Lập chứng từ nghiệp vụ khác: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/vouchers/new

Quy tắc chọn đường: nghiệp vụ nào đã có màn riêng thì dùng màn đó, vì màn riêng ghi thêm những thứ bút toán tự do không ghi được (kho, hóa đơn, thẻ tài sản, tờ khai). Chứng từ nghiệp vụ khác dành cho phần còn lại. Máy chỉ cân đối từng dòng, không kiểm bạn có đang làm trùng một việc mà màn riêng đã làm.

Trong quy trình, chứng từ này thường đứng sau khi bạn phát hiện số liệu cần chỉnh qua kiểm tra sổ sách hoặc đối chiếu cuối kỳ, và trước khi lập báo cáo. Cách định khoản nói chung nằm ở bài cách định khoản kế toán.

1. 1

   Quyền thêm ở phân hệ Quỹ, ngân hàng. Chứng từ nghiệp vụ khác tính vào phân hệ này nên người lập, ghi sổ, bỏ ghi sổ đều cần quyền của phân hệ ấy, dù bút toán không liên quan tiền.

2. 2

   Biết chắc hai tài khoản. Máy chỉ nhận tài khoản chi tiết nhất; tài khoản đã có tài khoản con sẽ bị từ chối. Xem hệ thống tài khoản của công ty ở hệ thống tài khoản.

3. 3

   Đối tượng đã khai ở khách hàng, nhà cung cấp khi dòng chạm tài khoản công nợ.

4. 4

   Kỳ chưa khóa sổ. Ngày hạch toán rơi vào kỳ đã khóa thì không lập được; xem khóa sổ kế toán.

5. 5

   Chứng từ gốc của điều chỉnh: biên bản, quyết định, bảng tính phân bổ. Bút toán không có căn cứ không phải chứng từ kế toán.

ketoanx.com/dashboard

Công ty đã lưu mẫu định khoản cho loại này thì xuất hiện ô Mẫu định khoản: chọn một mẫu để thêm dòng với cặp tài khoản và diễn giải đã định. Mẫu cũng đến từ loại chứng từ tự định nghĩa; chọn loại tự định nghĩa có gốc là nghiệp vụ khác thì tài khoản gợi ý và diễn giải gợi ý được điền sẵn.

ketoanx.com/vouchers/new

Máy không nhận số âm. Muốn giảm một khoản đã ghi thì đảo Nợ và Có, không gõ dấu trừ. Mỗi dòng chỉ có một TK Nợ và một TK Có, nên bút toán một Nợ nhiều Có (hay ngược lại) được lập bằng nhiều dòng lặp lại tài khoản chung, ví dụ Nợ 111 hai dòng với hai tài khoản Có khác nhau. Cột Tổng cộng khi đó là tổng phát sinh Nợ của chứng từ.

Khi chuyển công nợ từ đối tượng này sang đối tượng khác

Ví dụ phiếu thu ngày 14/10/2026 ghi khoản 15.000.000 đồng vào công nợ Công ty Hoàng Long, nhưng tiền thật do Công ty Hoàng Phát trả. Cần trả lại nợ cho Hoàng Long và ghi giảm nợ cho Hoàng Phát. Dòng duy nhất: TK Nợ 131, Đối tượng Nợ Công ty Hoàng Long, TK Có 131, Đối tượng Có Công ty Hoàng Phát, Số tiền (VND) 15.000.000. Tổng 131 không đổi, chỉ đổi người. Chứng từ này không gắn vào hóa đơn nào; nếu công nợ được theo dõi theo hóa đơn thì bạn còn phải đối trừ lại ở màn thu tiền, xem thu tiền khách hàng.

Khi phân bổ chi phí trả trước hằng tháng

Chi phí chờ phân bổ (tài khoản 242) giữ khoản đã chi nhưng thuộc nhiều kỳ, mỗi kỳ đưa dần vào chi phí. Ví dụ ngày 01/10/2026 công ty trả 12.000.000 đồng phí bảo hiểm xe cho 12 tháng. Mỗi tháng phân bổ 1.000.000 đồng: TK Nợ 6427, TK Có 242, Số tiền (VND) 1.000.000, ngày hạch toán là cuối tháng. Bảo hiểm và tiền thuê trả trước là khoản điển hình của 242; cách phân bổ do doanh nghiệp chọn theo tính chất khoản chi, xem tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ.

Để khỏi lập tay mỗi tháng, mở chứng từ vừa cất rồi bấm Lưu làm mẫu định kỳ. Chọn Chu kỳ hằng tháng, Kỳ đầu tiên, và tick Chứng từ sinh ra được ghi sổ luôn nếu muốn lên sổ ngay. Trong diễn giải có thể dùng {thang}, {nam}, {quy} để tự đổi theo kỳ, ví dụ Phân bổ bảo hiểm xe tháng {thang}/{nam}. Quản lý mẫu ở chứng từ định kỳ. Khoản phân bổ nào cần thẻ theo dõi, số còn lại và lịch sử thì khai ở CCDC, chi phí trả trước và để màn đó phân bổ.

