Hạch toán sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định: khi nào vào chi phí, khi nào tăng nguyên giá

Thông tư 99 không có loại sửa chữa lớn riêng. Chi phí lớn hay nhỏ không quyết định cách ghi; tính chất việc làm mới quyết định. Bảng dưới đặt ba loại cạnh nhau:

Thông tư 99 liệt kê bốn việc làm tăng nguyên giá: xây lắp, trang bị thêm hoặc nâng cấp để tăng năng lực hoặc kéo dài thời gian sử dụng; thay một hoặc vài bộ phận làm tăng thời gian sử dụng hữu ích hoặc công suất; cải tiến bộ phận làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm; áp dụng quy trình công nghệ mới làm giảm chi phí hoạt động. Việc không rơi vào bốn nhóm này thì là sửa chữa; cách xác định nguyên giá nói chung nằm ở bài nguyên giá tài sản cố định. Hóa đơn gộp cả hai kiểu việc (thay dầu và thay luôn cụm động cơ công suất lớn hơn) thì tách thành hai dòng để mỗi phần vào đúng chỗ.

Không có hóa đơn hợp lệ cho khoản sửa chữa thì phần chi phí này không được trừ khi tính thuế TNDN; cách xử lý nằm ở bài mua hàng không có hóa đơn.

Ví dụ: đại tu dây chuyền 90.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 9.000.000 đồng, chu kỳ ba năm một lần. Tập hợp: Nợ TK 2413 90.000.000, Nợ TK 133 (1332) 9.000.000, Có TK 331 99.000.000. Xong việc: Nợ TK 242, Có TK 2413 90.000.000. Mỗi tháng trong 36 tháng: Nợ TK 627, Có TK 242 2.500.000.

Thông tư 45 chỉ cho phân bổ chi phí sửa chữa không quá ba năm. Trích trước theo dự toán cũng được với tài sản phải sửa theo chu kỳ, nhưng phải có nghĩa vụ và dự toán được duyệt, và khi hết chu kỳ phần trích trước chưa chi không được trừ khi tính thuế TNDN.

ketoanx.com/assets

Các bước

1. 1

   Tập hợp chi phí nâng cấp 84.000.000 đồng vào TK 2414 bằng chứng từ mua hàng hoặc phiếu chi như mọi chi phí khác (Nợ 2414, Nợ 1332 8.400.000, Có 112 92.400.000). Phần mềm không tự tìm chi phí này khi nâng cấp, nên bước này phải xong trước.

2. 2

   Mở thẻ máy CNC, kéo tới mục Đánh giá lại, nâng cấp. Ngày đánh giá lại mặc định là hôm nay, phải sau ngày ghi tăng; nhập ngày công việc hoàn thành.

3. 3

   Nguyên giá mới nhập 444.000.000 (ô đang gợi ý nguyên giá hiện tại 360.000.000). Giá trị còn phải khấu hao để trống: phần mềm lấy nguyên giá mới trừ giá trị thanh lý trừ hao mòn lũy kế, tức 444.000.000 − 144.000.000 = 300.000.000 khi giá trị thanh lý bằng 0 và hao mòn lũy kế, đã gồm tháng đánh giá, là 144.000.000. Dòng giải thích phía trên form hiện số này theo thẻ của bạn. Số tháng khấu hao còn lại bắt buộc, nhập 84.

4. 4

   Lý do thay đổi nguyên giá giữ Nâng cấp, cải tạo hoàn thành (kết chuyển từ 241); hai lựa chọn kia là Quyết toán xây dựng cơ bản (điều chỉnh theo giá quyết toán) và Đánh giá lại theo quyết định (chênh lệch vào 412), không dùng cho việc này. Để trống TK đối ứng (để trống: theo lý do) thì phần mềm lấy 2414 với công ty theo Thông tư 99, 2413 với Thông tư 133.

5. 5

   Bấm Đánh giá lại và đồng ý hộp Lập chứng từ đánh giá lại cho tài sản này?. Màn báo từ tháng sau khấu hao 300.000.000 đồng trong 84 tháng, mỗi tháng 3.571.429 đồng.

