Vay ghi tài khoản 341, trái phiếu ghi tài khoản 343: kết cấu và bút toán theo Thông tư 99

Kỳ hạn quyết định chỗ trình bày trên báo cáo tình hình tài chính. Khoản còn phải trả trên 12 tháng tính từ cuối kỳ kế toán là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Khoản còn từ 12 tháng trở xuống, hoặc khoản doanh nghiệp không có quyền từ chối trả trong 12 tháng tới, trình bày là ngắn hạn. Một khoản vay 5 năm sang năm thứ tư sẽ có phần gốc đến hạn trong năm tới nằm ở ngắn hạn, nên sổ chi tiết cần theo từng khế ước và từng kỳ trả để lọc được.

Hạch toán chi tiết theo từng bên cho vay, từng khế ước, từng loại tài sản vay, từng thời hạn. Tiền người thân hay công ty khác cho công ty vay cũng đi vào 341 nếu là vay có hoàn trả; điều kiện về hợp đồng, lãi suất và thuế đã có bài vay tiền của cá nhân, công ty khác.

Tài khoản 3411 ghi các khoản đi vay bằng tiền và tình hình trả nợ, không ghi khoản vay bằng trái phiếu. Tài khoản 3412 ghi nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán; bên thuê ghi tổng nợ thuê vào bên Có 341 theo giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê, còn tài sản thuê ghi ở tài khoản 212. Tài khoản 3431 ghi trái phiếu thường, tài khoản 3432 ghi phần nợ gốc của trái phiếu chuyển đổi.

Ở 343, Thông tư 99 không còn con cho mệnh giá, chiết khấu và phụ trội, nhưng cho doanh nghiệp tự mở chi tiết của 3431 và 3432 (mệnh giá, phụ trội, chiết khấu, chi phí phát hành) theo yêu cầu quản lý. Khoản vay dài hạn có chi phí thủ tục lớn thì có thể mở chi tiết ngay trong 3411 để tách nợ gốc khỏi phần chi phí vay chưa phân bổ. Cách đặt số hiệu chi tiết nằm ở bài mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo Thông tư 99.

Báo cáo tình hình tài chính trình bày trái phiếu theo giá trị thuần: mệnh giá, trừ chiết khấu chưa phân bổ, cộng phụ trội chưa phân bổ, trừ chi phí phát hành chưa phân bổ.

Ví dụ với số giả định: công ty vay ngân hàng 600.000.000 đồng, 24 tháng, lãi 9%/năm trả hằng tháng, phí thu xếp 6.000.000 đồng chuyển khoản riêng. Nhận tiền ghi Nợ 112, Có 3411 600.000.000. Trả phí ghi Nợ 3411 6.000.000, Có 112 6.000.000, nên số dư 3411 là 594.000.000 đồng. Mỗi tháng phân bổ phí 6.000.000 chia 24 bằng 250.000 đồng: Nợ 635 250.000, Có 3411 250.000. Lãi tháng đầu 600.000.000 nhân 9% chia 12 bằng 4.500.000 đồng: Nợ 635 4.500.000, Có 112 4.500.000. Sau tháng đầu, số dư 3411 là 594.250.000 đồng, và nó tăng dần về 600.000.000 đồng khi hết kỳ.

Trường hợp vay đúng tính chất tài trợ tài sản dở dang thì lãi và phí phân bổ ghi Nợ 241 hoặc 627 thay cho 635. Điều kiện vốn hóa nằm ở bài chi phí lãi vay vốn hóa.

Chiết khấu hoặc phụ trội phân bổ theo đường thẳng hoặc theo lãi suất thực, và doanh nghiệp phải dùng một phương pháp nhất quán cho mọi trái phiếu qua các kỳ.

Ví dụ trái phiếu chiết khấu, số giả định: công ty phát hành 1.000 trái phiếu thường mệnh giá 1.000.000 đồng, kỳ hạn 4 năm, lãi danh nghĩa 8%/năm trả cuối mỗi năm, giá bán 980.000 đồng mỗi trái phiếu nên thu về 980.000.000 đồng. Ghi Nợ 112, Có 3431 980.000.000. Chiết khấu 20.000.000 đồng phân bổ đường thẳng, mỗi năm 5.000.000 đồng. Cuối mỗi năm lãi trả 80.000.000 đồng, chi phí tài chính là 85.000.000 đồng: Nợ 635 85.000.000, Có 112 80.000.000, Có 3431 5.000.000. Sau năm đầu dư 3431 là 985.000.000 đồng, và sau năm thứ tư là 1.000.000.000 đồng, đúng mệnh giá. Khi đáo hạn, kỳ cuối ghi như các kỳ trước rồi thanh toán gốc: Nợ 3431 1.000.000.000, Có 112 1.000.000.000.

Với trái phiếu chuyển đổi, nợ gốc là giá trị hiện tại của dòng tiền gốc và lãi, chiết khấu theo lãi suất của trái phiếu tương tự không có quyền chuyển đổi; phần còn lại của số tiền thu được là quyền chọn cổ phiếu ở vốn chủ sở hữu. Mỗi kỳ chi phí tài chính tính bằng nợ gốc đầu kỳ nhân lãi suất thực, nên nợ gốc tăng dần về đúng mệnh giá lúc đáo hạn. Trái phiếu có thể đổi ra số cổ phiếu không xác định trước thì kế toán như trái phiếu thường.

