Tài khoản 111 tiền mặt theo Thông tư 99: ghi Nợ, ghi Có và bút toán thường gặp

Mỗi lần nhập hay xuất quỹ đều phải có phiếu thu hoặc phiếu chi, kèm chữ ký xác nhận của người nhận, người giao và người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo chế độ chứng từ và quy chế kiểm soát nội bộ. Một số trường hợp đặc biệt còn phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ mở sổ quỹ tiền mặt, ghi liên tục hằng ngày theo trình tự phát sinh và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm.

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ, đồng thời thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế rồi đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt. Có chênh lệch thì kế toán và thủ quỹ cùng tìm nguyên nhân và kiến nghị cách xử lý kịp thời. Thanh toán bằng tiền mặt còn bị pháp luật chuyên ngành giới hạn ở một số giao dịch, thông thường nhất là góp vốn và chuyển nhượng phần vốn góp, nên đừng mặc định cứ có tiền mặt là chi được.

Sổ Thông tư 200 hay 133 chuyển sang Thông tư 99 thì số dư 1111, 1112, 1113 gộp về 111. Cách làm từng bước nằm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Vị trí của 111 trong cả hệ thống nằm ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

Ví dụ số: một cửa hàng bán hàng hóa chịu thuế GTGT 10%, giá chưa thuế 20.000.000 đồng, khách trả tiền mặt ngay: Nợ 111 22.000.000, Có 511 20.000.000, Có 3331 (33311) 2.000.000. Cuối ngày cửa hàng nộp 15.000.000 đồng vào ngân hàng và chưa nhận giấy báo Có: Có 111 15.000.000, Nợ 113 15.000.000; hôm sau có giấy báo Có thì Nợ 112, Có 113. Khoản chi tiền mặt 3.300.000 đồng mua văn phòng phẩm dùng ngay cho bộ phận quản lý, trong đó thuế GTGT 300.000 đồng: Nợ 642 3.000.000, Nợ 1331 300.000, Có 111 3.300.000.

Khi doanh nghiệp không tách thuế ngay trong sổ bán hàng thì ghi doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp, rồi định kỳ xác định nghĩa vụ thuế và ghi giảm doanh thu: Nợ 511, Có 333.

Vàng tiền tệ trong 111 là vàng dùng với chức năng cất trữ giá trị. Vàng mua về làm nguyên liệu sản xuất hay làm hàng hóa để bán thì không vào 111 mà vào hàng tồn kho. Cuối kỳ, vàng tiền tệ được tính lại theo giá mua trong nước mà Ngân hàng Nhà nước công bố. Khi Ngân hàng Nhà nước không công bố, bạn lấy giá mua của một đơn vị được phép kinh doanh vàng và nói rõ đơn vị đó trong thuyết minh báo cáo tài chính. Lãi đánh giá lại ghi Nợ 111, Có 515. Lỗ ghi Nợ 635, Có 111.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ. Biểu mẫu mở với Chứng từ nghiệp vụ khác; ở Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt. Cột TK Có của dòng đầu tự điền tài khoản tiền mặt của công ty (111, hoặc tài khoản con như 1111 nếu hệ thống tài khoản còn chia). Chọn Phiếu thu tiền mặt thì tài khoản tiền mặt nằm ở TK Nợ.

2. 2

   Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định hôm nay; ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ. Đối tượng chọn cửa hàng văn phòng phẩm, phần mềm điền luôn Người nhận tiền trong khung thông tin in. Diễn giải là dòng lý do chi in trên phiếu.

3. 3

   Ví dụ chi 3.300.000 mua văn phòng phẩm: dòng 1 TK Nợ 642 (hoặc tài khoản con của 642 công ty dùng), Số tiền (VND) 3.000.000. Bấm Thêm dòng, dòng 2 TK Nợ 1331, Số tiền (VND) 300.000. Dòng Tổng cộng hiện 3.300.000.

4. 4

   Bấm Cất và ghi sổ để phiếu vào sổ ngay. Cất, chưa ghi sổ giữ phiếu nháp có số mà chưa vào sổ quỹ; Cất và in cất rồi mở trang in. Phiếu chi làm quỹ âm tại ngày hạch toán thì phần mềm hỏi lại bằng câu kết thúc Vẫn cất?.

5. 5

   Nộp 15.000.000 vào ngân hàng mà chưa có giấy báo Có: lập phiếu chi với TK Nợ 113. Hôm sau có giấy báo, lập Báo có ngân hàng ở cùng màn, chọn Tài khoản ngân hàng, TK Có 113. Nộp và nhận báo Có trong ngày thì dùng khối Chuyển tiền nội bộ ở Quỹ, ngân hàng→, Tài khoản ngân hàng, đối chiếu: Chuyển từ là Quỹ tiền mặt, ghi thẳng Nợ 112, Có 111.

