Tài khoản 421 lợi nhuận sau thuế chưa phân phối và 332 phải trả cổ tức theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Tài khoản 332 nhận số cổ tức, lợi nhuận phải trả cho cổ đông, thành viên góp vốn (bằng tiền hay tài sản phi tiền tệ) và theo dõi việc trả. Bạn ghi vào 332 từ lúc doanh nghiệp không còn quyền từ chối nghĩa vụ chi trả. Mốc ấy với công ty thuộc phạm vi pháp luật chứng khoán thì lấy theo quy định chứng khoán, các doanh nghiệp còn lại theo Luật doanh nghiệp và điều lệ. Trước mốc đó cổ tức mới là đề xuất, chưa phải khoản nợ, nên chưa ghi.

Hai quy tắc phụ thường bị bỏ sót. Thứ nhất, cổ tức ưu đãi phải xét theo bản chất cổ phiếu: nếu cổ phiếu ưu đãi thuộc loại nợ phải trả thì không ghi cổ tức qua 421 mà tính vào chi phí tài chính (xem bài tài khoản 635 chi phí tài chính); nếu là vốn chủ sở hữu thì xử lý như cổ tức cổ phiếu phổ thông. Thứ hai, doanh nghiệp phải theo dõi trong quản trị nội bộ lỗ tính thuế và lỗ không tính thuế, vì chỉ phần lỗ tính thuế mới chuyển được để giảm thuế phải nộp sau này.

Lãi kế toán còn chứa những khoản chưa thành tiền, như lãi đánh giá lại tài sản mang đi góp vốn, lãi chênh lệch tỷ giá đánh giá lại. Trước khi quyết định mức chia, bạn nên tách phần lãi này ra, vì quỹ tiền có thể không đủ.

Đầu năm sau, kế toán chuyển số dư 4212 sang 4211. Còn dư Có (lãi) thì ghi Nợ 4212, Có 4211. Còn dư Nợ (lỗ) thì ghi Nợ 4211, Có 4212. Sang năm mới, 4212 bắt đầu lại từ không.

Công ty lỗ lũy kế thì 421 dư Nợ là đúng. Trên báo cáo tình hình tài chính nó hiện thành số âm ở chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Ví dụ số: năm nay công ty có lãi sau thuế 480.000.000 đồng, đã tính cả thu nhập và chi phí khác (xem bài tài khoản 811 chi phí khác). Cuối năm ghi Nợ 911 480.000.000, Có 4212 480.000.000. Đại hội cổ đông quyết định chia cổ tức tiền 120.000.000 đồng và trích quỹ khen thưởng, phúc lợi 30.000.000 đồng. Ghi Nợ 4212 120.000.000, Có 332 120.000.000; Nợ 4212 30.000.000, Có 353 30.000.000. Khi trả, giả định cổ đông là cá nhân và công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 6.000.000 đồng: Nợ 332 120.000.000, Có 3335 6.000.000, Có 112 114.000.000. Thuế đầu tư vốn của cá nhân nằm ở bài thuế thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn.

Tới cuối năm 4212 còn dư Có 480.000.000 - 120.000.000 - 30.000.000 = 330.000.000 đồng. Sang năm sau ghi Nợ 4212 330.000.000, Có 4211 330.000.000. Nếu 4211 từ các năm trước còn dư Có 200.000.000 đồng thì sau chuyển 4211 là 530.000.000 đồng, đây là số lợi nhuận lũy kế chưa chia mà công ty còn có thể dùng để chia tiếp hoặc tăng vốn. Quy trình kết chuyển cuối năm nằm ở bài chuyển số dư sang năm mới.

Nếu công ty lỗ 90.000.000 đồng năm sau và 4211 đang dư Có 330.000.000 đồng, thì ghi Nợ 4212 90.000.000, Có 911 90.000.000. Đầu năm tiếp theo chuyển Nợ 4211 90.000.000, Có 4212 90.000.000, và 4211 còn 240.000.000 đồng.

Tên tài khoản cấp 2 cũng đổi. Thông tư 133 gọi 4211 là "Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước", Thông tư 99 gọi là "lũy kế đến cuối năm trước", cho thấy nó dồn tất cả các năm cũ chứ không chỉ một năm. Thông tư 99 còn viết rõ hai bút toán cổ tức bằng cổ phiếu và tăng vốn qua 4118 rồi 4111, trong khi phần nguyên tắc của Thông tư 133 chỉ nói chung là bổ sung vốn đầu tư của chủ sở hữu. Nguyên tắc cổ tức ưu đãi theo bản chất cổ phiếu, và quy tắc theo dõi lỗ tính thuế, lỗ không tính thuế có ở cả hai thông tư.

