Chuyển dữ liệu chọn lọc: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/backup/transfer

Ba tình huống thường gặp. Dựng công ty mới và mượn danh mục khách hàng, hàng hóa, tài khoản từ công ty cũ. Gom chứng từ làm thử ở một công ty phụ về công ty chính. Đưa số dư đầu kỳ đã chuẩn bị ở công ty này sang công ty khác.

Màn này nằm cạnh sao lưu, phục hồi dữ liệu: sao lưu chuyển cả công ty thành công ty mới, còn đây trộn một phần vào công ty đã có. Muốn nhân nguyên cả công ty thì dùng sao chép, xóa công ty.

Hai công ty phải cùng chế độ kế toán, vì mã tài khoản khác nhau giữa các chế độ. Nếu khác, đổi trước bằng chuyển chế độ kế toán. Công ty nhận cũng nên có hệ thống tài khoản đủ dùng cho chứng từ sẽ nhập, và các kỳ đã khóa sổ kế toán sẽ chặn chứng từ có ngày trong kỳ đó.

Phần mềm chỉ kiểm chế độ kế toán, không so mã số thuế của hai công ty. Mỗi công ty là một bộ sổ của một đơn vị kế toán, và luật đòi mỗi nghiệp vụ ghi sổ phải có chứng từ làm căn cứ. Hãy chỉ gộp chứng từ giữa hai công ty khi chúng thật sự cùng một đơn vị (bản thử và bản chính, hay công ty đổi cách tổ chức sổ), không đưa chứng từ của pháp nhân này vào sổ pháp nhân khác.

ketoanx.com/settings/backup/transfer

Tích chứng từ thì danh mục luôn đi kèm, kể cả khi bạn bỏ tích, để khách hàng, mặt hàng, kho trong chứng từ khớp được ở công ty nhận.

Khi chỉ muốn mượn danh mục cho công ty mới

Giữ nguyên chỉ ô danh mục ở bước 2, không tích chứng từ, bỏ qua hai ô ngày. Nhập vào công ty mới. Cách nhanh hơn khi công ty mới còn trống là chọn Chỉ danh mục và cài đặt ở sao chép, xóa công ty, vì cách đó mang theo cả cài đặt.

Khi chuyển số dư đầu kỳ

Tích Số dư đầu kỳ theo tài khoản và đối tượng. Ở công ty nhận, chỉ cặp tài khoản và đối tượng chưa có số dư mới được thêm; cặp đã có số thì bị bỏ để số dư không bị cộng hai lần. Sau khi nhập, đối chiếu bằng đối chiếu số dư đầu kỳ.

Khi chứng từ bị bỏ qua

Có ba lý do: ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa sổ của công ty nhận, trùng loại và số chứng từ đã có ở công ty nhận, hoặc dùng tài khoản công ty nhận chưa có. Xử lý: bỏ khóa hoặc đổi kỳ theo mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ, đổi quy tắc đánh số, hoặc thêm tài khoản thiếu rồi xuất nhập lại. Nhập lại không tạo trùng vì chứng từ đã vào lần trước sẽ bị bỏ vì trùng số.

Khi cần cả hóa đơn và tệp đính kèm

Không chuyển được: hóa đơn, đối trừ công nợ theo hóa đơn và tệp đính kèm của chứng từ đều ở lại công ty nguồn. Chứng từ bán hàng sang đến nơi không kèm hóa đơn điện tử, nên hãy lập hoặc nhập lại hóa đơn ở công ty nhận nếu chứng từ cần có. Muốn mang cả tệp đính kèm thì phục hồi bản sao lưu bằng tệp .zip ở màn sao lưu.

Chưa chọn tệp hiện khi bấm nhập mà chưa chọn tệp.

Tệp xuất từ chính công ty này: chọn công ty khác để nhập nghĩa là bạn đang đứng ở công ty nguồn. Đổi sang công ty nhận.

Lỗi bắt đầu bằng "Tệp lập theo chế độ" cho biết hai công ty khác chế độ kế toán, kèm lời nhắc chuyển chế độ cho trùng.

Không giải nén được tệp (tệp hỏng hoặc quá lớn) và Tệp không phải JSON hợp lệ hiện khi bạn chọn nhầm tệp, ví dụ tệp .zip của màn sao lưu. Màn này chỉ nhận tệp .json.gz.

Không nhập được dữ liệu do lỗi hệ thống; chưa có gì được ghi là lỗi chung. Mọi thứ nằm trong một lần ghi nên lỗi ở bảng nào thì không bảng nào được ghi; thử lại sau.