Cách kiểm kê tài sản, CCDC trên KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Màn này gom hai việc. Việc thứ nhất là lập biên bản: phần mềm chụp lại số sổ sách của mọi tài sản đang theo dõi tại ngày kiểm kê, bạn chỉ sửa các dòng thực tế khác sổ. Việc thứ hai là xử lý chênh lệch: mỗi dòng thiếu, hỏng hoặc thừa có một khung xử lý riêng, bấm xong phần mềm lập chứng từ.

Màn Kiểm kê tài sản cố định với nút Lập biên bản kiểm kê được viền vàng — Màn Kiểm kê tài sản cố định: danh sách biên bản và nút Lập biên bản kiểm kê.

Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê vào cuối kỳ kế toán năm và trong một số trường hợp đặc biệt như giải thể, sáp nhập, hỏa hoạn; chênh lệch phải được ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Xem kiểm kê cuối năm để biết đủ các trường hợp và thứ tự công việc.

Trong quy trình, màn này đứng sau khi tài sản đã có thẻ (xem tài sản cố định) hoặc khoản công cụ dụng cụ đã ghi tăng (xem công cụ dụng cụ, chi phí trả trước). Sau nó là khóa sổ và lập báo cáo tài chính.

Trước khi bắt đầu

Tài sản và công cụ dụng cụ đã có trên phần mềm, có ghi Bộ phận sử dụng để biết đếm ở đâu. Thẻ tài sản lập ở tài sản cố định hoặc ghi tăng tài sản.
Khấu hao và phân bổ đến tháng kiểm kê đã trích. Giá trị còn lại in trên biên bản tính đến hết tháng của ngày kiểm kê; tháng chưa trích thì chưa trừ.
Quyền ở phân hệ Tài sản, chi phí: Xem để mở màn, Thêm để lập biên bản, Sửa để xử lý chênh lệch, Xóa để xóa biên bản.
Sổ chưa khóa tới ngày xử lý (xem khóa sổ kế toán).
Hệ thống tài khoản có sẵn tài khoản bạn sẽ dùng khi xử lý: 1381, 3381, 811 và tài khoản nguyên giá. Xem hệ thống tài khoản.

Mở màn hình

Vào menu Tài sản, chi phí, Kiểm kê tài sản, CCDC. Menu này mở danh sách biên bản kiểm kê tài sản cố định, tiêu đề Kiểm kê tài sản cố định. Muốn kiểm kê công cụ dụng cụ, bấm nút Kiểm kê công cụ dụng cụ ở đầu trang (từ màn CCDC, chi phí trả trước có nút Kiểm kê đi thẳng tới đó). Ở màn công cụ dụng cụ, nút đó đổi thành Kiểm kê tài sản cố định để quay lại.

Menu bên trái mở nhóm Tài sản, chi phí, mục Kiểm kê tài sản, CCDC được viền vàng — Menu bên trái: Tài sản, chi phí, rồi Kiểm kê tài sản, CCDC.

Nút Lập biên bản kiểm kê chỉ hiện khi bạn có quyền Thêm. Bảng danh sách có các cột Số, Ngày kiểm kê, Thành viên tham gia, Số dòng, Chênh lệch, hỏng và Đã xử lý. Cột cuối hiện Khớp sổ khi biên bản không có chênh lệch, còn lại hiện dạng 2/5 nghĩa là đã xử lý 2 trong 5 dòng cần xử lý (màu cảnh báo cho tới khi xử lý đủ). Bấm số biên bản để mở chi tiết. Số biên bản tự đánh: KKTS0001 cho tài sản cố định, KKCC0001 cho công cụ dụng cụ.

Các ô cần nhập

Màn lập biên bản (tiêu đề theo loại, kiểm kê tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ) có ba ô chung ở trên và hai lưới ở dưới. Lưới thứ nhất đã điền sẵn, bạn chỉ sửa dòng lệch. Lưới thứ hai để bạn thêm tài sản thừa.

