Cách làm dưới đây theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (từ năm tài chính 2026) và Chuẩn mực kế toán số 16 Chi phí đi vay. Hợp đồng vay với cá nhân hoặc công ty khác có bài riêng ở vay tiền cá nhân, công ty khác; phần nguyên tắc chung của vay và vốn chủ sở hữu ở bài kế toán vốn chủ sở hữu và vay.
01
Lãi vay nào vào giá trị tài sản, lãi vay nào vào chi phí tài chính
Chi phí đi vay mặc định ghi vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ phát sinh. Chỉ khi nó liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất một tài sản dở dang và đủ điều kiện thì mới cộng vào giá trị tài sản đó.
Chi phí đi vay gồm lãi tiền vay (ngắn hạn, dài hạn, cả lãi thấu chi), phần phân bổ chiết khấu hoặc phụ trội của trái phiếu, phần phân bổ các chi phí phụ khi làm thủ tục vay và chi phí tài chính của tài sản thuê tài chính.
Tài sản dở dang là tài sản thế nào
Chuẩn mực định nghĩa tài sản dở dang là tài sản đang đầu tư xây dựng hoặc đang sản xuất, cần một thời gian đủ dài, trên 12 tháng, mới đưa vào sử dụng hoặc bán được. Nhà xưởng xây 18 tháng thì đủ. Công trình hoàn thành sau 8 tháng thì lãi vay của nó vào chi phí tài chính, dù là vay riêng cho công trình đó. Sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài trên 12 tháng cũng thuộc diện này.
Hai điều kiện để ghi nhận vào giá trị tài sản
Doanh nghiệp phải chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ tài sản đó, và chi phí đi vay phải xác định được một cách đáng tin cậy. Thiếu một trong hai thì lãi vay đi vào chi phí tài chính.
02
Tính số lãi được vốn hóa
Cách tính phụ thuộc khoản vay dùng riêng cho tài sản hay là vốn vay chung của cả công ty. Trong cả hai cách, số vốn hóa trong kỳ không được vượt tổng chi phí đi vay thực tế phát sinh trong kỳ đó.
Vay riêng cho một tài sản
Số được vốn hóa bằng lãi vay thực tế trừ thu nhập từ việc đầu tư tạm thời số tiền vay chưa dùng đến.
Ví dụ: công ty A vay riêng 2 tỷ đồng, lãi 9%/năm, xây kho trong 14 tháng. Quý đầu lãi phát sinh là 2.000.000.000 × 9% × 3/12 = 45.000.000 đồng. Tiền chưa giải ngân hết gửi ngân hàng thu được 6.000.000 đồng lãi. Số vốn hóa của quý là 45.000.000 − 6.000.000 = 39.000.000 đồng. Phần 6.000.000 đồng còn lại vẫn là chi phí tài chính, đối ứng với 6.000.000 đồng thu nhập lãi tiền gửi ghi vào TK 515.
Vay chung có một phần dùng cho tài sản
Số được vốn hóa bằng chi phí lũy kế bình quân gia quyền đã bỏ vào tài sản đó nhân với tỷ lệ vốn hóa. Tỷ lệ vốn hóa là lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chưa trả trong kỳ, không tính các khoản vay riêng cho một tài sản dở dang khác.
Ví dụ: công ty B có hai khoản vay chung, 3 tỷ đồng lãi 10%/năm và 1 tỷ đồng lãi 12%/năm. Tỷ lệ vốn hóa là (300 triệu + 120 triệu) / 4 tỷ = 10,5%/năm. Trong quý, chi phí lũy kế bình quân đã bỏ vào nhà xưởng là 1,2 tỷ đồng, nên số vốn hóa là 1.200.000.000 × 10,5% × 3/12 = 31.500.000 đồng. Tổng lãi vay chung của quý là 105.000.000 đồng, phần 73.500.000 đồng còn lại vào TK 635.
Nếu khoản vay là trái phiếu phát hành có chiết khấu hoặc phụ trội, phải điều chỉnh lãi vay bằng phần phân bổ chiết khấu hoặc phụ trội (theo lãi suất thực tế hoặc đường thẳng) rồi mới tính tỷ lệ.
