01
Quỹ khen thưởng, phúc lợi trích từ đâu và ghi gì
Quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp, nên bút toán trích đi qua tài khoản lợi nhuận chưa phân phối chứ không qua tài khoản chi phí. Tài khoản 353 cũng ghi cả quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
Mức trích và cách dùng quỹ theo cơ chế tài chính hoặc quy định pháp luật hiện hành, thường kèm quyết định của chủ sở hữu hay nghị quyết đại hội đồng cổ đông. Kế toán chỉ ghi sổ theo quyết định đã có. Khoản thưởng hay phúc lợi lấy từ quỹ chỉ làm giảm quỹ, không đi vào chi phí kinh doanh của kỳ. Thưởng không lấy từ quỹ mới là chi phí tiền lương như thường, phần này có bài chi phúc lợi cho nhân viên và bài thưởng Tết, lương tháng 13.
Mọi loại quỹ đều phải hạch toán chi tiết theo từng loại. Phần lợi nhuận sau thuế nguồn trích nằm ở bài tài khoản 421 và 332 lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
02
Bốn tài khoản cấp 2 của 353
Tài khoản 353 có bốn con, và cả ba chế độ dùng cùng số hiệu.
Tài khoản 3531 là quỹ khen thưởng, ghi trích lập và chi thưởng. Tài khoản 3532 là quỹ phúc lợi, dùng cho trợ cấp khó khăn, nghỉ mát, văn hóa văn nghệ, từ thiện. Tài khoản 3533 là quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định: số quỹ đã chuyển thành tài sản phục vụ phúc lợi và còn chưa hao mòn hết. Tài khoản 3534 là quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty, dùng khi chủ sở hữu quyết định thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc.
03
Kết cấu bên Nợ, bên Có và số dư
| Nội dung | |
|---|---|
| Bên Nợ | Mọi khoản chi từ ba quỹ (thưởng, phúc lợi, thưởng ban quản lý); cấp quỹ xuống đơn vị cấp dưới; phần quỹ gắn với tài sản phúc lợi giảm đi khi tính hao mòn, bán, thanh lý, kiểm kê thiếu hoặc khi tài sản chuyển sang kinh doanh; số quỹ phúc lợi dùng mua tài sản khi tài sản hoàn thành |
| Bên Có | Số trích từ lợi nhuận sau thuế; quỹ nhận từ cấp trên; phần quỹ phúc lợi chuyển thành tài sản phục vụ phúc lợi |
| Số dư bên Có | Số quỹ khen thưởng, phúc lợi còn lại cuối kỳ |
Quỹ dư bên Nợ nghĩa là đã chi vượt số trích, hoặc tiền đã chi trước khi bút toán trích quỹ được ghi.
04
Các bút toán thường gặp trên tài khoản 353
| Nghiệp vụ | Định khoản |
|---|---|
| Tạm trích quỹ trong năm, hoặc trích thêm cuối năm | Nợ 421; Có 3531, 3532, 3534 |
| Chi thưởng cho người lao động từ quỹ khen thưởng | Nợ 3531; Có 334. Trả tiền: Nợ 334; Có 111, 112 |
| Chi trợ cấp khó khăn, nghỉ mát, văn nghệ từ quỹ phúc lợi | Nợ 3532; Có 111, 112 |
| Ủng hộ thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện từ quỹ phúc lợi | Nợ 3532; Có 111, 112 |
| Thưởng Hội đồng quản trị, Ban giám đốc từ quỹ thưởng ban quản lý | Nợ 3534; Có 111, 112 |
| Bán sản phẩm, hàng hóa trang trải bằng quỹ | Nợ 353 (tổng giá thanh toán); Có 511; Có 33311 (nếu có) |
| Cấp trên cấp quỹ cho cấp dưới | Cấp trên: Nợ 353; Có 111, 112. Cấp dưới: Nợ 111, 112; Có 353 |
Ví dụ với số giả định: sau khi quyết toán, chủ sở hữu quyết định trích 60.000.000 đồng vào quỹ khen thưởng và 40.000.000 đồng vào quỹ phúc lợi. Ghi Nợ 421 100.000.000, Có 3531 60.000.000, Có 3532 40.000.000. Dịp Tết công ty thưởng 4 nhân viên, mỗi người 5.000.000 đồng, từ quỹ khen thưởng: Nợ 3531 20.000.000, Có 334 20.000.000. Số dư 3531 còn 40.000.000 đồng. Chuyến nghỉ mát chi 30.000.000 đồng chuyển khoản từ quỹ phúc lợi: Nợ 3532 30.000.000, Có 112 30.000.000, dư 3532 còn 10.000.000 đồng.
