01
Khi nào phải kiểm kê và làm những bước nào?
Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê tài sản trong các trường hợp: cuối kỳ kế toán năm; khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê công ty; khi chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu; khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt hay thiệt hại bất thường; khi đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước (xem bài đánh giá lại tài sản cố định và góp vốn); và các trường hợp khác theo pháp luật. Kiểm kê định kỳ hằng quý hay hằng tháng là việc công ty tự đặt ra trong quy chế, không phải luật bắt buộc.
Làm theo thứ tự này:
Ra quyết định kiểm kê và lập hội đồng, ghi rõ thời điểm chốt số liệu.
Đếm và đối chiếu từng tài sản với thẻ và sổ, ghi số thực tế, tài sản hỏng, kiến nghị xử lý vào Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ (mẫu 05-TSCĐ, bố cục ở bài chứng từ tài sản cố định).
Lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Người lập và ký báo cáo chịu trách nhiệm về tính đúng thực tế.
Có chênh lệch giữa thực tế và sổ thì xác định nguyên nhân và đưa chênh lệch cùng kết quả xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
Với hàng tồn kho, quy trình tương tự nhưng bút toán khác, xem bài kiểm kê kho, thừa thiếu.
02
Tài sản thiếu
Thiếu hoặc mất tài sản cố định đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Có hai bước.
Bước một, ghi giảm ngay khi chưa xác định nguyên nhân: Nợ TK 214 hao mòn lũy kế, Nợ TK 1381 giá trị còn lại, Có TK 211 nguyên giá. TK 1381 là tài sản thiếu chờ xử lý.
Bước hai, khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền: Nợ TK 111, 112 nếu thu được tiền bồi thường, Nợ TK 1388 nếu người có lỗi phải bồi thường, Nợ TK 334 nếu trừ vào lương, Nợ TK 411 nếu được phép giảm vốn, Nợ TK 811 phần công ty chịu; Có TK 1381.
Ví dụ: kiểm kê ngày 31/12 thiếu một máy in khổ lớn, nguyên giá 45.000.000 đồng, hao mòn lũy kế 30.000.000 đồng, còn lại 15.000.000 đồng.
- Bước một: Nợ TK 214 30.000.000, Nợ TK 1381 15.000.000, Có TK 211 45.000.000.
- Bước hai, hội đồng kết luận người giữ máy bồi thường 10.000.000 đồng trừ vào lương, công ty chịu phần còn lại: Nợ TK 334 10.000.000, Nợ TK 811 5.000.000, Có TK 1381 15.000.000.
Nguyên nhân đã rõ ngay lúc kiểm kê và quyết định xử lý đã có, thì bỏ bước một: ghi một lần Nợ TK 214, Nợ các tài khoản theo quyết định, Có TK 211. Tài sản dùng cho hoạt động phúc lợi bị thiếu thì giá trị còn lại ghi Nợ TK 3533 chứ không vào chi phí khác.
03
Tài sản thừa
Tài sản thừa cũng phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Thừa do quên ghi sổ, nhầm khi đếm thì ghi sổ theo nguyên nhân đó. Thừa chưa rõ nguyên nhân thì ghi tăng theo giá do hội đồng kiểm kê đánh giá: Nợ TK 211, Có TK 3381. Khi có quyết định xử lý thì Nợ TK 3381, Có các tài khoản liên quan theo quyết định.
Ví dụ: kiểm kê thấy một máy nén khí đang chạy ở xưởng mà không có trên sổ, hội đồng đánh giá 54.000.000 đồng. Ghi Nợ TK 211, Có TK 3381: 54.000.000, lập thẻ tài sản và trích khấu hao từ lúc ghi tăng.
Tài sản thừa mà xác định ngay là của đơn vị khác thì báo cho chủ tài sản biết, công ty không ghi tăng tài sản và không ghi Có TK 338. Công ty mở sổ chi tiết theo dõi riêng và trình bày ở thuyết minh báo cáo tài chính.