Thông tư 200 đã có 343 với hai con 3431 và 3432, trong đó 3431 có ba con nữa: 34311 mệnh giá trái phiếu, 34312 chiết khấu trái phiếu, 34313 phụ trội trái phiếu. Thông tư 99 giữ 3431 và 3432 nhưng bỏ ba con cấp 3 của 3431, cho phép doanh nghiệp tự mở chi tiết. Phần nợ thuê tài chính và 3411 không đổi số hiệu.

Chuyển sổ năm 2026: số dư 34311, 34312, 34313 của sổ Thông tư 200 đưa về 3431. Muốn giữ ba chỉ tiêu mệnh giá, chiết khấu và phụ trội thì mở lại chúng thành tài khoản chi tiết của 3431. Doanh nghiệp từ Thông tư 133 sang Thông tư 99 chuyển phần trái phiếu từ 3411 sang 3431 hoặc 3432. Trình tự nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, còn danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/loans

Các bước

1. 1

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Vay và lịch trả nợ, kéo tới khung Thêm khế ước vay.

2. 2

   Ô Số khế ước nhập mã khế ước trên hợp đồng, ô Bên cho vay nhập tên ngân hàng; hai ô này cùng Ngày giải ngân, Lãi suất năm % (9) và Kỳ hạn (tháng) (24) là ô bắt buộc. Số khế ước phải không trùng, trùng thì phần mềm báo Số khế ước đã tồn tại.

3. 3

   Ô Số tiền vay (đồng) nhập 600.000.000. Kỳ trả chọn Hằng tháng; Phương thức trả gốc chọn Gốc trả một lần cuối kỳ, lãi trả định kỳ; Cơ sở tính lãi để Lãi năm chia 12 tháng thì lãi mỗi tháng đúng 4.500.000 đồng như ví dụ. Ân hạn gốc (tháng) để 0.

4. 4

   Hai ô TK nợ gốc và TK chi phí lãi mặc định 3411 và 635, giữ nguyên với khoản vay thường. Vay ngoại tệ thì chọn Loại tiền rồi nhập Số vay nguyên tệ (nếu ngoại tệ) và Tỷ giá quy đổi; số tiền vay quy đổi tự tính. Mấy ô còn lại (hợp đồng khung, mục đích, tài sản đảm bảo, ghi chú) tùy chọn. Bấm Thêm khế ước.

5. 5

   Mở khế ước vừa thêm, chọn thẻ Giải ngân. Ô Hình thức chọn Tiền gửi ngân hàng, Tiền giải ngân chọn Về tài khoản, quỹ của công ty, Số tiền giải ngân nhập 600.000.000, rồi bấm Cất và ghi sổ. Ngân hàng trả thẳng cho người bán thì chọn Chuyển thẳng cho nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp.

6. 6

   Mỗi tháng chọn thẻ Trả nợ theo kỳ: Trả gốc để 0, Trả lãi nhập 4.500.000, bấm Cất và ghi sổ. Đến hạn trả gốc thì nhập vào ô Trả gốc. Trả hết trước hạn thì dùng thẻ Tất toán, nhập Lãi trả khi tất toán.

7. 7

   Cuối kỳ mà chưa đến ngày trả lãi, vào Quỹ, ngân hàng→, Trích trước lãi vay, chọn Ngày trích, bấm Tính lại, rồi bấm nút Trích trước … đồng.

Phần mềm tự ghi gì

Giải ngân vào tài khoản ghi Nợ 1121, Có 3411 600.000.000 đồng. Giải ngân chuyển thẳng cho nhà cung cấp ghi Nợ 331 theo đối tượng, Có 3411; hàng hóa hay tài sản mua thì bạn lập ở chứng từ mua hàng, nên bút toán Nợ 152, 211 Có 3411 như bảng ở trên được tách làm hai bước qua 331. Trả lãi 4.500.000 đồng ghi Nợ 635, Có 112; trả gốc ghi Nợ 3411, Có 112. Trích trước lãi ghi Nợ 635, Có 335 mỗi khế ước một chứng từ, và lần trả lãi sau sẽ ghi Nợ 335 trước rồi mới tới chi phí. Đánh giá lại dư nợ vay ngoại tệ ghi chênh lệch thẳng vào 515 hoặc 635 theo Thông tư 99; mở Quỹ, ngân hàng→, Đánh giá lại vay ngoại tệ, chọn ngày rồi bấm Ghi sổ đánh giá lại … khế ước. Các lỗi thường gặp: Gốc trả vượt gốc còn lại (…) khi nhập gốc quá dư nợ, và Nhập số gốc hoặc số lãi trả kỳ này khi để trống cả hai ô.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Quỹ, ngân hàng→, Tổng hợp tình hình vay để xem dư nợ đầu kỳ, giải ngân, trả gốc, trả lãi và dư nợ cuối kỳ từng khế ước, từ đó vào sổ chi tiết tiền vay của khế ước. Phần mềm chưa có chứng từ riêng cho chi phí đi vay phân bổ nhiều kỳ (phí thu xếp 6.000.000 đồng trong ví dụ), chưa có màn phát hành trái phiếu và nợ thuê tài chính; các bút toán 343, 3412, Nợ 3411 Có 112 của phí và phân bổ hằng kỳ Nợ 635 Có 3411 bạn nhập bằng nút Lập chứng từ nghiệp vụ khác ở thanh tạo nhanh. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng vay và lịch trả nợ.