Điều chuyển CCDC giữa bộ phận: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/prepaid/transfers

Vị trí trong quy trình: công cụ đã được lập ở CCDC, chi phí trả trước với một Bộ phận sử dụng. Điều chuyển đổi nơi dùng; sau đó sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu cho thấy nơi mới, và lần chạy Phân bổ kỳ kế tiếp chia chi phí theo nơi mới. Yêu cầu theo dõi công cụ theo nơi sử dụng có ở bài tài khoản 153 công cụ dụng cụ.

1. 1

   Công cụ đã lập thẻ, chưa ghi giảm hết. Khoản đã ghi giảm không điều chuyển được.

2. 2

   Bộ phận có trong mục Cơ cấu tổ chức của danh mục, và tên bộ phận ghi trên khoản trùng mã hoặc tên trong danh mục. Nếu không trùng, phần chi phí vẫn được chia nhưng dòng chi phí không gắn bộ phận.

3. 3

   Quyền sửa ở phân hệ Tài sản, chi phí. Hủy điều chuyển cũng dùng quyền này.

4. 4

   Kỳ chưa khóa sổ. Nên chuyển trước khi chạy Phân bổ kỳ của tháng chuyển; tháng đã phân bổ thì vẫn chuyển được nhưng chi phí tháng đó giữ theo bộ phận cũ (xem hỏi đáp).

ketoanx.com/prepaid/transfers

Nút trên đầu trang: In danh sách, Danh sách CCDC, Sổ theo bộ phận. Nút Điều chuyển mở form lập lần điều chuyển (chỉ hiện khi bạn có quyền sửa và có ít nhất một khoản chưa ghi giảm). Dòng bộ lọc: Từ ngày, Đến ngày, Bộ phận (đi hoặc đến), Khoản (mặc định Tất cả), nút Lọc và nút Bỏ lọc khi đang lọc. Bảng lịch sử hiện tối đa 1.000 lần gần nhất.

ketoanx.com/prepaid/transfers

Cũng có thể điều chuyển ngay trong thẻ khoản, mục Điều chuyển bộ phận, với cùng các ô (số lượng điền sẵn bằng số còn dùng).

Khi chuyển cả khoản sang bộ phận khác

Nhập Số lượng bằng toàn bộ số đang dùng. Bộ phận ghi trên khoản đổi sang nơi mới, danh sách khoản cũng hiện nơi mới ở cột Bộ phận.

Khi khoản đang nằm ở nhiều bộ phận

Điền Từ bộ phận (trống: nơi đang dùng duy nhất) cho đúng nơi giao. Để trống ở khoản đã ở nhiều nơi thì phần mềm lấy bộ phận ghi trên khoản. Nếu số lượng nhập lớn hơn số bộ phận đó đang dùng, màn báo bộ phận chỉ đang dùng bao nhiêu.

Khi khoản chưa ghi bộ phận

Để trống Từ bộ phận (trống: nơi đang dùng duy nhất) và nhập Đến bộ phận. Lịch sử hiện Chưa ghi bộ phận ở cột Từ bộ phận.

Khi khoản đã có bảng tỷ lệ phân bổ riêng

Khoản đã lưu Phân bổ cho nhiều bộ phận, đối tượng trong thẻ thì chi phí vẫn chia theo bảng đó, điều chuyển chỉ đổi sổ số lượng theo bộ phận. Muốn chia theo nơi dùng thực tế, bấm Bỏ phân bổ ở bảng đó. Xem CCDC, chi phí trả trước.

Khi ghi nhầm và cần hủy

Ở bảng lịch sử bấm Hủy trên dòng đó, xác nhận Hủy lần điều chuyển này?. Chỉ hủy được khi chưa có kỳ phân bổ nào từ tháng điều chuyển trở đi và sau nó không có lần điều chuyển hay ghi giảm khác. Nếu tháng đó đã phân bổ, xóa chứng từ phân bổ của tháng đó và các tháng sau rồi mới hủy được, sau đó chạy lại phân bổ.

Khi tìm lại các lần chuyển cũ

Chọn khoảng ngày ở Từ ngày và Đến ngày, hoặc chọn Khoản, hoặc gõ tên ở Bộ phận (đi hoặc đến), rồi bấm Lọc. Từ thẻ khoản, nút Lịch sử điều chuyển mở sẵn bộ lọc theo khoản đó.

Khi cần biên bản giao nhận

Mở thẻ khoản, bấm In chứng từ, chọn biên bản điều chuyển của ngày tương ứng. Bản in có Bộ phận giao, Bộ phận nhận, căn cứ lấy từ Lý do, số lượng, giá trị tương ứng và bốn chỗ ký: đại diện bộ phận giao, đại diện bộ phận nhận, kế toán, giám đốc. Cần quyền In. Hãy cho hai bộ phận ký, và ghi tên người nhận giữ công cụ, vì phần mềm chưa lưu người chịu trách nhiệm vật chất.

Ảnh hưởng đến kỳ sau, với ví dụ trên: lần Phân bổ kỳ tháng 11/2026 lập chứng từ phân bổ với hai dòng chi phí cho ghế, gắn Phòng Kế toán 450.000 đồng và Phòng Kinh doanh 300.000 đồng, đối ứng Có 242 (khi tên bộ phận khớp danh mục). Cách chia tự động này chỉ gắn bộ phận, còn tài khoản chi phí vẫn là tài khoản ghi trên khoản (642 trong ví dụ). Muốn phần của phòng kinh doanh vào 641 thì phải lưu bảng tỷ lệ cho khoản và ghi 641 ở dòng của phòng đó; khi đó chi phí chia theo tỷ lệ cố định chứ không theo số lượng. Cách dùng tài khoản chi phí: tài khoản 641 chi phí bán hàng và tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kiểm lại ở: sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu, tình hình phân bổ và báo cáo kết quả theo bộ phận.

Về thuế, tổng chi phí phân bổ không đổi khi chuyển giữa các bộ phận trong cùng một công ty, nên điều chuyển nội bộ không phát sinh hóa đơn. Điều kiện để chi phí công cụ được trừ vẫn như cũ, xem cách phân bổ công cụ dụng cụ.

Câu có cụm chỉ đang dùng: số lượng chuyển lớn hơn số bộ phận đi đang có. Câu ghi số đang dùng; nhập số nhỏ hơn hoặc bằng.

Khoản này đã ghi giảm, không điều chuyển được: khoản đã ghi giảm. Hủy ghi giảm ở thẻ khoản nếu ghi nhầm.

Nhập bộ phận nhận: chưa điền Đến bộ phận.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày điều chuyển nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa ở khóa sổ kế toán.

Ngày điều chuyển không được trước ngày bắt đầu phân bổ: ngày chuyển sớm hơn ngày bắt đầu phân bổ của khoản. Sửa ngày.

Xóa chứng từ phân bổ từ kỳ đó trước rồi mới hủy điều chuyển.: lần chuyển nằm ở tháng đã phân bổ (câu đầy đủ nêu kỳ). Xóa chứng từ phân bổ từ tháng đó trở đi, hủy điều chuyển, rồi chạy lại.

Hủy lần sau trước.: sau lần chuyển này còn một lần chuyển hoặc ghi giảm một phần khác. Hủy các lần sau, từ muộn nhất trở về trước.

Khoản này đã ghi giảm, không hủy điều chuyển được: khoản đã ghi giảm hết; hủy ghi giảm trước.