Vay và lịch trả nợ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/loans

Trên màn này bạn làm được: khai khế ước vay (đồng hoặc ngoại tệ), khai hợp đồng tín dụng khung có hạn mức, giải ngân về tài khoản hoặc chuyển thẳng cho nhà cung cấp, trả nợ theo kỳ tách riêng gốc và lãi, tất toán, đổi lãi suất giữa kỳ, xem lịch dự kiến đối chiếu với gốc còn lại thực tế, và đính kèm tệp cho khế ước. Nó đứng sau việc ký hợp đồng với ngân hàng. Sau nó là trích trước lãi vay cuối kỳ, đánh giá lại vay ngoại tệ và báo cáo tổng hợp tình hình vay. Khoản vay ghi vào tài khoản nào, bút toán ra sao thì xem bài kiến thức vay ghi tài khoản 341.

ketoanx.com/loans

1. 1

   Quyền phân hệ Quỹ, ngân hàng. Khai khế ước, giải ngân và trả nợ cần quyền thêm; tất toán, sửa khế ước, đổi lãi suất và mở lại khế ước cần quyền sửa; xóa cần quyền xóa. Cách cấp quyền ở bài thành viên, phân quyền.

2. 2

   Tài khoản ngân hàng đã khai nếu tiền vào hoặc ra qua ngân hàng, xem bài tài khoản ngân hàng, đối chiếu. Danh sách chọn ở màn này chỉ liệt kê tài khoản ngân hàng VND đang dùng. Để trống thì phần mềm dùng tài khoản tiền gửi mặc định.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có sẵn 3411 (nợ gốc) và 635 (chi phí lãi), cùng 331 nếu bạn giải ngân chuyển thẳng cho nhà cung cấp. Thiếu thì thêm ở bài hệ thống tài khoản.

4. 4

   Nhà cung cấp đã có trong danh mục nếu ngân hàng giải ngân thẳng cho họ, xem khách hàng, nhà cung cấp.

5. 5

   Với khoản vay ngoại tệ: bảng tỷ giá đã có tỷ giá ngày giải ngân, xem bài bảng tỷ giá.

6. 6

   Hợp đồng vay, khế ước nhận nợ và biên bản đối chiếu số dư với ngân hàng. Phần mềm không kiểm các hồ sơ này, bạn tự lưu.

Khoản vay đã tồn tại từ trước ngày bắt đầu dùng phần mềm thì không khai ở đây mà dùng bài khế ước vay đầu kỳ để mang số dư sang.

ketoanx.com/loans

Từ trên xuống dưới, màn gồm:

1. 1

   Khối tổng quan, chỉ hiện khi đã có khế ước: Dư nợ gốc hiện tại, lãi vay đã trả trong năm, Phải trả trong 30 ngày tới, Kỳ đã quá hạn chưa trả, và biểu đồ Dư nợ gốc cuối mỗi tháng của 12 tháng gần nhất.

2. 2

   Khung Kỳ trả nợ cần chú ý: liệt kê kỳ đã quá hạn (nhãn đỏ) và kỳ đến hạn trong 15 ngày tới (nhãn vàng), với cột gốc, lãi, tổng trả.

3. 3

   Khung Hợp đồng tín dụng khung (hạn mức).

4. 4

   Biểu mẫu Thêm khế ước vay, chỉ hiện khi bạn có quyền thêm.

5. 5

   Mỗi khế ước một dòng gập mở, tiêu đề gồm số khế ước, bên cho vay, số tiền vay, lãi suất, kỳ hạn và một nhãn trạng thái. Mở ra bạn thấy các thẻ nghiệp vụ, mục Đổi lãi suất, Sửa khế ước, bảng Sự kiện đã ghi sổ, bảng Lịch trả nợ dự kiến và gốc còn lại thực tế và khu đính kèm tệp.

ketoanx.com/loans

Hợp đồng tín dụng khung dùng khi ngân hàng cấp một hạn mức rồi bạn nhận nợ nhiều lần bằng nhiều khế ước.

Khế ước vay:

Kỳ hạn và ân hạn phải chia hết cho số tháng của một kỳ trả. Vay 12 tháng, kỳ trả quý thì được; vay 10 tháng, kỳ trả quý thì bị từ chối.