04
Thuế TNDN
Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và bất khả kháng khác (gồm thảm họa, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ) được tính vào chi phí được trừ ở phần không được bồi thường. Phần này bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần bảo hiểm hoặc người khác phải bồi thường. Kho cháy làm mất máy còn lại 80.000.000 đồng, bảo hiểm bồi thường 50.000.000 đồng thì phần được trừ là 30.000.000 đồng. Bồi thường nhận ở kỳ khác với kỳ phát sinh tổn thất mà chưa trừ vào tổn thất thì tính vào thu nhập khác của kỳ nhận bồi thường.
Phần người có lỗi phải bồi thường không phải là chi phí của công ty: nó nằm ở Nợ TK 1388 hoặc Nợ TK 334 như bước hai ở trên, không đi vào TK 811. Các khoản chi không được trừ nói chung có ở bài chi phí không được trừ khi tính thuế.
05
Làm trên KetoanX
Kiểm kê tài sản cố định làm ở Tài sản, chi phí, Kiểm kê tài sản, CCDC, trang Kiểm kê tài sản cố định. Bạn lập biên bản tại một ngày, ghi số thực tế, rồi xử lý từng dòng thiếu, hỏng hoặc thừa ngay trong biên bản; mỗi dòng xử lý sinh một chứng từ ghi sổ.
Các bước
Vào Tài sản, chi phí, Kiểm kê tài sản, CCDC rồi bấm Lập biên bản kiểm kê. Nếu trang đang ở phần công cụ dụng cụ thì bấm nút Kiểm kê tài sản cố định để chuyển lại. Nút Lập biên bản kiểm kê chỉ hiện khi bạn có quyền thêm ở phân hệ tài sản.
Ô Ngày kiểm kê (bắt buộc, mặc định hôm nay) chọn 31/12/2026. Ô
Thành viên tham gia (họ tên, chức vụ)và Ghi chú là tùy chọn, nhưng thành viên sẽ in lên biên bản.Bảng Đối chiếu với sổ sách liệt kê mọi tài sản chưa ghi giảm, mỗi thẻ một dòng với Mã, Tên, Bộ phận, Sổ sách luôn là 1. Cột Thực tế mặc định 1, nên bạn chỉ sửa dòng lệch: máy in khổ lớn không tìm thấy thì nhập Thực tế 0; tài sản còn nhưng hỏng thì để Thực tế 1 và nhập Trong đó hỏng 1. Số thực tế chỉ được là 0 hoặc 1 vì mỗi thẻ là một tài sản, và số hỏng không được lớn hơn số thực tế. Cột Kiến nghị xử lý để ghi đề xuất của hội đồng.
Bảng
Phát hiện thừa (chưa có trên sổ)dùng cho máy nén khí nằm ở xưởng mà sổ không có: bấm thêm dòng, nhập Mã đề nghị và Tên (hai ô này bắt buộc, thiếu thì báo Nhập mã cho dòng thừa hoặc Nhập tên cho dòng thừa), Bộ phận, Số lượng (mặc định 1) và Giá trị đánh giá 54.000.000. Máy thừa hai chiếc thì nhập hai dòng, vì mỗi dòng thừa chỉ lập được một thẻ.Bấm Lưu biên bản. Phần mềm đặt số dạng KKTS0001 và báo
Đã lập biên bản kiểm kê …: … dòng, … dòng có chênh lệch hoặc hỏng. Số sổ sách và giá trị còn lại được chụp lại đúng ngày kiểm kê, nên sửa thẻ sau đó không làm đổi biên bản.Bấm số biên bản trong danh sách để mở. Bảng có thêm Giá trị còn lại, cột Kết quả (Khớp, Thiếu, Hỏng, Thừa) và Xử lý. Các nút In biên bản và In mẫu 05-TSCĐ ở đầu trang. Biên bản chưa xử lý dòng nào thì có Xóa biên bản.
