Giá thành: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/costing

1. 1

   Thêm và sửa đối tượng tập hợp chi phí.

2. 2

   Phân bổ chi phí sản xuất chung (tài khoản 627) chưa gắn đối tượng cho từng đối tượng, theo một tiêu thức bạn chọn.

3. 3

   Kết chuyển chi phí 621, 622, 623, 627 đã gắn đối tượng sang Nợ 154.

4. 4

   Cho xem chi phí lũy kế và số dở dang của từng đối tượng, và mở sổ chi phí chi tiết của từng đối tượng.

Trong quy trình, trước màn này là việc gắn đối tượng vào dòng hạch toán khi lập chứng từ (xuất kho vật tư cho sản xuất, tính lương, chi phí mua ngoài). Sau nó là kỳ tính giá thành với sản phẩm nhập kho, hoặc nghiệm thu công trình, đơn hàng với công trình, đơn hàng, hợp đồng. Khái niệm chung của giá thành xem ở bài kế toán giá thành sản phẩm.

1. 1

   Công ty theo chế độ có tài khoản 621, 622, 627 và 154. Thông tư 99 có đủ bốn tài khoản này, cộng 623 cho xây lắp, và không còn 611, 631. Xem hệ thống tài khoản.

2. 2

   Vật tư, thành phẩm đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho nếu đối tượng là sản phẩm có nhập kho.

3. 3

   Hợp đồng đã có nếu đối tượng là công trình hay hợp đồng bạn muốn gắn.

4. 4

   Nếu công ty đã chạy từ trước, khai chi phí dở dang đầu kỳ để kỳ giá thành đầu tiên có số đầu kỳ.

5. 5

   Chọn lĩnh vực hoạt động Sản xuất, Xây lắp hoặc Dịch vụ ở lĩnh vực hoạt động. Không chọn thì menu hiện đủ; chọn Thương mại thuần thì menu ẩn mục này (ẩn menu không chặn quyền).

6. 6

   Quyền phân hệ Tài sản, chi phí: Xem để mở màn, Thêm để thêm đối tượng, phân bổ và kết chuyển (hai việc cuối cần cả quyền Ghi sổ vì chứng từ ghi sổ ngay), Sửa để sửa đối tượng. Cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

ketoanx.com/costing

Từ trên xuống, trang gồm: biểu mẫu Thêm đối tượng, ba khung theo thứ tự làm việc cuối kỳ (Bước 1. Phân bổ chi phí sản xuất chung (627) chưa gắn đối tượng, Bước 2. Kết chuyển chi phí sang 154, Bước 3. Tính giá thành và nhập kho thành phẩm), rồi bảng Đối tượng tập hợp chi phí và chi phí lũy kế. Khi công ty đã có loại công trình, bảng có thêm ô lọc Loại công trình và nút Lọc.

Nếu hệ thống tài khoản không có đủ 621, 622, 627 riêng, đầu trang hiện khung vàng báo chi phí tập hợp thẳng vào 154. Khi đó khoản mục suy từ tài khoản đối ứng: vật tư, hàng hóa là nguyên vật liệu; lương và các khoản trích theo lương là nhân công; còn lại là chi phí chung. Bước 2 được bỏ qua.

ketoanx.com/costing

Ở khung Bước 1 có thêm các ô chọn tiêu thức, mô tả trong phần các trường hợp bên dưới.

Khi phân bổ theo tiêu thức khác hoặc theo tỷ lệ nhập tay

Ô Tiêu thức phân bổ có bảy cách: theo nguyên vật liệu trực tiếp (621), theo nhân công trực tiếp (622), theo tổng chi phí trực tiếp (621 + 622), theo chi phí định mức của sản lượng nhập kho, theo doanh thu, theo số lượng thành phẩm nhập kho, và theo tỷ lệ nhập tay. Chọn Theo tỷ lệ nhập tay thì cột Tỷ lệ thành ô nhập, bạn gõ tỷ lệ cho từng đối tượng, ví dụ GHE-A 3 và BAN-B 2 sẽ chia 60% và 40%. Chọn tiêu thức nào cũng phải giữ nguyên qua các kỳ. Thông tư 99 yêu cầu phân bổ theo tiêu thức hợp lý, phần mềm không chọn thay bạn, xem bài tài khoản 627 chi phí sản xuất chung.

Còn một lựa chọn nữa là Theo định mức phân bổ riêng từng tài khoản (621 đến 6278). Mỗi tài khoản chia theo định mức riêng đặt ở định mức vật tư công trình, kèm ô tích Phân bổ cả chi phí 621, 622, 623 chưa gắn đối tượng.

Khi xưởng chạy dưới công suất bình thường

Quy định hiện hành: chi phí sản xuất chung cố định chỉ được tính vào giá thành theo công suất bình thường. Sản xuất thấp hơn mức đó thì phần cố định không phân bổ ghi thẳng vào giá vốn, Nợ 632 và Có 627. Chi phí nguyên vật liệu và nhân công vượt mức bình thường cũng vào giá vốn. Thông tư 99 áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026; chi tiết ở bài tài khoản 154.

Trên màn, khung có tiêu đề Chi phí sản xuất chung cố định (khi sản xuất dưới công suất bình thường) chỉ hiện khi có chi phí 627 chưa phân bổ. Tích các tài khoản 627 là chi phí cố định (ví dụ 6274 khấu hao 18.000.000 đồng), nhập Công suất thực tế so với công suất bình thường (%). Xưởng An Phú làm được 800 ghế khi công suất bình thường là 1.000 ghế thì nhập 80. Phần mềm phân bổ 14.400.000 đồng vào giá thành và ghi 3.600.000 đồng vào 632 trên cùng chứng từ; dòng chữ cuối khung hiện số sẽ ghi vào giá vốn. Phần mềm không tự biết công suất bình thường của xưởng, bạn nhập và lưu căn cứ riêng. Để trống ô công suất nếu xưởng đạt hoặc vượt công suất. Nhập từ 100 trở lên thì phần mềm coi như đạt công suất và phân bổ hết, không ghi gì vào giá vốn.