Nghiệp vụ trên khế ước (các thẻ Giải ngân, Trả nợ theo kỳ, Tất toán):

Ở thẻ Tất toán, ô lãi là Lãi trả khi tất toán; gốc luôn là toàn bộ gốc còn lại.

Mục Đổi lãi suất có ba ô: Áp dụng từ ngày, Lãi suất năm mới % và Ghi chú (thông báo của ngân hàng).

ketoanx.com/loans

Khi ngân hàng giải ngân thẳng cho nhà cung cấp

Vay để mua máy, ngân hàng chuyển tiền thẳng cho bên bán. Ở thẻ Giải ngân chọn Tiền giải ngân là Chuyển thẳng cho nhà cung cấp rồi chọn nhà cung cấp. Ô tài khoản ngân hàng biến mất vì tiền không qua tài khoản công ty. Nếu để trống nhà cung cấp, phần mềm báo Chọn nhà cung cấp nhận tiền giải ngân. Hóa đơn mua hàng bạn lập riêng ở chứng từ mua hàng để ghi Nợ hàng hóa, Có 331; bút toán giải ngân sẽ trừ khoản phải trả đó.

Khi khế ước nằm trong hợp đồng tín dụng khung

Khai hợp đồng khung trước ở khung Hợp đồng tín dụng khung (hạn mức) bằng nút Thêm hợp đồng khung, rồi chọn nó ở ô Thuộc hợp đồng tín dụng khung khi khai khế ước. Khi giải ngân, tổng dư nợ gốc của mọi khế ước trong hợp đồng không được vượt hạn mức, và ngày giải ngân phải nằm trong thời hạn hiệu lực. Khi bạn trả gốc, hạn mức được dùng lại. Bảng hợp đồng cho thấy cột "Còn được giải ngân". Hết hạn mức thì sửa hợp đồng ở mục Sửa hợp đồng kèm số hợp đồng, tích Đã đóng hợp đồng để ngừng giải ngân thêm, rồi bấm Lưu.

Khi vay bằng ngoại tệ

Ví dụ ngày 10/11/2026 công ty vay 50.000 USD, tỷ giá 25.400. Khi khai khế ước, chọn Loại tiền USD, nhập Số vay nguyên tệ (nếu ngoại tệ) 50.000 và Tỷ giá quy đổi 25.400. Số vay quy đổi thành 1.270.000.000 đồng. Khi giải ngân nhập số nguyên tệ và Tỷ giá ngày chứng từ.

Trả gốc: nhập số nguyên tệ ở ô trả gốc và tỷ giá ngày trả. Ví dụ trả 10.000 USD ngày 10/12/2026 theo tỷ giá 25.600. Gốc ghi giảm theo giá ghi sổ bình quân: 1.270.000.000 × 10.000 / 50.000 = 254.000.000 đồng. Tiền thực chi 10.000 × 25.600 = 256.000.000 đồng, nên lỗ 2.000.000 đồng vào 635 ngay trong kỳ (nếu chi ít hơn thì lãi vào 515). Việc này khác đánh giá lại cuối kỳ, nói ở bài đánh giá lại vay ngoại tệ. Lãi vay vẫn nhập bằng đồng ở ô Trả lãi. Quy tắc chọn tỷ giá xem bài tỷ giá trong kế toán. Sau khi đã đánh giá lại một ngày, phần mềm không cho ghi giải ngân hay trả nợ lùi trước ngày đó.

Khi lãi suất đổi giữa kỳ

Ngân hàng thông báo lãi thả nổi tăng lên 10,5% từ 01/03/2027. Mở mục Đổi lãi suất của khế ước, nhập Áp dụng từ ngày 01/03/2027 và Lãi suất năm mới % 10,5, ghi vào Ghi chú (thông báo của ngân hàng) số công văn, bấm Đổi lãi suất, tính lại lịch. Việc này không sinh chứng từ; lịch dự kiến và lãi gợi ý của các kỳ sau tính lại, kỳ có ngày đổi nằm giữa thì tính riêng từng đoạn theo số ngày. Ngày đổi phải sau ngày giải ngân, nếu không phần mềm báo Ngày đổi lãi suất phải sau ngày giải ngân của khế ước; lãi suất ban đầu sửa ở phần sửa khế ước. Nhập sai thì bấm Xóa ở dòng lần đổi.

