Chi nhánh: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/branches

Trong luật, chi nhánh luôn là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân. Thông tư 99 để doanh nghiệp tự quyết có tổ chức sổ riêng cho chi nhánh hay không, nhưng báo cáo tài chính nộp cho cơ quan có thẩm quyền vẫn phải gồm thông tin của cả trụ sở và các đơn vị trực thuộc. Phần giải thích đầy đủ nằm ở bài chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc. Đơn vị có pháp nhân riêng, như công ty con, không nên khai là chi nhánh mà mở thành một công ty riêng, xem tạo công ty và chọn chế độ kế toán.

Màn đứng trước thành viên, phân quyền (để giới hạn người theo chi nhánh) và quy tắc đánh số chứng từ (để đánh số riêng).

Chuẩn bị mã số thuế 13 chữ số của chi nhánh (nếu đã đăng ký thuế riêng), địa chỉ và tên người phụ trách. Mã số thuế 13 chữ số là mã dành cho đơn vị phụ thuộc, gồm mã số thuế của công ty, dấu gạch ngang và 3 chữ số, xem bài đăng ký thuế, thay đổi thông tin.

ketoanx.com/settings/branches

Trang gồm khung Thêm chi nhánh, khung Danh sách chi nhánh kèm số lượng, rồi hai ghi chú ở cuối về chứng từ chung và số dư đầu kỳ. Công ty chưa có chi nhánh thì danh sách hiện Công ty chưa có chi nhánh và nhắc rằng khi đó mọi chứng từ là chứng từ chung.

Mỗi dòng chi nhánh cho biết mã, tên, địa chỉ, mã số thuế, người phụ trách và số chứng từ đã gắn. Dòng có nút Sửa, Ngừng dùng (hoặc Dùng lại với chi nhánh đã ngừng, kèm nhãn Ngừng dùng), và Xóa. Nút Xóa chỉ hiện với chi nhánh chưa có chứng từ nào.

ketoanx.com/settings/branches

Đổi mã chi nhánh sau này không đổi số các chứng từ đã lập: số đã cấp giữ nguyên.

Khi muốn thủ quỹ chi nhánh chỉ thấy chi nhánh của mình

Vào thành viên, phân quyền, mời hoặc sửa thủ quỹ, tick chi nhánh HCM ở Chi nhánh được thấy, được lập chứng từ. Người này chỉ thấy và lập chứng từ thu, chi của HCM, và bắt buộc chọn chi nhánh khi lập. Họ chỉ làm việc được ở phân hệ Quỹ, ngân hàng; các phân hệ khác tạm không có hiệu lực vì chưa tách số liệu theo chi nhánh ở mọi lối.

Khi lọc sổ và báo cáo theo chi nhánh

Ở các trang sổ nhật ký, sổ cái, cân đối phát sinh, báo cáo tài chính và một số báo cáo khác, khi công ty có chi nhánh sẽ hiện ô Chi nhánh với các lựa chọn Toàn công ty, Chứng từ chung (không gắn chi nhánh) và từng chi nhánh. Không chọn thì báo cáo gồm mọi chứng từ. Chọn chi nhánh thì chỉ cộng chứng từ của chi nhánh đó. Số dư đầu kỳ nhập cho toàn công ty, không tách theo chi nhánh, nên sổ lọc theo chi nhánh không có số dư đầu kỳ của chi nhánh.

Khi cần báo cáo tài chính tổng hợp các chi nhánh

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp có chi nhánh gồm cả trụ sở và đơn vị trực thuộc, loại trừ giao dịch nội bộ (bài báo cáo tài chính gồm những gì). KetoanX có báo cáo tài chính tổng hợp các chi nhánh với cột trụ sở, từng chi nhánh, cột loại trừ số dư và giao dịch nội bộ (tài khoản 136 và 336) và cột tổng hợp; xem báo cáo tài chính tổng hợp các chi nhánh. Quan hệ phải thu, phải trả nội bộ giải thích ở bài tài khoản 136, 336 phải thu, phải trả nội bộ.

Khi chi nhánh nhận hàng từ trụ sở

Hàng đi lại giữa kho trụ sở và kho chi nhánh làm bằng phiếu chuyển kho loại xuất cho đơn vị phụ thuộc; hai bên đối chiếu ở đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh. Chứng từ chuyển kho không có ô chi nhánh, nên sự khác biệt giữa chi nhánh nằm ở kho. Cách luân chuyển hàng nội bộ và hóa đơn đi kèm ở bài chuyển kho, xuất kho vận chuyển nội bộ.

Khi chi nhánh đóng cửa hoặc khai nhầm

Chi nhánh đã có chứng từ không xóa được, chỉ ngừng dùng: bấm Ngừng dùng. Chi nhánh ngừng dùng không chọn được khi lập chứng từ mới, chứng từ cũ vẫn giữ chi nhánh. Chi nhánh khai nhầm, chưa có chứng từ, chưa giao cho ai thì bấm Xóa và xác nhận.

Khi nộp thuế cho chi nhánh

KetoanX không tách tờ khai riêng cho chi nhánh và không lập phụ lục phân bổ thuế. Về quy định, doanh nghiệp thường khai tập trung ở trụ sở chính; chi nhánh chỉ khai riêng khi có đủ điều kiện như tự bán hàng, có tài khoản và hóa đơn riêng; chỉ một số trường hợp như cơ sở sản xuất khác tỉnh mới phải phân bổ thuế (bài chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc). Tờ khai lập từ sổ toàn công ty; khi cần phân bổ bạn tính tay và khai trên HTKK.

Khi làm kế toán dịch vụ cho khách có nhiều chi nhánh

Khai chi nhánh theo từng công ty khách. Nếu khách có công ty con có pháp nhân riêng, mở công ty riêng cho công ty con thay vì khai là chi nhánh. Cách quản lý nhiều công ty trên một tài khoản ở bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty.

Để kiểm lại, mở sổ nhật ký chung hoặc báo cáo tài chính tổng hợp các chi nhánh và lọc theo chi nhánh vừa tạo.

Nhập tên chi nhánh: tên ngắn hơn 2 ký tự.

Câu Mã chi nhánh kèm mã và đã có: mã trùng chi nhánh khác, kể cả chi nhánh đã ngừng dùng. Dùng mã khác.

Câu Chi nhánh đã có kèm số chứng từ rồi không xóa được. Hãy ngừng dùng.: chi nhánh đã có chứng từ nên chỉ ngừng dùng.

Câu Chi nhánh đang được giao cho kèm số thành viên, lời mời hoặc vai trò: sửa phạm vi chi nhánh của họ trước, hoặc ngừng dùng chi nhánh.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được sửa danh mục chi nhánh: bạn là kế toán. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

Chọn chi nhánh của chứng từ (bạn chỉ được lập chứng từ cho chi nhánh được giao): bạn bị giới hạn chi nhánh và chưa chọn chi nhánh khi lập phiếu thu, phiếu chi. Chọn chi nhánh của bạn.