Kiểm kê cuối năm: kế hoạch, biên bản cần có và thứ tự xử lý chênh lệch

Sau kiểm kê, đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Có chênh lệch giữa số thực tế và số trên sổ thì xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch cùng kết quả xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Người lập và ký báo cáo tổng hợp chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. Vì báo cáo tài chính lập từ số liệu sau khi khóa sổ, kiểm kê nằm trước khóa sổ trong quy trình cuối năm.

Trong ngày kiểm kê: mỗi nhóm lập một biên bản riêng, ghi giờ, ngày kiểm kê, thành viên ban kiểm kê, số theo sổ và số thực tế. Luật chỉ nói kiểm kê vào cuối kỳ kế toán năm; nếu kho lớn phải đếm sớm vài ngày thì bạn cộng trừ số nhập xuất từ ngày đếm đến hết ngày cuối năm để ra số của đúng ngày cuối năm.

Sau kiểm kê: đối chiếu số đếm với sổ, tìm nguyên nhân từng khoản lệch, trình giám đốc xin quyết định xử lý, ghi sổ, rồi lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Phần đối chiếu số liệu rộng hơn nằm ở bài đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ, riêng thuế GTGT ở bài đối chiếu thuế GTGT giữa sổ sách và tờ khai.

1. 1

   Do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ: ghi bổ sung hoặc điều chỉnh sổ.

2. 2

   Vật tư, hàng hóa hao hụt trong định mức: Nợ 632, Có tài khoản kho.

3. 3

   Có người chịu trách nhiệm: Nợ 1388 (số phải bồi thường) hoặc Nợ 334 (trừ vào lương), phần còn lại Nợ 632, Có tài khoản kho.

4. 4

   Chưa rõ nguyên nhân: thiếu thì Nợ 1381, Có tài khoản kho; thừa thì Nợ tài khoản kho, Có 3381.

5. 5

   Tài sản cố định thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ 1381 phần giá trị còn lại, Nợ 214 phần hao mòn, Có 211 nguyên giá.

Ví dụ: hàng A theo sổ 500 cái, đơn giá 120.000 đồng; đếm được 496 cái, thiếu 4 cái, giá trị 480.000 đồng, chưa rõ nguyên nhân. Ghi Nợ 1381, Có 156 số 480.000. Sau đó có quyết định thủ kho bồi thường một nửa trừ vào lương: Nợ 334 240.000, Nợ 632 240.000, Có 1381 480.000.

Đến lúc lập báo cáo tài chính mà tài sản thiếu vẫn chờ xử lý và không có bằng chứng chắc chắn là thu hồi được thì phải ghi giá trị đó vào chi phí của kỳ và thuyết minh trên báo cáo. Tài sản cố định thừa mà xác định ngay là của doanh nghiệp khác thì không ghi tăng tài sản và không ghi Có 338; bạn báo cho chủ tài sản, mở sổ theo dõi chi tiết và thuyết minh. Công nợ quá hạn không đòi được xử lý tiếp bằng trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Chi tiết quỹ có ở bài kiểm kê quỹ tiền mặt, kho ở bài kiểm kê kho, tài sản cố định ở bài kiểm kê TSCĐ thừa thiếu.

ketoanx.com/inventory/count

Các bước

1. 1

   Quỹ: vào Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ, khung Lập biên bản kiểm kê, ô Ngày kiểm kê 31/12/2026, ô Thành viên kiểm kê ghi họ tên và vai trò (thủ quỹ, kế toán), rồi nhập Số tờ cho từng mệnh giá từ 500.000 đến 1.000 đồng; cột Thành tiền tự cộng. Ô Ghi chú, nguyên nhân chênh lệch ghi lý do nếu đã biết. Bấm Lưu biên bản kiểm kê; danh sách hiện Đếm được, Sổ sách, Chênh lệch.

2. 2

   Quỹ lệch thì bấm Biên bản ở dòng đó, chọn cách xử lý, mặc định Chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (thừa 3381, thiếu 1381); đã có quyết định thì chọn thẳng Thiếu: trừ vào lương (334), Thiếu: bắt bồi thường, phải thu khác (1388) hay Thừa: thu nhập khác (711). Bấm Xử lý chênh lệch.

3. 3

   Kho: vào Kho→, Kiểm kê kho. Ô Ngày kiểm kê 31/12/2026, Kho kiểm kê chọn từng kho (mỗi kho một biên bản như mẫu 05-VT đòi), Nhóm hàng để Mọi nhóm, Mặt hàng đưa vào chọn Chỉ hàng còn tồn theo sổ, Xử lý chênh lệch chọn Chờ xử lý (1381, 3381) vì lúc đếm chưa biết nguyên nhân, Mục đích kiểm kê ghi Kiểm kê định kỳ cuối năm. Bấm Lập biên bản kiểm kê.

