Màn Tài sản cố định trên KetoanX: thẻ tài sản, tính khấu hao

ketoanx.com/assets

Thứ tự trong quy trình: ghi tăng tài sản tạo thẻ, màn này trích khấu hao hàng tháng, rồi sổ tài sản và bảng khấu hao và bảng tính, phân bổ khấu hao 06-TSCĐ tổng hợp lại. Cuối năm có kiểm kê tài sản và khấu hao theo luật thuế.

ketoanx.com/assets

Từ trên xuống có bốn khối. Khối gập Thêm thẻ tài sản không kèm chứng từ (mở sẵn khi chưa có tài sản nào). Khối Tính khấu hao. Khối Danh sách tài sản với nút Cột hiển thị để chọn cột và thứ tự cột, lưu riêng cho bạn. Cuối cùng, bấm mã tài sản (chữ gạch chân ở cột Mã) để mở thẻ.

Các cột của danh sách: Mã, Tên, Bộ phận, Ghi tăng, Nguyên giá, Tháng SD, Hao mòn lũy kế, Giá trị còn lại, Trạng thái. Cột Trạng thái có các nhãn: Đang dùng; Đã đánh giá lại; Đã ghi giảm kèm ngày; Không khấu hao; Thuê tài chính; tên phương pháp khi không phải đường thẳng; và nhãn cảnh báo Chưa đạt tiêu chuẩn TSCĐ khi nguyên giá dưới 30 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng từ 12 tháng trở xuống.

ketoanx.com/assets

Nếu lệch cặp tài khoản nguyên giá và hao mòn, phần mềm chặn khi lưu. Form có đoạn hướng dẫn trên màn: dùng form này cho tài sản có từ trước hoặc nguyên giá đã hạch toán bằng chứng từ khác; tài sản mới mua, xây xong hay nhận góp vốn thì dùng Ghi tăng có chứng từ.

Ô của khối Tính khấu hao: Kỳ (tháng, mặc định tháng hiện tại) và nút Tính khấu hao kỳ.

Trên trang thẻ còn các form xử lý, mô tả ở phần các trường hợp: Phân bổ khấu hao cho nhiều bộ phận, đối tượng, Sản lượng thực tế theo tháng, Điều chuyển bộ phận, Chuyển tài sản thuê tài chính thành tài sản sở hữu, Chuyển loại tài sản, Đánh giá lại, nâng cấp và Ghi giảm.

ketoanx.com/assets

Khi khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

Chọn Phương pháp khấu hao là Số dư giảm dần có điều chỉnh khi lập thẻ hoặc ở Sửa thẻ tài sản. Hệ số điều chỉnh theo Thông tư 45: 1,5 với thời gian đến 4 năm; 2,0 với trên 4 đến 6 năm; 2,5 với trên 6 năm. Máy nguyên giá 120.000.000 đồng, 5 năm, ghi tăng ngày 01/01: tỷ lệ nhanh 40% (20% nhân 2,0), khấu hao năm 1 là 48.000.000 đồng (4.000.000 đồng mỗi tháng), năm 2 là 28.800.000 đồng (2.400.000), năm 3 là 17.280.000 đồng (1.440.000), năm 4 và năm 5 mỗi năm 12.960.000 đồng (1.080.000). Từ năm mà mức nhanh thấp hơn mức chia đều giá trị còn lại, phần mềm chuyển sang chia đều. Cách tính chi tiết xem các phương pháp khấu hao.

Quy định chỉ cho dùng phương pháp này với máy móc, thiết bị mới của doanh nghiệp có công nghệ đổi nhanh, và khấu hao nhanh chỉ khi kinh doanh có lãi. Phần mềm không kiểm điều đó: chọn đúng phương pháp là việc của bạn. Phần chênh lệch với luật thuế (khấu hao vượt) xem ở khấu hao theo luật thuế, nơi số theo thuế của phương pháp này chỉ để tham khảo.