Khi kết chuyển cuối kỳ

Kết chuyển lãi lỗ, giá thành, khấu trừ thuế GTGT, trích lập dự phòng đều có màn và loại chứng từ riêng, nên không lập chúng bằng chứng từ nghiệp vụ khác. Cuối tháng mở cuối kỳ: màn này có nút Kết chuyển kỳ làm đủ chuỗi doanh thu, chi phí sang 911 rồi 911 sang 4212, theo đúng thứ tự năm bút toán ở bài bút toán kết chuyển cuối kỳ. Kết chuyển năm ở Kết chuyển cuối năm. Đã kết chuyển tay bằng chứng từ nghiệp vụ khác thì đừng chạy thêm màn tự động cho cùng kỳ; chọn một đường và dùng đến hết.

Chứng từ nghiệp vụ khác chỉ hợp cho phần kết chuyển ngoài chuỗi chuẩn, như chuyển số dư một tài khoản sang tài khoản khác khi có quyết định xử lý, và nên ghi quyết định ấy vào Diễn giải.

Khi cần ghi bù chứng từ đã ghi sổ

Công ty có thể bật Chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh ở Hệ thống→, Cài đặt cảnh báo. Sau đó chứng từ do người dùng lập đã ghi sổ không đổi được số tiền, tài khoản, đối tượng, ngày hạch toán, không bỏ ghi sổ, không xóa; máy nói Hãy lập chứng từ điều chỉnh. Chỉ còn sửa được diễn giải và thông tin in. Đúng với yêu cầu sổ điện tử chỉ sửa bằng ghi điều chỉnh, giữ lại nội dung cũ.

Ví dụ phiếu chi ghi Nợ 6427, Có 111 số tiền 3.600.000 đồng nhưng hóa đơn chỉ 3.200.000 đồng. Ghi bù chênh lệch 400.000 đồng bằng cách đảo chiều: TK Nợ 111, TK Có 6427, Số tiền (VND) 400.000. Thông báo của máy nhắc ghi âm nhưng ô số tiền không nhận số âm, nên đảo Nợ Có là cách duy nhất. Nếu cùng khoản đó thuộc năm tài chính trước đã nộp báo cáo, cách xử lý đổi theo mức trọng yếu: xem điều chỉnh sai sót năm trước và màn Điều chỉnh hồi tố sai sót, vì sai sót trọng yếu phải sửa số dư đầu năm chứ không ghi vào năm nay.

Khi bút toán có tài khoản thuế GTGT

Đây là chỗ phần mềm làm khác điều bạn có thể tưởng. Theo mã nguồn, tờ khai 01/GTGT lấy thuế đầu vào từ chứng từ mua và cả từ chứng từ nghiệp vụ khác có dòng ghi Nợ 133, gom dưới tên Chứng từ ghi thẳng thuế đầu vào. Số đầu vào này tính ròng trên từng chứng từ: dòng Nợ 133, Có 133 (chuyển giữa 1331 và 1332) không tính, dòng Có 133 trên cùng chứng từ được trừ đi, chỉ chứng từ có số ròng dương mới lên tờ khai. Dù vậy, một bút toán sửa nhầm tài khoản có dòng Nợ 1331 mà phía Có không phải 133 vẫn thành khoản thuế đầu vào mới trong kỳ và có thể cộng đôi với số đã kê khai. Tương tự, chứng từ lập tay không có dòng hàng mà ghi Có 33311 (ví dụ phiếu thu bán lẻ) được đưa vào thuế đầu ra của tờ khai và bảng kê bán ra, ghi là chứng từ ghi thẳng thuế đầu ra, theo số ròng Có trừ Nợ 33311 trên chứng từ đó.

Cách làm đúng: mọi chỉnh sửa thuế GTGT làm ở điều chỉnh thuế GTGT; chứng từ nó sinh ra được đánh dấu riêng để không tính hai lần. Chỉ dùng chứng từ nghiệp vụ khác chạm 133 hay 3331 khi bạn đã biết rõ số ấy có hay không lên tờ khai, và đối chiếu bằng đối chiếu thuế GTGT sổ và tờ khai. Lý thuyết nền ở bài hạch toán thuế GTGT.

Chứng từ ghi sổ xong hiện ở sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết theo ngày hạch toán; chưa ghi sổ thì chưa vào sổ nào. Để kiểm lại, mở sổ nhật ký chung và sổ chi tiết. Các bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133; khác nhau chỉ ở mã tài khoản con (ví dụ 6422 và 6421 ở Thông tư 133, 6427 và 6417 ở Thông tư 99).

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: câu kèm mã tài khoản đã có tài khoản con. Chọn tài khoản con.

Tài khoản không có trong hệ thống: mã gõ sai hoặc tài khoản đã ngừng dùng. Công ty đổi chế độ kế toán xong, mã cũ có thể không còn.

Số tiền không hợp lệ: ô trống, có dấu trừ hoặc quá hai chữ số thập phân. Đảo Nợ Có thay cho số âm.

Ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ: sửa lại thứ tự hai ngày.

Sổ đã khóa đến ngày: bút toán điều chỉnh của kỳ đã khóa không lập được. Hạch toán vào ngày sau ngày khóa (kèm giải thích trong Diễn giải) hoặc nhờ người có quyền mở khóa.

Công ty đã bật: câu mở đầu thông báo của chế độ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh. Làm theo phần ghi bù ở trên thay vì cố sửa phiếu gốc.

Chứng từ đã được gom vào chứng từ ghi sổ: công ty dùng hình thức chứng từ ghi sổ, và sửa số liệu làm sổ đăng ký lệch với chứng từ gốc. Máy hỏi Vẫn cất?; chỉ đồng ý khi bạn sẽ lập lại chứng từ ghi sổ.