03
Bắt đầu, tạm ngừng và chấm dứt vốn hóa
Vốn hóa bắt đầu khi cùng lúc có đủ ba điều kiện: chi phí đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản đã phát sinh, chi phí đi vay đã phát sinh, và các hoạt động chuẩn bị đưa tài sản vào sử dụng hoặc bán đang được tiến hành. Hoạt động chuẩn bị gồm cả việc xin giấy phép trước khi khởi công. Chỉ giữ tài sản mà không làm gì để thay đổi trạng thái của nó thì không tính: mua mảnh đất về để đó, lãi vay không được vốn hóa; khi có việc san lấp, chuẩn bị mặt bằng thì kỳ đó mới được.
Việc vốn hóa tạm ngừng khi quá trình xây dựng bị gián đoạn một cách bất thường, ví dụ thi công dừng ba tháng vì tranh chấp. Lãi vay trong thời gian đó ghi vào chi phí cho đến khi thi công trở lại. Gián đoạn cần thiết cho chính quá trình xây dựng thì không tạm ngừng.
Vốn hóa chấm dứt khi các hoạt động chủ yếu để đưa tài sản vào sử dụng hoặc bán đã xong, dù công việc quản lý chung còn tiếp tục hay còn sửa nhỏ như trang trí theo yêu cầu người mua. Từ đó lãi vay vào chi phí tài chính. Tài sản hoàn thành từng phần, phần nào dùng được thì dừng vốn hóa cho phần đó. Nhà máy gồm nhiều hạng mục trên một dây chuyền thì chỉ dừng khi hoàn thành tất cả hạng mục.
04
Những khoản lãi vay không được vốn hóa
Thông tư 99 loại trừ ba trường hợp. Một là nhà thầu vay tiền để thi công công trình cho khách hàng không được vốn hóa lãi vay, kể cả khi khoản vay mở riêng cho công trình đó. Lãi này vào chi phí tài chính, không nằm trong giá thành công trình; xem thêm ở bài kế toán doanh nghiệp xây dựng.
Hai là vay để đầu tư vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết.
Ba là chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn đầu tư xây dựng TSCĐ hoặc bất động sản đầu tư, không được cộng vào giá trị tài sản dở dang. Chênh lệch tỷ giá của khoản vay ngoại tệ đi theo cách xử lý ở bài tỷ giá trong kế toán.
05
Hạch toán lãi vay vốn hóa và phí vay
Lãi vay vốn hóa ghi vào bên Nợ TK 241 (xây dựng cơ bản dở dang) khi đầu tư xây dựng TSCĐ, hoặc TK 627 khi sản xuất sản phẩm dở dang dài ngày. Lãi không vốn hóa ghi Nợ TK 635.
Bút toán lãi vay theo cách trả
- Trả lãi định kỳ bằng tiền: Nợ 635, 627, 241 / Có 111, 112.
- Lãi trả sau: Nợ 635, 627, 241 / Có 335.
- Lãi nhập gốc: Nợ 635 (và Nợ 627, 241 phần vốn hóa) / Có 341 (3411).
Với ví dụ vay riêng ở trên, lãi trả sau: Nợ 241 39.000.000, Nợ 635 6.000.000 / Có 335 45.000.000. Tiền lãi gửi ngân hàng ghi riêng: Nợ 112 / Có 515 6.000.000.
Phí thẩm định, kiểm toán, lập hồ sơ, thu xếp khoản vay không ghi thẳng vào chi phí. Khi chi, ghi Nợ 341 (mở tài khoản chi tiết 3411 để theo dõi riêng) / Có 111, 112, 331. Sau đó phân bổ dần theo thời hạn khoản vay: Nợ 241, 627 (nếu vốn hóa) hoặc Nợ 635 / Có 341 (3411).