Phần Xử lý chênh lệch có một form cho từng dòng cần xử lý. Chọn Ngày xử lý (không được trước ngày kiểm kê), để trống TK xử lý nếu muốn mặc định, ghi Quyết định xử lý và bấm Xử lý. Dòng thiếu mặc định đưa giá trị còn lại vào TK 1381, dòng hỏng vào TK 811; nhập TK khác ở TK xử lý khi đã có quyết định (ví dụ 334 hay 1388 cho phần người giữ máy bồi thường, nếu hệ thống tài khoản có).
Dòng thừa có thêm ô: Thời gian sử dụng (tháng) mặc định 60 và bắt buộc lớn hơn 0, TK nguyên giá, TK hao mòn, TK chi phí. Ba ô tài khoản để trống thì phần mềm chọn theo hệ thống tài khoản của công ty: 211 và 2141 ở Thông tư 99 (2111 nếu công ty dùng hệ thống có 2111), chi phí 6424 nếu có, không thì 642. TK xử lý để trống là 3381.
Phần mềm tự ghi gì
Dòng thiếu của máy in khổ lớn (nguyên giá 45.000.000 đồng, hao mòn 30.000.000 đồng, khấu hao đã chạy đến tháng 12) sinh chứng từ ghi giảm: Nợ TK 2141 30.000.000, Nợ TK 1381 15.000.000, Có TK 211 45.000.000, và thẻ chuyển sang đã ghi giảm. Đó là bước một của bài. Tháng ghi giảm chưa chạy khấu hao thì chứng từ trích nốt khấu hao đến trước ngày xử lý, nên giá trị còn lại thật có thể thấp hơn số in trên biên bản. Dòng hỏng đi cùng đường nhưng giá trị còn lại vào TK 811.
Dòng thừa của máy nén khí sinh chứng từ ghi tăng Nợ TK 211, Có TK 3381 54.000.000 đồng và lập thẻ mới ghi tăng ngày xử lý, nguyên giá 54.000.000 đồng, 60 tháng nên 900.000 đồng một tháng theo đường thẳng. Thẻ này chưa chọn phương pháp khác, nên đổi ở thẻ nếu cần. Báo lỗi hay gặp: Nhập thời gian sử dụng (tháng) để lập thẻ cho tài sản thừa, Dòng thừa chưa có giá trị đánh giá, không ghi tăng được khi quên Giá trị đánh giá, Tài khoản không có trong hệ thống: … khi TK nhập chưa có, Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày xử lý nằm trong kỳ đã khóa, và Dòng này đã xử lý rồi.
Kiểm lại và giới hạn
Danh sách biên bản có cột Chênh lệch, hỏng và Đã xử lý (dạng 1/2; biên bản không lệch hiện Khớp sổ). Cột Xử lý của biên bản ghi ngày xử lý kèm số chứng từ, bấm vào để mở chứng từ vừa sinh; Sổ tài sản, bảng khấu hao cho thấy thẻ đã ghi giảm hoặc thẻ mới. Hướng dẫn từng nút của màn có ở hướng dẫn kiểm kê tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
Bước hai của bài (bồi thường, trừ lương, giảm vốn, chuyển vào chi phí) KetoanX không làm: bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác chuyển TK 1381 hoặc TK 3381 theo kết luận. Dòng thừa của đơn vị khác thì không ghi vào sổ, chỉ ghi ở cột kiến nghị của biên bản và theo dõi ngoài sổ. Việc kiểm kê nằm trong công việc cuối năm ở bài kiểm kê cuối năm; thẻ có nguyên giá dưới ngưỡng thì xem bài chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ. Các chức năng khác của phân hệ tài sản có ở trang tính năng tài sản của KetoanX.
Bài liên quan
Tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Tài sản cố định là gì: tiêu chuẩn và phân loại
Một tài sản là tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình khi chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế, dùng trên 1 năm và có nguyên giá xác định tin cậy, từ 30 triệu đồng trở lên.
Cuối kỳ và khóa sổ
Kiểm kê cuối năm: biên bản và xử lý chênh lệch
Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm, và mọi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân rồi ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
Tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Hạch toán TSCĐ tự xây dựng, tự sản xuất
Tài sản công ty tự làm không có hóa đơn mua, nên chi phí phải được gom lại.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.