Định dạng số: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/format

Màn này đứng ở phần cài đặt chung, sau cài đặt công ty. Thông tin trên màn nói rõ các màn hình áp dụng tùy chọn theo từng đợt cập nhật; màn nào chưa áp dụng vẫn hiện số theo cách cũ: tối đa hai số lẻ, số âm có dấu trừ, đơn vị đồng. Vì vậy sau khi đổi, hãy thử xem ở vài màn bạn hay dùng.

Nên hỏi kế toán các phần hành xem họ cần mấy số lẻ: kho cần số lượng và đơn giá (xem tính giá xuất kho), quỹ ngân hàng cần nguyên tệ và tỷ giá (tỷ giá nhập ở bảng tỷ giá, cách ghi tỷ giá ở bài tỷ giá trong kế toán). Chọn số lẻ ít hơn dữ liệu thực có thì số hiển thị bị làm tròn.

ketoanx.com/settings/format

Số lượng và nguyên tệ có giới hạn riêng vì cột lưu trong cơ sở dữ liệu giữ 4 số lẻ cho số lượng và đơn giá, 2 số lẻ cho nguyên tệ. Chọn ít hơn số lẻ đã lưu thì số hiển thị là số đã làm tròn, còn số lưu giữ nguyên. Cách làm tròn là nửa lên: 1,005 làm tròn hai số lẻ thành 1,01.

Phần "Khi in" chỉ đổi báo cáo. Chứng từ như phiếu thu, phiếu chi vẫn in theo đồng.

Khi giữ mặc định

Mặc định (hai số lẻ cho mọi loại, dấu trừ, đơn vị đồng, bỏ số 0 thừa) giống cách hiển thị từ trước khi có màn này. Công ty không có nhu cầu đặc biệt không cần đổi gì.

Khi công ty có nghiệp vụ ngoại tệ

Tăng Tỷ giá lên 4 hoặc nhiều hơn nếu ngân hàng niêm yết tỷ giá nhiều số lẻ; tiền VND vẫn luôn làm tròn đến đồng. Ghi tỷ giá đúng quy định về tỷ giá giao dịch thực tế là việc của người lập chứng từ (xem tỷ giá trong kế toán); màn này không đổi tỷ giá, chỉ đổi số chữ số hiển thị và gõ vào.

Khi chọn đơn vị in nghìn đồng hoặc triệu đồng

Báo cáo in ra là số đã chia cho 1.000 hoặc 1.000.000 rồi làm tròn: theo nghìn đồng không có số lẻ, theo triệu đồng hai số lẻ. Cộng các số đã làm tròn có thể lệch vài đơn vị so với tổng in, vì tổng được tính từ số gốc. Với báo cáo gửi cho cơ quan nhà nước, ngân hàng hay kiểm toán, đọc dòng "Đơn vị tính" đầu báo cáo và đối chiếu mẫu báo cáo họ yêu cầu trước khi gửi; muốn số theo đồng thì đổi lại đơn vị về Đồng khi in.

Khi số hiển thị làm tròn khiến tổng nhìn lệch

Giảm số lẻ làm số trên màn thành số làm tròn, trong khi sổ vẫn giữ số đầy đủ. Ví dụ đơn giá 10.666,67 hiện 10.667 nếu Đơn giá là 0 chữ số; thành tiền vẫn tính từ số đã lưu nên không đổi. Hóa đơn điện tử có quy tắc riêng: thành tiền và tiền thuế từng dòng làm tròn đến đồng rồi mới cộng, theo bài cách lập hóa đơn điện tử. Tùy chọn của màn này không đổi quy tắc đó.

Tùy chọn định dạng số có giá trị ngoài khoảng cho phép hiện khi một lựa chọn vượt giới hạn (ví dụ tỷ giá quá 6 số lẻ). Chọn lại trong các giá trị của ô chọn.

Dữ liệu không hợp lệ hiện khi lời gọi lưu gửi dữ liệu sai dạng; tải lại trang rồi lưu lại.

Nếu đổi xong mà một màn vẫn hiện số kiểu cũ thì màn đó chưa áp dụng tùy chọn, như dòng ghi chú ở cuối trang đã nói; đây không phải lỗi lưu.