Khi khấu hao theo sản lượng

Chọn Theo số lượng, khối lượng sản phẩm và nhập Tổng sản lượng thiết kế (nếu theo sản lượng). Máy nguyên giá 120.000.000 đồng, tổng sản lượng thiết kế 600.000 sản phẩm, mức khấu hao một sản phẩm là 200 đồng (phần mềm hiện số này ở khối Sản lượng thực tế theo tháng). Trước khi bấm Tính khấu hao kỳ, vào thẻ, ở Sản lượng thực tế theo tháng chọn Tháng, nhập Sản lượng thực tế 11.000 rồi bấm Lưu sản lượng. Tháng đó khấu hao 11.000 nhân 200, là 2.200.000 đồng. Nhập 0 để xóa dòng. Tháng đã trích rồi thì phần mềm từ chối: Kỳ này đã trích khấu hao. Xóa chứng từ khấu hao của kỳ rồi nhập lại sản lượng. Nếu quên nhập sản lượng, tháng đó khấu hao bằng 0 và câu báo kết quả nhắc có bao nhiêu tài sản chưa nhập sản lượng.

Khi chia khấu hao cho nhiều bộ phận

Máy dùng chung cho xưởng và bộ phận bán hàng. Ở khối Phân bổ khấu hao cho nhiều bộ phận, đối tượng, bấm Thêm dòng, chọn bộ phận, đối tượng tập hợp chi phí, khoản mục, tài khoản chi phí và Tỷ lệ %. Ví dụ dòng một 6274 tỷ lệ 60%, dòng hai 6414 tỷ lệ 40%. Tổng tỷ lệ phải bằng 100% thì nút Lưu bảng phân bổ mới bấm được; dòng cuối nhận phần lẻ làm tròn. Từ kỳ sau, mỗi tháng khấu hao 2.000.000 đồng được ghi Nợ 6274 1.200.000 và Nợ 6414 800.000, cùng Có 2141 2.000.000. Muốn bỏ chia, bấm Bỏ phân bổ.

Khi điều chuyển tài sản sang bộ phận khác

Ở khối Điều chuyển bộ phận, nhập Ngày điều chuyển, Bộ phận nhận, nếu cần đổi chi phí thì nhập TK chi phí mới (nếu đổi) (ví dụ từ 6424 sang 6274) và Lý do điều chuyển, rồi bấm Điều chuyển. Không có bút toán; từ kỳ sau khấu hao đi vào tài khoản chi phí mới. Bảng chia theo tỷ lệ ở trường hợp trên không tự đổi theo, nên mở lại xem. Thẻ có thêm nút In biên bản điều chuyển. Báo lỗi hay gặp: Tài sản đang ở bộ phận này rồi.

Khi nâng cấp, cải tạo tài sản

Chi phí nâng cấp làm tăng năng lực hoặc kéo dài thời gian sử dụng thì cộng vào nguyên giá; sửa chữa thường xuyên thì vào chi phí kỳ, xem sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định. Chi phí nâng cấp phải đã được tập hợp ở tài khoản 241 (2414 theo Thông tư 99, 2413 theo các chế độ khác).

Ví dụ: máy ép MAY-002 nguyên giá 240.000.000 đồng, 60 tháng, ghi tăng 01/01/2026, đã trích đủ đến hết tháng 3/2027 (15 tháng, 60.000.000 đồng). Ngày 20/04/2027 nâng cấp xong, chi phí 36.000.000 đồng đã nằm ở 2414. Máy còn dùng 44 tháng. Ở khối Đánh giá lại, nâng cấp: Ngày đánh giá lại 20/04/2027; Nguyên giá mới 276.000.000; Số tháng khấu hao còn lại 44; Lý do thay đổi nguyên giá chọn Nâng cấp, cải tạo hoàn thành (kết chuyển từ 241); để trống Giá trị còn phải khấu hao và TK đối ứng (để trống: theo lý do). Bấm Đánh giá lại, đồng ý ở hộp xác nhận.

Phần mềm trích nốt khấu hao tháng 4/2027 theo số cũ (4.000.000 đồng), ghi Nợ chi phí, Có 2141, rồi ghi Nợ 211 36.000.000, Có 2414 36.000.000 trên một chứng từ Đánh giá lại tài sản cố định. Giá trị còn phải khấu hao mặc định là nguyên giá mới trừ giá trị thanh lý trừ hao mòn lũy kế: 276.000.000 trừ 64.000.000 là 212.000.000 đồng, chia 44 tháng, khoảng 4.818.182 đồng mỗi tháng từ tháng 5/2027. Trên thẻ xuất hiện dòng Đã đánh giá lại và nút in Biên bản đánh giá lại (04-TSCĐ). Muốn rút lại, bấm Hủy lần đánh giá lại này (chỉ lần gần nhất, và phải chưa trích khấu hao sau tháng đó).

