Vay tiền cá nhân, công ty khác: hồ sơ vay, thuế TNCN trên lãi và lãi vay được trừ

1. 1

   Hợp đồng vay bằng văn bản. Bộ luật Dân sự chỉ cho tính lãi khi các bên có thỏa thuận hoặc luật có quy định, nên hợp đồng phải ghi rõ lãi suất; hợp đồng không nêu lãi thì trong thời hạn vay không có khoản lãi nào để trả. Hợp đồng ghi thêm số tiền, ngày nhận, thời hạn, kỳ trả lãi, cách trả gốc, tài khoản nhận tiền và trả tiền.

2. 2

   Chứng từ giao tiền: sao kê hoặc giấy báo Có cho thấy tiền chuyển từ tài khoản người cho vay sang tài khoản công ty. Giao tiền mặt thì sau này rất khó chứng minh với cơ quan thuế.

3. 3

   Chứng từ trả gốc và lãi, cũng bằng chuyển khoản. Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ chuyển khoản thì chi phí không được trừ, kể cả khi đó là tiền lãi.

4. 4

   Giấy tờ định danh người cho vay (căn cước, mã số thuế cá nhân), và biên bản đối chiếu số dư vay cuối năm.

Vay của nhân viên hay giám đốc làm đúng như vậy. Vay của công ty khác thì thêm hóa đơn hoặc chứng từ thu lãi mà bên cho vay phát hành (thường không có thuế GTGT); hãy xin bản này kèm hợp đồng. Chi tiết về điều kiện chi phí được trừ nói chung có ở bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Thu nhập từ đầu tư vốn không nằm trong nhóm không phải khấu trừ, nên công ty trả lãi phải khấu trừ 5% trước khi chi và nộp thay cho cá nhân. Ví dụ lãi 60.000.000 đồng thì khấu trừ 3.000.000 đồng, cá nhân nhận 57.000.000 đồng. Công ty cấp chứng từ khấu trừ cho người cho vay (xem bài chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử) và kê khai tại tờ khai thuế khấu trừ, như bài kê khai thuế TNCN 05/KK nói. Trả lãi cho công ty khác thì không có thuế TNCN.

Về thuế GTGT, dịch vụ cho vay của người nộp thuế không phải tổ chức tín dụng không chịu thuế, nên lãi vay không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ.

ketoanx.com/loans

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ, khung Thêm khế ước vay. Ô Số khế ước (bắt buộc, không trùng) ghi số hợp đồng vay; Bên cho vay (bắt buộc) ghi họ tên giám đốc; Ngày giải ngân là ngày tiền về tài khoản; Số tiền vay (đồng) 600.000.000.

2. 2

   Ô Lãi suất năm % nhập 10 (bắt buộc); hợp đồng ghi trên 20%/năm thì vẫn nhập đúng số hợp đồng, phần vượt bạn tự loại khi quyết toán thuế. Kỳ hạn (tháng) 12 (mặc định 12). Phương thức trả gốc chọn Gốc trả một lần cuối kỳ, lãi trả định kỳ; Kỳ trả chọn Hằng năm vì lãi trả một lần khi đáo hạn. Cơ sở tính lãi giữ Lãi năm chia 12 tháng để mỗi tháng đúng 5.000.000.

3. 3

   TK nợ gốc mặc định 3411, TK chi phí lãi mặc định 635, Loại tiền VND. Ô Mục đích sử dụng vốn ghi theo hợp đồng; khoản vay để xây tài sản thì đổi TK chi phí lãi trước khi trích, như bài chi phí lãi vay vốn hóa nói. Bấm Thêm khế ước; phần mềm tính lịch trả nợ dự kiến.

4. 4

   Trên khế ước vừa tạo, tab Giải ngân: Ngày chứng từ, Hình thức chọn Tiền gửi ngân hàng, Tiền giải ngân chọn Về tài khoản, quỹ của công ty, Tài khoản ngân hàng chọn tài khoản nhận, Số tiền giải ngân 600.000.000, bấm Cất và ghi sổ.