Màn lập biên bản kiểm kê với ngày kiểm kê, thành viên, ghi chú và hai lưới — Màn lập biên bản: ba ô chung ở trên, lưới Đối chiếu với sổ sách và lưới Phát hiện thừa ở dưới.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Ngày kiểm kê	Ngày chốt số liệu; mặc định hôm nay. Phần mềm lấy số sổ sách tại ngày này.	Có	30/09/2026
`Thành viên tham gia (họ tên, chức vụ)`	Ban kiểm kê, in lên mẫu 05-TSCĐ.	Không	Lê Văn An, trưởng ban; Trần Thu Hà, kế toán
Ghi chú	Ý kiến chung, in ở dòng ý kiến giải quyết.	Không	Kiểm kê cuối quý 3

Lưới Đối chiếu với sổ sách (mỗi tài sản đang theo dõi một dòng):

Cột	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Mã, Tên, Bộ phận	Lấy từ thẻ, chỉ xem. Công cụ dụng cụ dùng ở nhiều bộ phận thì cột bộ phận liệt kê từng nơi kèm số lượng.	Không sửa	MAY-IN-01
Sổ sách	Số lượng theo sổ. Tài sản cố định luôn là 1.	Không sửa	1
Thực tế	Số đếm được. Tài sản cố định chỉ nhập 0 hoặc 1.	Chỉ khi lệch	0
Trong đó hỏng	Phần hỏng, tính trong số Thực tế, không lớn hơn Thực tế.	Chỉ khi hỏng	1
Kiến nghị xử lý	Đề xuất của ban kiểm kê, tối đa 300 ký tự.	Không	Đề nghị thanh lý

Dòng bạn không sửa coi như khớp sổ và không lưu kèm số liệu riêng. Chỉ khi bạn nhập vào một ô của dòng thì dòng đó được gửi đi.

Lưới Phát hiện thừa (chưa có trên sổ) (bấm Thêm dòng để thêm, biểu tượng thùng rác để bỏ dòng):

Cột	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Mã đề nghị	Mã sẽ dùng khi lập thẻ hoặc khoản mới; không được trùng mã đang có.	Có, nếu dòng có tên	MAY-NEN-02
Tên	Tên tài sản, ít nhất 2 ký tự.	Có	Máy nén khí
Bộ phận	Nơi đang dùng.	Không	Xưởng cắt
Số lượng	Phải lớn hơn 0; mặc định 1.	Có	1
Giá trị đánh giá	Giá do hội đồng kiểm kê đánh giá. Là nguyên giá khi sau này ghi tăng.	Nên có	54.000.000
Kiến nghị xử lý	Đề xuất xử lý.	Không	Lập thẻ, trích khấu hao

Dòng thừa bỏ trống Tên thì bị bỏ qua. Cuối màn bấm Lưu biên bản.

Làm từng bước: kiểm kê tài sản cuối quý 3 năm 2026

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát theo Thông tư 99 kiểm kê tài sản cố định ngày 30/09/2026. Máy in khổ lớn (mã MAY-IN-01, nguyên giá 45.000.000 đồng, hao mòn lũy kế đã trích đến hết tháng 9 là 30.000.000 đồng, còn lại 15.000.000 đồng) không còn ở phòng thiết kế. Ngoài ra ban kiểm kê thấy một máy nén khí ở xưởng không có trên sổ, hội đồng đánh giá 54.000.000 đồng.

Biên bản kiểm kê đã điền ngày 30/09/2026, dòng thực tế bằng 0 và dòng phát hiện thừa máy nén khí — Ngày kiểm kê 30/09/2026; thẻ TS-XE01 ghi thực tế 0 với kiến nghị; máy nén khí 54.000.000 ghi ở phần phát hiện thừa (chưa bấm Lưu biên bản).