Khi đánh giá lại theo quyết định của Nhà nước

Công ty không được tự đánh giá lại theo giá thị trường; chênh lệch đánh giá lại chỉ vào tài khoản 412 khi có quyết định của Nhà nước, xem đánh giá lại tài sản cố định, góp vốn bằng tài sản. Chọn lý do Đánh giá lại theo quyết định (chênh lệch vào 412).

Ô Hao mòn lũy kế sau đánh giá lại chỉ dùng cho lý do này; nhập số theo biên bản đánh giá lại. Ví dụ nguyên giá 200.000.000 lên 230.000.000, hao mòn 80.000.000 lên 92.000.000, giá trị còn lại 120.000.000 lên 138.000.000. Nhập Nguyên giá mới 230.000.000 và Hao mòn lũy kế sau đánh giá lại 92.000.000. Phần mềm ghi đúng như quy định của Thông tư 99 cho TK 412: Nợ 211 30.000.000, Có 2141 12.000.000 (phần hao mòn tăng), Có 412 18.000.000 (phần giá trị còn lại tăng). Phần hao mòn điều chỉnh được cộng vào hao mòn đầu kỳ trên thẻ, nên Hao mòn lũy kế và Giá trị còn lại của thẻ khớp sổ cái 2141. Để trống Giá trị còn phải khấu hao thì phần mềm lấy nguyên giá mới trừ giá trị thanh lý trừ hao mòn sau đánh giá lại, ở đây 138.000.000. Bỏ trống ô hao mòn thì hao mòn giữ nguyên và toàn bộ chênh lệch nguyên giá vào 412 (Nợ 211, Có 412 30.000.000), như các lần đánh giá lại lập trước đây. Nâng cấp hay quyết toán không nhận ô này. Hủy lần đánh giá lại thì phần hao mòn điều chỉnh cũng được bỏ khỏi thẻ.

Khi thanh lý, nhượng bán tài sản

Hồ sơ gồm quyết định thanh lý, biên bản thanh lý và hóa đơn bán lập đúng lúc chuyển giao quyền sở hữu, xem thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Tài sản đã quyết định thanh lý nhưng chưa bán vẫn phải trích khấu hao cho đến khi ghi giảm.

Ví dụ: máy MAY-03 nguyên giá 180.000.000 đồng, 60 tháng, hao mòn lũy kế đến hết tháng 10/2026 là 150.000.000 đồng, bán cho một khách giá 40.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10%, ngày 15/11/2026. Ở khối Ghi giảm: Ngày ghi giảm 15/11/2026; Lý do ghi giảm chọn hoặc gõ Nhượng bán, thanh lý; giữ TK xử lý giá trị còn lại 811; Giá bán thanh lý (chưa thuế) 40.000.000; Thuế suất GTGT % 10, hoặc gõ đúng tiền thuế trên hóa đơn 4.000.000 vào Hoặc tiền thuế GTGT (theo hóa đơn); TK nhận tiền (131, 111, 112) để 131 hoặc gõ 112 nếu thu tiền ngay; TK thu nhập để trống thì lấy 711; chọn Khách mua; điền Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn. Bấm Ghi giảm. Nhập cả thuế suất lẫn tiền thuế mà hai số lệch nhau quá 1 đồng thì phần mềm báo tiền thuế không khớp giá bán nhân thuế suất, để bạn sửa theo hóa đơn.

Thẻ chuyển sang nhãn Đã ghi giảm kèm ngày 15/11/2026 và dừng khấu hao. Phần mềm không tự lập hóa đơn cho người mua và không tự thu tiền: hóa đơn xuất ở phân hệ hóa đơn, tiền thu ghi ở thu tiền khách hàng. Thuế GTGT này tự lên bảng kê bán ra và tờ khai thuế GTGT của kỳ (dòng chứng từ ghi thanh lý TSCĐ), không phải kê thêm. Nếu tháng ghi giảm đã chạy Tính khấu hao kỳ, phần mềm giữ nguyên khấu hao cả tháng đã trích và không trích thêm. Thanh lý nhầm: bấm Hủy ghi giảm ở khối Đã ghi giảm, đồng ý ở hộp xác nhận; chứng từ ghi giảm bị xóa và thẻ mở lại. Thẻ có thêm nút in Biên bản thanh lý (02-TSCĐ) và In chứng từ ghi giảm.

