Chuyển tài khoản hạch toán: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/accounts/transfer

Các việc thường gặp:

1. 1

   Hạch toán nhầm tài khoản từ đầu, ví dụ ghi vào 1388 mà đáng ra là 1381.

2. 2

   Gộp hai tài khoản chi tiết thành một.

3. 3

   Dời số liệu về tài khoản con mới mở, khi tài khoản con đó là chi tiết cùng loại.

Màn đứng sau hệ thống tài khoản, nơi bạn tạo tài khoản đích, và có liên quan tới khóa sổ kế toán vì việc dời có thể chạm kỳ đã khóa.

Về quy định, bạn cần biết trước khi dùng. Sổ ghi bằng phần mềm không được tẩy xóa làm mất dấu vết: Luật Kế toán, khoản 4 Điều 27, quy định sửa sổ điện tử bằng chứng từ điều chỉnh, và Thông tư 99 đòi phần mềm giữ lại nội dung cũ đã ghi sổ. Màn này khác cách đó: nó đổi thẳng mã tài khoản trên chứng từ cũ, chứ không lập chứng từ điều chỉnh. Phần mềm chỉ lưu một dòng nhật ký tổng với số dư trước và sau, không lưu từng dòng chứng từ cũ. Vì vậy hãy dùng nó khi kỳ chưa khóa và báo cáo tài chính năm đó chưa nộp. Với kỳ đã khóa hoặc đã nộp báo cáo, cách đúng luật là lập một chứng từ điều chỉnh (Nợ tài khoản đúng, Có tài khoản sai) theo bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ.

1. 1

   Quyền: chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên có quyền sửa ở phân hệ Hệ thống mới thao tác được. Người khác mở màn thấy câu báo thay cho form.

2. 2

   Tài khoản đích phải có sẵn, đang dùng, là tài khoản chi tiết (không có tài khoản con) và cùng loại với tài khoản nguồn. Chưa có thì mở ở hệ thống tài khoản.

3. 3

   Sao lưu dữ liệu trước. Phần mềm nói thẳng trong hộp xác nhận rằng việc này không hoàn tác được bằng một nút bấm. Xem sao lưu, phục hồi dữ liệu.

4. 4

   Biết sổ đang khóa đến đâu. Nếu tài khoản nguồn có dòng nằm trong kỳ đã khóa, chỉ chủ sở hữu mới chuyển được và phải tích xác nhận.

ketoanx.com/accounts/transfer

Nút Xem trước chỉ đọc, không ghi gì. Nút Chuyển tài khoản hạch toán chỉ hiện sau khi xem trước.

Khi muốn gộp hai tài khoản chi tiết

Làm giống ví dụ trên với nguồn là tài khoản sẽ bỏ, đích là tài khoản giữ lại. Số dư đầu kỳ của hai tài khoản được cộng vào nhau. Riêng ngân sách năm: năm nào cả hai đều có thì phần mềm cộng dồn vào tài khoản đích.

Khi hai tài khoản khác cấp 1 hoặc khác tính chất số dư

Phần mềm vẫn cho chuyển nhưng cảnh báo. Khác tính chất số dư thì nhắc kiểm tra lại bảng cân đối tài khoản. Khác tài khoản cấp 1 (ví dụ 6411 sang 6421) thì nhắc rằng số liệu trên sổ cái và báo cáo của cả hai tài khoản cấp 1 sẽ đổi. Khác loại hẳn (tài sản sang chi phí) thì bị chặn, vì sẽ làm sai chỉ tiêu báo cáo tài chính.

Khi tài khoản nguồn có theo dõi đối tượng còn đích thì không

Cảnh báo nhắc rằng sổ chi tiết công nợ theo đối tượng của số liệu này sẽ không còn hiện ở tài khoản đích. Bật Theo dõi đối tượng cho tài khoản đích ở hệ thống tài khoản trước, rồi xem trước lại.