Vào Tài sản, chi phí, Kiểm kê tài sản, CCDC, bấm Lập biên bản kiểm kê.
Chọn Ngày kiểm kê 30/09/2026. Ở Thành viên tham gia (họ tên, chức vụ) ghi tên ban kiểm kê.
Ở lưới Đối chiếu với sổ sách tìm dòng MAY-IN-01, đổi Thực tế từ 1 sang 0, ghi Kiến nghị xử lý: chờ kết luận của giám đốc. Các dòng còn lại để nguyên.
Ở Phát hiện thừa (chưa có trên sổ) điền Mã đề nghị MAY-NEN-02, Tên Máy nén khí, Bộ phận Xưởng cắt, Số lượng 1, Giá trị đánh giá 54.000.000.
Bấm Lưu biên bản. Phần mềm báo đã lập biên bản KKTS0001 với số dòng và số dòng chênh lệch, rồi chuyển sang trang chi tiết.
Ở trang chi tiết, bảng liệt kê mọi dòng với cột Kết quả: Khớp hoặc nhãn cảnh báo Thiếu, Hỏng, Thừa. Cột Xử lý ghi Chưa xử lý ở dòng lệch.
Bấm In mẫu 05-TSCĐ để in biên bản có ba nhóm cột theo sổ, theo kiểm kê, chênh lệch; ban kiểm kê ký. Nút In biên bản in bảng đang xem, kèm bảng Tùy chọn in.
Xử lý từng dòng ở mục Xử lý chênh lệch bên dưới, xem phần các trường hợp.

Các trường hợp khác

Sáu tình huống dưới đây là những gì mã thật làm được. Mỗi trường hợp xử lý ở trang chi tiết biên bản, mục Xử lý chênh lệch.

Khi tài sản bị mất, thiếu chưa rõ nguyên nhân

Dòng MAY-IN-01 hiện khung riêng. Giữ nguyên TK xử lý để trống: phần mềm dùng 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý). Điền Ngày xử lý (không được trước ngày kiểm kê) và Quyết định xử lý nếu đã có, bấm Xử lý rồi xác nhận. Chứng từ ghi giảm lập ngay: Nợ 2141 30.000.000, Nợ 1381 15.000.000, Có 211 45.000.000. Thẻ tài sản chuyển sang trạng thái đã ghi giảm.

Đây là bước một theo quy định. Bước hai khi có kết luận (người làm mất bồi thường, trừ lương, đưa vào chi phí khác) phần mềm không làm; bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác để chuyển số dư 1381 sang tài khoản đúng. Ví dụ người giữ máy bồi thường 10.000.000 trừ lương, công ty chịu 5.000.000: Nợ 334 10.000.000, Nợ 811 5.000.000, Có 1381 15.000.000. Chi tiết ở bài kiểm kê tài sản cố định thừa thiếu.

Nếu quyết định xử lý đã có ngay lúc kiểm kê, điền thẳng tài khoản cuối (ví dụ 811) vào TK xử lý để bỏ bước một. Phần mềm chỉ đưa giá trị còn lại vào một tài khoản, không chia ra bồi thường và chi phí trong cùng chứng từ.

Khi tài sản còn nhưng hỏng không dùng được

Đặt Thực tế 1 và Trong đó hỏng 1. Khi xử lý, TK xử lý để trống thì giá trị còn lại vào 811. Cần cẩn thận: phần mềm ghi giảm cả tài sản, chứ không ghi giảm một phần. Nếu bạn bán phế liệu hoặc thanh lý có thu tiền, hãy thanh lý ở thẻ tài sản (xem tài sản cố định) thay vì bấm Xử lý ở đây, vì màn kiểm kê không có ô thu nhập thanh lý.

Về thuế, tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh được tính vào chi phí được trừ ở phần không được bảo hiểm hoặc người khác bồi thường; phần người có lỗi phải đền không phải chi phí của công ty. Xem lại bài kiểm kê đã nêu ở trên.

Khi phát hiện tài sản cố định thừa

Dòng thừa có khung riêng. Ngoài Ngày xử lý và TK xử lý (để trống thì Có 3381 tài sản thừa chờ giải quyết), điền thêm Thời gian sử dụng (tháng) (mặc định 60), TK nguyên giá, TK hao mòn và TK chi phí (mặc định 642). Bấm Xử lý: phần mềm lập thẻ mới theo Giá trị đánh giá, chứng từ Nợ tài khoản nguyên giá, Có 3381 54.000.000, và bắt đầu trích khấu hao từ ngày xử lý.