6. 6

   Bán hàng thu tiền mặt ngay không lập phiếu thu ở đây: trên chứng từ bán hàng, ô Thu tiền chọn Thu tiền ngay: tiền mặt. Phần mềm lập chứng từ bán và một phiếu thu đi kèm, số phiếu tự cấp khi cất.

7. 7

   Kiểm kê quỹ: vào Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ, ở khung Lập biên bản kiểm kê chọn Ngày kiểm kê, gõ Thành viên kiểm kê, nhập Số tờ cho từng mệnh giá. Ở ví dụ cuối tháng, Tổng tiền đếm được là 18.000.000; khi ngày kiểm kê là hôm nay, bảng hiện thêm Số dư sổ sách TK tiền mặt hôm nay 18.500.000 và dòng Chênh lệch ghi thiếu. Bấm Lưu biên bản kiểm kê.

8. 8

   Trên trang biên bản, ô cách xử lý mặc định là Chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (thừa 3381, thiếu 1381). Giữ nguyên, bấm Xử lý chênh lệch và đồng ý câu Lập chứng từ xử lý chênh lệch kiểm kê quỹ?. Đã có quyết định ngay lúc kiểm kê thì chọn Thiếu: bắt bồi thường, phải thu khác (1388), Thiếu: trừ vào lương (334) hoặc Thiếu: chi phí khác (811); quỹ thừa có Thừa: phải trả, phải nộp khác (3388) và Thừa: thu nhập khác (711).

9. 9

   Xem sổ: vào Báo cáo→, Sổ chi tiết, bấm nút Sổ quỹ tiền mặt (điền sẵn 111) hoặc gõ 111 vào ô Tài khoản, chọn Từ ngày, Đến ngày rồi bấm Xem báo cáo.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu chi văn phòng phẩm ghi Nợ 642 3.000.000, Có 111; Nợ 1331 300.000, Có 111. Bút toán là đúng các cặp bạn nhập, phần mềm không thêm dòng nào. Biên bản thiếu 500.000 chờ xử lý sinh một chứng từ loại KKQ: Nợ 1381 500.000, Có 111 500.000, diễn giải Tiền mặt thiếu khi kiểm kê quỹ, chờ xử lý. Màn kiểm kê chỉ ghi lần đầu; hai tuần sau có quyết định thủ quỹ bồi thường thì lập chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 1388, Có 1381 500.000 (trừ lương thì Nợ 334). Bán hàng thu tiền mặt ngay thành hai chứng từ: chứng từ bán ghi Nợ 131, Có 511, Có 33311, phiếu thu đi kèm ghi Nợ 111, Có 131 cùng khách, nên sổ 111 hiện tài khoản đối ứng 131 chứ không phải 511. Các bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133, chỉ khác mã tài khoản tiền mặt (Thông tư 133 còn 1111, 1112). Câu báo hay gặp: Thiếu TK Nợ hoặc Thiếu TK Có, Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp khi gõ 111 mà hệ thống đã chia tài khoản con, và Sổ đã khóa đến ngày ….

Kiểm lại và giới hạn

Sổ chi tiết của 111 lấy cả tài khoản con, chỉ gồm chứng từ đã ghi sổ, có dòng Số dư đầu kỳ, từng phiếu với TK đối ứng và Số dư sau từng dòng; nút Sổ cái 111 mở sổ cái. Số dư cuối ngày kiểm kê phải còn 18.000.000 sau chứng từ KKQ. Thủ quỹ đối chiếu ở Quỹ, ngân hàng→, Sổ quỹ của thủ quỹ, sổ chỉ gồm phiếu thủ quỹ đã xác nhận. Cách dùng đầy đủ của màn kiểm kê ở hướng dẫn màn Kiểm kê quỹ.

Giới hạn: biểu mẫu phiếu chi không cảnh báo khi chi tiền mặt từ 5 triệu đồng. Khoản đó hiện ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách, mục Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương); phép kiểm cộng theo hóa đơn và theo cùng người bán trong ngày, nên tách một khoản thành nhiều phiếu nhỏ vẫn bị nêu ra. Biên bản kiểm kê quỹ chỉ đếm tiền Việt (mẫu 08a-TT); ngoại tệ và vàng tiền tệ kiểm kê tay theo mẫu 08b-TT. Phiếu chi ngoại tệ ghi theo tỷ giá trên chứng từ, phần chênh lệch với tỷ giá ghi sổ xem ở Quỹ, ngân hàng→, Tỷ giá xuất quỹ. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.