Khế ước vay đầu kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/opening/loans

Màn không sinh chứng từ và không hạch toán. Dư nợ trên sổ cái nằm ở số dư đầu kỳ của tài khoản 341, nhập ở số dư đầu kỳ. Màn này dựng phần theo dõi chi tiết và lịch, rồi đối chiếu với số dư đó.

Màn đứng sau số dư đầu kỳ và trước mọi nghiệp vụ trên khoản vay: vay và lịch trả nợ, trích trước lãi vay và đánh giá lại vay ngoại tệ. Khoản vay giải ngân sau ngày bắt đầu dùng phần mềm lập thẳng ở màn Vay, không qua màn này.

1. 1

   Hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ và bảng lịch trả nợ của ngân hàng. Các số cần lấy: số tiền vay, ngày nhận nợ, kỳ hạn, lãi suất, kỳ trả, cách trả gốc, cơ sở tính lãi.

2. 2

   Xác nhận số dư nợ gốc và lãi chưa trả tại ngày cuối kỳ trước. Lấy từ thư xác nhận số dư hoặc sao kê của ngân hàng và đối chiếu sổ cái 341.

3. 3

   Số dư đầu kỳ của tài khoản 341 (vay và nợ thuê tài chính) đã nhập ở màn số dư đầu kỳ, bằng tổng dư nợ các khế ước khai ở đây. Nếu lãi dồn đã được trích vào chi phí phải trả thì số dư 335 cũng nhập ở đó.

4. 4

   Hệ thống tài khoản có tài khoản vay (3411 hoặc 341, hay 343), tài khoản chi phí lãi (635, hoặc 627, 241 nếu vốn hóa) và 335 nếu có trích trước. Lãi vay vốn hóa xem bài chi phí lãi vay vốn hóa.

5. 5

   Nếu vay theo hợp đồng tín dụng khung, hợp đồng khung đã khai ở màn vay và lịch trả nợ để chọn được.

6. 6

   Quyền: lập cần quyền thêm ở phân hệ Hệ thống hoặc phân hệ Quỹ, ngân hàng; sửa và xóa cần quyền sửa và xóa ở một trong hai phân hệ đó. Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh không làm được, vì số dư đầu kỳ là của toàn công ty.

7. 7

   Ngày số dư phải sau ngày khóa sổ (nếu có). Khác với số dư tài khoản, màn này chỉ chặn khi ngày số dư nằm trong kỳ đã khóa.

ketoanx.com/opening/loans

Trang gồm biểu mẫu Thêm khế ước vay đầu kỳ, khối Đối chiếu dư nợ gốc với số dư đầu kỳ 341, khối Đối chiếu lãi dồn đã trích trước với số dư đầu kỳ 335 (chỉ hiện khi có khế ước đánh dấu lãi đã trích) và bảng Các khế ước vay đầu kỳ.

ketoanx.com/opening/loans

Khi khoản vay bằng ngoại tệ

Chọn Loại tiền là USD (hoặc loại khác). Các ô gốc đổi sang nguyên tệ: Số tiền vay theo khế ước tính bằng USD, ô dư nợ gốc ghi bằng USD và Tỷ giá ghi sổ, dòng quy đổi ra đồng tự hiện. Khoản vay 50.000 USD, tỷ giá ghi sổ 25.400 thì dư nợ ghi sổ 1.270.000.000 đồng. Dòng số dư 341 ở màn số dư đầu kỳ nhập bằng VND, không kèm nguyên tệ; nếu nhập kèm nguyên tệ thì công cụ đánh giá lại chung sẽ tính lần nữa. Đánh giá lại cuối kỳ làm ở màn đánh giá lại vay ngoại tệ; cuối năm tài chính việc này bắt buộc.

Khi lãi dồn chưa được trích vào số dư đầu kỳ

Để trống ô Lãi dồn đã trích vào số dư đầu kỳ. Khi trả lãi kỳ đầu tiên, toàn bộ tiền lãi hạch toán vào chi phí lãi vay. Nếu đã trích thì lần trả lãi đầu tiên ghi Nợ 335 đúng phần lãi dồn, phần còn lại vào chi phí lãi vay. Chọn sai cách thì chi phí lãi của năm cũ và năm mới bị chia sai.

Khi sửa hoặc xóa khế ước

Ở dòng khế ước bấm Sửa (nạp lại biểu mẫu, đổi nút thành Lưu khế ước) hoặc Xóa rồi xác nhận. Chỉ làm được khi khế ước mới có dư nợ đầu kỳ và các lần đổi lãi suất. Đã có giải ngân, trả nợ hay đánh giá lại trên phần mềm thì hai nút không hiện; phải xóa các nghiệp vụ đó trước.

Khi khế ước đã trả hết nợ

Không khai. Màn từ chối dư nợ gốc bằng 0 vì không còn gì để theo dõi.

Lịch trả nợ, nhắc kỳ trả, gợi ý số tiền trả và trả nợ ở màn Vay tính trên phần còn lại này. Bút toán khi trả ngày 15/03/2026 (ví dụ): Nợ 3411 100.000.000 gốc; Nợ 335 3.825.000 lãi đã trích; Nợ 635 16.425.000 lãi còn lại của kỳ (kỳ lãi trọn quý bằng 900.000.000 × 9% ÷ 12 × 3 = 20.250.000); Có tài khoản tiền 120.250.000.

Để kiểm lại, đọc hai khối đối chiếu của màn này; cột Dư nợ hiện tại trong bảng cuối cho dư nợ sau mọi nghiệp vụ; rồi chạy Đối chiếu số dư đầu kỳ. Báo cáo tình hình vay có ở vay và lịch trả nợ và bài sổ chi tiết tiền vay.

Dư nợ gốc đầu kỳ phải lớn hơn 0 (khế ước đã trả hết thì không cần khai): dư nợ để trống hoặc bằng 0.

Ngày nhận nợ phải trước hoặc bằng ngày số dư đầu kỳ: ngày giải ngân không thể sau ngày số dư.

Kỳ trả kế tiếp phải đến hạn sau ngày số dư đầu kỳ: ngày đến hạn kế tiếp phải lớn hơn ngày số dư.

Câu bắt đầu Lịch còn lại kết thúc ngày và kết thúc Kiểm lại số kỳ còn lại hoặc kỳ hạn gốc: số kỳ còn lại đẩy ngày trả cuối vượt ngày đáo hạn của hợp đồng gốc. Đếm lại số kỳ, hoặc sửa kỳ hạn gốc.

Kỳ trả phải là 1, 3, 6 hoặc 12 tháng: chỉ có bốn lựa chọn kỳ trả.

Câu có đoạn phải chia hết cho số tháng của một kỳ trả: kỳ hạn còn lại không chia hết cho kỳ trả. Chỉnh số kỳ hoặc kỳ trả.

Số khế ước đã tồn tại: mã trùng với khế ước khác. Đặt mã khác.

Tài khoản vay phải thuộc 341 (vay và nợ thuê tài chính) hoặc 343: chọn nhầm tài khoản khác nhóm.

Câu có đoạn ngày số dư đầu kỳ nằm trong kỳ đã khóa: ngày số dư không sau ngày khóa sổ. Mở khóa hoặc chọn ngày khác.

Câu Khế ước đã có nghiệp vụ khác trên phần mềm: xem mục sửa, xóa ở trên.