Chú ý với công ty theo Thông tư 99: ô TK nguyên giá gợi ý 2111, là số hiệu của chế độ cũ. Hệ thống tài khoản Thông tư 99 trên KetoanX chỉ có 211 cho tài sản hữu hình, không có 2111, nên để trống sẽ báo Tài khoản không có trong hệ thống kèm 2111. Hãy gõ 211. Ô TK hao mòn gợi ý 2141 thì có trong hệ thống, dùng được. Công ty theo Thông tư 133 hoặc 200 có đủ 2111 và 2141.

Tài sản thừa là của đơn vị khác thì không ghi tăng ở đây: chỉ ghi vào biên bản kiểm kê và theo dõi ngoài sổ, báo chủ tài sản.

Khi kiểm kê công cụ dụng cụ thiếu hoặc hỏng

Vào Kiểm kê công cụ dụng cụ, lập biên bản như trên nhưng Sổ sách là số lượng còn dùng. Ví dụ 20 ghế xoay mua 30.000.000 đồng, phân bổ 12 tháng, đã phân bổ 10.000.000 đồng nên chưa phân bổ 20.000.000 đồng. Đếm được 18, trong đó 1 hỏng. Số ghi giảm là 20 trừ 18 cộng 1, bằng 3 chiếc; giá trị chưa phân bổ của 3 chiếc là 20.000.000 nhân 3 chia 20, bằng 3.000.000 đồng.

Khi xử lý, TK xử lý để trống thì phần này vào tài khoản chi phí của khoản (ví dụ 642): Nợ 642, Có 242 3.000.000. Nhập 1381 nếu còn chờ kết luận. Khoản vẫn phân bổ tiếp cho 17 chiếc còn lại. Xem cách phân bổ ở bài phân bổ công cụ dụng cụ.

Khi công cụ dụng cụ thừa

Khung xử lý cho phép Số tháng phân bổ (mặc định 12), TK nguồn (mặc định 242), TK chi phí (mặc định 642). Chứng từ: Nợ 242, Có 3381 theo Giá trị đánh giá. Khoản mới được tạo và phân bổ từ tháng xử lý.

Khi muốn xóa biên bản

Nút Xóa biên bản chỉ hiện khi bạn có quyền Xóa và chưa dòng nào được xử lý. Đã xử lý một dòng thì không xóa được biên bản nữa.

Phần mềm tự ghi gì

Lưu biên bản không sinh bút toán, chỉ chụp số liệu. Chỉ bấm Xử lý mới có chứng từ ghi sổ.

Dòng	Chứng từ	Bút toán
Tài sản cố định thiếu hoặc hỏng	Ghi giảm tài sản	Nợ TK hao mòn lũy kế, Nợ TK xử lý phần còn lại (mặc định 1381 khi thiếu, 811 khi hỏng), Có TK nguyên giá. Nếu tháng ghi giảm chưa trích khấu hao thì thêm dòng Nợ chi phí khấu hao, Có hao mòn cho phần đến trước ngày xử lý.
Tài sản cố định thừa	Ghi tăng tài sản	Nợ TK nguyên giá, Có TK xử lý (mặc định 3381); lập thẻ mới
Công cụ dụng cụ thiếu hoặc hỏng	Ghi giảm công cụ dụng cụ	Nợ TK xử lý (mặc định TK chi phí của khoản), Có TK nguồn của khoản
Công cụ dụng cụ thừa	Ghi tăng công cụ dụng cụ	Nợ TK nguồn (mặc định 242), Có TK xử lý (mặc định 3381)

