Tài khoản 811 chi phí khác theo Thông tư 99: kết cấu và cách hạch toán

Một quy tắc đi kèm hay bị hiểu nhầm: số tiền thu từ bán hồ sơ thầu của hoạt động thanh lý không phải thu nhập khác mà ghi giảm chi phí thanh lý, nhượng bán, tức ghi Có 811. Phần thu nhập từ bán tài sản thì ở bên kia, tài khoản 711 thu nhập khác.

Về thuế, tài khoản này không chứa phán quyết. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ và đã ghi đúng chế độ kế toán thì vẫn ghi đủ vào 811, kể cả khi nó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Bạn chỉ điều chỉnh tăng thu nhập tính thuế ở bước quyết toán thuế, không giảm chi phí trên sổ. Xem thêm bài các khoản chi phí không được trừ.

Thông tư 99 không đặt tài khoản cấp 2 cho 811. Bạn tự mở sổ chi tiết theo nhóm khi cần, thường là thanh lý tài sản, tiền phạt, thiệt hại bất thường. Sau khi kết chuyển, lãi lỗ cuối cùng dồn về lợi nhuận chưa phân phối, xem bài tài khoản 421 lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Ví dụ số: công ty phá dỡ một nhà kho cũ để xây mới, nguyên giá 200.000.000 đồng, hao mòn lũy kế 170.000.000 đồng, còn lại 30.000.000 đồng. Ghi Nợ 214 170.000.000, Nợ 811 30.000.000, Có 211 200.000.000. Chi phí thuê phá dỡ 4.000.000 đồng chưa thuế, thuế 400.000 đồng, chuyển khoản: Nợ 811 4.000.000, Nợ 1331 400.000, Có 112 4.400.000. Khoản chi khác của kỳ này từ nghiệp vụ là 34.000.000 đồng.

Ví dụ khác: công ty bị khách yêu cầu bồi thường vì giao chậm theo điều khoản phạt hợp đồng 8.000.000 đồng, chuyển khoản trả ngay: Nợ 811 8.000.000, Có 112 8.000.000. Một khoản phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng nộp bằng tiền mặt: Nợ 811 5.000.000, Có 111 5.000.000.

Một ví dụ về góp vốn: công ty đưa vật tư có giá sổ 50.000.000 đồng đi góp vốn vào một công ty liên kết, hai bên thống nhất giá 44.000.000 đồng. Ghi Nợ 222 44.000.000, Nợ 811 6.000.000, Có 152 50.000.000. Nếu giá thỏa thuận là 57.000.000 đồng thì phần chênh 7.000.000 đồng ghi Có 711. Tiền phạt chậm nộp thuế có bài riêng là bài hạch toán tiền chậm nộp, tiền phạt, truy thu.

Thông tư 99 còn có những bút toán bán và thuê lại tài sản cố định, nơi Nợ 811 dùng để ghi giảm tài sản, kèm tài khoản 242 và 3387 để hoãn phần lỗ hay phần lãi. Phần này nằm ở 711 nên bạn xem tiếp ở bài 711. Thông tư 200 cũng dùng 811 không chia tài khoản con.

Khi mở sổ 2026 không có số dư 811 phải chuyển. Muốn xem danh mục tài khoản của cả ba chế độ, bạn mở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Xóa sổ nhà kho: vào Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định, mở thẻ nhà kho, kéo xuống khung Ghi giảm. Ô Ngày ghi giảm là ngày bắt đầu phá dỡ, ô Lý do ghi giảm gõ Phá dỡ để xây mới (ô có gợi ý sẵn như Hư hỏng không sửa được, nhưng gõ đúng lý do của biên bản thì sổ dễ đọc hơn). Ô TK xử lý giá trị còn lại giữ 811. Không có tiền bán nên bỏ trống Giá bán thanh lý (chưa thuế), Thuế suất GTGT %, Hoặc tiền thuế GTGT (theo hóa đơn) và các ô người mua, hóa đơn. Bấm Ghi giảm và xác nhận.