Khi bán bất động sản đầu tư

Thẻ có tài khoản nguyên giá 217 thì khối Ghi giảm điền sẵn TK xử lý giá trị còn lại là giá vốn 632 và TK thu nhập là doanh thu 511 (công ty theo Thông tư 133 là 5118, theo Thông tư 200 là 5117), vì Thông tư 99 hướng dẫn bán bất động sản đầu tư ghi giá trị còn lại vào giá vốn và giá bán vào doanh thu, không qua 811, 711. Hệ thống tài khoản thiếu các tài khoản này thì ô quay về 811, 711 như tài sản cố định thường. Các ô còn lại nhập như ví dụ thanh lý ở trên; xem bất động sản đầu tư.

Khi chuyển tài sản thành công cụ dụng cụ

Tài sản tháo bộ phận làm nguyên giá xuống dưới 30 triệu đồng, hoặc không còn đủ tiêu chuẩn, thì giá trị còn lại không bỏ đi mà chuyển sang công cụ dụng cụ và phân bổ tiếp, xem chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ. Khi tính thuế TNDN, phần phân bổ này không kéo quá 3 năm. Phần mềm không có nút riêng cho việc này; làm hai bước.

Bước một, ở khối Ghi giảm chọn Lý do ghi giảm là Chuyển thành công cụ dụng cụ và đổi TK xử lý giá trị còn lại từ 811 thành 242. Ví dụ tài sản nguyên giá 27.000.000 đồng, hao mòn lũy kế 9.000.000 đồng, ghi giảm ngày 01/11/2026: Nợ 2141 9.000.000, Nợ 242 18.000.000, Có 211 27.000.000. Đừng nhập giá bán: việc chuyển nội bộ không có hóa đơn.

Bước hai, mở công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, vào phần Lập từ chứng từ đã ghi sổ ở màn ghi tăng công cụ, chọn chứng từ ghi giảm vừa lập (Nợ 242), bấm Lập khoản. Đặt Bắt đầu phân bổ là ngày đầu tháng sau (01/12/2026), vì phần mềm phân bổ đủ một tháng ngay từ tháng bắt đầu. Lập từ đây không ghi thêm bút toán nên giá trị còn lại không bị ghi hai lần.

Khi mua ô tô trên 1,6 tỷ đồng

Ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống chỉ được trừ khấu hao trên phần nguyên giá đến 1,6 tỷ đồng mỗi xe. Mở thẻ, ở Sửa thẻ tài sản nhập Nguyên giá tính thuế (nếu khác) là 1.600.000.000 rồi bấm Lưu thẻ. Sổ vẫn khấu hao đủ nguyên giá, còn màn khấu hao theo luật thuế đưa phần vượt vào chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán. Cách ghi tăng và phần thuế GTGT chỉ được khấu trừ đến 1,6 tỷ xem ở ghi tăng tài sản và mua ô tô trên 1,6 tỷ.

Khi tài sản thuê tài chính được chuyển quyền sở hữu, hoặc đổi sang bất động sản đầu tư

Thẻ đánh dấu Thuê tài chính có khối Chuyển tài sản thuê tài chính thành tài sản sở hữu. Nhập Ngày chuyển, TK nguyên giá sở hữu (mặc định 211), TK hao mòn sở hữu (mặc định 2141), bấm Chuyển thành sở hữu. Phần mềm ghi Nợ tài khoản sở hữu, Có 212 theo nguyên giá và Nợ 2142, Có 2141 theo hao mòn lũy kế. Thẻ không thuê tài chính thì có khối Chuyển loại tài sản để chuyển giữa tài sản cố định và bất động sản đầu tư 217 (nút Chuyển loại); khấu hao bất động sản đầu tư cho thuê ghi vào giá vốn 632.

