Màn Kiểm kê quỹ trên KetoanX: đếm tiền, lập biên bản

ketoanx.com/cash-count

Trên màn này bạn làm được: lập biên bản kiểm kê (ngày, thành viên, số tờ từng mệnh giá, ghi chú), xem lại các lần kiểm kê trước, mở và in biên bản mẫu 08a-TT, xử lý chênh lệch bằng chứng từ kiểm kê quỹ, và xóa biên bản chưa xử lý.

Nó đứng sau việc ghi hết phiếu thu, phiếu chi của ngày vào sổ, và nên đứng sau bước thủ quỹ xác nhận ở sổ quỹ của thủ quỹ. Quy trình, ai tham gia và cách hạch toán thừa thiếu xem bài kiểm kê quỹ tiền mặt.

ketoanx.com/cash-count

1. 1

   Mọi phiếu thu, phiếu chi đến thời điểm đếm đã được ghi sổ. Phiếu lưu nháp không tính vào số dư sổ sách.

2. 2

   Hệ thống tài khoản có tài khoản tiền mặt (111). Không có thì trang báo "Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền mặt" và ẩn khung lập biên bản. Xem hệ thống tài khoản.

3. 3

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng để lập biên bản. Xử lý chênh lệch cần quyền sửa, xóa biên bản cần quyền xóa. Bộ quyền mẫu Thủ quỹ có thêm và sửa nhưng không có xóa. Cách cấp quyền ở thành viên, phân quyền.

4. 4

   Với tài khoản chênh lệch sẽ dùng: hệ thống tài khoản cần có 1381 (tài sản thiếu chờ xử lý) và 3381 (tài sản thừa chờ giải quyết), và các tài khoản 3388, 711, 1388, 334, 811 nếu bạn định xử lý ngay.

5. 5

   Ngày kiểm kê nằm sau ngày khóa sổ kế toán, nếu không không xử lý được chênh lệch.

6. 6

   Nên làm trước bước xác nhận phiếu ở sổ quỹ của thủ quỹ để chắc sổ kế toán và sổ thủ quỹ không lệch nhau vì phiếu chưa nhận.

ketoanx.com/cash-count

Dưới đó là hai khung. Khung Lập biên bản kiểm kê chỉ hiện khi bạn có quyền thêm và hệ thống có tài khoản tiền mặt. Khung Các lần kiểm kê là danh sách tối đa 200 biên bản mới nhất, với các cột Ngày, Đếm được, Sổ sách, Chênh lệch (sổ − đếm), Xử lý. Mỗi dòng có nút Biên bản, và tùy tình trạng thêm Xử lý chênh lệch và Xóa. Chưa có biên bản nào thì trang ghi Chưa có biên bản kiểm kê quỹ nào.

Muốn xem số dư quỹ từng ngày thì dùng bảng kê số dư tiền mặt theo ngày.

ketoanx.com/cash-count

Cuối bảng có dòng Tổng tiền đếm được. Khi Ngày kiểm kê là hôm nay, bảng thêm hai dòng: Số dư sổ sách TK tiền mặt hôm nay và dòng Chênh lệch (sổ sách − đếm được, kèm chữ thừa hoặc thiếu) kèm chữ thừa, thiếu hoặc khớp. Số chênh lệch tính như dòng III của mẫu 08a-TT: số sổ sách trừ số đếm được, dương là thiếu, âm là thừa. Chọn ngày khác thì hiện dòng nhắc "Số dư sổ sách đến ngày kiểm kê sẽ được tính khi lưu biên bản."

Bảng không có ô nhập giờ kiểm kê. Bản in để sẵn chỗ vào ...... giờ và Số: ...... như mẫu 08a-TT để ghi tay; hướng dẫn của mẫu đòi ghi rõ số hiệu và thời điểm kiểm kê.

ketoanx.com/cash-count

Khi quỹ thừa chưa rõ nguyên nhân

Làm như trên. Danh sách chênh lệch hiện "thừa", và phần mềm ghi Nợ 111, Có 3381 khi bạn bấm Xử lý chênh lệch. Tìm nguyên nhân (quên ghi một phiếu thu, thu thừa của khách), nếu ra thì lập chứng từ chuyển khoản treo 3381 sang đúng tài khoản ở lập chứng từ nghiệp vụ khác.

Khi đã có quyết định xử lý ngay lúc kiểm kê

Trên trang biên bản, ô chọn cách xử lý đổi theo chiều chênh lệch. Quỹ thừa có hai lựa chọn: "Thừa: phải trả, phải nộp khác (3388)" và "Thừa: thu nhập khác (711)". Quỹ thiếu có ba lựa chọn: "Thiếu: bắt bồi thường, phải thu khác (1388)", "Thiếu: trừ vào lương (334)" và "Thiếu: chi phí khác (811)". Ví dụ thủ quỹ nhận lỗi và công ty trừ 250.000 đồng vào lương: chọn dòng 334 rồi bấm Xử lý chênh lệch, phần mềm ghi Nợ 334, Có 111. Không hoàn lại được mà tính vào chi phí khác thì chọn dòng 811; khoản này có được trừ khi tính thuế TNDN hay không xem bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Khi quỹ thiếu đã treo ở 1381 và sau này có quyết định

Màn này chỉ ghi lần đầu. Khi có quyết định xử lý số đã treo, bạn tự lập chứng từ Nợ 334 hoặc 1388 hoặc 811 hoặc 111/112 (nếu người có lỗi nộp tiền), Có 1381 ở lập chứng từ nghiệp vụ khác. Nếu đến cuối kỳ lập báo cáo tài chính mà khoản thiếu vẫn treo và không có bằng chứng chắc chắn thu hồi được thì quy định yêu cầu ghi vào chi phí và thuyết minh; phần mềm không tự làm việc này, xem bài kiểm kê quỹ tiền mặt và kiểm kê cuối năm.