2. 2

   Thuê phá dỡ 4.000.000 đồng, có hóa đơn GTGT, trả qua ngân hàng: vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Mua dịch vụ. Ô Thanh toán chọn Ủy nhiệm chi, chọn Tài khoản ngân hàng chi tiền và Nhà cung cấp là đơn vị phá dỡ. Dòng dịch vụ có Đơn giá 4.000.000, Thuế suất GTGT 10%, cột TK chi phí gõ 811. Điền Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn rồi bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Bồi thường 8.000.000 đồng cho khách vì giao chậm: ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng, chọn Tài khoản ngân hàng và ô Đối tượng là khách được bồi thường. Dòng 1 Diễn giải dòng ghi số hợp đồng và điều khoản phạt, TK Nợ 811, Số tiền (VND) 8.000.000. Bấm Cất và ghi sổ.

4. 4

   Nộp phạt vi phạm hành chính 5.000.000 đồng bằng tiền mặt: cũng Lập chứng từ, nhưng Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt. Ở khung Thông tin in trên phiếu chi, ô Người nhận tiền ghi cơ quan ra quyết định, ô Chứng từ gốc kèm theo ghi số quyết định xử phạt. Dòng 1 TK Nợ 811, Số tiền (VND) 5.000.000, rồi bấm Cất và ghi sổ hoặc Cất và in để in phiếu chi kèm quyết định.

5. 5

   Thiếu tiền quỹ đã có quyết định tính vào chi phí: ở Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ, sau khi lưu biên bản, cách xử lý chọn Thiếu: chi phí khác (811) rồi bấm Xử lý chênh lệch. Thiếu do người làm mất thì chọn Thiếu: bắt bồi thường, phải thu khác (1388) hoặc Thiếu: trừ vào lương (334), không vào 811.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ ghi giảm (loại Ghi giảm tài sản cố định) trích nốt khấu hao tháng ghi giảm nếu tháng đó chưa trích, rồi ghi Nợ 2141 170.000.000, Nợ 811 30.000.000, Có 211 200.000.000, và dừng khấu hao từ tháng sau; câu báo thành công nêu giá trị còn lại đưa vào chi phí 30.000.000 đồng. Chứng từ mua dịch vụ ở bước 2 ghi Nợ 811 4.000.000, Nợ 1331 400.000, Có 1121 4.400.000. Báo nợ ở bước 3 ghi Nợ 811, Có 1121 8.000.000; phiếu chi ở bước 4 ghi Nợ 811, Có 1111 5.000.000. Bốn chứng từ cộng 47.000.000 đồng vào 811, gồm 34.000.000 của phá dỡ và 13.000.000 tiền phạt, bồi thường. Kiểm kê quỹ ở bước 5 lập chứng từ loại Xử lý kiểm kê quỹ Nợ 811, Có 1111.

Câu báo hay gặp: Nhập lý do ghi giảm khi để trống ô lý do; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày ghi giảm rơi vào kỳ đã khóa; Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: 811 nếu công ty đã mở tài khoản con cho 811 mà bạn vẫn gõ 811. Ghi giảm nhầm tài sản thì bấm Hủy ghi giảm trên thẻ để xóa chứng từ ghi giảm và mở lại thẻ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 811 vào ô Tài khoản, chọn khoảng ngày rồi bấm Xem báo cáo. Cột Diễn giải cho biết dòng nào là Giá trị còn lại của tài sản ghi giảm, cột TK đối ứng tách phần tiền (1111, 1121) với phần tài sản (211). Bấm số chứng từ để mở lại chứng từ gốc. Thẻ nhà kho vẫn ở danh sách tài sản, cột trạng thái ghi Đã ghi giảm kèm ngày, và mục Lịch sử thay đổi của thẻ có dòng Ghi giảm. Từng ô của thẻ có ở hướng dẫn màn Tài sản cố định.

Phần mềm không tự phân loại khoản nào được trừ khi tính thuế: phạt vi phạm hành chính vẫn nằm trên sổ 811 như mọi khoản khác, việc loại khỏi chi phí được trừ làm khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Muốn tách riêng để dễ lọc, mở tài khoản con của 811 cho tiền phạt hành chính ở Hệ thống→, Hệ thống tài khoản. Lưu ý KetoanX chưa có chế độ kế toán hộ kinh doanh, nên nội dung chỉ áp dụng cho doanh nghiệp. Phần chọn sổ theo Thông tư 99 nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.