ, và không bao giờ cảnh báo vượt. Màn dự toán thu dành riêng cho kế hoạch doanh thu.

Màn này không ghi bút toán nào. Nó chỉ đọc sổ và lưu bảng dự toán. Cách tính:

1. 1

   Thực tế của một tài khoản chi là phát sinh Nợ trừ phát sinh Có. Tài khoản thu (đầu 5, 7) là Có trừ Nợ.

2. 2

   Chỉ lấy chứng từ đã ghi sổ, bỏ chứng từ kết chuyển cuối kỳ, nên khi chạy kết chuyển số chi không bị triệt tiêu.

3. 3

   Chứng từ phân bổ chi phí cho bộ phận được tính vào bộ phận ở phía Nợ, nên số bộ phận phản ánh đúng sau khi phân bổ.

4. 4

   Dòng nào có gắn bộ phận hoặc khoản mục thì chỉ lấy dòng chứng từ gắn đúng bộ phận, khoản mục đó.

5. 5

   Dự toán cả năm kiểu cũ của một tài khoản chưa có dòng theo tháng được chia đều 12 tháng và gắn nhãn Dự toán năm chia đều.

Kiểm lại ở sổ chi tiết tài khoản và báo cáo kết quả theo bộ phận. Cách hạch toán chi phí xem bài tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp và tài khoản 641 chi phí bán hàng.

Dự toán phải lớn hơn 0 ở ít nhất một tháng; muốn bỏ dòng này thì dùng nút Xóa: bạn lưu dòng toàn số 0. Nhập số hoặc bấm Xóa trên dòng đó.

Câu báo năm đích đã có dự toán theo tháng, kèm lời nhắc xóa các dòng đó trước khi sao chép: năm đích không trống. Xóa dòng cũ ở năm đích rồi sao chép lại.

Câu báo năm nguồn chưa có dự toán theo tháng để sao chép: năm nguồn không có dòng nào.

Tệp lớn hơn 2 MB hoặc Chỉ nhận tệp Excel .xlsx: giảm kích thước hoặc lưu lại ở định dạng .xlsx.

Câu báo kiểu Dòng 5: không có bộ phận mã HC: mã bộ phận trong cột B không trùng danh mục. Sửa mã hoặc thêm bộ phận ở danh mục.

Câu báo kiểu Dòng 7: trùng tài khoản, bộ phận, khoản mục với một dòng phía trên: gộp hai dòng làm một.