6. 6

   Bảo dưỡng định kỳ 90.000.000 đồng, chu kỳ ba năm: tập hợp vào TK 2413 rồi ghi chứng từ chuyển Nợ 242, Có 2413 90.000.000. Sau đó vào Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước, mở Thêm một khoản và nhập Mã, Tên khoản, Loại chọn Chi phí chờ phân bổ (công ty theo Thông tư 133 thấy Chi phí trả trước), Giá trị 90.000.000, Số tháng phân bổ 36, Bắt đầu phân bổ là tháng hoàn thành, TK nguồn (153/242) 242, TK chi phí 627 (mặc định là 642 nên phải đổi), Bộ phận sử dụng là xưởng. Bấm Thêm.

7. 7

   Mỗi tháng ở cùng màn, khối Phân bổ kỳ, chọn tháng rồi bấm Phân bổ kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ đánh giá lại loại DGTS ở bước 5 ghi Nợ 211, Có 2414 84.000.000 (chênh lệch giữa nguyên giá mới và cũ). Nếu tháng đánh giá chưa trích khấu hao thì chứng từ này trích luôn tháng ấy theo mức cũ 3.000.000 đồng (Nợ chi phí khấu hao, Có 2141). Từ tháng sau, Tính khấu hao kỳ ghi 3.571.429 đồng mỗi tháng, tháng cuối nhận phần lẻ nên tổng đúng 300.000.000 đồng. Lịch sử của thẻ giữ nguyên giá trước và sau.

Mỗi lần Phân bổ kỳ ghi Nợ TK chi phí 627, Có TK nguồn 242 bằng 2.500.000 đồng (90.000.000 chia 36); không có khoản nào đến hạn thì màn báo Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi). Khoản thêm ở bước 6 chỉ lập lịch phân bổ, không sinh bút toán, nên bước chuyển 2413 sang 242 phải có chứng từ riêng.

Báo lỗi hay gặp ở bước 5: Ngày đánh giá lại không được trước ngày ghi tăng; Nguyên giá mới không được nhỏ hơn hao mòn lũy kế (…); Giá trị còn phải khấu hao không được vượt giá trị còn lại (…) khi bạn tự nhập ô ấy quá lớn; Tài sản đã được trích khấu hao sau tháng đánh giá lại… khi đã trích các tháng sau ngày bạn chọn, khi đó xóa chứng từ khấu hao các tháng đó rồi làm lại.

Kiểm lại và giới hạn

Đầu thẻ hiện Nguyên giá 444.000.000 và dòng Đã đánh giá lại kèm ngày, số tiền khấu hao và số tháng. Làm sai thì nút Hủy lần đánh giá lại này xóa chứng từ và trả nguyên giá về như trước. Khoản chi phí chờ phân bổ xem ở Tài sản, chi phí→, Tình hình phân bổ.

Những việc phần mềm không làm. Nó không phân biệt giúp việc nào là sửa chữa, việc nào là nâng cấp; phân loại là của bạn, và hóa đơn gộp cả hai loại thì tách thành hai chứng từ. Nó không tự chuyển TK 2413 sang 242 hay TK 2414 sang 211 khi bạn chưa đánh giá lại. Sau khi đánh giá lại, thẻ có bản in Biên bản đánh giá lại (04-TSCĐ), nhưng KetoanX chưa có bản in 03-TSCĐ cho bàn giao sau sửa chữa, nâng cấp; bạn lập tay hoặc bằng Word theo bố cục ở bài chứng từ. Việc bán hoặc thanh lý tài sản đã nâng cấp có ở bài thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tài sản tự làm có ở bài tài sản cố định tự xây dựng, tự sản xuất. Hai tài khoản trung gian có bài riêng: tài khoản 241 xây dựng cơ bản dở dang và tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ. Các chức năng khác của phân hệ tài sản có ở trang tính năng tài sản của KetoanX.