Tạo sổ năm mới: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/new-year

Màn này làm bốn việc:

1. 1

   Cho bạn chọn ngày cuối năm tài chính và xem trước số dư sẽ mang sang: số dư theo tài khoản, công nợ theo hóa đơn còn nợ, tồn kho, tài sản, công cụ dụng cụ, khế ước vay.

2. 2

   Cảnh báo những chỗ làm số dư sai, như chứng từ chưa ghi sổ hoặc doanh thu, chi phí chưa kết chuyển.

3. 3

   Tạo công ty mới đặt tên bạn chọn, kèm danh mục, cài đặt và số dư đầu kỳ ngày đầu năm kế tiếp.

4. 4

   Tùy chọn chuyển luôn sang sổ mới.

Tạo sổ mới không bắt buộc. Bạn hoàn toàn có thể tiếp tục dùng một công ty qua nhiều năm: chứng từ năm mới ghi tiếp, báo cáo chọn kỳ theo năm. Chỉ tạo sổ mới khi muốn tách dữ liệu theo năm cho gọn, hoặc muốn lưu nguyên sổ năm cũ như một quyển đã chốt.

Màn nằm sau chuỗi việc chốt năm: kết chuyển, đối chiếu, khóa sổ. Quy định liên quan: sổ mở vào đầu kỳ kế toán năm; số liệu sổ năm sau nối tiếp số liệu sổ năm trước liền kề; sổ kế toán điện tử phải khóa trước khi lập báo cáo tài chính và được in ra hoặc lưu trữ an toàn, đưa vào lưu trữ trong 12 tháng sau kỳ kế toán năm, giữ ít nhất 10 năm. Xem bài kết chuyển lợi nhuận đầu năm 4212 sang 4211 và bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ.

Làm xong các việc sau ở sổ hiện tại:

1. 1

   Ghi sổ hết chứng từ của năm. Chứng từ chưa ghi sổ không được tính vào số dư mang sang.

2. 2

   Kết chuyển lãi lỗ đủ các tháng và kết chuyển cuối năm ở kết chuyển cuối năm. Phần doanh thu, chi phí chưa kết chuyển hết vẫn được dồn vào lợi nhuận chưa phân phối, nhưng nên kết chuyển đúng để báo cáo năm cũ khớp.

3. 3

   Đối chiếu số liệu theo bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ, rồi khóa sổ kế toán đến hết năm sau khi đã nộp tờ khai và chốt báo cáo.

4. 4

   Lập và lưu báo cáo tài chính năm cũ, in hoặc lưu sổ năm cũ ở in sổ sách cả năm.

5. 5

   Là chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

Chỗ cần biết: sổ mới là một công ty khác. Danh sách thành viên và quyền không được sao sang, bạn là chủ sở hữu của sổ mới; muốn nhân viên làm việc ở đó thì mời lại ở thành viên, phân quyền. Sổ mới không có chứng từ năm cũ, nên số liệu so sánh năm trước trên báo cáo của sổ mới phải lấy từ báo cáo đã lưu ở sổ cũ.

ketoanx.com/settings/new-year

Ngay dưới là ô Số dư đến hết ngày (cuối năm tài chính) và nút Xem số dư. Mặc định là ngày cuối của năm tài chính gần nhất đã qua. Ngày phải là ngày cuối tháng; chọn ngày khác thì phần mềm hiện đỏ "Ngày phải là ngày cuối tháng" và dùng ngày gần nhất hợp lệ.

Bốn ô thống kê: Tổng Nợ, tổng Có đầu kỳ (hiện "Cân" hoặc "KHÔNG CÂN"), Công nợ theo hóa đơn, Tồn kho mang sang và Tài sản, CCDC, khế ước vay. Khung Cần biết trước khi tạo liệt kê cảnh báo. Khung Số dư đầu kỳ của sổ năm kèm năm kế tiếp là bảng số dư theo tài khoản. Bên phải là khung Tạo sổ.

Khi tổng Nợ khác tổng Có

Ô đầu hiện "KHÔNG CÂN" màu đỏ, nút tạo bị khóa cho tới khi bạn tích Số dư đầu kỳ không cân. Vẫn tạo sổ mới. Đừng tích vội. Số dư không cân nghĩa là sổ cũ đã có lỗi hoặc có chứng từ chưa ghi sổ. Sửa ở sổ cũ trước; chỉ tích khi sổ cũ vốn không cân do lý do đã biết và bạn muốn xử lý ở sổ mới.