Khoản thưởng ghi Có 334 vẫn phải tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định, nên cách thức khấu trừ cần xem ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
05
Tài sản cố định mua bằng quỹ phúc lợi
Tài sản cố định mua bằng quỹ phúc lợi và dùng cho nhu cầu phúc lợi của doanh nghiệp không trích khấu hao vào chi phí. Thay vào đó, định kỳ tính hao mòn và ghi giảm quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định (3533).
Khi hoàn thành, ghi nguyên giá như thường (Nợ 211, Nợ 133 nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, Có 111, 112, 241, 331), rồi đồng thời ghi Nợ 3532, Có 3533. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì tính vào nguyên giá. Định kỳ tính hao mòn: Nợ 3533, Có 214. Thanh lý hay nhượng bán: Nợ 3533 (giá trị còn lại), Nợ 214 (hao mòn lũy kế), Có 211; chi phí thanh lý ghi Nợ 3532, thu từ thanh lý ghi Có 3532 (kèm Có 3331 nếu có thuế GTGT). Nếu tài sản chuyển sang dùng vào sản xuất kinh doanh, ghi giảm quỹ phúc lợi đồng thời tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu.
Ví dụ: công ty mua bộ thiết bị tập thể dục đặt ở phòng nghỉ nhân viên, giá thanh toán 44.000.000 đồng đã gồm thuế GTGT không được khấu trừ, trả bằng chuyển khoản. Ghi Nợ 211 44.000.000, Có 112 44.000.000. Đồng thời Nợ 3532 44.000.000, Có 3533 44.000.000. Dùng 5 năm, mỗi năm hao mòn 44.000.000 chia 5 bằng 8.800.000 đồng: Nợ 3533 8.800.000, Có 214 8.800.000. Sau năm đầu, 3533 còn 35.200.000 đồng. Khoản hao mòn này không vào chi phí kinh doanh mà chỉ làm giảm quỹ.
06
Khác biệt với Thông tư 133 và Thông tư 200
Cả ba chế độ có 353 với bốn con 3531, 3532, 3533, 3534, nên chuyển sổ sang Thông tư 99 không phải đổi tài khoản. Khác biệt nằm ở cách tính hao mòn tài sản mua bằng quỹ phúc lợi: Thông tư 133 tính một lần vào cuối niên độ kế toán, mỗi năm một lần; Thông tư 99 cho tính hao mòn hằng tháng hoặc hằng năm.
Thông tư 133 dừng ở nguyên tắc và kết cấu, còn Thông tư 99 có thêm phần phương pháp kế toán các giao dịch chủ yếu: bán sản phẩm, hàng hóa để trang trải bằng quỹ (Nợ 353, Có 511, Có 33311), cấp quỹ giữa cấp trên và cấp dưới, và chi phí, thu nhập khi thanh lý tài sản hình thành từ quỹ phúc lợi. Trình tự chuyển sổ nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.
07
Làm trên KetoanX
Chi thưởng từ quỹ khen thưởng làm ở menu Tiền lương, Lương tháng 13, thưởng: chọn tháng, chọn loại Thưởng, đặt TK ghi Nợ là 3531, nhập số tiền từng người, phần mềm tự ghi Nợ 3531, Có 334 và khấu trừ thuế TNCN. Bút toán trích quỹ từ lợi nhuận (Nợ 421, Có 3531, 3532) và chi phúc lợi của quỹ 3532 chưa có màn riêng, bạn lập bằng nút Lập chứng từ nghiệp vụ khác ở thanh tạo nhanh.