Khi tài khoản nguồn có dòng trong kỳ đã khóa

Dưới bảng hiện chữ đỏ báo số dòng hạch toán nằm trong kỳ đã khóa. Chủ sở hữu tích ô Tôi là chủ sở hữu và xác nhận chuyển cả số liệu của kỳ đã khóa sổ mới bấm được nút chuyển. Quản trị viên không phải chủ sở hữu chỉ thấy lời nhắn nhờ chủ sở hữu hoặc bỏ khóa. Về pháp lý, nên cân nhắc mạnh: kỳ đã khóa thường đã chốt số liệu để nộp tờ khai và báo cáo. Đổi mã tài khoản sẽ làm đổi sổ của kỳ đó. Ưu tiên chứng từ điều chỉnh trong kỳ chưa khóa.

Khi có chứng từ định kỳ hoặc mẫu định khoản dùng tài khoản nguồn

Chúng được đổi mã luôn trong cùng lần chuyển, để chứng từ sinh ra sau này không quay về tài khoản cũ. Bảng "Nơi dùng tài khoản nguồn" liệt kê từng loại.

Khi có dòng hạch toán giữa chính hai tài khoản

Phần mềm cảnh báo: dòng Nợ nguồn, Có đích sẽ thành Nợ đích, Có đích. Số dư không đổi nhưng dòng đó vô nghĩa, nên xem lại và xóa hoặc sửa.

Không có bút toán mới. Phần mềm đổi mã tài khoản tại chỗ ở các nơi sau, trong một giao dịch:

1. 1

   Dòng chứng từ (cả Nợ lẫn Có), kể cả chứng từ chưa ghi sổ.

2. 2

   Số dư đầu kỳ, công nợ đầu kỳ theo hóa đơn, đối trừ công nợ.

3. 3

   Dòng hàng của chứng từ mua bán và kho.

4. 4

   Mặt hàng, kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, doanh thu chưa thực hiện, nhân viên, khoản lương, ngân sách, khoản vay, tài khoản ngân hàng, quy tắc sổ phụ, mẫu định khoản, mục thu chi, loại tiền, tài khoản ngầm định, cặp tài khoản kết chuyển, tỷ lệ ngắn hạn dài hạn trên báo cáo.

5. 5

   Một dòng nhật ký thao tác "Chuyển tài khoản hạch toán", nêu số dòng số liệu và số tham chiếu danh mục; nếu có dòng thuộc kỳ khóa, ghi thêm rằng chủ sở hữu đã xác nhận.

Kiểm lại: mở bảng cân đối phát sinh, tài khoản nguồn phải về 0 ở cả số dư đầu kỳ, phát sinh, số dư cuối kỳ. Xem dòng nhật ký ở nhật ký thao tác.

Câu báo "là tài khoản tổng hợp, hãy chuyển từng tài khoản chi tiết" (hoặc "hãy chọn tài khoản chi tiết làm đích"): tài khoản có tài khoản con. Chọn tài khoản con.

Câu báo "khác loại, không chuyển được vì sẽ làm sai chỉ tiêu báo cáo tài chính": hai tài khoản khác loại. Hạch toán lại bằng chứng từ điều chỉnh.

Câu báo "đang ngừng dùng, hãy bật dùng lại trước khi chuyển": bật Dùng lại cho tài khoản đích ở màn hệ thống tài khoản.

Câu báo "không có trong hệ thống": gõ sai số hiệu, hoặc chưa tạo tài khoản đích.

Số hiệu tài khoản không hợp lệ: số hiệu có chữ hoặc ngắn hơn 3 chữ số.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được chuyển tài khoản hạch toán: không đủ vai trò.

Câu báo "có … dòng hạch toán trong kỳ đã khóa sổ" kèm chữ "Chỉ chủ sở hữu được xác nhận chuyển, hoặc bỏ khóa sổ trước": xem trường hợp kỳ đã khóa ở trên.

Không chuyển được vì một danh mục đã có sẵn dòng cùng khóa ở tài khoản đích. Không có gì thay đổi.: một danh mục như tỷ lệ phân bổ đã có dòng trùng ở tài khoản đích. Sửa danh mục đó trước.