06
Trích trước lãi vay cuối kỳ
Lãi vay thuộc kỳ nó phát sinh, không đợi đến ngày trả. Hợp đồng trả lãi sau (cuối kỳ hoặc khi đáo hạn) thì cuối tháng, quý, năm phải tính lãi dồn đến hết kỳ và ghi: Nợ 635 (lãi vay vốn sản xuất, kinh doanh) hoặc Nợ 627, 241 (phần vốn hóa) / Có 335. Khoản trích trước phải tính chặt, có căn cứ là hợp đồng vay và dư nợ.
Ví dụ: vay 600 triệu đồng, lãi 10%/năm, giải ngân ngày 01/11/2026, trả lãi một lần ngày 01/5/2027, vay phục vụ kinh doanh bình thường. Lãi mỗi tháng là 600.000.000 × 10% / 12 = 5.000.000 đồng. Cuối tháng 11 và tháng 12 mỗi tháng ghi Nợ 635 5.000.000 / Có 335 5.000.000, nên 31/12/2026 số dư TK 335 là 10.000.000 đồng. Đến 01/5/2027 trả lãi 6 tháng, tổng 30.000.000 đồng, ghi Nợ 335 30.000.000 / Có 112 30.000.000 (phần của 4 tháng đầu 2027 đã trích dần mỗi tháng).
Số trích trước khác số thực trả thì điều chỉnh phần chênh lệch vào chi phí kỳ trả.
07
Làm trên KetoanX
Lãi vay được theo dõi trên khế ước ở Quỹ, ngân hàng, Vay và lịch trả nợ và trích trước ở Quỹ, ngân hàng, Trích trước lãi vay. Phần mềm tính lãi theo dư nợ thực tế và ghi Nợ tài khoản chi phí lãi của khế ước, Có 335. Việc tách phần được vốn hóa ra khỏi chi phí tài chính phần mềm không làm; bạn tự tính rồi lập một chứng từ chuyển.
Các bước
Vào Quỹ, ngân hàng, Vay và lịch trả nợ, kéo tới Thêm khế ước vay. Điền Số khế ước, Bên cho vay, Ngày giải ngân 01/01/2027, Số tiền vay (đồng) 2.000.000.000, Lãi suất năm % 9, Kỳ hạn (tháng) 14 và Kỳ trả. Hai ô cần chú ý: Cơ sở tính lãi có Lãi năm chia 12 tháng (mặc định), Số ngày thực tế trên 365 và Số ngày thực tế trên 360, còn TK chi phí lãi mặc định 635. Kỳ hạn phải chia hết cho số tháng của kỳ trả, nếu không phần mềm báo lỗi kỳ hạn. Bấm Thêm khế ước.
Ghi giải ngân: ở khung của khế ước, chọn nút Giải ngân, điền Ngày chứng từ, Hình thức, Số tiền giải ngân rồi bấm Cất và ghi sổ.
Cuối quý, vào Quỹ, ngân hàng, Trích trước lãi vay, ô Ngày trích điền 31/03/2027 và bấm Tính lại. Bảng Lãi vay đến hết ngày … cho mỗi khế ước các cột Tính từ ngày, Lãi phát sinh, Đã trích trước và Trích kỳ này: ở ví dụ là 45.000.000 (đúng 3 tháng). Bấm Trích trước 45.000.000 đồng và xác nhận. Mỗi khế ước ra một chứng từ.
Phần vốn hóa: tính số lãi vốn hóa ngoài phần mềm, ví dụ 45.000.000 trừ 6.000.000 lãi tiền gửi là 39.000.000. Vào Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, loại Chứng từ nghiệp vụ khác, một dòng TK Nợ 2412, TK Có 635, Số tiền (VND) 39.000.000, rồi Cất và ghi sổ. Lãi tiền gửi 6.000.000 ghi bằng Báo có ngân hàng với TK Nợ 112 và TK Có 515.
Khi trả lãi, mở khế ước, chọn Trả nợ theo kỳ, điền Trả gốc và Trả lãi. Phần mềm dùng số đã trích trước (Nợ 335) trước, phần còn lại mới vào chi phí lãi; đã trích nhiều hơn số lãi trả thì phần thừa hoàn nhập Nợ 335, Có tài khoản chi phí lãi.