Kiểm lại ở thẻ tài sản (lịch sử có dòng ghi giảm hoặc ghi tăng do kiểm kê), ở danh sách chứng từ, ở sổ TSCĐ, CCDC theo nơi sử dụng và ở số dư 1381, 3381 trên bảng cân đối.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Không có tài sản nào đang theo dõi tại ngày kiểm kê: ngày kiểm kê trước ngày ghi tăng của mọi tài sản, hoặc tất cả đã ghi giảm. Chọn lại ngày. Với công cụ dụng cụ, câu báo tương ứng là Không có công cụ dụng cụ nào đang theo dõi tại ngày kiểm kê.
số lượng hỏng không được lớn hơn số lượng thực tế: ô Trong đó hỏng lớn hơn Thực tế. Hỏng nằm trong số thực tế, không cộng thêm.
mỗi thẻ tài sản là một tài sản, số thực tế chỉ là 0 hoặc 1: bạn nhập 2 trở lên ở dòng tài sản cố định. Tài sản thừa nhập ở lưới Phát hiện thừa (chưa có trên sổ).
Ngày xử lý không được trước ngày kiểm kê: sửa Ngày xử lý về cùng hoặc sau ngày kiểm kê.
Tài khoản không có trong hệ thống: tài khoản bạn nhập hoặc mặc định (thường 2111 với công ty Thông tư 99) không có trong hệ thống tài khoản. Nhập tài khoản có thật, ví dụ 211.
Nhập thời gian sử dụng (tháng) để lập thẻ cho tài sản thừa: ô Thời gian sử dụng (tháng) để trống ở dòng tài sản thừa.
Dòng thừa chưa có giá trị đánh giá, không ghi tăng được: lúc lập biên bản bạn chưa nhập Giá trị đánh giá. Biên bản đã lưu không sửa được; xóa biên bản (nếu chưa xử lý dòng nào) rồi lập lại.
Biên bản đã có dòng được xử lý, không xóa được: xem trường hợp xóa biên bản ở trên.
Sổ đã khóa đến ngày: ngày xử lý nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa theo khóa sổ kế toán.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi nhất khi kiểm kê lần đầu.

Phải kiểm kê bao lâu một lần?

Luật bắt buộc vào cuối kỳ kế toán năm và trong các trường hợp đặc biệt như hỏa hoạn, giải thể, sáp nhập. Kiểm kê hằng quý hay hằng tháng là việc công ty tự đặt ra trong quy chế. Xem kiểm kê cuối năm.

Biên bản có thay được báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê không?

Biên bản 05-TSCĐ in từ KetoanX là biên bản tổng hợp cho tài sản cố định. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê toàn công ty (tiền, kho, công nợ) bạn ghép từ các biên bản của từng nhóm. Bộ sáu mẫu tài sản cố định giải thích ở bài chứng từ tài sản cố định.

Dòng "thừa so với sổ" ở công cụ dụng cụ xử lý thế nào?

Nếu đếm nhiều hơn sổ ở một mã đang có, bảng hiện nhãn thừa so với sổ nhưng phần mềm không tạo khung xử lý cho dòng này. Hãy kiểm tra xem phiếu xuất hoặc điều chuyển có bị ghi thiếu không, rồi sửa khoản gốc ở công cụ dụng cụ, chi phí trả trước. Muốn coi là thừa mới thì lập lại biên bản và nhập ở lưới phát hiện thừa với mã mới.

Tài sản dưới 30 triệu bị lộ ra khi kiểm kê thì làm sao?

Thẻ có nguyên giá không còn đủ tiêu chuẩn tài sản cố định thì chuyển sang công cụ dụng cụ và phân bổ tiếp. Quy định về ngưỡng và cách chuyển ở bài chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.

Công ty theo Thông tư 133 có khác không?

Mẫu 05-TSCĐ vẫn dùng, dòng căn cứ in theo chế độ của công ty. Hệ thống tài khoản Thông tư 133 có 2111 nên các mặc định nhập thẳng được.

Hướng dẫn khác trong nhóm Tài sản, chi phí

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Kiểm kê tài sản cố định và công cụ dụng cụ: cách dùng trên KetoanX