Khi sửa thẻ

Ở Sửa thẻ tài sản đổi thông tin rồi bấm Lưu thẻ. Mọi thay đổi được ghi vào khối Lịch sử thay đổi của thẻ. Lưu ý: sửa Nguyên giá ở đây chỉ đổi thẻ, không đổi chứng từ ghi tăng và không sinh bút toán, nên thẻ và sổ cái có thể lệch nhau. Muốn đổi nguyên giá có bút toán, dùng Đánh giá lại, nâng cấp. Thẻ đã ghi giảm thì không sửa được.

Khi cần in hồ sơ tài sản

Đầu trang thẻ có các nút in: Thẻ tài sản (S23), Biên bản giao nhận (01-TSCĐ), In chứng từ ghi tăng (thẻ lập kèm chứng từ), In biên bản điều chuyển, Biên bản đánh giá lại (04-TSCĐ), In chứng từ ghi giảm và Biên bản thanh lý (02-TSCĐ). Cần quyền In. Mẫu nào chưa có sự kiện tương ứng thì nút không hiện. Danh sách có nút In danh sách. Bộ mẫu 01 đến 06-TSCĐ xem bộ chứng từ tài sản cố định. Cuối trang thẻ có khối Tệp đính kèm để lưu hợp đồng, hóa đơn, biên bản.

ketoanx.com/assets

• Khấu hao tháng (loại Khấu hao TSCĐ, ngày cuối tháng): Nợ tài khoản chi phí của từng thẻ (hoặc theo bảng chia tỷ lệ), Có tài khoản hao mòn. Các thẻ cùng tài khoản được gộp dòng. Với ví dụ MPD-01: Nợ 6274 2.000.000, Có 2141 2.000.000.
• Đánh giá lại, nâng cấp: Nợ 211 (hoặc Nợ tài khoản đối ứng khi giảm), Có 2414, 2413, 2412 hoặc 412; đánh giá lại theo quyết định có nhập hao mòn sau đánh giá lại thì tách thêm phần hao mòn vào 214 và chỉ phần giá trị còn lại vào 412; kèm khấu hao nốt tháng đánh giá nếu chưa trích.
• Ghi giảm: như ví dụ thanh lý ở trên.

Không phát sinh chứng từ: lập thẻ không kèm chứng từ, sửa thẻ, điều chuyển bộ phận, phân bổ theo tỷ lệ, nhập sản lượng. Số liệu hiện ở sổ tài sản và bảng khấu hao, bảng tính, phân bổ khấu hao 06-TSCĐ, bảng cân đối kế toán (nguyên giá 211, hao mòn 214) và kết quả kinh doanh (chi phí khấu hao).

• Không có tài sản nào phát sinh khấu hao trong kỳ này (hoặc đã trích rồi): kỳ đã trích, hoặc mọi thẻ chưa đến ngày ghi tăng, đã khấu hao hết, đã ghi giảm, hoặc đánh dấu không khấu hao. Kiểm lại kỳ và thẻ.
• Sổ đã khóa đến ngày: kỳ chọn nằm trong kỳ đã khóa. Chọn kỳ sau hoặc mở khóa sổ.
• Hao mòn lũy kế đầu kỳ không được vượt giá trị phải khấu hao (nguyên giá trừ giá trị thanh lý): hao mòn đầu kỳ nhập quá lớn. Sửa lại.
• Tài sản đã được trích khấu hao sau tháng: ghi giảm hoặc đánh giá lại với ngày trước tháng đã có chứng từ khấu hao. Xóa các chứng từ khấu hao các tháng sau ngày đó, rồi làm lại.
• Nguyên giá mới không được nhỏ hơn hao mòn lũy kế: nguyên giá mới nhập thấp hơn số đã hao mòn. Kiểm lại số.
• Giá trị còn phải khấu hao không được vượt giá trị còn lại: nhập ô này quá lớn. Để trống để phần mềm tự tính.
• Ngày đánh giá lại phải sau lần đánh giá lại trước: mỗi lần đánh giá lại phải sau lần trước. Đổi ngày.
• Tài sản đã ghi giảm, không sửa được. Hủy ghi giảm trước nếu cần sửa.: bấm Hủy ghi giảm rồi sửa.
• Câu báo bắt đầu bằng Tiền thuế GTGT và kết thúc bằng sửa một trong hai ô theo hóa đơn: khi ghi giảm có bán, ô thuế suất và ô tiền thuế lệch nhau. Giữ ô tiền thuế đúng như hóa đơn, xóa hoặc sửa ô thuế suất.