Bộ chứng từ tài sản cố định: giao nhận, thanh lý, sửa chữa lớn, đánh giá lại, kiểm kê, bảng khấu hao

Sáu mẫu dùng chung số hiệu ở Thông tư 99 và các chế độ kế toán trước (Thông tư 200, 133), nên người quen bộ cũ không phải học lại số hiệu. Mẫu cũng chỉ để tham khảo, công ty được thiết kế thêm hoặc sửa theo cách đã nói ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Một chiếc máy cắt mua năm 2026 đi qua cả sáu mẫu như sau: nhận máy lập 01-TSCĐ, mỗi tháng đưa khấu hao vào 06-TSCĐ, cuối năm kiểm kê bằng 05-TSCĐ, sửa lớn xong thì 03-TSCĐ, khi có quyết định đánh giá lại thì 04-TSCĐ, cuối đời thanh lý bằng 02-TSCĐ.

Bảng chính nhận diện tài sản và tính nguyên giá. Về nhận diện có tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng), số hiệu hay mã tài sản, nước và năm sản xuất, năm đưa vào sử dụng, công suất (hoặc diện tích thiết kế). Về nguyên giá có giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí chạy thử và các chi phí khác, cộng thành nguyên giá, kèm cột tài liệu kỹ thuật đi theo. Trang sau là bảng dụng cụ, phụ tùng kèm theo, ghi tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng và giá trị.

Chữ ký: giám đốc bên nhận (ký, đóng dấu), kế toán trưởng bên nhận, người nhận, người giao.

Ví dụ: ngày 12/10/2026 công ty nhận máy cắt kim loại, giá mua 230.000.000 đồng, vận chuyển 6.000.000 đồng, chạy thử 4.000.000 đồng; nguyên giá 240.000.000 đồng. Phụ tùng kèm theo gồm một bộ dao cắt trị giá 3.000.000 đồng. Hai bên ký biên bản tại xưởng, kế toán dựa vào đó ghi tăng tài sản và lập thẻ.

Mẫu này là nơi so sánh giá dự toán với chi phí thực tế: sửa lớn dây chuyền dự toán 80.000.000 đồng mà thực tế 86.500.000 đồng thì chênh lệch 6.500.000 đồng hiện ngay trên biên bản và cần lời giải thích.

Ví dụ: một nhà xưởng ghi sổ nguyên giá 200.000.000 đồng, hao mòn 80.000.000 đồng, còn lại 120.000.000 đồng; theo đánh giá lại nguyên giá 230.000.000 đồng, hao mòn 92.000.000 đồng, còn lại 138.000.000 đồng; chênh lệch nguyên giá 30.000.000 đồng, hao mòn 12.000.000 đồng, giá trị còn lại 18.000.000 đồng. Đánh giá lại không phải việc công ty muốn làm lúc nào cũng được: Luật Kế toán nêu đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là một trường hợp phải kiểm kê, và mẫu chỉ ghi lại kết quả theo căn cứ đã có.

Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê khi kết thúc kỳ kế toán năm và trong một số trường hợp đặc biệt, nên ít nhất mỗi năm bạn lập 05-TSCĐ một lần. Chênh lệch phải xác định nguyên nhân và phản ánh vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính, như đã nói ở bài chứng từ kho kiểm nghiệm, kiểm kê.

KetoanX in năm trong sáu mẫu từ dữ liệu tài sản, và các biên bản 01, 02, 04-TSCĐ mở từ thẻ tài sản ở Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định: ghi tăng thì có 01-TSCĐ, ghi giảm thì có 02-TSCĐ, đánh giá lại thì có 04-TSCĐ, kiểm kê có 05-TSCĐ, và tháng nào cũng có bảng 06-TSCĐ.

