Tài sản không còn đủ tiêu chuẩn tài sản cố định: chuyển sang công cụ dụng cụ và phân bổ tiếp

Một thẻ tài sản cố định có thể rơi xuống dưới chuẩn theo hai cách. Cách thứ nhất là công ty tháo dỡ một bộ phận làm nguyên giá giảm: máy nguyên giá 33.000.000 đồng, tháo cụm trị giá 6.000.000 đồng đem dùng nơi khác, còn 27.000.000 đồng. Cách thứ hai là chuẩn bị đổi. Lần đổi tiêu chuẩn nguyên giá trước, Thông tư 45/2013 cho phép phần giá trị còn lại của các tài sản không còn đủ tiêu chuẩn được phân bổ vào chi phí, thời gian không quá 3 năm kể từ ngày thông tư có hiệu lực. Ngưỡng hiện hành vẫn là 30.000.000 đồng; nếu thông tư thay thế Thông tư 45 đổi ngưỡng, hãy đọc điều khoản chuyển tiếp của thông tư đó, vì cách xử lý có thể khác.

Bài tài sản cố định là gì nói đủ các tiêu chuẩn; công cụ dụng cụ ghi sổ ở tài khoản 153 công cụ dụng cụ.

Hồ sơ gồm quyết định hoặc biên bản của công ty nêu lý do chuyển (nguyên giá dưới ngưỡng hay tháo dỡ bộ phận), thẻ tài sản cũ đã đóng, và bảng theo dõi công cụ dụng cụ ghi rõ giá trị còn lại, số kỳ phân bổ và bộ phận sử dụng. Thông tư 99 không có mẫu riêng cho việc này.

ketoanx.com/prepaid

Các bước

1. 1

   Vào Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định và bấm mã tài sản trong danh sách. Thẻ có nguyên giá dưới 30 triệu đồng hoặc thời gian sử dụng từ 12 tháng trở xuống thì hiện nhãn Chưa đạt tiêu chuẩn TSCĐ kèm câu nêu lý do, ở danh sách nhãn nằm trong cột Trạng thái. Với máy ở ví dụ, thẻ ghi Nguyên giá 27.000.000 và Hao mòn lũy kế đầu kỳ 9.000.000. Việc tháo cụm 6.000.000 để nguyên giá về 27.000.000 phải làm xong trước, bài này bắt đầu từ lúc thẻ đã mang số đó.

2. 2

   Kéo xuống khối Ghi giảm. Ô Ngày ghi giảm mặc định là hôm nay, nhập 01/11/2026. Ô Lý do ghi giảm bắt buộc, từ 2 ký tự; gõ tự do hoặc chọn gợi ý Chuyển thành công cụ dụng cụ.

3. 3

   Ô TK xử lý giá trị còn lại mặc định 811, phải đổi. Nhập 242 để phân bổ dần (cách hai của bài), hoặc nhập tài khoản chi phí như 642, 641, 627 nếu giá trị nhỏ và tính ngay vào chi phí (cách một). Các ô Giá bán thanh lý (chưa thuế), Thuế suất GTGT %, TK nhận tiền (131, 111, 112), Hoặc tiền thuế GTGT (theo hóa đơn), TK thu nhập, Khách mua, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn để trống vì chuyển nội bộ; chỉ cần nhập giá bán là phần mềm ghi thêm thu nhập 711 như một vụ thanh lý.

4. 4

   Bấm Ghi giảm, đồng ý ở hộp Lập chứng từ ghi giảm và dừng khấu hao tài sản này?. Phần mềm báo Đã ghi giảm tài sản … (chứng từ …); giá trị còn lại đưa vào chi phí 18.000.000 đồng. Chữ chi phí trong câu báo chạy cho mọi tài khoản bạn chọn, kể cả 242.

5. 5

   Vào Tài sản, chi phí→, CCDC, chi phí trả trước, bấm Ghi tăng nhiều dòng ở đầu trang rồi kéo xuống khối Lập từ chứng từ đã ghi sổ. Tìm dòng có Loại là Ghi giảm tài sản cố định, TK Nợ 242, Số tiền 18.000.000 và bấm Lập khoản ở cuối dòng.

6. 6

   Form hiện dòng Đang lập từ chứng từ …, Nợ TK 242 18.000.000 đồng. Nhập Mã và Tên khoản (cả hai bắt buộc, tên từ 2 ký tự). Ô Loại mặc định chọn Chi phí chờ phân bổ (Thông tư 133 ghi Chi phí trả trước) vì tài khoản nợ là 242; đổi thành Công cụ dụng cụ. Giá trị đã điền sẵn 18.000.000, Số lượng mặc định 1.