Phí thu xếp khoản vay: lập Chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 3411, Có 112 khi chi, rồi mỗi kỳ một chứng từ phân bổ Nợ 635 (hoặc 2412 nếu vốn hóa), Có 3411.
Phần mềm tự ghi gì
Bước 3 ghi Nợ 635 45.000.000, Có 335 45.000.000. Sau bước 4, 2412 có 39.000.000, 635 còn 6.000.000, khớp bút toán của bài (Nợ 241 39.000.000, Nợ 635 6.000.000, Có 335 45.000.000). Ví dụ vay 600.000.000 lãi 10% giải ngân 01/11/2026: ngày 30/11 phần mềm trích 5.000.000, ngày 31/12 lũy kế đúng hai tháng là 10.000.000 nên kỳ đó cũng trích 5.000.000, vì với cơ sở Lãi năm chia 12 tháng mỗi tháng trọn là một tháng lãi như lịch trả nợ, dù tháng có 31 ngày. Số trích lệch số ngân hàng thu thì chứng từ trả lãi tự xử lý: thiếu ghi thêm chi phí, thừa hoàn nhập. Báo lỗi hay gặp: Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 241 khi đặt TK chi phí lãi là 241 hay 627; phải dùng tài khoản con như 2412.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Quỹ, ngân hàng, Tổng hợp tình hình vay và Báo cáo, Sổ chi tiết cho 335, 635, 2412 để đối chiếu.
Phần mềm không tự tính tỷ lệ vốn hóa, không tự trừ lãi tiền gửi tạm thời, không kiểm điều kiện tài sản dở dang trên 12 tháng. Mỗi khế ước chỉ có một tài khoản chi phí lãi nên không tách vốn hóa và chi phí trong cùng một lần trích. Khế ước ngoại tệ bị bỏ qua ở màn trích trước, bạn lập chứng từ theo tỷ giá, rồi khi trả lãi nhập số đã trích vào ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335) để chi phí lãi không bị ghi hai lần. Màn này thuộc nhóm chức năng quỹ và ngân hàng của KetoanX.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng trích trước lãi vay.
08
Câu hỏi hay gặp
Ba câu dưới đây là chỗ người làm sổ hay vướng sau khi đã quyết định vốn hóa.
Lãi vay vốn hóa rồi, sau này nó đi đâu?
Nó nằm trong giá trị tài sản. Khi tài sản hoàn thành và bàn giao thì kết chuyển từ TK 241 sang nguyên giá TSCĐ, và đi vào chi phí dần qua khấu hao. Với sản phẩm dở dang sản xuất dài ngày thì lãi nằm trong giá thành qua TK 627, 154.
Vay ngoại tệ để xây nhà xưởng, chênh lệch tỷ giá có vốn hóa không?
Không. Trong giai đoạn đầu tư xây dựng TSCĐ, chênh lệch tỷ giá không được vốn hóa vào giá trị tài sản dở dang; chỉ lãi vay đủ điều kiện mới vốn hóa.
Báo cáo tài chính phải nêu gì về lãi vay đã vốn hóa?
Thuyết minh phải có chính sách kế toán áp dụng cho chi phí đi vay, tổng số chi phí đi vay đã vốn hóa trong kỳ và tỷ lệ vốn hóa đã dùng.
Bài liên quan
Vay, lãi vay và ngoại tệ
Kế toán vốn chủ sở hữu, vay và ngoại tệ
Vốn chủ sở hữu ghi theo số thực tế đã góp, không ghi theo số cam kết.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 635 chi phí tài chính: TT 99
Tài khoản 635 ghi lãi vay không được vốn hóa, lãi mua trả chậm, lãi thuê tài chính, chiết khấu thanh toán cho người mua, lỗ đầu tư, lỗ tỷ giá và trích lập dự phòng đầu tư.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 335 chi phí phải trả: Thông tư 99
Tài khoản 335 ghi nhận chi phí đã thuộc về kỳ này nhưng chưa có đủ chứng từ hoặc chưa đến lúc trả: điện nước chưa có hóa đơn, lương nghỉ phép, lãi vay trả sau, chi phí ngừng sản xuất có kế hoạch.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.