Kế toán doanh nghiệp xây dựng: chi phí theo công trình, máy thi công, nghiệm thu và doanh thu theo tiến độ

Chi phí đi thẳng vào công trình nào thì ghi theo công trình ấy ngay khi hạch toán: xuất vật liệu cho công trình A ghi Nợ 621 chi tiết A. Chi phí chung của đội, công trường (ban chỉ huy, điện nước công trường) tập hợp ở 627 rồi phân bổ cho các công trình cuối kỳ. Cuối kỳ kết chuyển 621, 622, 623, 627 sang bên Nợ 154 của từng công trình.

Chủ đầu tư là doanh nghiệp tự xây để bán hoặc cho thuê thì khác: chi phí xây dựng thành phẩm bất động sản vào 154, phần xây tài sản cố định tự dùng vào 241; không tách được thì toàn bộ vào 241 đến khi bàn giao.

Có hai quy định hay bị bỏ sót. Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và kinh phí công đoàn tính trên lương công nhân điều khiển máy ghi vào 627, không vào 623. Chi phí máy thi công vượt mức bình thường không vào giá thành công trình mà kết chuyển thẳng 632.

Tài khoản 623 có sáu tài khoản cấp 2: 6231 nhân công, 6232 vật liệu, 6233 dụng cụ sản xuất, 6234 khấu hao máy, 6237 dịch vụ mua ngoài (kể cả trả nhà thầu phụ), 6238 chi phí bằng tiền khác.

Ví dụ: tháng này chi phí máy đào gồm lương công nhân điều khiển máy 20.000.000 đồng (6231), nhiên liệu 18.000.000 đồng (6232), khấu hao 12.000.000 đồng (6234), thuê ngoài sửa chữa 10.000.000 đồng (6237), cộng 60.000.000 đồng. Máy chạy 40 ca cho công trình A và 20 ca cho công trình B, nên mỗi ca là 1.000.000 đồng. Bảng phân bổ chi phí máy cho ra bút toán: Nợ 154 (A) 40.000.000, Nợ 154 (B) 20.000.000 / Có 623 60.000.000. Phần vượt mức bình thường (nếu có) ghi Nợ 632 / Có 623, và 623 không có số dư cuối kỳ.

Thanh toán theo tiến độ kế hoạch

Doanh thu ghi theo phần công việc hoàn thành vào cuối kỳ kế toán do nhà thầu tự xác định, không phụ thuộc đã lập hóa đơn hay chưa. Điều kiện là kết quả hợp đồng ước tính được đáng tin cậy. Bút toán ghi doanh thu dựa trên chứng từ nhà thầu tự lập, không phải hóa đơn: Nợ 337 / Có 511. Hóa đơn lập theo tiến độ trong hợp đồng ghi số phải thu: Nợ 131 / Có 337 / Có 3331. Tiền về: Nợ 111, 112 / Có 131.

Ví dụ: hợp đồng giá trị 2.000.000.000 đồng chưa thuế, tổng chi phí dự toán 1.600.000.000 đồng. Cuối quý, chi phí thực tế lũy kế là 480.000.000 đồng, tức 30% dự toán, nên phần việc hoàn thành là 30% và doanh thu quý là 2.000.000.000 × 30% = 600.000.000 đồng (đây là một cách xác định; nhà thầu chọn phương pháp rồi giao bộ phận liên quan lập chứng từ). Hợp đồng quy định đợt 1 thanh toán 20% giá trị, 400.000.000 đồng, giả sử thuế GTGT 10% là 40.000.000 đồng.

Số dư TK 337 lúc này là Nợ 200.000.000 đồng (600.000.000 trừ 400.000.000): doanh thu đã ghi nhiều hơn số khách phải trả theo tiến độ. Số dư Có thì ngược lại. TK 337 phải theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng.

Thanh toán theo khối lượng thực hiện được xác nhận

Hợp đồng quy định thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện thì không dùng 337. Khi kết quả xác định đáng tin cậy và khách hàng xác nhận, doanh thu và chi phí ghi theo phần công việc hoàn thành được xác nhận trong kỳ, trên hóa đơn đã lập: Nợ 111, 112, 131 / Có 511 / Có 3331. Ví dụ biên bản xác nhận khối lượng 500.000.000 đồng, thuế 50.000.000 đồng: Nợ 131 550.000.000 / Có 511 500.000.000 / Có 3331 50.000.000.