7. 7

   Ô Số tháng phân bổ mặc định 12 và bắt buộc; 12 tháng ra 1.500.000 đồng mỗi tháng như ví dụ, giữ không quá 36 để khỏi vướng thuế. Ô Bắt đầu phân bổ mặc định là ngày của chứng từ ghi giảm. Phần mềm phân bổ đủ một tháng ngay từ tháng bắt đầu, còn tháng ghi giảm đã có khấu hao tính đến trước ngày ghi giảm, nên ghi giảm giữa tháng thì đặt ô này là ngày đầu tháng sau, không thì tháng chuyển bị tính chi phí hai lần. Ghi giảm đúng ngày 01 như ví dụ thì tháng đó khấu hao bằng 0 và giữ nguyên ngày mặc định.

8. 8

   Ô TK nguồn mặc định 242, giữ nguyên. TK chi phí mặc định 642, đúng với bộ phận quản lý của ví dụ; bộ phận sản xuất đổi thành 627, bán hàng 641. Bộ phận sử dụng và Đơn vị tính không bắt buộc. Bấm Lập khoản, phần mềm báo Đã lập khoản … từ chứng từ ….

9. 9

   Hằng tháng vào CCDC, chi phí trả trước, khối Phân bổ kỳ, chọn tháng ở ô Kỳ rồi bấm Phân bổ kỳ. Chọn sai tháng thì phần mềm báo Không có khoản nào cần phân bổ trong kỳ này (hoặc đã phân bổ rồi).

Phần mềm tự ghi gì

Bấm Ghi giảm sinh một chứng từ loại Ghi giảm tài sản cố định. Dòng nợ hao mòn lấy tài khoản trên thẻ (2141 theo mặc định, bài ghi gọn là 214). Cách hai, tài khoản 242: Nợ 2141 9.000.000, Nợ 242 18.000.000, Có 211 27.000.000. Cách một, tài khoản 642: Nợ 2141 9.000.000, Nợ 642 18.000.000, Có 211 27.000.000. Theo Thông tư 133 tài khoản nguyên giá trên thẻ là 2111. Nếu tháng ghi giảm chưa trích khấu hao thì phần mềm trích nốt từ đầu tháng đến trước ngày ghi giảm ngay trong chứng từ ấy (Nợ chi phí, Có hao mòn) rồi mới xóa sổ, nên hao mòn đưa ra sẽ lớn hơn 9.000.000 và giá trị còn lại nhỏ hơn 18.000.000; ngày 01 thì không có phần này.

Lập khoản không sinh bút toán, vì 18.000.000 đã nằm ở Nợ 242. Mỗi lần Phân bổ kỳ sinh một chứng từ loại phân bổ: Nợ 642, Có 242 1.500.000, 12 tháng liền, tháng cuối làm tròn phần dư nếu số không chia hết. Báo lỗi hay gặp: Hệ thống tài khoản của công ty thiếu: 242. Thêm tài khoản ở màn hình Hệ thống tài khoản rồi làm lại. khi chưa có tài khoản đích; Tài sản đã được trích khấu hao sau tháng ghi giảm. Xóa các chứng từ khấu hao đó rồi ghi giảm lại. khi đã chạy khấu hao các tháng sau ngày ghi giảm; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày ghi giảm nằm trong kỳ đã khóa. Ghi giảm nhầm thì bấm Hủy ghi giảm ở khối Đã ghi giảm trên thẻ, chứng từ bị xóa và thẻ mở lại.

Kiểm lại và giới hạn

Thẻ vừa ghi giảm hiện khối Đã ghi giảm có số chứng từ, và bảng Lịch sử thay đổi của thẻ có dòng Ghi giảm kèm giá trị còn lại. Sang CCDC, chi phí trả trước thấy khoản mới ở danh sách với Giá trị 18.000.000, Tháng 12 và trạng thái Đang phân bổ; Tình hình phân bổ và Sổ CCDC theo bộ phận, đối chiếu cho số đã phân bổ và số còn lại theo bộ phận.

KetoanX chưa nối hai bước thành một: ghi giảm thẻ và lập khoản là hai thao tác riêng, quên bước hai thì 18.000.000 nằm ở 242 mà không ai phân bổ. Phần mềm không hỏi giá trị còn lại là nhỏ hay lớn, bạn tự chọn tài khoản. Ngưỡng 30 triệu đồng và mốc 12 tháng của nhãn Chưa đạt tiêu chuẩn TSCĐ được đặt cứng. Khi lập khoản từ chứng từ, phần mềm không nhắc số tháng quá 36; lời nhắc về thuế chỉ hiện ở nút Thêm một khoản của trang Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước. Khoản công cụ dụng cụ này theo dõi ở khoản trả trước, không nhập vào kho tài khoản 153. Quyết định hoặc biên bản chuyển và bảng theo dõi công cụ dụng cụ bạn tự lập tay; thẻ chỉ in được chứng từ ghi giảm. Thẻ hỏng hoặc thiếu phát hiện lúc kiểm kê nằm ở bài kiểm kê tài sản cố định, thừa thiếu, còn tài khoản 242 dùng ở đây có bài riêng là tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ. Các chức năng khác của phân hệ tài sản có ở trang tính năng tài sản của KetoanX.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng CCDC, chi phí trả trước.