Khi số đếm khớp sổ

Phần mềm vẫn lưu biên bản. Cột Chênh lệch hiện nhãn Khớp, cột Xử lý ghi Không cần và không có nút xử lý. Biên bản vẫn dùng làm bằng chứng đã kiểm kê. Muốn bỏ thì bấm Xóa.

Khi kiểm kê cho một ngày đã qua

Chọn Ngày kiểm kê là ngày cũ. Bảng không hiện số dư sổ sách lúc gõ, nhưng khi lưu phần mềm tính số dư đến hết ngày đó. Chỉ nên làm khi sổ sau ngày ấy không có phiếu quỹ ghi lùi. Nếu ngày ấy nằm trong kỳ đã khóa, bạn vẫn lưu được biên bản nhưng không xử lý được chênh lệch.

Khi công ty có tiền mặt ngoại tệ

Biên bản này chỉ cho tiền Việt Nam (đúng tên mẫu 08a-TT, dùng cho đồng Việt Nam). Số dư sổ sách chỉ tính chứng từ bằng VND. Phần mềm chưa có mẫu 08b-TT cho ngoại tệ và vàng tiền tệ; kiểm kê hai loại này làm tay theo mẫu đó.

Khi muốn xóa biên bản

Bấm Xóa trên danh sách, xác nhận câu hỏi "Xóa biên bản kiểm kê này?". Biên bản đã xử lý chênh lệch thì không xóa được, vì đã có chứng từ KKQ đi kèm. Lập nhầm cách xử lý thì sửa bằng chứng từ điều chỉnh ở lập chứng từ nghiệp vụ khác.

ketoanx.com/cash-count

Với ví dụ thiếu 250.000 đồng, bấm Xử lý chênh lệch ở lựa chọn mặc định thì phần mềm lập một chứng từ loại KKQ ghi ngày 16/10/2026:

Nợ 1381 250.000 Có 111 250.000

Dòng bút toán mang diễn giải "Tiền mặt thiếu khi kiểm kê quỹ, chờ xử lý". Quỹ thừa ngược lại: Nợ 111, Có 3381. Chọn xử lý ngay thì bên đối ứng đổi sang tài khoản đã chọn, ví dụ trừ lương là Nợ 334, Có 111.

Số dư sổ sách được tính lại tại lúc bấm xử lý, nên nếu giữa lúc lưu và lúc xử lý có phiếu mới ghi vào ngày kiểm kê, số chênh lệch ghi vào chứng từ là số theo sổ mới nhất, và cột Sổ sách của biên bản cũng được cập nhật theo.

Quy định: khoản thiếu chưa rõ nguyên nhân treo ở 1381, khoản thừa treo ở 3381, theo hướng dẫn tài khoản 111 của Thông tư 99; Thông tư 133 cũng dùng hai tài khoản này. Xem tài khoản 111 tiền mặt và tài khoản 138 phải thu khác.

Dòng chênh lệch in đúng mẫu 08a-TT: "III. Chênh lệch (III = I − II)", tức số dư theo sổ trừ số kiểm kê, dương là thiếu, âm là thừa; cạnh số có chữ "thừa" hoặc "thiếu". Phần lý do in hai dòng + Thừa và + Thiếu, số tiền và ghi chú nằm ở dòng đúng chiều. Ô ký thứ ba là Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ như mẫu, ghi kèm (Trưởng ban kiểm kê) theo phần hướng dẫn ghi của mẫu.

Để kiểm lại: mở số chứng từ KKQ ở cột Xử lý, xem sổ chi tiết tài khoản 111 và 1381 ở sổ chi tiết, và số dư quỹ từng ngày ở bảng kê số dư tiền mặt theo ngày.

Số tờ phải là số nguyên hoặc Số tờ không âm: có ô số tờ ghi số lẻ hoặc số âm. Nhập số nguyên từ 0 trở lên.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (1381) hoặc tài sản thừa chờ giải quyết (3381): chưa có 1381 hoặc 3381 ở dạng tài khoản chi tiết. Thêm tài khoản rồi bấm xử lý lại.

Cách xử lý không hợp với chiều chênh lệch (thừa hoặc thiếu) hoặc hệ thống tài khoản thiếu tài khoản đó: chọn cách xử lý của quỹ thừa trong khi quỹ thiếu (hoặc ngược lại), hoặc thiếu tài khoản bạn chọn. Chọn lại đúng chiều, hoặc thêm tài khoản.

Biên bản này đã xử lý chênh lệch: có người đã bấm xử lý trước bạn. Tải lại trang.

Chỉ xóa được biên bản chưa xử lý chênh lệch: biên bản đã có chứng từ KKQ.

Câu "Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này": ngày kiểm kê trong kỳ đã khóa. Nhờ người có quyền mở khóa theo khóa sổ kế toán, hoặc kiểm kê vào ngày sau ngày khóa.