Hạch toán thanh lý tài sản cố định: hồ sơ, hóa đơn và bút toán từng bước

Hai trường hợp ghi sổ giống nhau.

Làm theo thứ tự này:

1. 1

   Công ty ra quyết định thanh lý hoặc nhượng bán, nêu tài sản nào và vì sao.

2. 2

   Thành lập Hội đồng thanh lý. Hội đồng tổ chức thanh lý đúng trình tự, thủ tục và lập Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu 02-TSCĐ, xem bài chứng từ tài sản cố định).

3. 3

   Ký hợp đồng mua bán với người mua, giao tài sản và lập hóa đơn.

4. 4

   Ghi giảm tài sản trên sổ và thẻ theo biên bản, đưa thu, chi vào sổ.

5. 5

   Lưu quyết định, biên bản, hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thu chi của đợt thanh lý. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm.

Tài sản đã quyết định thanh lý nhưng chưa bán và chưa hết khấu hao thì vẫn phải quản lý và trích khấu hao cho đến khi tài sản được ghi giảm. Quyết định thanh lý tự nó không làm dừng khấu hao.

Thuế suất là thuế suất của loại tài sản đem bán, thường 10%. Hàng hóa thuộc diện giảm thì tính 8% đến hết 31/12/2026, nhưng hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và các nhóm trong danh mục loại trừ thì không được giảm; trước khi chọn 8%, đối chiếu tài sản với danh mục ở bài giảm thuế GTGT còn 8% đến hết 2026.

Công ty đã ngừng hoạt động nhưng chưa xong thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, còn tài sản cần thanh lý để giao hóa đơn cho người mua, được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Cách lập và quản lý hóa đơn nói chung nằm ở bài cách lập hóa đơn điện tử.

Bán nhà xưởng hoặc công trình gắn với đất là chuyển nhượng bất động sản, tính theo các Điều 15, 16 và 17 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP chứ không theo cách tính trên; bài này không đi sâu phần đó.

Xe ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống thì giá trị còn lại là nguyên giá trừ toàn bộ khấu hao lũy kế theo chế độ, gồm cả phần khấu hao đã bị loại khỏi chi phí được trừ mỗi năm; chi tiết ở bài mua ô tô trên 1,6 tỷ.

ketoanx.com/assets

Các bước

1. 1

   Mở Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định, bấm mã của máy đóng gói. Trên thẻ, sáu ô số liệu đầu trang cho thấy Nguyên giá 600.000.000, Hao mòn lũy kế và Giá trị còn lại; đối chiếu chúng với biên bản trước khi ghi giảm.

2. 2

   Ô Ngày ghi giảm (bắt buộc, mặc định hôm nay) nhập ngày giao máy cho người mua, ví dụ 28/10. Ngày này không được trước ngày ghi tăng, và tháng sau đó không được có chứng từ khấu hao nào của thẻ.

3. 3

   Ô Lý do ghi giảm (bắt buộc, ít nhất 2 ký tự) chọn gợi ý Nhượng bán, thanh lý; các gợi ý khác là Phát hiện thiếu khi kiểm kê, Góp vốn, Chuyển thành công cụ dụng cụ, Hư hỏng không sửa được. Lý do này in lên chứng từ và thẻ.

4. 4

   Ô TK xử lý giá trị còn lại để mặc định 811, đúng với bút toán Nợ TK 811 20.000.000 ở trên. Thẻ bất động sản đầu tư (217) thì ô này mặc định 632 và TK thu nhập là 511.

5. 5

   Ô Giá bán thanh lý (chưa thuế) nhập 25.000.000 và ô Thuế suất GTGT % nhập 10; phần mềm tự tính tiền thuế 2.500.000. Muốn tiền thuế ghi sổ khớp từng đồng với hóa đơn, gõ số thuế vào Hoặc tiền thuế GTGT (theo hóa đơn); nhập cả hai ô mà lệch quá 1 đồng thì phần mềm báo để bạn sửa. Để trống giá bán thì chứng từ chỉ có phần xóa sổ, dùng cho tài sản hỏng không bán được.

6. 6

   Ô TK nhận tiền (131, 111, 112) để trống thì lấy 131. Ví dụ thu qua ngân hàng nên gõ 112; máy giao trước, tiền về sau thì giữ 131. Ô TK thu nhập để trống là 711.

7. 7

   Ô Khách mua chọn công ty mua trong danh mục, chưa có thì chọn + Thêm mới khách hàng ở cuối danh sách. Ô Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Ngày hóa đơn ghi theo hóa đơn GTGT đã lập cho người mua.

8. 8

   Bấm Ghi giảm, xác nhận câu hỏi Lập chứng từ ghi giảm và dừng khấu hao tài sản này?. Thẻ chuyển sang khối Đã ghi giảm có số chứng từ bấm vào được.

Phần mềm tự ghi gì

Nếu tháng ghi giảm chưa trích khấu hao, phần mềm trích nốt theo số ngày từ đầu tháng đến trước ngày ghi giảm (Nợ TK chi phí của thẻ, Có 214) và cộng vào hao mòn lũy kế, nên 580.000.000 trong ví dụ phải là số lũy kế sau lần trích này. Tiếp theo trên cùng chứng từ: Nợ 214 580.000.000, Có 211; Nợ 811 20.000.000, Có 211; Nợ 112 25.000.000, Có 711; Nợ 112 2.500.000, Có 33311. Công ty theo Thông tư 133 thì tài khoản nguyên giá và hao mòn là tài khoản cấp 2 ghi trên thẻ (ví dụ 2111, 2141). Câu báo thành công nêu số chứng từ, giá trị còn lại đưa vào chi phí và tiền thuế đầu ra; dòng chú thích trên khối nói thuế GTGT này tự lên bảng kê bán ra và tờ khai thuế GTGT của kỳ, không phải kê thêm.

Báo lỗi hay gặp: Tài sản đã được trích khấu hao sau tháng ghi giảm. Xóa các chứng từ khấu hao đó rồi ghi giảm lại. khi bạn đã chạy khấu hao tháng 11 rồi mới ghi giảm máy từ tháng 10; Nhập giá bán chưa thuế của tài sản thanh lý khi có thuế mà thiếu giá bán; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày ghi giảm nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi ghi giảm, đầu thẻ có nút In chứng từ ghi giảm và Biên bản thanh lý (02-TSCĐ). Trên biên bản, dòng giá trị thu hồi tự điền theo giá bán 25.000.000, còn dòng chi phí thanh lý để chấm cho bạn điền tay. Mở Tài sản, chi phí→, Sổ tài sản, bảng khấu hao để thấy máy không còn trong danh sách trích các tháng sau. Bảng Lịch sử thay đổi của thẻ ghi lại lần ghi giảm.

KetoanX chưa phát hành hóa đơn điện tử, nên hóa đơn bán lập ở hệ thống hóa đơn rồi nhập số hóa đơn vào đây. Chi phí tháo dỡ, vận chuyển 1.500.000 và tiền bán phế liệu lập thành chứng từ riêng ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác. Ghi giảm nhầm thì dùng nút Hủy ghi giảm để mở lại thẻ, nếu chưa khóa sổ kỳ đó. Từng ô của thẻ có trong hướng dẫn màn tài sản cố định; các chức năng khác của phân hệ có ở trang tính năng tài sản của KetoanX.

Cách dùng hai tài khoản nhận kết quả thanh lý có bài riêng: tài khoản 711 thu nhập khác và tài khoản 811 chi phí khác.