5. 5

   Cuối mỗi tháng, mở Quỹ, ngân hàng→, Trích trước lãi vay, chọn Ngày trích là ngày cuối tháng, bấm Tính lại. Bảng hiện Lãi phát sinh, Đã trích trước, Trích kỳ này của khế ước; bấm Trích trước … đồng để lập chứng từ.

6. 6

   Đáo hạn, trên khế ước chọn tab Tất toán, Lãi trả khi tất toán để 0, bấm Cất và ghi sổ để trả hết 600.000.000 gốc.

7. 7

   Lãi lập riêng ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, Chứng từ nghiệp vụ khác, ba dòng: Nợ 335, Có 112 52.000.000; Nợ 335, Có 3335 3.000.000; Nợ 635, Có 112 5.000.000. Dòng 112 cộng lại là 57.000.000 đúng số thực chuyển cho giám đốc. Bấm Cất và ghi sổ.

8. 8

   Nộp 3.000.000 vào ngân sách ở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế: chọn dòng tài khoản 3335, Số nộp lần này 3.000.000, Tiểu mục chọn Thuế TNCN từ đầu tư vốn (1004), rồi khai Ngày nộp, Hình thức, Mã chương, Kho bạc nhà nước nhận.

Phần mềm tự ghi gì

Giải ngân ghi Nợ 112, Có 3411 600.000.000. Mỗi lần trích trước ghi Nợ 635, Có 335 5.000.000, mười một tháng là 55.000.000. Tất toán với lãi 0 ghi Nợ 3411, Có 112 600.000.000 và đóng khế ước. Chứng từ ở bước 7 cho ra đúng phần lãi của bút toán đáo hạn trong ví dụ: Nợ 335 55.000.000, Nợ 635 5.000.000, Có 3335 3.000.000, Có 112 57.000.000. Bước 8 ghi Nợ 3335, Có 112 3.000.000.

Nếu bạn trả lãi qua tab Trả nợ theo kỳ hay Tất toán thay vì bước 7, phần mềm tự trừ phần đã trích trước (Nợ 335), chỉ ghi chi phí phần còn lại và hoàn nhập nếu trích thừa, nhưng chi đủ 60.000.000 bằng tiền, không giữ lại 5% thuế. Cách đó chỉ đúng khi bên cho vay là công ty khác.

Báo lỗi hay gặp: Số khế ước đã tồn tại; Số tiền vay phải lớn hơn 0; Khoản vay đã tất toán, mở lại khế ước trước khi sửa khi muốn sửa khế ước đã đóng (nút Mở lại khế ước ở cuối khế ước).

Kiểm lại và giới hạn

Mở Quỹ, ngân hàng→, Tổng hợp tình hình vay, bấm Sổ chi tiết ở dòng khế ước để vào Sổ chi tiết tiền vay (S34): từng dòng Vay (Có), Trả gốc (Nợ), Dư nợ gốc sau mỗi chứng từ và Lãi đã trả. Vì lãi trả bằng chứng từ riêng, cột Lãi đã trả của khế ước này để trống; lãi xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết tài khoản 335 và 635. Màn Hợp đồng vay và lịch trả nợ có ô Dư nợ gốc hiện tại và Phải trả trong 30 ngày tới để canh ngày đáo hạn.

KetoanX chưa có ô khấu trừ thuế TNCN trên màn trả nợ. Màn Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ cấp chứng từ từ các kỳ lương đã tính, chưa cấp cho tiền lãi trả cá nhân, nên chứng từ khấu trừ cho giám đốc lập ở hệ thống hóa đơn, chứng từ điện tử bên ngoài. Hợp đồng vay bản scan đính vào khung Tệp đính kèm của khế ước bằng nút Thêm tệp. Từng ô của màn có ở hướng dẫn màn vay và lịch trả nợ; các chức năng khác có ở trang tính năng quỹ, ngân hàng của KetoanX.