Khi doanh thu, chi phí chưa kết chuyển hết

Khung cảnh báo nêu phần chênh lệch và rằng nó được dồn vào tài khoản lợi nhuận chưa phân phối. Doanh thu, chi phí và 911 không mang sang. 4212 (lợi nhuận chưa phân phối năm nay) chuyển sang 4211 khi hệ thống tài khoản có 4211. Nên kết chuyển đúng ở sổ cũ để báo cáo kết quả kinh doanh năm cũ khớp lợi nhuận; xem bài kết chuyển lợi nhuận đầu năm 4212 sang 4211 và bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Khi có chứng từ phát sinh sau ngày cuối năm

Chứng từ sau ngày đã chọn không được mang sang. Cảnh báo ghi "Có … chứng từ sau ngày …: không được mang sang, hãy lập lại ở sổ năm mới nếu cần". Nếu đã bắt đầu ghi chứng từ năm mới ở sổ cũ, bạn phải lập lại chúng ở sổ mới, tránh ghi hai nơi.

Khi có hàng tồn kho âm

Số âm được mang sang nguyên trạng và cảnh báo nêu rõ. Xử lý hàng âm ở sổ cũ trước, vì tồn âm làm giá xuất kho năm mới sai.

Khi sổ mới thiếu hoặc khác sổ cũ

Sổ mới có: danh mục, cài đặt, số dư đầu kỳ, công nợ theo hóa đơn còn nợ (kể cả ngoại tệ, hợp đồng), tồn kho theo mặt hàng, kho và lô, thẻ tài sản với hao mòn lũy kế, công cụ dụng cụ với số đã phân bổ, khế ước vay còn dư nợ, hợp đồng. Tài sản đã ghi giảm, khoản phân bổ đã hết và khế ước đã tất toán không mang sang. Sổ mới không có chứng từ năm cũ, thành viên và quyền, và khóa sổ (ngày khóa của sổ mới để trống).

Khi tạo nhầm hoặc cần làm lại

Sổ cũ không bị ảnh hưởng. Xóa sổ mới ở sao chép, xóa công ty rồi tạo lại sau khi sửa sổ cũ.

Khi công ty vừa chuyển sang Thông tư 99

Nếu năm 2026 là năm đầu áp dụng Thông tư 99, hãy chuyển chế độ kế toán trước, kiểm số dư, rồi sang năm 2027 mới tạo sổ mới. Cách chuyển số dư ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

Sổ cũ không đổi gì. Với sổ mới, trong một giao dịch, phần mềm:

1. 1

   Tạo công ty mới với cài đặt của sổ cũ, ghi dấu sổ trước và ngày bắt đầu sổ mới (ngày sau ngày cuối năm đã chọn), và để trống ngày khóa sổ.

2. 2

   Sao danh mục, thẻ tài sản, công cụ dụng cụ, khế ước, hợp đồng.

3. 3

   Ghi số dư đầu kỳ theo tài khoản và đối tượng; mỗi hóa đơn còn nợ thành một dòng công nợ đầu kỳ (ghi chú "Hóa đơn" kèm số); các dòng còn lại ghi chú "Chuyển từ sổ năm trước". Không sinh bút toán.

4. 4

   Lập chứng từ nhập tồn đầu kỳ chỉ ghi sổ kho (giá trị trên sổ cái đã nằm ở số dư tài khoản kho).

5. 5

   Đặt bạn làm chủ sở hữu của sổ mới. Nếu bạn tích chuyển sang sổ mới thì công ty đang xem đổi sang sổ mới.

Kiểm lại ở sổ mới: đối chiếu số dư đầu kỳ, bảng cân đối phát sinh ngày đầu năm, và tổng công nợ khớp 131, 331.

Ngày cuối năm tài chính phải là ngày cuối tháng: chọn lại ngày.

Sổ hiện tại không có số dư nào đến ngày này để chuyển sang năm mới: chọn ngày muộn hơn, hoặc nhập số dư và chứng từ cho sổ hiện tại trước. Màn hiện "Không có số dư nào đến ngày này".

Câu báo "Số dư đầu kỳ của sổ mới không cân": xem trường hợp tổng Nợ khác tổng Có.

Cảnh báo "Có số dư ở tài khoản không có trong hệ thống tài khoản": số dư nằm ở mã đã bị xóa khỏi danh mục. Sửa ở sổ cũ hoặc chuyển tài khoản hạch toán.

Không tạo được sổ năm mới do lỗi hệ thống. Chưa có công ty nào được tạo.: thử lại; giao dịch hủy toàn bộ nên không có sổ nửa vời.