4. 4

   Trong biên bản, thêm thành viên bằng Thêm thành viên (họ tên, chức vụ, vai trò), bấm In biên bản hoặc Mẫu in 05-VT để đem xuống kho đếm. Nhập cột Thực tế: hàng A 496 cái, cột Theo sổ đang là 500 nên Chênh lệch ra 4 cái thiếu; hàng kém hay mất phẩm chất ghi vào hai cột Kém phẩm chất, Mất phẩm chất. Có nhiều mã thì dán từ Excel ở ô Dán số đếm từ Excel (cột mã hàng, [số lô], số đếm). Ghi Kết luận, ý kiến của ban kiểm kê, bấm Lưu số kiểm kê.

5. 5

   Bấm Lập chứng từ xử lý chênh lệch. Phần mềm lấy lại tồn theo sổ tại ngày kiểm kê và lập chứng từ kiểm kê cho 4 cái thiếu.

6. 6

   Khi giám đốc quyết định thủ kho bồi thường một nửa, trong khung Xử lý chênh lệch của cùng biên bản, mục Hàng thiếu chờ xử lý (1381) chia hai dòng: dòng 1 Tài khoản 334 Trừ vào lương, Số tiền 240.000, Đối tượng (người bồi thường, nhận trả) chọn thủ kho; bấm Thêm dòng, dòng 2 chọn 632 Tính vào giá vốn (hao hụt, mất mát sau khi trừ bồi thường), 240.000. Ô Ngày xử lý không được trước ngày kiểm kê. Bấm Lập chứng từ xử lý.

7. 7

   Tài sản cố định: vào Tài sản, chi phí→, Kiểm kê tài sản, CCDC, bấm Lập biên bản kiểm kê (nút Kiểm kê công cụ dụng cụ để chuyển sang công cụ dụng cụ). Ghi Ngày kiểm kê, Thành viên tham gia (họ tên, chức vụ); trên lưới chỉ sửa dòng có chênh lệch ở cột Thực tế, Trong đó hỏng, Kiến nghị xử lý, tài sản thừa chưa có trên sổ thì thêm ở phần dưới với Mã đề nghị, Số lượng, Giá trị đánh giá. Bấm Lưu biên bản, rồi In mẫu 05-TSCĐ.

8. 8

   Mỗi dòng tài sản lệch có form xử lý riêng: Ngày xử lý, TK xử lý (gợi ý 1381 cho tài sản thiếu, 3381 cho tài sản thừa), Quyết định xử lý, bấm Xử lý.

Phần mềm tự ghi gì

Hàng A thiếu 4 cái được xuất theo đơn giá sổ sách 120.000: chứng từ kiểm kê ghi Nợ 1381, Có 156 số 480.000 và giảm tồn kho 4 cái. Chứng từ xử lý ở bước 6 ghi Nợ 334 240.000 (theo dõi theo thủ kho), Nợ 632 240.000, Có 1381 480.000, khớp bút toán ở phần trên. Nếu chọn Ghi thẳng (giá vốn, 711) từ đầu thì hàng thiếu vào thẳng giá vốn, hàng thừa vào 711, không qua 1381, 3381. Quỹ thiếu chưa rõ nguyên nhân ghi Nợ 1381, Có 111; tài sản cố định thiếu ghi theo dòng 5 của danh sách xử lý ở trên với nguyên giá và hao mòn lấy từ thẻ tài sản. Công ty theo Thông tư 133 dùng cùng các tài khoản này.

Câu báo hay gặp: Chưa nhập số đếm nào khi bấm xử lý mà chưa lưu số đếm; Biên bản này đã lập chứng từ xử lý chênh lệch rồi; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày kiểm kê hoặc ngày xử lý nằm trong kỳ đã khóa, nên kiểm kê và xử lý xong trước khi khóa sổ năm.

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách biên bản kho có cột Đã đếm (số dòng đã nhập trên tổng số dòng) và Tình trạng chuyển từ Đang đếm sang Đã xử lý kèm số chứng từ. Sau cả ba nhóm, mở sổ chi tiết 1381 và 3381: số dư còn lại là khoản chưa có quyết định, phải xử lý hoặc đưa vào chi phí trước khi lập báo cáo tài chính. Hướng dẫn từng màn có ở hướng dẫn màn Kiểm kê kho, hướng dẫn màn Kiểm kê tài sản, CCDC và hướng dẫn màn Kiểm kê quỹ.

Giới hạn: kiểm kê quỹ chỉ có tiền Việt Nam, chưa có mẫu 08b-TT cho ngoại tệ, vàng tiền tệ; tiền gửi và công nợ không có màn kiểm kê, bạn đối chiếu bằng sao kê và biên bản đối chiếu công nợ. Mỗi màn lập biên bản của riêng nhóm đó, còn báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê cho cả đơn vị bạn tự lập từ các biên bản. Vị trí của kiểm kê trong quy trình chốt sổ nằm ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.