Khi trả nợ chậm hoặc trả sớm một phần

Kỳ quá hạn xuất hiện ở khung Kỳ trả nợ cần chú ý cho đến khi gốc đã trả cộng dồn đủ gốc theo lịch đến kỳ đó. Ở bảng lịch, cột "Gốc còn lại thực tế" hiện số đỏ khi gốc thực tế còn cao hơn lịch. Phần mềm không tự tính lãi phạt chậm trả; nếu ngân hàng thu thì bạn nhập vào ô Trả lãi hoặc lập chứng từ riêng ở thu, chi, chứng từ khác. Muốn trả nợ trước hạn có phí và tính lại lịch thì dùng bài trả nợ vay trước hạn.

Khi tất toán

Chọn thẻ Tất toán, nhập ngày, hình thức và Lãi trả khi tất toán. Phần mềm hỏi lại "Tất toán khoản vay: trả hết gốc còn lại … đồng và đóng khế ước?". Đồng ý thì lập chứng từ trả hết gốc cùng lãi và đóng khế ước. Nếu chứng từ tất toán phải chờ duyệt lệnh chi, màn báo Khế ước tự đóng khi lệnh chi được duyệt và ghi sổ: khế ước còn mở, dư nợ còn nguyên cho đến khi lệnh chi được duyệt. Lệnh chi bị từ chối thì khế ước không đóng. Khế ước đã đóng không nhận giải ngân hay trả nợ nữa. Nếu tất toán nhầm hoặc đã xóa chứng từ tất toán, bấm Mở lại khế ước.

Khi sửa hoặc xóa khế ước

Mở mục Sửa khế ước (chỉ khế ước chưa tất toán), sửa rồi bấm Lưu khế ước. Lịch tự tính lại. Số tiền vay không được nhỏ hơn số đã giải ngân và không đổi được loại tiền sau khi đã giải ngân. Nút Xóa khế ước chỉ có khi khế ước chưa có giải ngân hay trả nợ nào. Đã có thì xóa các chứng từ vay trước ở thu, chi, chứng từ khác, vì dư nợ tính theo chứng từ.

Khi nhiều khế ước hoặc cần nhập từ Excel

Danh sách khế ước nhập được từ tệp Excel mẫu Khế ước vay; tệp Lịch trả nợ nhập tay thay lịch tự tính bằng lịch của ngân hàng (khi đó màn hiện nhãn báo lịch nhập tay). Cách nhập xem bài nhập từ Excel.

Khi khoản vay là vốn hóa lãi hoặc vay cá nhân

Lãi vay của tài sản dở dang xây trên 12 tháng có thể phải tính vào giá trị tài sản (nguyên tắc ở bài lãi vay được vốn hóa). Màn này không tự vốn hóa: bạn đổi ô TK chi phí lãi của khế ước sang 241 (hoặc 627) trước khi trả lãi và trích trước lãi. Vay của cá nhân hoặc công ty khác cũng khai được ở đây, nhưng phần mềm không giữ hợp đồng vay, không kiểm trần lãi 20% một năm (theo bài chi phí bị khống chế mức được trừ, Nghị định 320/2025/NĐ-CP) và không tính thuế thu nhập cá nhân trên lãi trả; điều kiện hồ sơ nằm ở bài vay tiền cá nhân, công ty khác. Vay công ty liên kết còn có trần lãi riêng, xem giao dịch liên kết (Nghị định 255/2026/NĐ-CP, từ 01/7/2026); phần mềm cũng không tính trần này.

ketoanx.com/loans

Mọi chứng từ ở màn này mang loại VAY. Với ví dụ Minh Phát:

1. 1

   Giải ngân 600.000.000 đồng ngày 01/11/2026: Nợ 112 (tài khoản của ngân hàng đã chọn) 600.000.000; Có 3411 600.000.000. Giải ngân chuyển thẳng thì Nợ 331 theo nhà cung cấp, Có 3411.

2. 2

   Trả kỳ 1 ngày 01/12/2026: Nợ 3411 50.000.000; Nợ 635 4.500.000; Có 112 54.500.000. Chọn "Tiền mặt" thì Có 111.