Khi làm công trình xây dựng

Thêm đối tượng có Loại là Công trình, hạng mục, điền Hợp đồng và Giá trị dự toán, kế hoạch. Chi phí gắn vào công trình ngay khi lập chứng từ qua cột Đối tượng THCP (tên đầy đủ là Đối tượng tập hợp chi phí). Công trình chia hạng mục thì mỗi hạng mục là một đối tượng con, ô Thuộc đối tượng trỏ về công trình.

Khác sản xuất: bảng có cột 623 Máy thi công, và không lập kỳ tính giá thành để nhập kho. Chi phí lũy kế nằm trên 154 cho tới khi nghiệm thu, rồi kết chuyển Nợ 632, Có 154, xem nghiệm thu công trình, đơn hàng. Quy định cần nhớ: tài khoản 623 chỉ dùng khi thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa bằng máy; bảo hiểm và kinh phí công đoàn tính trên lương công nhân điều khiển máy ghi vào 627, không vào 623. Phần mềm không kiểm hai điều này, bạn tự hạch toán đúng khi lập chứng từ. Cách ghi doanh thu theo tiến độ và theo khối lượng xác nhận nằm ở bài kế toán doanh nghiệp xây dựng và màn doanh thu hợp đồng xây dựng.

Khi chi phí không chia được cho đối tượng nào

Công ty chỉ có một sản phẩm hay một dịch vụ thì khó gắn đối tượng từng dòng. Sau khi bấm Kết chuyển kỳ, bấm thêm Kết chuyển cả chi phí chưa gắn đối tượng: phần số dư chưa gắn của 621, 622, 623, 627 được kết chuyển vào 154 tổng hợp, không theo đối tượng.

Khi có khoản chi phí vượt định mức

Khoản mục chi phí được đánh dấu không hợp lý (vượt mức bình thường) không vào giá thành. Đánh dấu ở khung Khoản mục chi phí không hợp lý của màn thẻ giá thành công trình, đơn hàng. Khi bấm Kết chuyển kỳ, phần gắn các khoản mục đó ghi Nợ 632 thay vì Nợ 154.

Khi xem chi phí của riêng một nhóm công trình

Chọn Loại công trình rồi bấm Lọc. Bảng chỉ còn công trình thuộc loại đó. Từ màn loại công trình, bấm số công trình ở cột Số công trình cũng mở đúng bộ lọc này.

Khi cần xem sổ chi tiết của một đối tượng

Bấm mã đối tượng trong bảng. Trang đối tượng có nút In sổ chi phí, ô Từ ngày, Đến ngày, nút Xem, và khung Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (mẫu S36-DN với Thông tư 99, S17-DNN với Thông tư 133). Ghi Nợ 154 chia cột theo bốn khoản mục, cột Ghi Có 154 là phần đã nhập kho hoặc kết chuyển giá vốn, cột Dở dang là số lũy kế. Hai khung bên dưới là Các kỳ tính giá thành của đối tượng và Các lần nghiệm thu. Sổ tổng hợp của cả công ty ở sổ chi phí sản xuất kinh doanh.

Với ví dụ xưởng An Phú:

Bước phân bổ lập một chứng từ loại Phân bổ chi phí sản xuất chung ngày 31/10/2026, mỗi dòng ghi Nợ 627 gắn đối tượng và Có 627. Số dư tài khoản 627 không đổi, chỉ chuyển chi phí về từng đối tượng.

Bước kết chuyển lập một chứng từ ngày cuối tháng, mô tả Kết chuyển chi phí sang 154 tháng 10/2026. Mỗi tài khoản chi phí và mỗi đối tượng một dòng:

Nếu 154 có tài khoản con (1541, 1542), phần mềm ghi vào tài khoản chi tiết đầu tiên còn dùng. Chi phí vượt mức hoặc gắn khoản mục không hợp lý ghi Nợ 632 thay vì Nợ 154. Để kiểm lại, mở tổng hợp chi phí theo đối tượng hoặc chi tiết phân bổ chi phí chung.

Không có chi phí nào gắn đối tượng tập hợp chi phí trong kỳ: chưa có dòng 621, 622, 623, 627 nào gắn đối tượng trong tháng. Mở chứng từ, chọn cột Đối tượng THCP ở các dòng chi phí rồi chạy lại.

Sổ đã khóa đến ngày kèm ngày khóa (phần mềm in dạng 2026-09-30): kỳ bạn chọn nằm trong thời gian đã khóa sổ. Bỏ khóa ở khóa sổ kế toán hoặc chọn kỳ sau ngày khóa.

Chưa có đối tượng tập hợp chi phí: bấm phân bổ khi chưa có đối tượng nào đang dùng. Thêm đối tượng ở biểu mẫu đầu trang.

Trong kỳ chưa có số liệu của tiêu thức này gắn đối tượng; chọn tiêu thức khác hoặc nhập tỷ lệ tay.: tiêu thức bạn chọn (ví dụ doanh thu) chưa có số nào trong kỳ. Đổi tiêu thức hoặc nhập tỷ lệ tay.

Đối tượng cha đang là con cháu của chính đối tượng này: bạn chọn vòng tròn trong Thuộc đối tượng. Chọn lại đối tượng cha khác.

Loại công trình đã ngừng dùng: loại bạn chọn đã bị đóng. Bật lại ở màn loại công trình hoặc chọn loại khác.