Thông tư 133 có một điểm Thông tư 99 không lặp lại ở tài khoản 421: hướng dẫn riêng cho hợp đồng hợp tác kinh doanh khi chia lợi nhuận sau thuế. Danh mục đầy đủ nằm ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/closing

Các bước

1. 1

   Cuối mỗi tháng, sau khi đã tính khấu hao, phân bổ và lương, vào Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ. Ở mục Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ, ô Kỳ chọn tháng rồi bấm Kết chuyển kỳ.

2. 2

   Cuối năm, vào Thuế, cuối kỳ→, Kết chuyển cuối năm, ô Năm tài chính gõ năm, bấm Xem. Khung Kết chuyển lãi lỗ từng tháng của năm … có nút Kết chuyển … tháng chưa kết chuyển để chạy nốt các tháng còn sót.

3. 3

   Khung Kết chuyển số dư cuối năm … cho Số dư 4212 đến hết năm (ví dụ Lãi 330.000.000 sau khi đã chia cổ tức và trích quỹ) và Trạng thái. Bấm Chuyển số dư năm … sang năm trước.

4. 4

   Chia cổ tức theo nghị quyết: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác. Dòng 1 TK Nợ 4212, TK Có 332, Số tiền (VND) 120.000.000, Đối tượng Có là cổ đông nếu muốn theo dõi từng người. Dòng 2 trích quỹ: TK Nợ 4212, TK Có 3531 hoặc 3532 (353 có tài khoản con nên phải chọn tài khoản chi tiết), 30.000.000. Bấm Cất và ghi sổ.

5. 5

   Ngày trả cổ tức: lập chứng từ loại Báo nợ ngân hàng, chọn Tài khoản ngân hàng, dòng 1 TK Nợ 332, TK Có 112, 114.000.000; dòng 2 TK Nợ 332, TK Có 3335, 6.000.000 cho phần thuế thu nhập cá nhân khấu trừ.

6. 6

   Sang năm mới mà muốn mở sổ riêng: Hệ thống→, Tạo sổ năm mới, ô Số dư đến hết ngày (cuối năm tài chính) chọn ngày cuối năm, bấm Xem số dư, kiểm ô Tổng Nợ, tổng Có đầu kỳ báo Cân, gõ Tên sổ (công ty) mới rồi bấm Tạo sổ năm mới.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 1 lập chứng từ kết chuyển ngày cuối tháng: doanh thu, thu nhập sang Có 911, giá vốn và chi phí sang Nợ 911, rồi chênh lệch sang 4212 (lãi: Nợ 911, Có 4212; lỗ: Nợ 4212, Có 911). Cộng mười hai tháng của ví dụ là Có 4212 480.000.000. Tháng đã kết chuyển thì bấm lại nhận câu Kỳ này đã kết chuyển. Xóa chứng từ kết chuyển để làm lại. Công ty đã đặt bảng Cặp tài khoản kết chuyển ở cuối trang Kết chuyển cuối năm thì phần mềm chạy theo bảng ấy thay cho cách mặc định.

Bước 3 lập chứng từ ngày đầu năm tài chính kế tiếp ghi Nợ 4212 330.000.000, Có 4211 330.000.000; năm lỗ thì ngược lại, Nợ 4211, Có 4212. Mỗi năm chỉ một lần; số dư 4212 thay đổi sau khi đã chuyển thì trang báo Số đã chuyển khác số dư hiện tại của năm …, bạn xóa chứng từ rồi chuyển lại. Bước 4 và 5 ghi đúng các cặp bạn nhập: Nợ 4212 120.000.000, Có 332; Nợ 4212 30.000.000, Có quỹ; khi trả Nợ 332 120.000.000, Có 112 114.000.000, Có 3335 6.000.000. Ở bước 6, sổ mới nhận số dư 4212 cộng vào 4211, doanh thu và chi phí chưa kết chuyển dồn vào tài khoản lợi nhuận chưa phân phối.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, ô Tài khoản gõ 421 để thấy cả 4211 và 4212 trong một sổ, hoặc gõ riêng 4212 để xem các chứng từ kết chuyển từng tháng; bấm Xem báo cáo. Số dư âm là dư Có (lãi chưa chia). Sổ của 332 xem cùng cách với ô Tài khoản là 332, rồi bấm Theo đối tượng để thấy còn nợ cổ đông nào. Bảng kiểm tháng ở màn Cuối kỳ cho biết tháng nào chưa tính khấu hao, chưa phân bổ trước khi kết chuyển, xem thêm hướng dẫn màn Cuối kỳ.

Phần mềm chưa tự tính mức chia cổ tức, chưa tự trích quỹ theo tỷ lệ và chưa tự khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên cổ tức; các số đó bạn lấy theo nghị quyết và tự nhập như bước 4, bước 5. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này dành cho doanh nghiệp. Cách chọn sổ Thông tư 99 có ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.