Khi chưa ước tính được kết quả

Doanh thu chỉ ghi bằng đúng phần chi phí đã phát sinh mà chắc chắn được hoàn trả, và chi phí hợp đồng ghi vào chi phí kỳ phát sinh. Tiền thưởng đạt tiến độ hoặc chất lượng và tiền bồi thường từ chủ đầu tư (chậm trễ do khách, sai sót thiết kế) chỉ tính vào doanh thu khi đã chắc chắn và xác định được; khi thu thì ghi Nợ 111, 112, 131 / Có 511 / Có 3331.

Khi kết thúc hợp đồng: vật liệu thừa nhập kho ghi Nợ 152 / Có 154; phế liệu thu hồi cũng vậy theo giá có thể thu hồi; bán ngay không nhập kho thì ghi giảm 154. Thanh lý máy móc chuyên dùng cho riêng hợp đồng cũng ghi giảm chi phí 154. Chi phí hợp đồng đã chi nhưng không thể thu hồi (hợp đồng mất hiệu lực, khách không có khả năng thanh toán) ghi ngay vào chi phí kỳ: Nợ 632 / Có 154.

Bảo hành công trình: ước tính theo mức pháp luật xây dựng quy định trên doanh thu dịch vụ xây dựng đã thực hiện trong kỳ, ghi Nợ 641 / Có 352 (3522). Tài khoản này có bài tài khoản 352 dự phòng phải trả.

ketoanx.com/costing/job-card

Các bước

1. 1

   Ở Tài sản, chi phí→, Giá thành bấm Thêm đối tượng. Nhập Mã đối tượng và Tên (bắt buộc), Loại chọn Công trình, hạng mục, Hợp đồng chọn hợp đồng bán của công trình, Giá trị dự toán, kế hoạch 1.600.000.000. Công trình có hạng mục con thì hạng mục chọn Thuộc đối tượng là công trình cha; ô Loại công trình (đối tượng loại công trình) là phân loại tùy chọn.

2. 2

   Mở hợp đồng ở Bán hàng→, Hợp đồng, phần Dòng hàng của hợp đồng, bấm Thêm dòng. Chọn Mặt hàng (dịch vụ xây lắp), Số lượng 1, Đơn giá 2.000.000.000, Thuế % 10 (mặc định), bấm Lưu dòng hàng. Hợp đồng thiếu dòng hàng thì màn doanh thu không tính được, vì phần mềm lấy doanh thu từ đây.

3. 3

   Khi lập chứng từ chi phí, chọn cột Đối tượng THCP là công trình ở mọi dòng Nợ 621, 622, 623, 627. Chi phí máy thi công 60.000.000 đồng chia 40 ca cho A và 20 ca cho B thì lập hai dòng Nợ 623, dòng A 40.000.000 và dòng B 20.000.000; phần mềm không có bảng chia theo ca, bạn tự chia rồi nhập. Bảo hiểm của công nhân lái máy bạn tự ghi Nợ 627.

4. 4

   Chi phí chung của đội chưa gắn đối tượng thì ở Giá thành làm Bước 1. Phân bổ chi phí sản xuất chung (627) chưa gắn đối tượng: chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem số chưa phân bổ rồi chia cho các công trình.

5. 5

   Cuối tháng, ở Bước 2. Kết chuyển chi phí sang 154 chọn Kỳ rồi bấm Kết chuyển kỳ: 621, 622, 623, 627 gắn đối tượng chuyển sang 154 chi tiết từng công trình. Thi công hoàn toàn bằng máy thì bài không dùng 623; phần mềm không chặn bạn ghi 623.

6. 6

   Khoản máy thi công vượt mức bình thường: mở Tài sản, chi phí→, Thẻ giá thành công trình, đơn hàng, ô Khoản mục chi phí không hợp lý, chọn khoản mục rồi bấm Lưu. Chi phí gắn khoản mục đó vào 632 chứ không vào 154. Thẻ này cũng xem được chi phí theo Khoản mục chi phí hoặc Yếu tố chi phí qua ô Theo.

7. 7

   Vào Bán hàng→, Doanh thu hợp đồng xây dựng, ô Đến ngày đặt 30/09/2026, bấm Xem. Dòng hợp đồng hiện Giá trị chưa thuế 2.000.000.000, Dự toán 1.600.000.000, Chi phí lũy kế 480.000.000, Hoàn thành 30%, Doanh thu lũy kế 600.000.000. Ở hộp Ghi nhận để Ngày 30/09/2026, để trống Tỷ lệ hoàn thành % (để trống: theo chi phí) (nhập 0 đến 100 nếu muốn dùng tỷ lệ theo biên bản), bấm Ghi nhận và đồng ý.

