Bảng phân bổ CCDC theo năm: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/prepaid/year-sheet

Bảng đứng sau bước phân bổ hằng tháng. Trước nó là nút Phân bổ kỳ ở màn CCDC, chi phí trả trước, sinh chứng từ phân bổ từng tháng. Muốn xem theo kỳ chứ không theo năm thì dùng tình hình phân bổ; muốn so số còn lại với sổ cái thì dùng sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu.

1. 1

   Đã khai các khoản ở CCDC, chi phí trả trước, mỗi khoản có giá trị, số tháng phân bổ, ngày bắt đầu phân bổ, tài khoản nguồn (thường 242) và tài khoản chi phí. Loại công cụ nằm ở loại công cụ dụng cụ.

2. 2

   Đã bấm Phân bổ kỳ cho các tháng cần xem. Tháng nào chưa phân bổ thì cột tháng đó để trống, và số đó vẫn nằm trong cột Chưa phân bổ cuối năm.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Tài sản, chi phí hoặc phân hệ Báo cáo (có một trong hai là đủ). Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh không mở được màn này.

ketoanx.com/prepaid/year-sheet

Đầu trang có hai nút: Tình hình phân bổ theo kỳ (mở màn tình hình phân bổ) và In bảng, kèm Tùy chọn in để chọn cỡ chữ, khổ và hướng giấy, các cột hiện khi in. Bảng có 22 cột nên khi in nên chọn khổ A3 hoặc A4 ngang và bỏ bớt cột không cần.

Dưới đó là thanh chọn với bốn mục: Năm (mặc định năm hiện tại, nhận từ 2000 đến 2100), Loại, Ngôn ngữ và nút Xem. Bảng nằm trong khung có tên công ty, tiêu đề BẢNG TÍNH PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ (hoặc BẢNG TÍNH PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC khi chọn loại thứ hai) và dòng năm. Hai ô ký tên Người lập và Kế toán trưởng chỉ hiện trên bản in.

Dòng Cộng cuối bảng cộng từng cột. Một khoản chỉ hiện nếu có ít nhất một trong bốn số (đầu năm, phân bổ, ghi giảm, cuối năm) khác 0. Khoản bắt đầu sau 31/12 của năm đang xem, hoặc đã ghi giảm từ trước 01/01 của năm đó, không hiện.

Khi cần bản song ngữ Việt - Anh

Chọn Song ngữ Việt - Anh ở Ngôn ngữ rồi bấm Xem. Mỗi tiêu đề cột in thêm dòng tiếng Anh, tháng ghi dạng T1 / M1, dòng năm ghi Năm / Year. Tên khoản, bộ phận và số liệu giữ nguyên, nên cần đặt tên khoản bằng tiếng Anh từ lúc khai nếu muốn bản dịch trọn vẹn.

Khi xem chi phí trả trước chứ không phải công cụ

Đổi Loại sang Chi phí chờ phân bổ (Thông tư 99) hoặc Chi phí trả trước (Thông tư 133). Ví dụ trả trước tiền thuê văn phòng 12 tháng là khoản loại này. Bảng cho cùng các cột, chỉ khác tiêu đề BẢNG TÍNH PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC.

Khi công cụ phân bổ quá 36 tháng

Nghị định 320/2025/NĐ-CP (ban hành và có hiệu lực từ 15/12/2025) quy định chi phí mua công cụ dụng cụ không đủ tiêu chuẩn tài sản cố định được phân bổ dần vào chi phí nhưng tối đa không quá 3 năm khi tính thuế TNDN. Khi lưu một công cụ có số tháng trên 36, KetoanX vẫn cho lưu và chỉ nhắc rằng phần phân bổ sau 3 năm có thể không được trừ thuế. Phần mềm không tự cắt về 36 tháng, và bảng này cũng không đánh dấu khoản nào quá hạn, nên bạn tự rà số tháng trên thẻ khoản. Chi tiết quy định ở bài phân bổ công cụ dụng cụ.

Khi khoản đã có số phân bổ trước khi dùng KetoanX

Ô Đã phân bổ đầu kỳ trên thẻ khoản được trừ vào cột Chưa phân bổ đầu năm. Ví dụ khoản 36.000.000 đồng chuyển từ phần mềm cũ, đã phân bổ 15.000.000 đồng, thì năm đầu trên KetoanX đầu năm chỉ còn 21.000.000 đồng. Bảng không in riêng số đã phân bổ đầu kỳ nên khi đối chiếu với sổ cũ hãy mở thẻ khoản.

Khi một khoản biến mất khỏi bảng

Có ba lý do. Khoản bắt đầu phân bổ sau năm đang xem; khoản đã ghi giảm trước ngày 01/01 của năm đó; hoặc khoản đã phân bổ hết từ các năm trước nên cả bốn số của năm bằng 0. Đổi Năm về năm trước để thấy lại.

Khi ghi giảm, phần chưa phân bổ được đưa thẳng vào chi phí của khoản (máy khoan: Nợ chi phí 5.250.000, Có 242 5.250.000) và hiện ở cột Ghi giảm. Theo Thông tư 99, tài khoản 242 là Chi phí chờ phân bổ, ghi các khoản chi nhiều kỳ; cách dùng tài khoản này có ở bài tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ. Công cụ còn nằm trong kho thì ở tài khoản 153 (tài khoản 153 công cụ dụng cụ).

Kiểm lại: tổng cột Chưa phân bổ cuối năm của các khoản đi qua 242 phải khớp số dư chi tiết 242 ở sổ cái. Nếu lệch, mở sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu để thấy khoản nào chênh. Phần mềm phân bổ đều theo tháng, không phân bổ theo sản lượng như một số quy định cho phép; muốn phân bổ theo sản lượng thì lập chứng từ riêng.

Tài khoản của bạn bị giới hạn theo chi nhánh nên chỉ làm việc được với chứng từ thu, chi của chi nhánh được giao.: tài khoản bị giới hạn chi nhánh không mở được màn này; dùng tài khoản không bị giới hạn.

Trang hiện "Không có khoản phân bổ nào trong năm …": năm đó chưa có khoản nào còn số liệu. Đổi Năm, đổi Loại, hoặc kiểm tra đã khai khoản và đã bấm Phân bổ kỳ chưa.

Khi bấm Phân bổ kỳ mà báo Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi): tháng đó đã phân bổ, hoặc mọi khoản đã hết hoặc đang tạm ngừng. Không phải lỗi.

Cột tháng trống dù khoản còn giá trị: tháng đó chưa chạy Phân bổ kỳ, hoặc khoản đang tạm ngừng. Vào màn CCDC, chi phí trả trước để chạy đủ các tháng.