Các bước

1. 1

   Ghi tăng máy cắt của bài: vào Tài sản, chi phí→, Ghi tăng tài sản. Ở form Ghi tăng có chứng từ nhập Mã TSCĐ, Tên tài sản (bắt buộc), Ngày ghi tăng 12/10/2026 và Nguyên giá (chưa thuế) 240.000.000. Form chỉ có một ô nguyên giá nên bạn tự cộng giá mua 230.000.000, vận chuyển 6.000.000 và chạy thử 4.000.000; bộ dao cắt 3.000.000 không có ô riêng, ghi vào ô Ghi chú. Nguyên giá dưới 30 triệu hoặc thời gian sử dụng từ 12 tháng trở xuống vẫn lưu được nhưng thẻ hiện nhãn Chưa đạt tiêu chuẩn TSCĐ.

2. 2

   Cũng ở form ấy, Thời gian sử dụng (tháng) mặc định 60, Giá trị thanh lý mặc định 0, Phương pháp khấu hao chọn một trong các phương pháp có sẵn (mặc định đường thẳng), và Bộ phận sử dụng là nơi sau này chia cột trong bảng 06-TSCĐ. Ba ô tài khoản TK nguyên giá (211), TK hao mòn và TK chi phí khấu hao tự điền theo chế độ; Nguồn hình thành chọn Mua mới (Có 331, 112, 111) và TK đối ứng (Có) 331 (bắt buộc), kèm Nhà cung cấp, Thuế suất GTGT % (khi mua) hoặc Hoặc tiền thuế GTGT, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Biên bản giao nhận số. Bấm Ghi tăng. Tài sản đã mua và ghi nợ 211 bằng chứng từ khác thì lập thẻ ở khung Lập thẻ từ chứng từ đã ghi sổ, bấm Lập thẻ ở dòng chứng từ; cách này không sinh thêm bút toán.

3. 3

   Mở thẻ vừa lập (bấm mã ở danh sách) rồi bấm Biên bản giao nhận (01-TSCĐ) để in; hai chữ ký bên giao, bên nhận và phần quyết định điền tay. Thẻ lập tay không kèm chứng từ cũng in được biên bản này.

4. 4

   Mỗi tháng vào Tài sản cố định, khung Tính khấu hao, chọn Kỳ rồi bấm Tính khấu hao kỳ. Sau đó mở Tài sản, chi phí→, Bảng tính, phân bổ khấu hao (06-TSCĐ), dùng Tháng trước và Tháng sau để chọn tháng, bấm In bảng. Tháng 10/2026 ở bài cho dòng I 25.000.000, dòng II 4.000.000, dòng III 1.500.000 và dòng IV 27.500.000, chia cột theo tài khoản chi phí khấu hao của từng thẻ.

5. 5

   Kiểm kê: vào Tài sản, chi phí→, Kiểm kê tài sản, CCDC, bấm Lập biên bản kiểm kê, chọn Ngày kiểm kê, nhập Thành viên tham gia (họ tên, chức vụ) và Ghi chú. Bảng liệt kê mọi tài sản chưa ghi giảm với Sổ sách đã chụp sẵn; chỉ sửa dòng lệch ở Thực tế, Trong đó hỏng và Kiến nghị xử lý (dòng không sửa coi như khớp). Hàng thừa thì thêm ở khung riêng với Mã đề nghị, Số lượng, Giá trị đánh giá. Bấm Lưu biên bản rồi In mẫu 05-TSCĐ. Dòng thiếu hoặc hỏng xử lý bằng nút Xử lý, ô TK xử lý để trống là 1381 với tài sản thiếu và 811 với tài sản hỏng; ô Quyết định xử lý ghi số quyết định.

6. 6

   Thanh lý xe tải: ở thẻ, mục Ghi giảm, nhập Ngày ghi giảm, Lý do ghi giảm (bắt buộc), giữ TK xử lý giá trị còn lại 811, Giá bán thanh lý (chưa thuế) 25.000.000, Thuế suất GTGT %, TK nhận tiền (131, 111, 112), TK thu nhập (mặc định 711), Khách mua, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Ngày hóa đơn, rồi bấm Ghi giảm. Tiền thuế muốn khớp đúng hóa đơn thì gõ vào Hoặc tiền thuế GTGT (theo hóa đơn) thay cho thuế suất. Sau đó thẻ có nút Biên bản thanh lý (02-TSCĐ) và In chứng từ ghi giảm.