8. 8

   Hóa đơn đợt 1 theo tiến độ không do màn này lập. Dùng Lập chứng từ nghiệp vụ khác ghi Nợ 131 440.000.000, Có 337 400.000.000 và Có 3331 40.000.000, nhớ chọn chủ đầu tư ở dòng Có 337; số này hiện ở cột Đã lập hóa đơn theo tiến độ.

9. 9

   Ở Nghiệm thu công trình, đơn hàng, khung Lập nghiệm thu: chọn Đối tượng, Ngày nghiệm thu, nhập Tỷ lệ nghiệm thu trên dở dang (%) 100 hoặc Hoặc số tiền giá vốn 480.000.000, ô Doanh thu nghiệm thu (đối chiếu) chỉ để so lãi lỗ, bấm Nghiệm thu. Hợp đồng thanh toán theo khối lượng khách xác nhận thì bỏ bước 7 và 8, lập chứng từ bán hàng khi nghiệm thu: Nợ 131 550.000.000 / Có 511 500.000.000 / Có 3331 50.000.000.

10. 10

    Bảo hành: ở Tài sản, chi phí→, Dự phòng bảo hành công trình chọn Công trình, Nghiệp vụ là Trích lập dự phòng hoặc Hoàn nhập phần không dùng hết, nhập Ngày, Số tiền, bấm Lập chứng từ.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 7 tạo một chứng từ ghi sổ ngay, không có bản nháp: Nợ 337 (gắn chủ đầu tư) / Có 511 là 600.000.000, theo Thông tư 99. Công ty theo Thông tư 133 thì Có 5112, không có thì 5111, không có nữa thì 511. Ghi lại lần sau chỉ ghi phần chênh lũy kế; số mới thấp hơn số đã ghi thì ghi ngược Nợ 511 / Có 337. Bước 5 ghi Nợ 154 chi tiết từng công trình / Có 621, 622, 623, 627. Bước 9 ghi Nợ 632 / Có 154 là 480.000.000. Bước 10 theo Thông tư 99 ghi Nợ 641 / Có 3522, hoàn nhập thì ngược lại; Thông tư 133 lập vào 627 hoặc 154 gắn công trình.

Báo lỗi hay gặp: Hợp đồng bán chưa gắn đối tượng tập hợp chi phí loại công trình khi bước 1 chưa chọn Hợp đồng; Công trình chưa có tổng chi phí dự toán: nhập dự toán ở đối tượng tập hợp chi phí hoặc nhập tỷ lệ hoàn thành; và ở nghiệm thu, Đối tượng … còn … đồng chi phí 621, 622, 623, 627 chưa kết chuyển sang 154. Chạy kết chuyển chi phí trước khi nghiệm thu.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Thẻ giá thành công trình, đơn hàng để thấy chi phí từng khoản mục, bảng Các lần nghiệm thu để xem giá vốn và chứng từ, và cột Đã ghi trên màn doanh thu để thấy 600.000.000.

Doanh thu hợp đồng xây dựng tính trên giá trị chưa thuế, bằng cộng số lượng nhân đơn giá các dòng của hợp đồng; ô Giá trị hợp đồng có thuế không được dùng, và hợp đồng chưa kê dòng hàng thì màn báo Hợp đồng chưa có dòng hàng (đơn giá chưa thuế, thuế suất): thêm dòng ở hợp đồng để tách thuế GTGT khỏi giá trị hợp đồng. Phần mềm chỉ có cách tính phần việc hoàn thành theo chi phí hoặc tỷ lệ nhập tay, và chỉ cho tài khoản 337 và 511 mặc định theo chế độ. Nó chưa làm: chế độ doanh thu bằng chi phí chắc chắn được hoàn trả khi chưa ước tính được kết quả (ghi tay), hóa đơn theo tiến độ tự sinh Nợ 131 / Có 337 (lập tay như bước 8), bảng chia chi phí máy theo ca, và việc tự kiểm quy tắc bảo hiểm của công nhân lái máy phải vào 627. Tỷ lệ hoàn thành phụ thuộc dự toán bạn khai, dự toán sai thì doanh thu lệch theo. Hướng dẫn đầy đủ của từng màn nằm ở bài hướng dẫn doanh thu hợp đồng xây dựng.