3. 3

   Nếu trước đó đã trích trước lãi vào 335 (hoặc khế ước đầu kỳ có lãi dồn), phần lãi trả dùng hết số đã trích đến ngày trả: Nợ 335 trước, phần còn lại mới Nợ 635; đã trích nhiều hơn số lãi trả thì phần thừa hoàn nhập Nợ 335, Có 635 trên cùng chứng từ. Số nhập ở ô Trong đó đã trích trước bằng chứng từ khác (Nợ 335) cũng ghi Nợ 335 thay cho 635. Xem bài trích trước lãi vay.

4. 4

   Trả gốc ngoại tệ: Nợ 3411 theo giá ghi sổ, Nợ 635 hoặc Có 515 cho chênh lệch tỷ giá, Có tiền theo số thực chi, như ví dụ 254.000.000 và 2.000.000 ở trên.

5. 5

   Tất toán: một chứng từ trả hết gốc còn lại cộng lãi, rồi đóng khế ước khi chứng từ đã ghi sổ.

Phần mềm cũng ghi vào nhật ký thao tác khi thêm, sửa, xóa, đổi lãi suất và tất toán khế ước. Để kiểm lại, mở sổ chi tiết của 3411 hoặc báo cáo tổng hợp tình hình vay. Bấm liên kết Sổ chi tiết tiền vay cạnh bảng lịch để xem sổ S34 của khế ước (mẫu và cách lập ở bài sổ chi tiết tiền vay).

Hai điểm phần mềm làm khác điều bạn có thể tưởng. Thứ nhất, lịch dự kiến chỉ để nhắc: nó không tự sinh chứng từ, mỗi kỳ bạn phải ghi tay khi ngân hàng thu. Thứ hai, khoản trả nợ chi tiền phải qua duyệt lệnh chi nếu công ty bật và bạn không phải chủ sở hữu hay quản trị viên; màn báo "… đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ". Chứng từ chưa được duyệt thì chưa vào sổ cái, và dư nợ, lãi đã trả trên màn này, báo cáo vay, sổ S34, dự báo dòng tiền cũng chưa tính nó. Khế ước hiện khung Chứng từ chưa ghi sổ, chưa tính vào dư nợ và lãi đã trả: liệt kê các chứng từ đó. Duyệt ở bài duyệt lệnh chi thì số trên màn tự cập nhật; lệnh chi bị từ chối thì xóa chứng từ. Khi còn chứng từ chưa ghi sổ, phần mềm chưa cho tất toán, trả trước hạn hay trích trước lãi khế ước này.

ketoanx.com/loans

Nhập số gốc hoặc số lãi trả kỳ này: cả hai ô gốc và lãi đều bằng 0. Nhập ít nhất một ô.

Gốc trả vượt gốc còn lại: gốc nhập lớn hơn dư nợ. Câu đầy đủ kèm số gốc còn lại; nhập lại không quá số đó, hoặc dùng thẻ Tất toán.

Số giải ngân vượt số còn được giải ngân của khế ước: tổng giải ngân sẽ vượt Số tiền vay (đồng) của khế ước. Sửa số tiền vay ở Sửa khế ước nếu khế ước thực sự cao hơn.

Giải ngân vượt hạn mức của hợp đồng tín dụng: câu đầy đủ kèm mã hợp đồng và số còn được giải ngân. Chờ trả bớt gốc, hoặc tăng Hạn mức ở hợp đồng khung nếu ngân hàng đã nâng hạn mức.

Ngày giải ngân nằm ngoài thời hạn duy trì hạn mức của hợp đồng: ngày chứng từ trước Hiệu lực từ ngày hoặc sau Đến ngày. Gia hạn hợp đồng khung hoặc đổi ngày.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa, xem khóa sổ kế toán.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: thiếu 3411, 635, 111, 112 hoặc tài khoản bạn gõ ở TK nợ gốc, TK chi phí lãi. Thêm tài khoản ở hệ thống tài khoản. Nếu báo Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp, chọn tài khoản con.

Khoản vay đã có chứng từ giải ngân hoặc trả nợ. Xóa các chứng từ đó trước rồi mới xóa khế ước.: xem trường hợp sửa hoặc xóa ở trên.