7. 7

   Đánh giá lại nhà xưởng: ở thẻ, mục Đánh giá lại, nâng cấp, nhập Ngày đánh giá lại, Nguyên giá mới 230.000.000, Số tháng khấu hao còn lại (bắt buộc), Giá trị còn phải khấu hao (để trống thì phần mềm lấy nguyên giá mới trừ thanh lý trừ hao mòn) và Lý do thay đổi nguyên giá. Chọn Đánh giá lại theo quyết định (chênh lệch vào 412) cho đúng bài, bấm Đánh giá lại, rồi in Biên bản đánh giá lại (04-TSCĐ).

Phần mềm tự ghi gì

Ghi tăng máy cắt: Nợ 211 240.000.000, Có 331 cùng số (có thuế thì thêm Nợ thuế GTGT được khấu trừ). Khấu hao hằng tháng: Nợ tài khoản chi phí của thẻ, Có hao mòn. Thanh lý xe tải: phần mềm trích nốt khấu hao tháng ghi giảm nếu chưa trích, rồi Nợ hao mòn 580.000.000, Nợ 811 20.000.000, Có 211 600.000.000; bán 25.000.000 thì ghi thêm Nợ 131 (hoặc tiền), Có 711 25.000.000 và Có thuế GTGT đầu ra. Đánh giá lại tăng: Nợ 211 30.000.000, Có 412. Kiểm kê thiếu: ghi giảm thẻ, giá trị còn lại vào 1381.

Báo lỗi hay gặp: Giá trị thanh lý phải nhỏ hơn nguyên giá, Tài sản đã ghi giảm, không sửa được. Hủy ghi giảm trước nếu cần sửa., Nhập giá bán chưa thuế của tài sản thanh lý khi nhập thuế mà thiếu giá bán, và Nguyên giá mới không được nhỏ hơn hao mòn lũy kế.

Kiểm lại và giới hạn

Mở thẻ để xem sáu ô số: Nguyên giá, Hao mòn lũy kế đầu kỳ, Đã trích trong phần mềm, Hao mòn lũy kế, Giá trị còn lại, mức khấu hao tháng; bảng Các lần đã trích khấu hao và Lịch sử thay đổi của thẻ ở cuối thẻ. Sổ tài sản, bảng khấu hao cho cái nhìn toàn bộ.

Giới hạn quan trọng: đánh giá lại ở KetoanX chỉ đổi nguyên giá, hao mòn lũy kế giữ nguyên. Ở ví dụ nhà xưởng bút toán chỉ là Nợ 211, Có 412 30.000.000, giá trị còn lại thành 150.000.000 chứ không phải 138.000.000 của bài, nên mẫu 04-TSCĐ in ra có chênh lệch giá trị còn lại 30.000.000 thay vì 18.000.000. Phần hao mòn tăng 12.000.000 bạn ghi thêm bằng chứng từ nghiệp vụ khác (Nợ 412, Có 214). Thanh lý không có ô chi phí tháo dỡ (1.500.000 trong bài): ghi bằng phiếu chi riêng. KetoanX chưa có bản in 03-TSCĐ cho việc sửa chữa, nâng cấp xong, cũng không so giá dự toán với chi phí thực tế; nâng cấp nhập qua Đánh giá lại, nâng cấp với lý do Nâng cấp, cải tạo hoàn thành (kết chuyển từ 241), còn biên bản bạn lập tay hoặc bằng Word, Excel. Bảng 06-TSCĐ lấy số đã trích trong phần mềm và chia cột theo tài khoản chi phí chính của thẻ, nên thẻ chia khấu hao cho nhiều bộ phận vẫn hiện ở một cột. Phần mềm cũng in thêm chứng từ ghi tăng, ghi giảm và biên bản điều chuyển, những chứng từ không có số hiệu trong Phụ lục I. Quyết định bàn giao, quyết định thanh lý và biên bản giao nhận ký tay vẫn do công ty tự lập và lưu.

Học xong nhóm chứng từ, bước tiếp theo là hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99, nơi các chứng từ này được định khoản. Bài trước của nhóm là mẫu hợp đồng giao khoán; các chức năng của KetoanX có ở trang phần mềm kế toán theo Thông tư 99.