Lương tháng 13, thưởng, bảng lương bổ sung của công ty mẫu, chụp từ ứng dụng KetoanX.Các bước
Vào Tiền lương, Lương tháng 13, thưởng. Ô Tháng trả thu nhập chọn tháng chi thưởng rồi bấm Chọn tháng.
Ô Loại để Thưởng. Ô Tên bảng (trống = theo loại) nhập Thưởng Tết. Ô Ngày hạch toán phải nằm trong tháng đã chọn, nếu không phần mềm báo
Ngày hạch toán phải nằm trong tháng trả thu nhập.Ô
TK ghi Nợ (trống = TK chi phí của nhân viên)nhập 3531. Để trống thì khoản thưởng đi vào tài khoản chi phí của nhân viên, tức là thành chi phí chứ không lấy từ quỹ. Ô Chịu thuế TNCN mặc định đã tích.Ở bảng nhân viên, ô Số tiền trả thêm nhập 5.000.000 cho từng người trong 4 người. Muốn trả mỗi người một mức theo lương cơ bản thì nhập
Hệ số nhân với lương cơ bảnrồi bấm Điền theo hệ số, sau đó sửa tay. Mỗi nhân viên chỉ có một dòng trong một bảng.Bấm
Lập bảng lương bổ sung tháng …, xác nhận hộp thoại. Chi tiền bằng nút Lập chứng từ chi ở bảng vừa lập: chọn Ngày chi, Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt), để trống ô Số tiền (trống = trả hết) rồi bấm.Trích quỹ và chi phúc lợi: bấm nút Lập chứng từ nghiệp vụ khác ở thanh tạo nhanh, nhập các dòng Nợ 421, Có 3531, Có 3532 với số 100.000.000 như ví dụ.
Phần mềm tự ghi gì
Bảng thưởng ghi Nợ 3531, Có 334 20.000.000 đồng, nếu có thuế TNCN phải khấu trừ thì ghi Nợ 334, Có 3335. Không tính bảo hiểm trên khoản thưởng này. Chứng từ chi ghi Nợ 334, Có tài khoản tiền. Số tài khoản bạn nhập phải có trong hệ thống tài khoản của công ty, nếu không phần mềm báo thiếu tài khoản; thêm ở menu Hệ thống, Hệ thống tài khoản. Lỗi hay gặp khác là Nhập số tiền cho ít nhất một nhân viên.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Báo cáo, Sổ chi tiết chọn tài khoản 3531 để xem số dư quỹ sau khi chi, và nút Còn phải trả theo nhân viên ở đầu màn Lương tháng 13, thưởng để xem phần thực lĩnh chưa chi. Phần mềm không tự trích quỹ theo tỷ lệ và không có màn hình riêng cho quỹ phúc lợi hình thành tài sản (3533); bút toán 3532 sang 3533 và hao mòn bằng 3533 bạn nhập tay. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.
Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.
08
Câu hỏi hay gặp về tài khoản 353
Ba câu sau hay nảy ra khi kế toán phải xử lý quỹ cuối năm.
Trích quỹ khen thưởng phúc lợi có tính vào chi phí không?
Không. Quỹ trích từ lợi nhuận sau thuế nên ghi Nợ 421, Có 353. Chi thưởng hay phúc lợi từ quỹ ghi giảm quỹ, không vào chi phí.
Tài khoản 3532 dư bên Nợ nghĩa là gì?
Quỹ phúc lợi đã chi nhiều hơn số đã trích. Kiểm lại xem còn thiếu bút toán trích lập theo quyết định của chủ sở hữu hay không.
Công ty không trích quỹ mà vẫn thưởng nhân viên thì sao?
Khoản thưởng ghi vào chi phí lương như thường và tính vào chi phí theo điều kiện thuế. Chỉ khi có quỹ thì mới ghi giảm 3531.
Bài liên quan
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99
Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026, thay hệ thống của Thông tư 200/2014.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 421, 332 lợi nhuận chưa phân phối: TT 99
Tài khoản 421 giữ kết quả lãi, lỗ sau thuế và việc chia lợi nhuận, xử lý lỗ.
Hệ thống tài khoản
Tài khoản 521 theo Thông tư 99: tài khoản con
Không còn.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.